【導(dǎo)讀】南車青島四方股份有限公司。紫光軟件電子檔案事業(yè)部。南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案

　　

【正文】 段的增、刪、改等功能及界面定制。 ? 分類表管理 ： 用戶可以根據(jù)本單位的檔案分類建立分類表，支持多層分類連接符，支持分類表的導(dǎo)入、導(dǎo)出，系統(tǒng)自帶了國(guó)家企業(yè) 09 大類檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。 ? 報(bào)表管理 ： 系統(tǒng)提供功能強(qiáng)大的報(bào)表編輯器，可以滿足客戶在檔案管理中需要的各種類型報(bào)表（如：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案脊背、檔案封皮）；同 時(shí) ,操作方便簡(jiǎn)捷具有很強(qiáng)的易用性。系統(tǒng)內(nèi)提供了多種符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 21 表模版，用戶可以直接利用報(bào)表模版設(shè)計(jì)新報(bào)表；用戶設(shè)計(jì)好的報(bào)表可以導(dǎo)成報(bào)表模版方便以后利用。支持報(bào)表的導(dǎo)入、導(dǎo)出；支持報(bào)表模版的導(dǎo)入、導(dǎo)出 . 數(shù)據(jù)字典維護(hù) 數(shù)據(jù)字典維護(hù)主要對(duì)系統(tǒng)中經(jīng)常要用到的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行定制和管理，以便于在系統(tǒng)的使用過(guò)程中直接進(jìn)行方便地選取。 ? 代碼庫(kù)管理 ? 主題詞管理 ? 綜合信息庫(kù) 庫(kù)管理 ? 編研庫(kù)管理 . 個(gè)人設(shè)置 用戶 密碼修改 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 22 . 參數(shù)設(shè)置 參數(shù)設(shè)置主要用來(lái)定制歸檔文件歸入檔案系統(tǒng)的整理規(guī)則和系統(tǒng)其它方面的設(shè)置。 ? 字段對(duì)應(yīng)設(shè)置 ? 歸檔 自增字段設(shè)置 ? 檔號(hào)設(shè)置 ? 排序設(shè)置 ? 自增字段設(shè)置 ? 服務(wù)器配置 . 檔案查詢 信息服務(wù)體現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也是檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中最主要的功能之一。信息服務(wù) 的基本就是查詢和利用 。 平臺(tái)為 不同用戶提供各種檔案檢索手段，包括模糊檢索、 普通檢索 等，以及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案借閱預(yù)約，查、借閱流程的網(wǎng)上審批等。 . 普通檢索 普通檢索是指用戶進(jìn)入普通檢索模塊后通過(guò)目錄樹(shù)或分類樹(shù)來(lái)定位相應(yīng)的檔案節(jié)點(diǎn)或業(yè)務(wù)分類以進(jìn)行檢索。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 23 . 模糊檢索 模糊檢索就是直接輸入條件進(jìn)行檢索，不必選擇檔案類型，以及具體對(duì)應(yīng)的 字段信息進(jìn)行檢索，適合與最普通的用戶，模糊檢索可以通過(guò)仿照 谷歌 /百度的方式來(lái)實(shí)現(xiàn) 。 . 檔案利用 檔案的利用其中包括檔案的檢索 ,賦權(quán)申請(qǐng) (電子文件查閱 ,下載 ,打印 ) ,實(shí)體預(yù)約以及實(shí)體借閱 。 . 賦權(quán)申請(qǐng) 當(dāng)本單位用戶需要瀏覽、下載超出自身權(quán)限范圍的電子檔案時(shí)，立即啟動(dòng)賦權(quán)審批流程，可以提出賦權(quán)申請(qǐng)（通過(guò)審批流程接口來(lái)實(shí)現(xiàn)），由單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，使其在一段時(shí)間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載該檔案，如需借閱檔案實(shí)體，參見(jiàn)下面的“網(wǎng)上預(yù)約”部分。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 24 . 網(wǎng)上預(yù)約 實(shí)體借閱，可通過(guò)在網(wǎng)上預(yù)約來(lái)實(shí)現(xiàn)，而網(wǎng)上 借閱預(yù)約則允許用戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請(qǐng)，填寫《借閱登記表》，系統(tǒng)將借閱申請(qǐng)自動(dòng)反饋到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實(shí)體。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 25 . 借閱管理 提供檔案管理人員對(duì)檔案實(shí)體借閱、歸還進(jìn)行登記，形成借閱記錄 以便查詢，有過(guò)期未還的檔案催還的功能。借閱流程如下： 借 閱 預(yù) 約權(quán) 限 判 斷預(yù) 約 處 理借 閱 登 記歸 還 / 續(xù)借催 還數(shù) 據(jù) 權(quán)限借 閱設(shè) 置借 閱日 志借 閱 單有 權(quán)打 印網(wǎng) 上 查 詢 現(xiàn) 場(chǎng) 查 詢判 斷 依 據(jù)判 斷 依 據(jù)修 改 日 志記 錄 日 志利 用 日 志無(wú) 權(quán)是 否 符 合 借閱 設(shè) 置符 合不 符 合 借閱管理的具體 功能如下 ： ? 每個(gè)用戶在默認(rèn)權(quán)限允許的范圍內(nèi)可以直接到檔案部門辦理借閱手續(xù)，或進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約； ? 實(shí)體借閱可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約，即在網(wǎng)上查到所需檔 案，然后進(jìn)行實(shí)體借閱預(yù)約，南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 26 檔案人員收到預(yù)約，準(zhǔn)備好所需借閱實(shí)體、打印借閱單等待用戶辦理借閱手續(xù)； ? 當(dāng)需要越權(quán)操作時(shí)，需要進(jìn)行審批。 ? 審批完成后，可以到檔案部門辦理借閱手續(xù)； ? 在借閱時(shí)間到期之前到檔案部門辦理歸還和續(xù)借的手續(xù)； ? 檔案管理人員可以查到過(guò)期未還的借閱人，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送催還單或打印催還單，也可以通過(guò)系統(tǒng)控制過(guò)期未還者的再次借閱和利用； ? 系統(tǒng) 可實(shí)現(xiàn)對(duì)借閱條件（默認(rèn)的借閱時(shí)間、默認(rèn)的借閱份數(shù)、有過(guò)期未還檔案是否允許借閱等）的控制； ? 系統(tǒng) 可實(shí)現(xiàn) 實(shí)體借閱情況的統(tǒng)計(jì)。 ? 用戶在數(shù)據(jù)查詢后可直接在同一頁(yè)面上進(jìn)行實(shí)體 借閱的預(yù)約操作。 ? 用戶可以看到自己的全部預(yù)約數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)的處理狀態(tài)和結(jié)果。 ? 利用方式：查閱、復(fù)印、借閱。 . 統(tǒng)計(jì)年報(bào) 年報(bào)系統(tǒng)可以提供本單位年報(bào)的生成登記、形成上報(bào)文件以及匯總下屬檔案單位的年報(bào)。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成年報(bào)的格式，以及年報(bào)中的可統(tǒng)計(jì)字段，自動(dòng)進(jìn)行可統(tǒng)計(jì)字段的統(tǒng)計(jì)，其它需要手工錄入的字段需要管理員進(jìn)行錄入，最終可以打印并形成上報(bào)盤。 利用系統(tǒng)提供的檔案年報(bào)編輯器，用戶可以方便自由的設(shè)計(jì)本單位的檔案年報(bào)。 系統(tǒng)提供了標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家年報(bào)模版，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)年度內(nèi)各種檔案的數(shù)據(jù)，并生成檔案年報(bào)。 支持檔案年報(bào)的導(dǎo)出、 可以將下屬單位移交的年報(bào)進(jìn)行導(dǎo)入并匯總，生成 用戶 的檔案年報(bào)。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 27 國(guó)標(biāo)年報(bào)模板 通過(guò)形成上報(bào)盤、接收上 報(bào) 盤和數(shù)據(jù)匯總的過(guò)程完成各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案年報(bào)匯報(bào)和總部最終匯總的過(guò)程，如下圖紅框所示 ： . 檔案編研 檔案管理員可以利用檔案信息庫(kù)進(jìn)行相關(guān)主題的檢索轉(zhuǎn)入編研庫(kù)生成相應(yīng)的專題庫(kù)，以供查詢利用 ，例如編寫金融或資本運(yùn)作專題匯報(bào)、組織 沿革 、人事任免等專題。如下圖所示： 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 28 . 光盤制作 按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數(shù)據(jù)導(dǎo)出成為光盤文件，可以在安裝了光盤刻錄設(shè)備和軟件的機(jī)器上刻錄成為檔案數(shù)據(jù)光盤，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤可以做到脫離原數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)的瀏覽和查詢。 光盤制作 流程圖 光盤瀏覽展示圖 . 工作量統(tǒng)計(jì) 利用工作量統(tǒng)計(jì)功能檔案管理員可以解清楚的了解某段時(shí)間內(nèi)各個(gè)部門的檔案錄入人員增加、刪除、掛接檔案文件的數(shù)量。 工作量統(tǒng)計(jì)效果圖 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 29 . 推送管理 檔案管理員 可以 將用戶所需的檔案數(shù)據(jù)加密推送給用戶，用戶登錄檔案網(wǎng)站后即可查看，并 根據(jù)提供的權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的操作，在超出檔案管理員設(shè)置的時(shí)間范圍 和瀏覽次數(shù) 后，該次 推送操作 即結(jié)束。 分為“主動(dòng)推送”和“請(qǐng)求推送”兩種方式。 . 防擴(kuò)散管理 用戶進(jìn)行下載電子文件的操作時(shí)，同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行加密操作，檔案用戶取得已經(jīng)加密的電子文件后，通過(guò)離線客戶 端瀏覽程序，可以在驗(yàn)證信息限定的條件內(nèi)正常訪問(wèn)該電子文件，但如果將其外傳，其驗(yàn)證信息中的硬件綁定機(jī)制會(huì)保證電子文件無(wú)法打開(kāi)。同時(shí)，用戶對(duì)電子文件的編輯修改、拷貝粘貼、屏幕打印等操作會(huì)被系統(tǒng)禁止 ，并且通過(guò)離線瀏覽程序?qū)g覽電子文件的次數(shù)和時(shí)間進(jìn)行控制 。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 1 . 網(wǎng)站首頁(yè)主要組成 總部網(wǎng)站示意圖 二級(jí)、三級(jí)單位網(wǎng)站示意圖 . 信息發(fā)布 發(fā)布 用戶 檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、通知，統(tǒng)一發(fā)布檔案整理規(guī)范，發(fā)揮總部對(duì)下屬單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能，還可以記錄歷年來(lái)發(fā)展過(guò)程中發(fā)生的重大事件，并及時(shí)更新，供全員瀏覽。 . 編研成果 充分發(fā)揮 用戶 檔案部門的優(yōu)勢(shì)，把有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理編研，把編研成果以專題的形式來(lái)發(fā)布，例如可以按照某個(gè)國(guó)家大型項(xiàng)目來(lái)編研，然后把編研成果在網(wǎng)站上發(fā)布，實(shí)現(xiàn)檔案職能功能從保管服務(wù)型到信息源發(fā)布利用型的轉(zhuǎn)變。 . 檔案查詢 以數(shù)字地圖的呈現(xiàn)形式給不同用戶提供各種檔案檢索手段，包括模糊檢索、條件檢索、分類檢索、跨類檢索、全文檢索等，以及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案借閱預(yù)約，查、借閱流程的南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 2 網(wǎng)上審批等。 檔案信息查詢系統(tǒng)功能如下圖所示： 檔案信息查詢網(wǎng)頁(yè)由檔案信息查詢、個(gè)人借閱查詢、賦權(quán)申請(qǐng)和網(wǎng)上借閱預(yù)約四個(gè)模塊組成。 . 檔案 信息查詢 其中檔案信息查詢包含：模糊檢索、條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索（跨庫(kù)檢索）五種檢索方式。模糊檢索就是直接輸入條件進(jìn)行檢索，不必選擇檔案類型，以及具體對(duì)應(yīng)的字段信息進(jìn)行檢索，適合與最普通的用戶，模糊檢索可以通過(guò)仿照GOOGLE/百度的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)；條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據(jù)輸入的條件組合進(jìn)行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據(jù)檔案的分類表進(jìn)行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進(jìn)行檢索查詢；而全文檢索則可以根據(jù)文件的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索和查詢 。 數(shù)據(jù)地圖的呈現(xiàn)與目前 用戶 的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)圖基本相同，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的二級(jí)單位或者三級(jí)單位就可以查詢檢索相應(yīng)的二級(jí)單位或者三級(jí)單位檔案目錄信息，并采用相應(yīng)的檢南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 3 索方式進(jìn)行查詢。 用戶可以通過(guò)查詢文檔資料的借閱信息，了解到該資料現(xiàn)在所處階段和所處位置，通過(guò)對(duì)借閱信息進(jìn)行查詢能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)當(dāng)?shù)目勺匪菪怨芾?，便利擁護(hù)進(jìn)行預(yù)約決策。 . 個(gè)人借閱查詢 個(gè)人借閱查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。用戶可以通過(guò)此功能模塊查詢到當(dāng)前用戶的個(gè)人已借閱檔案情況，包括借閱時(shí)間、應(yīng)歸還時(shí)間、檔案檔號(hào)、檔案標(biāo)題等；用戶可以通過(guò)此功能模塊查詢到當(dāng)前用 戶的賦權(quán)申請(qǐng)情況，包括申請(qǐng)的具體內(nèi)容，以及是否被批準(zhǔn)信息；用戶可以通過(guò)此功能模塊查詢到當(dāng)前用戶的網(wǎng)上預(yù)約情況，包括預(yù)約的具體內(nèi)容，以及檔案管理人員是否批準(zhǔn)可以進(jìn)行實(shí)體檔案的借閱。 . 賦權(quán)申請(qǐng) 當(dāng)本單位用戶需要瀏覽、下載超出自身權(quán)限范圍的電子檔案時(shí)，立即啟動(dòng)賦權(quán)審批流程，可以提出賦權(quán)申請(qǐng)（通過(guò)審批流程接口來(lái)實(shí)現(xiàn)），由單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，使其在一段時(shí)間、或在有限次數(shù)的范圍內(nèi)可以瀏覽、下載該檔案，如需借閱檔案實(shí)體，參見(jiàn)下面的“網(wǎng)上預(yù)約”部分。 . 網(wǎng)上預(yù)約 實(shí)體借閱，可通過(guò)在網(wǎng)上預(yù)約來(lái)實(shí)現(xiàn)，而網(wǎng)上借閱預(yù)約則允許用 戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請(qǐng)，填寫《借閱登記表》，系統(tǒng)將借閱申請(qǐng)自動(dòng)反饋到檔案管理人員的借閱管理系統(tǒng)中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實(shí)體。 . BBS 交流中心 提供在線交流溝通平臺(tái)，為檔案利用者和整理者提供檔案整理和政策依據(jù)，并可時(shí)時(shí)進(jìn)行咨詢答復(fù)和建議，使檔案室成為真正的研究型、咨詢型檔案室。 用戶 檔案門戶網(wǎng)站主要具有如下特點(diǎn)： ? B/S 結(jié)構(gòu)，客戶端無(wú)須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級(jí)。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 4 ? 可根據(jù)用戶要求定制主頁(yè)及其內(nèi)容，適合不同單位個(gè)性化要求。 ? 可將檔案的編研成果、公用信息隨時(shí)在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布。例如： 組織沿革、大事記、專題內(nèi)容、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等。 ? 可與電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用。 ? 對(duì)檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性。 ? 模糊檢索功能。 ? 可支持 200 多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了 IE 瀏覽器顯示文件格式有限的問(wèn)題。 ? 可外掛瀏覽器和漢字庫(kù)。 用戶通過(guò)檔案門戶網(wǎng)站，可以采用最簡(jiǎn)單的瀏覽器方式方便安全地訪問(wèn)本單位的檔案信息，也可使檔案以大眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式提供廣泛的信息服務(wù)。南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 5 4. 相關(guān)技術(shù)的集成 . 全文檢索 的 集成 作為目錄檢索的一個(gè)重要補(bǔ)充手段，系統(tǒng)需要支持全文檢索。 全文檢索需要通過(guò)對(duì)檔案元數(shù)據(jù)和電子文件的正文、附件的內(nèi)容自動(dòng)建立索引，形成全文檢索索引庫(kù)，為用戶提供全文檢索服務(wù)。 針對(duì)工程圖紙、照片、音像等檔案，只需建立元數(shù)據(jù)的索引庫(kù)，電子文件不需要參與索引的建立。 全文檢索 可 實(shí)現(xiàn)同義詞、近義詞等方式的檢索功能。 . OCR 技術(shù)的集成 OCR（ 光學(xué)字符 識(shí)別） 技術(shù)主要用于對(duì)圖像文件進(jìn)行識(shí)別，在系統(tǒng)中主要會(huì)用在以下環(huán)節(jié)： 自動(dòng)對(duì)圖像電子文件進(jìn)行識(shí)別，使得全文檢索系統(tǒng)可以支持圖像文件自動(dòng)建立全文檢索的索引 ； 在收集整理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)輔助著錄，即針對(duì)掃描的歸檔文件選擇其中的 部分 圖像識(shí)南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細(xì)功能設(shè)計(jì)方案 6 別后形成著錄項(xiàng)中的內(nèi)容。 . 圖像處理技術(shù) 系統(tǒng)中內(nèi)嵌了 紫光 圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。具體應(yīng)用模式見(jiàn)下圖： 該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、 掃描 幅面調(diào)整、 掃描分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。 . 流媒體 技術(shù) 針對(duì)音像檔案和數(shù)字多媒體文件，在歸檔時(shí)可通過(guò)轉(zhuǎn)換將原文件形成流媒體文件，可采用 RM 或微軟的格式，最終歸檔原文件和流媒體文件，這樣就可以通過(guò)系統(tǒng)集成的流媒體播放服 務(wù)器，滿足用戶查詢音像檔案時(shí)實(shí)現(xiàn)在線點(diǎn)播。 音像檔案的原件可以放在新聞中心，由新聞中心進(jìn)行管理