【正文】 音像檔案的原件可以放在新聞中心，由新聞中心進(jìn)行管理，存放。具體應(yīng)用模式見(jiàn)下圖： 該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、 掃描 幅面調(diào)整、 掃描分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。 . OCR 技術(shù)的集成 OCR（ 光學(xué)字符 識(shí)別） 技術(shù)主要用于對(duì)圖像文件進(jìn)行識(shí)別，在系統(tǒng)中主要會(huì)用在以下環(huán)節(jié)： 自動(dòng)對(duì)圖像電子文件進(jìn)行識(shí)別，使得全文檢索系統(tǒng)可以支持圖像文件自動(dòng)建立全文檢索的索引 ； 在收集整理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)輔助著錄，即針對(duì)掃描的歸檔文件選擇其中的 部分 圖像識(shí)南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 6 別后形成著錄項(xiàng)中的內(nèi)容。 針對(duì)工程圖紙、照片、音像等檔案，只需建立元數(shù)據(jù)的索引庫(kù)，電子文件不需要參與索引的建立。南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 5 4. 相關(guān)技術(shù)的集成 . 全文檢索 的 集成 作為目錄檢索的一個(gè)重要補(bǔ)充手段，系統(tǒng)需要支持全文檢索。 ? 可外掛瀏覽器和漢字庫(kù)。 ? 模糊檢索功能。 ? 可與電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用。 ? 可將檔案的編研成果、公用信息隨時(shí)在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布。 用戶 檔案門(mén)戶網(wǎng)站主要具有如下特點(diǎn)： ? B/S 結(jié)構(gòu)，客戶端無(wú)須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級(jí)。 . 網(wǎng)上預(yù)約 實(shí)體借閱，可通過(guò)在網(wǎng)上預(yù)約來(lái)實(shí)現(xiàn)，而網(wǎng)上借閱預(yù)約則允許用 戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請(qǐng)，填寫(xiě)《借閱登記表》，系統(tǒng)將借閱申請(qǐng)自動(dòng)反饋到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實(shí)體。用戶可以通過(guò)此功能模塊查詢到當(dāng)前用戶的個(gè)人已借閱檔案情況，包括借閱時(shí)間、應(yīng)歸還時(shí)間、檔案檔號(hào)、檔案標(biāo)題等；用戶可以通過(guò)此功能模塊查詢到當(dāng)前用 戶的賦權(quán)申請(qǐng)情況，包括申請(qǐng)的具體內(nèi)容，以及是否被批準(zhǔn)信息；用戶可以通過(guò)此功能模塊查詢到當(dāng)前用戶的網(wǎng)上預(yù)約情況，包括預(yù)約的具體內(nèi)容，以及檔案管理人員是否批準(zhǔn)可以進(jìn)行實(shí)體檔案的借閱。 用戶可以通過(guò)查詢文檔資料的借閱信息，了解到該資料現(xiàn)在所處階段和所處位置，通過(guò)對(duì)借閱信息進(jìn)行查詢能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)當(dāng)?shù)目勺匪菪怨芾恚憷麚碜o(hù)進(jìn)行預(yù)約決策。模糊檢索就是直接輸入條件進(jìn)行檢索，不必選擇檔案類型，以及具體對(duì)應(yīng)的字段信息進(jìn)行檢索，適合與最普通的用戶，模糊檢索可以通過(guò)仿照GOOGLE/百度的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)；條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件組合進(jìn)行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進(jìn)行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進(jìn)行檢索查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索和查詢 。 檔案信息查詢系統(tǒng)功能如下圖所示： 檔案信息查詢網(wǎng)頁(yè)由檔案信息查詢、個(gè)人借閱查詢、賦權(quán)申請(qǐng)和網(wǎng)上借閱預(yù)約四個(gè)模塊組成。 . 編研成果 充分發(fā)揮 用戶 檔案部門(mén)的優(yōu)勢(shì)，把有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理編研，把編研成果以專題的形式來(lái)發(fā)布，例如可以按照某個(gè)國(guó)家大型項(xiàng)目來(lái)編研，然后把編研成果在網(wǎng)站上發(fā)布，實(shí)現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，用戶對(duì)電子文件的編輯修改、拷貝粘貼、屏幕打印等操作會(huì)被系統(tǒng)禁止 ，并且通過(guò)離線瀏覽程序?qū)g覽電子文件的次數(shù)和時(shí)間進(jìn)行控制 。 分為“主動(dòng)推送”和“請(qǐng)求推送”兩種方式。 光盤(pán)制作 流程圖 光盤(pán)瀏覽展示圖 . 工作量統(tǒng)計(jì) 利用工作量統(tǒng)計(jì)功能檔案管理員可以解清楚的了解某段時(shí)間內(nèi)各個(gè)部門(mén)的檔案錄入人員增加、刪除、掛接檔案文件的數(shù)量。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 27 國(guó)標(biāo)年報(bào)模板 通過(guò)形成上報(bào)盤(pán)、接收上 報(bào) 盤(pán)和數(shù)據(jù)匯總的過(guò)程完成各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案年報(bào)匯報(bào)和總部最終匯總的過(guò)程，如下圖紅框所示 ： . 檔案編研 檔案管理員可以利用檔案信息庫(kù)進(jìn)行相關(guān)主題的檢索轉(zhuǎn)入編研庫(kù)生成相應(yīng)的專題庫(kù)，以供查詢利用 ，例如編寫(xiě)金融或資本運(yùn)作專題匯報(bào)、組織 沿革 、人事任免等專題。 系統(tǒng)提供了標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家年報(bào)模版，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)年度內(nèi)各種檔案的數(shù)據(jù)，并生成檔案年報(bào)。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成年報(bào)的格式，以及年報(bào)中的可統(tǒng)計(jì)字段，自動(dòng)進(jìn)行可統(tǒng)計(jì)字段的統(tǒng)計(jì)，其它需要手工錄入的字段需要管理員進(jìn)行錄入，最終可以打印并形成上報(bào)盤(pán)。 ? 利用方式：查閱、復(fù)印、借閱。 ? 用戶在數(shù)據(jù)查詢后可直接在同一頁(yè)面上進(jìn)行實(shí)體 借閱的預(yù)約操作。借閱流程如下： 借 閱 預(yù) 約權(quán) 限 判 斷預(yù) 約 處 理借 閱 登 記歸 還 / 續(xù)借催 還數(shù) 據(jù) 權(quán)限借 閱設(shè) 置借 閱日 志借 閱 單有 權(quán)打 印網(wǎng) 上 查 詢 現(xiàn) 場(chǎng) 查 詢判 斷 依 據(jù)判 斷 依 據(jù)修 改 日 志記 錄 日 志利 用 日 志無(wú) 權(quán)是 否 符 合 借閱 設(shè) 置符 合不 符 合 借閱管理的具體 功能如下 ： ? 每個(gè)用戶在默認(rèn)權(quán)限允許的范圍內(nèi)可以直接到檔案部門(mén)辦理借閱手續(xù)，或進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約； ? 實(shí)體借閱可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約，即在網(wǎng)上查到所需檔 案，然后進(jìn)行實(shí)體借閱預(yù)約，南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 26 檔案人員收到預(yù)約，準(zhǔn)備好所需借閱實(shí)體、打印借閱單等待用戶辦理借閱手續(xù)； ? 當(dāng)需要越權(quán)操作時(shí)，需要進(jìn)行審批。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 24 . 網(wǎng)上預(yù)約 實(shí)體借閱，可通過(guò)在網(wǎng)上預(yù)約來(lái)實(shí)現(xiàn)，而網(wǎng)上 借閱預(yù)約則允許用戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請(qǐng)，填寫(xiě)《借閱登記表》，系統(tǒng)將借閱申請(qǐng)自動(dòng)反饋到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實(shí)體。 . 檔案利用 檔案的利用其中包括檔案的檢索 ,賦權(quán)申請(qǐng) (電子文件查閱 ,下載 ,打印 ) ,實(shí)體預(yù)約以及實(shí)體借閱 。 . 普通檢索 普通檢索是指用戶進(jìn)入普通檢索模塊后通過(guò)目錄樹(shù)或分類樹(shù)來(lái)定位相應(yīng)的檔案節(jié)點(diǎn)或業(yè)務(wù)分類以進(jìn)行檢索。信息服務(wù) 的基本就是查詢和利用 。 ? 代碼庫(kù)管理 ? 主題詞管理 ? 綜合信息庫(kù) 庫(kù)管理 ? 編研庫(kù)管理 . 個(gè)人設(shè)置 用戶 密碼修改 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 22 . 參數(shù)設(shè)置 參數(shù)設(shè)置主要用來(lái)定制歸檔文件歸入檔案系統(tǒng)的整理規(guī)則和系統(tǒng)其它方面的設(shè)置。系統(tǒng)內(nèi)提供了多種符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 21 表模版，用戶可以直接利用報(bào)表模版設(shè)計(jì)新報(bào)表；用戶設(shè)計(jì)好的報(bào)表可以導(dǎo)成報(bào)表模版方便以后利用。 ? 分類表管理 ： 用戶可以根據(jù)本單位的檔案分類建立分類表，支持多層分類連接符，支持分類表的導(dǎo)入、導(dǎo)出，系統(tǒng)自帶了國(guó)家企業(yè) 09 大類檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。 ? 檔案管理：用戶根據(jù)本單位的檔案種類建立檔案類型及結(jié)構(gòu) ，系統(tǒng)中提供了符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)（ 05）和科技（ 69）類檔案的結(jié)構(gòu)模版，提供檔案類型的增、刪、改等功能，提供檔案結(jié)構(gòu)中字段的增、刪、改等功能 。 . 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為檔案管理人員提供了一個(gè)通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)可以將已有的數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如： SQL_SERVER 備份文件、 ORACLE 備份文件、 .DBF文件、 .DB 文件、 .XLS 文件等。 ? 日志管理： 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行日志記錄，以便進(jìn)行檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。 ? 臨時(shí)賦權(quán)管理：使用信息服務(wù)子系統(tǒng)的廣大用戶，如發(fā)現(xiàn)需要訪問(wèn)超出自己權(quán)限范圍的檔案數(shù)據(jù)，可在信息服務(wù)子系統(tǒng)中向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出臨時(shí)賦權(quán)申請(qǐng)，申請(qǐng)被批準(zhǔn)后即可訪問(wèn)有關(guān)檔案數(shù)據(jù)；無(wú)論申請(qǐng)被批準(zhǔn)還是否決，信息服務(wù)子系統(tǒng)的用戶都會(huì)及時(shí)得到審批的答復(fù)。數(shù)據(jù)權(quán)限可控制對(duì)檔案條目瀏覽，對(duì)原文數(shù)據(jù)瀏覽、下載、打印等的執(zhí)行。比如說(shuō)，可以設(shè)置文書(shū)、機(jī)要員、兼職檔案員、專職檔案員等角色，然后把這些角色分配給有關(guān)人員。 1) 機(jī)構(gòu)和用戶管理 這個(gè)功能完成每個(gè)單位的下屬機(jī)構(gòu)和用戶的定義，可以輸入、修改或刪除本單位下屬的每個(gè)機(jī)構(gòu)及這些機(jī)構(gòu)直接下屬的用戶，還可以實(shí)現(xiàn)用戶的調(diào)動(dòng)。數(shù)據(jù)字典定義，包含了檔案分類表的定制，控制了檔案數(shù)據(jù)的基本檢索和展現(xiàn)方法。報(bào)表南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 18 維護(hù)可以定義 各類檔案要打印的目錄和報(bào)表。如收集整編中介紹的，這個(gè)過(guò)程需要定制組卷的規(guī)則，如：檔號(hào)的組成、文件的排序規(guī)則等，它們通過(guò)參數(shù)設(shè)置功能進(jìn)行定制。 其次，上圖中縱橫兩個(gè)箭頭之間的部份，是檔案系統(tǒng)定制管理結(jié)構(gòu)的內(nèi)容。從文件到檔案存在“文件庫(kù)→ 整編庫(kù) → 檔案庫(kù)”的歸檔過(guò)程。其功能圖如下： 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 17 系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)功能主要供項(xiàng)目實(shí)施維護(hù)人員、檔案系統(tǒng)管理員使用。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)功能中可定制的內(nèi)容包括：系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定制、檔案數(shù)據(jù)字典的定制、檔案整理規(guī)則的定制等。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 15 統(tǒng)計(jì)效果圖 統(tǒng)計(jì)方案可以自由定制 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 16 . 鑒定銷毀 系統(tǒng)根據(jù)檔案的保管期限自動(dòng)提醒管理員檔案需要進(jìn)行檔案銷毀鑒定處理；檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果對(duì)檔案信息進(jìn)行處 理，一般會(huì)出現(xiàn)三種情況：銷毀、更改還原、還原，此模塊中檔案管理員 可以根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理 ： ? 銷毀處理 ： 將檔案信息從檔案庫(kù)中刪除，本系統(tǒng)中刪除 的檔案信息放到銷毀庫(kù)中； ? 更改還原 ： 先修改檔案信息 （ 如保管期限或密級(jí) ） 后再還原； ? 還原處理 ： 將檔案信息 在 不做任何修改的情況下直接還原 到檔案庫(kù) 。 6) 插入：在統(tǒng)計(jì)結(jié)果中插入一條記錄。 4) 轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)：把產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)結(jié)果轉(zhuǎn)換成 Excel類型的文件。 2) 生成統(tǒng)計(jì)圖：對(duì)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果以圖形方式進(jìn)行顯 示并可打印。 ? 打回整編庫(kù)：將需重新整理的數(shù)據(jù)打回整編庫(kù)。 ? 加入專題：動(dòng)態(tài)編研。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 13 樹(shù)型結(jié)構(gòu)顯示各檔案類 型 進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)工作，主要包括如下幾個(gè)方面的工作： ? 目錄樹(shù)的維護(hù) ： 用戶根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行添加、刪除、修改檔案類型節(jié)點(diǎn) ? 檔案數(shù)據(jù)的增刪改 ： 進(jìn)行必要的檔案數(shù)據(jù)的錄入、刪除或修改； ? 檔案目錄打印 ： 報(bào)表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符 合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案報(bào)表如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等。左側(cè)使用檔案數(shù)據(jù)組織樹(shù)的形式展現(xiàn)，對(duì)于檔案管理員在檔案著錄時(shí)可以按照樹(shù)結(jié)構(gòu)的方式展現(xiàn)，便于管理員掌握數(shù)據(jù)的全部情況。對(duì)于檔案數(shù)據(jù)還提供了批量修改 、批量刪除、打印各種表格（各種目錄）、轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)、個(gè)性 設(shè)計(jì)、加入專題庫(kù)、復(fù)制到鑒定庫(kù)等功能。 . 檔案管理 . 功能設(shè)計(jì) 檔案管理主要針對(duì)歸檔后的電子檔案 信息進(jìn)行日常的管理工作 利用數(shù)據(jù)管理模塊進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改及檔案的日常維護(hù)工作。 ? 數(shù)據(jù)編目 ： 由檔案管理員操作系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 12 ? 實(shí)體接收 檔案管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)接收后由相應(yīng)兼職檔案員在系統(tǒng)中打印移交清單與實(shí)體一并交由檔案管理員進(jìn)行實(shí)體的對(duì)照接收。 ? 打回 檔案管理員在系統(tǒng)中看到移交單和移交清單后，如果認(rèn)為移交的數(shù)據(jù)整 理不合格，打回給相應(yīng)的 兼職檔案員重新整理后再移交。 接收完畢后的移交單和移交清單將保留以備查考。 ? 接收 檔案管理員認(rèn)為移交的數(shù)據(jù)沒(méi)有問(wèn)題后可以進(jìn)行移交數(shù)據(jù)的接收，接收后相應(yīng)的數(shù)據(jù)從兼職檔案員的庫(kù)中進(jìn)入檔案管理員的庫(kù)中。相關(guān)的移交單及移交清單由系統(tǒng)保存。 包含以下功能點(diǎn)： 增加 、 刪除 、 修改 、 檢索 、 數(shù)據(jù)排序 、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、 案卷打散 、文件拆離 加入 、插錄、轉(zhuǎn)入其他庫(kù)、批量修改、批量掛接等 . . 移交接收 完成兼職檔案員將整理好的數(shù)據(jù)移交給檔案管理員并由后者進(jìn)行確認(rèn)接收的過(guò)程。此功能分為自動(dòng)組卷（裝盒） 和 手工組卷 。 ? 自動(dòng)排序 ： 由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行排序。 數(shù)據(jù)整理部分面向各 部門(mén)兼職檔案員或檔案管理員提供對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 11 的整理功能，通過(guò)整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。 ? 其它方式導(dǎo)入 ： 指原有老檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入（關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)）和以 Excel 或Access 方式存放的老數(shù)據(jù)的導(dǎo)入（需要符合一定的規(guī)范格式）。下面將 概述 這四個(gè)步驟的內(nèi)容： 1 、 數(shù) 據(jù) 收 集業(yè) 務(wù) 系 統(tǒng) 接 口手 工 錄 入 數(shù) 字 化 加 工 導(dǎo) 入O C R 文 字 識(shí) 別 ， 電 子 文 件 形成 ， 歸 檔 信 息 提 取 ， 電 子 文件 掛 接 ， 電 子 文 件 格 式 的 規(guī)范 化 處 理2 、 數(shù) 據(jù) 整 理自 動(dòng) 排 序分 類自 動(dòng) 編 號(hào)手 工 調(diào) 整分 組 、 排 序 、 立 卷 規(guī) 則 設(shè)置 ， 管 理 視 圖3 、 移 交 、 接 收審 核移 交 接 收4 、 歸 檔編 目數(shù) 據(jù) 檢 驗(yàn) 歸 檔移 交 流 程 ， 移 交 規(guī) 則 ， 權(quán) 限限 制 ， 移 交 單 信 息檔 號(hào) 生 成 規(guī) 則 設(shè) 置元 數(shù) 據(jù)