公文寫(xiě)作與檔案管理(編輯修改稿)
2025-02-14 18:51 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 主持人簽名： 記錄員簽名： 信件的寫(xiě)作 ?信件分公用信件 、專(zhuān)用信件和私人信件三種 .公文中的 “ 函 ” 屬公用信件 . ?信件不僅是作者知識(shí) 、才能 和打字員技能的反映 ,也是一個(gè)單位整體形象的反映 .人們通過(guò)這些信件 ,不僅可以窺到某單位的的作風(fēng)和風(fēng)格 ,而且回憑由此獲得的初步印象 ,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度 . 一個(gè)對(duì)信件這種基本的溝 通手段都漫不經(jīng)心的單位 , 難道能指望它重視產(chǎn)品及 服務(wù)的質(zhì)量嗎 ??? 常用信件 感謝信 邀請(qǐng)信 慰問(wèn)信 賀 信 婉拒信 推銷(xiāo)信 求職信 請(qǐng) 柬 商務(wù)信函寫(xiě)作 商務(wù)信函的六個(gè) C要求 (1)． 正確（ Correctness） 涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。 (2)． 清楚 (Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。 (3)． 具體 (Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？ (4)． 完整 (Completeness)表達(dá)（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等）完整，不可遺漏。 (5)． 簡(jiǎn)潔（ Conciseness） 文字簡(jiǎn)煉，力戒修飾語(yǔ)堆積，函件冗長(zhǎng)、拖沓。 (6)． 禮貌（ Courtesy） 態(tài)度誠(chéng)懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。 商務(wù)信函的其他要求 ?國(guó)際通用 A4紙，不能用 B5紙 ?信紙、信封最好有企業(yè)的 CI（企業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)） 標(biāo)志，且平整、清潔 ?文字書(shū)寫(xiě)或印制清晰，打開(kāi)后 “ 全景 ” 漂亮 ?每頁(yè)上至少又有 3行正文，不能只有落款 ?可不蓋公章，用手簽名 ?格式不嚴(yán)謹(jǐn) ?站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮內(nèi)容，更人性化 常用的商務(wù)信函寫(xiě)作 信紙 —— 企業(yè)規(guī)范信箋 收信人 —— 單位名稱(chēng)、職務(wù) 稱(chēng)謂 —— 尊稱(chēng) 開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ) 正文 結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ) 祝頌語(yǔ) 署名 日期 左下角標(biāo)注 信函左下角縮寫(xiě)標(biāo)注 .(Per procurationem) 代簽 .(Carbon copy) 抄送 .(Post script) 補(bǔ)述、附言 Enc.(Enclosure) 隨信的附件 稱(chēng)謂和署名 對(duì)具體人 Dear Mr Jones， Dear Mrs Smith 可用逗號(hào)，不用冒號(hào) ?署名 您真誠(chéng)的 Yours Sincerely 一般公函 Dear Sir/Madam ?署名 您忠誠(chéng)的 Yours Faithfully 商務(wù)信函寫(xiě)作要領(lǐng) ?稱(chēng)呼正確，語(yǔ)氣適當(dāng) ?言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)正確 ?交談?wù)\懇，平實(shí)話語(yǔ) ?避免幽默，不要抒情 ?祝頌語(yǔ)言，商業(yè)性強(qiáng) ?先要手簽，后再打印 ?不要忘掉，附注說(shuō)明 常用工作文書(shū) ?工作總結(jié) ?用處 ——對(duì)前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)而形成的文字材料 ?分類(lèi) ——可按內(nèi)容、時(shí)間、部門(mén)、性質(zhì)區(qū)分 ?結(jié)構(gòu) ： (1)標(biāo)題 (2)正文 基本情況、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、問(wèn)題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(jiàn) (3)署名 （日期） 專(zhuān)用工作報(bào)告 ?種類(lèi)： (1)市場(chǎng)（預(yù)測(cè)、調(diào)查）報(bào)告 ——標(biāo)題、前言、正文（ 情況、做法經(jīng)驗(yàn)、建議決策 ）、結(jié)尾 (2)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告 ——標(biāo)題、正文（ 引言 、主體 分析原因，得出結(jié)論 、 結(jié)尾 意見(jiàn)措施） (3)可行性研究報(bào)告 ——標(biāo)題、署名、正文（ 詳細(xì)論證） 例： 公司 99年財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況分析 （ 引言） 現(xiàn)將情況分析如下： 一、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)分析 二、產(chǎn)品成本分析 三、流動(dòng)資金分析 四、專(zhuān)用資金分析 幾點(diǎn)措施： ? (1)．發(fā)自何人 (2)．發(fā)給何人 (3)．日期、時(shí)間 (4)．主題 (5)、內(nèi)容 備忘錄
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