【導讀】南車青島四方股份有限公司。紫光軟件電子檔案事業(yè)部。南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案

　　

【正文】 段的增、刪、改等功能及界面定制。 ? 分類表管理 ： 用戶可以根據本單位的檔案分類建立分類表，支持多層分類連接符，支持分類表的導入、導出，系統自帶了國家企業(yè) 09 大類檔案分類標準。 ? 報表管理 ： 系統提供功能強大的報表編輯器，可以滿足客戶在檔案管理中需要的各種類型報表（如：案卷目錄、卷內目錄、備考表、檔案脊背、檔案封皮）；同 時 ,操作方便簡捷具有很強的易用性。系統內提供了多種符合國家標準的報南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 21 表模版，用戶可以直接利用報表模版設計新報表；用戶設計好的報表可以導成報表模版方便以后利用。支持報表的導入、導出；支持報表模版的導入、導出 . 數據字典維護 數據字典維護主要對系統中經常要用到的一些數據進行定制和管理，以便于在系統的使用過程中直接進行方便地選取。 ? 代碼庫管理 ? 主題詞管理 ? 綜合信息庫 庫管理 ? 編研庫管理 . 個人設置 用戶 密碼修改 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 22 . 參數設置 參數設置主要用來定制歸檔文件歸入檔案系統的整理規(guī)則和系統其它方面的設置。 ? 字段對應設置 ? 歸檔 自增字段設置 ? 檔號設置 ? 排序設置 ? 自增字段設置 ? 服務器配置 . 檔案查詢 信息服務體現檔案職能功能從保管服務型到信息源發(fā)布利用型的轉變，同時也是檔案管理系統當中最主要的功能之一。信息服務 的基本就是查詢和利用 。 平臺為 不同用戶提供各種檔案檢索手段，包括模糊檢索、 普通檢索 等，以及實現網上檔案借閱預約，查、借閱流程的網上審批等。 . 普通檢索 普通檢索是指用戶進入普通檢索模塊后通過目錄樹或分類樹來定位相應的檔案節(jié)點或業(yè)務分類以進行檢索。 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 23 . 模糊檢索 模糊檢索就是直接輸入條件進行檢索，不必選擇檔案類型，以及具體對應的 字段信息進行檢索，適合與最普通的用戶，模糊檢索可以通過仿照 谷歌 /百度的方式來實現 。 . 檔案利用 檔案的利用其中包括檔案的檢索 ,賦權申請 (電子文件查閱 ,下載 ,打印 ) ,實體預約以及實體借閱 。 . 賦權申請 當本單位用戶需要瀏覽、下載超出自身權限范圍的電子檔案時，立即啟動賦權審批流程，可以提出賦權申請（通過審批流程接口來實現），由單位領導對其進行臨時賦權，使其在一段時間、或在有限次數的范圍內可以瀏覽、下載該檔案，如需借閱檔案實體，參見下面的“網上預約”部分。 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 24 . 網上預約 實體借閱，可通過在網上預約來實現，而網上 借閱預約則允許用戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請，填寫《借閱登記表》，系統將借閱申請自動反饋到檔案管理人員的借閱管理系統中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實體。 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 25 . 借閱管理 提供檔案管理人員對檔案實體借閱、歸還進行登記，形成借閱記錄 以便查詢，有過期未還的檔案催還的功能。借閱流程如下： 借 閱 預 約權 限 判 斷預 約 處 理借 閱 登 記歸 還 / 續(xù)借催 還數 據 權限借 閱設 置借 閱日 志借 閱 單有 權打 印網 上 查 詢 現 場 查 詢判 斷 依 據判 斷 依 據修 改 日 志記 錄 日 志利 用 日 志無 權是 否 符 合 借閱 設 置符 合不 符 合 借閱管理的具體 功能如下 ： ? 每個用戶在默認權限允許的范圍內可以直接到檔案部門辦理借閱手續(xù)，或進行網上預約； ? 實體借閱可以實現網上預約，即在網上查到所需檔 案，然后進行實體借閱預約，南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 26 檔案人員收到預約，準備好所需借閱實體、打印借閱單等待用戶辦理借閱手續(xù)； ? 當需要越權操作時，需要進行審批。 ? 審批完成后，可以到檔案部門辦理借閱手續(xù)； ? 在借閱時間到期之前到檔案部門辦理歸還和續(xù)借的手續(xù)； ? 檔案管理人員可以查到過期未還的借閱人，通過網絡發(fā)送催還單或打印催還單，也可以通過系統控制過期未還者的再次借閱和利用； ? 系統 可實現對借閱條件（默認的借閱時間、默認的借閱份數、有過期未還檔案是否允許借閱等）的控制； ? 系統 可實現 實體借閱情況的統計。 ? 用戶在數據查詢后可直接在同一頁面上進行實體 借閱的預約操作。 ? 用戶可以看到自己的全部預約數據及數據的處理狀態(tài)和結果。 ? 利用方式：查閱、復印、借閱。 . 統計年報 年報系統可以提供本單位年報的生成登記、形成上報文件以及匯總下屬檔案單位的年報。系統可以自動生成年報的格式，以及年報中的可統計字段，自動進行可統計字段的統計，其它需要手工錄入的字段需要管理員進行錄入，最終可以打印并形成上報盤。 利用系統提供的檔案年報編輯器，用戶可以方便自由的設計本單位的檔案年報。 系統提供了標準的國家年報模版，自動統計年度內各種檔案的數據，并生成檔案年報。 支持檔案年報的導出、 可以將下屬單位移交的年報進行導入并匯總，生成 用戶 的檔案年報。 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 27 國標年報模板 通過形成上報盤、接收上 報 盤和數據匯總的過程完成各個機構的檔案年報匯報和總部最終匯總的過程，如下圖紅框所示 ： . 檔案編研 檔案管理員可以利用檔案信息庫進行相關主題的檢索轉入編研庫生成相應的專題庫，以供查詢利用 ，例如編寫金融或資本運作專題匯報、組織 沿革 、人事任免等專題。如下圖所示： 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 28 . 光盤制作 按照用戶自定義的查詢條件將用戶所需的數據導出成為光盤文件，可以在安裝了光盤刻錄設備和軟件的機器上刻錄成為檔案數據光盤，刻錄好的數據光盤可以做到脫離原數據環(huán)境進行數據的瀏覽和查詢。 光盤制作 流程圖 光盤瀏覽展示圖 . 工作量統計 利用工作量統計功能檔案管理員可以解清楚的了解某段時間內各個部門的檔案錄入人員增加、刪除、掛接檔案文件的數量。 工作量統計效果圖 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 29 . 推送管理 檔案管理員 可以 將用戶所需的檔案數據加密推送給用戶，用戶登錄檔案網站后即可查看，并 根據提供的權限進行相應的操作，在超出檔案管理員設置的時間范圍 和瀏覽次數 后，該次 推送操作 即結束。 分為“主動推送”和“請求推送”兩種方式。 . 防擴散管理 用戶進行下載電子文件的操作時，同時對電子文件進行加密操作，檔案用戶取得已經加密的電子文件后，通過離線客戶 端瀏覽程序，可以在驗證信息限定的條件內正常訪問該電子文件，但如果將其外傳，其驗證信息中的硬件綁定機制會保證電子文件無法打開。同時，用戶對電子文件的編輯修改、拷貝粘貼、屏幕打印等操作會被系統禁止 ，并且通過離線瀏覽程序對瀏覽電子文件的次數和時間進行控制 。 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 1 . 網站首頁主要組成 總部網站示意圖 二級、三級單位網站示意圖 . 信息發(fā)布 發(fā)布 用戶 檔案管理的各項規(guī)章制度、通知，統一發(fā)布檔案整理規(guī)范，發(fā)揮總部對下屬單位的業(yè)務指導功能，還可以記錄歷年來發(fā)展過程中發(fā)生的重大事件，并及時更新，供全員瀏覽。 . 編研成果 充分發(fā)揮 用戶 檔案部門的優(yōu)勢，把有價值的檔案數據按照一定標準進行整理編研，把編研成果以專題的形式來發(fā)布，例如可以按照某個國家大型項目來編研，然后把編研成果在網站上發(fā)布，實現檔案職能功能從保管服務型到信息源發(fā)布利用型的轉變。 . 檔案查詢 以數字地圖的呈現形式給不同用戶提供各種檔案檢索手段，包括模糊檢索、條件檢索、分類檢索、跨類檢索、全文檢索等，以及實現網上檔案借閱預約，查、借閱流程的南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 2 網上審批等。 檔案信息查詢系統功能如下圖所示： 檔案信息查詢網頁由檔案信息查詢、個人借閱查詢、賦權申請和網上借閱預約四個模塊組成。 . 檔案 信息查詢 其中檔案信息查詢包含：模糊檢索、條件檢索、分類檢索、跨類檢索和全文檢索（跨庫檢索）五種檢索方式。模糊檢索就是直接輸入條件進行檢索，不必選擇檔案類型，以及具體對應的字段信息進行檢索，適合與最普通的用戶，模糊檢索可以通過仿照GOOGLE/百度的方式來實現；條件檢索就是先選擇檔案類型，然后根據輸入的條件組合進行檢索，可以很精確地查詢到所需檔案信息；分類檢索則可以根據檔案的分類表進行檢索查詢；跨類檢索則可以允許用戶隨便輸入條件，在所有檔案類型中進行檢索查詢；而全文檢索則可以根據文件的正文內容進行檢索和查詢 。 數據地圖的呈現與目前 用戶 的網絡建設圖基本相同，只要點擊相應的二級單位或者三級單位就可以查詢檢索相應的二級單位或者三級單位檔案目錄信息，并采用相應的檢南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 3 索方式進行查詢。 用戶可以通過查詢文檔資料的借閱信息，了解到該資料現在所處階段和所處位置，通過對借閱信息進行查詢能實現穩(wěn)當的可追溯性管理，便利擁護進行預約決策。 . 個人借閱查詢 個人借閱查詢則可以顯示出用戶借閱檔案的情況。用戶可以通過此功能模塊查詢到當前用戶的個人已借閱檔案情況，包括借閱時間、應歸還時間、檔案檔號、檔案標題等；用戶可以通過此功能模塊查詢到當前用 戶的賦權申請情況，包括申請的具體內容，以及是否被批準信息；用戶可以通過此功能模塊查詢到當前用戶的網上預約情況，包括預約的具體內容，以及檔案管理人員是否批準可以進行實體檔案的借閱。 . 賦權申請 當本單位用戶需要瀏覽、下載超出自身權限范圍的電子檔案時，立即啟動賦權審批流程，可以提出賦權申請（通過審批流程接口來實現），由單位領導對其進行臨時賦權，使其在一段時間、或在有限次數的范圍內可以瀏覽、下載該檔案，如需借閱檔案實體，參見下面的“網上預約”部分。 . 網上預約 實體借閱，可通過在網上預約來實現，而網上借閱預約則允許用 戶將檢索查詢到的檔案提出借閱申請，填寫《借閱登記表》，系統將借閱申請自動反饋到檔案管理人員的借閱管理系統中，由檔案管理人員打印借閱單，等待用戶去借閱檔案實體。 . BBS 交流中心 提供在線交流溝通平臺，為檔案利用者和整理者提供檔案整理和政策依據，并可時時進行咨詢答復和建議，使檔案室成為真正的研究型、咨詢型檔案室。 用戶 檔案門戶網站主要具有如下特點： ? B/S 結構，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級。 南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 4 ? 可根據用戶要求定制主頁及其內容，適合不同單位個性化要求。 ? 可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網頁上發(fā)布。例如： 組織沿革、大事記、專題內容、史料匯編、政策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等。 ? 可與電子檔案數據庫連接，進行檔案信息的查詢和利用。 ? 對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制，充分保證檔案的安全性。 ? 模糊檢索功能。 ? 可支持 200 多種圖形圖象等電子文件的瀏覽和顯示，并支持多媒體文件的播放，完全解決了 IE 瀏覽器顯示文件格式有限的問題。 ? 可外掛瀏覽器和漢字庫。 用戶通過檔案門戶網站，可以采用最簡單的瀏覽器方式方便安全地訪問本單位的檔案信息，也可使檔案以大眾所喜聞樂見的方式提供廣泛的信息服務。南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 5 4. 相關技術的集成 . 全文檢索 的 集成 作為目錄檢索的一個重要補充手段，系統需要支持全文檢索。 全文檢索需要通過對檔案元數據和電子文件的正文、附件的內容自動建立索引，形成全文檢索索引庫，為用戶提供全文檢索服務。 針對工程圖紙、照片、音像等檔案，只需建立元數據的索引庫，電子文件不需要參與索引的建立。 全文檢索 可 實現同義詞、近義詞等方式的檢索功能。 . OCR 技術的集成 OCR（ 光學字符 識別） 技術主要用于對圖像文件進行識別，在系統中主要會用在以下環(huán)節(jié)： 自動對圖像電子文件進行識別，使得全文檢索系統可以支持圖像文件自動建立全文檢索的索引 ； 在收集整理過程中，實現輔助著錄，即針對掃描的歸檔文件選擇其中的 部分 圖像識南車青島四方股份有限公司檔案系統詳細功能設計方案 6 別后形成著錄項中的內容。 . 圖像處理技術 系統中內嵌了 紫光 圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。具體應用模式見下圖： 該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、 掃描 幅面調整、 掃描分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。 . 流媒體 技術 針對音像檔案和數字多媒體文件，在歸檔時可通過轉換將原文件形成流媒體文件，可采用 RM 或微軟的格式，最終歸檔原文件和流媒體文件，這樣就可以通過系統集成的流媒體播放服 務器，滿足用戶查詢音像檔案時實現在線點播。 音像檔案的原件可以放在新聞中心，由新聞中心進行管理