【文章內容簡介】 方式在有關部門和項目之間傳遞。技安部結合內審對全公司質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康的目標、指標、方案的完成情況，法律、法規(guī)及其他要求的遵循情況，監(jiān)測、測量結果進行檢查，將檢查結果和效果評價寫入內審報告中，提交管理評審作為管理評審的一項信息來源。內審和管理評審的情況由技安部以內部審核報告和管理評審報告的形式傳達給各部門和項目。外審發(fā)現(xiàn)的問題，由技安部以不符合項通知單的形式通知給受審核單位，受審核單位據(jù)此分析原因，采取糾正措施。緊急事故處理結束后，事故發(fā)生單位的負責人應按《應急準備和響應程序》的要求填寫事故處理報告，報公司管理者代表。技安部按管理者代表的指示，將情況在公司范圍內進行通報。公司員工的意見和建議，可以以口頭、書面、電子郵件等方式與給有關領導進行溝通。工程開工后，項目負責在工地圍墻或其它明顯位置設置公司環(huán)境方針的宣傳口號，通過當?shù)嘏沙鏊⒕游瘯c周圍居民建立溝通渠道。項目內部明確專人負責與周圍居民的溝通、聯(lián)系。對周圍居民反映意見比較大，需公司配合解決的問題，項目將情況通報技安部，技安部組織相關部門解決。在市場調研、投標報價及項目施工過程中，業(yè)務部、設計工程部和項目應注意收集市場、業(yè)主有關質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康方面要求的信息，提交給公司領導和技安部供決策使用。設計工程部和項目負責收集來自供應商和分包商的信息，在與供應商、分包商簽訂合同時應將質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康方面的要求納入合同條款之中。技安部負責收集來自認證機構的信息，并將信息匯總后報管理者代表。部門和項目在接收到相關方的信息時，單位負責人應指派專人進行分析和處理，必要時應將處理結果通報給相關方。需其他單位配合解決的事項，及時將有關信息傳遞給相關部門。 顧客溝通 合同簽訂前業(yè)務部、設計工程部和項目負責人應指定專人與業(yè)主對以下方面進行溝通并確定有關要求：l 工程信息；l 招投標要求；l 合同要求；l 竣工保修的內容和保修期限；l 業(yè)主的要求期望。與工程質量、工期、價格有關的要求應形成書面文件（參見《與工程有關要求的確定與評審程序》）。 施工過程中項目經(jīng)理應指定專人與業(yè)主、監(jiān)理對以下方面進行溝通并確定有關要求：l 設計變更、工程洽商；l 業(yè)主反饋，包括業(yè)主抱怨；l 監(jiān)理的意見；l 業(yè)主的要求期望。項目可通過信函、會議、洽談等方式與業(yè)主、監(jiān)理進行溝通。與業(yè)主、監(jiān)理的會議應形成會議紀要，會議紀要除了記錄時間、地點、參加人員、會議內容和決議外，還應記錄業(yè)主、監(jiān)理提出的不符合項以便整改，下次開會時應對上次會議決議的落實情況和不符合項整改情況進行檢索和評價。設計工程部和技安部采用電話、走訪和發(fā)放顧客意見調查表等方式與業(yè)主、監(jiān)理保持經(jīng)常聯(lián)系，調查了解業(yè)主意見，分析業(yè)主滿意程度接受業(yè)主、監(jiān)理的投訴，發(fā)現(xiàn)問題督促項目及時整改。 竣工后每年年初，設計工程部應編制年度工程回訪計劃，確定回訪項目、回訪時間和回訪人員。回訪人員應就業(yè)主滿意情況、業(yè)主的要求和期望與業(yè)主進行溝通，并請業(yè)主填寫顧客意見調查表?；卦L結束后，回訪人員應將回訪情況向設計工程部經(jīng)理匯報，并將顧客意見調查表交設計工程部經(jīng)理。設計工程部負責按合同進行保修，保修負責人應就業(yè)主滿意情況、業(yè)主的要求和期望與業(yè)主進行溝通，將保修情況和業(yè)主的要求與期望記錄于工程保修記錄表中。保修完成后，保修負責人應將工程保修記錄表交設計工程部保存。設計工程部應根據(jù)工程回訪保修中發(fā)現(xiàn)的問題，查找不合格原因并制訂相應的糾正和預防措施。每季度，設計工程部應將顧客意見調查表和工程保修記錄表匯總后傳遞給技安部，以便技安部進行顧客滿意情況分析。 業(yè)主投訴技安部負責接待業(yè)主投訴，并將業(yè)主提出的意見和要求記錄在業(yè)主投訴記錄表中傳遞給區(qū)域。必要時，技安部應將業(yè)主投訴情況向公司主管領導匯報。設計工程部經(jīng)理應對業(yè)主投訴進行分析，查明原因、確定處理方案并指派專人實施，處理結果應記錄在業(yè)主投訴記錄表中。技安部應對業(yè)主投訴的處理結果進行驗證。當業(yè)主投訴涉及訴訟時，技安部應將有關信息傳遞給合約估算部，由合約估算部組織有關部門、區(qū)域、項目按相應的法律程序處理。 協(xié)商各部門和項目在進行下列事項時應同員工進行協(xié)商以達成共識：l 制定、評審職業(yè)安全健康方針、目標、計劃、制度；l 危害辨識、評價及制定控制措施；l 安全事故調查、處理。員工對職業(yè)安全健康方面的意見和建議可反映到工會，由工會代表員工與有關領導和單位進行協(xié)商，將協(xié)商結果告之員工，并保存有關記錄。 評價和改進信息的發(fā)出和接收雙方均應對交流、溝通的效果進行下列方面的評價：l 信息傳遞渠道是否方便、可靠？l 信息是否被有效利用？l 溝通是否達到預期效果？對不適宜的溝通應進行調整或采取相應的糾正措施，以提高溝通的有效性。5相關文件l 與工程有關要求的確定與評審程序l 應急準備和響應程序6 記錄l 顧客意見調查表l 工程保修記錄表l 業(yè)主投訴記錄表廣州某裝飾有限公司第 一 版記錄管理程序文件編號：QEOHS/C2006 通過對記錄進行控制和管理，以確保按規(guī)定要求提供工程符合性、質量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)安全健康管理體系運行有效性的證據(jù)，為實現(xiàn)可追溯性以及采取糾正和預防措施提供依據(jù)。2. 適用范圍適用于本公司質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行中所產(chǎn)生的所有記錄。3職責《記錄管理程序》。、項目部負責作好本部門的記錄管理表格的編制、記錄、登記、標識、收集、編目、歸檔、保管及處理工作。，即工程施工質量技術資料，分為以下五個方面：建設管理資料；例如：消防申報報表、施工許可證，淤泥清運證、暫住證等。施工管理資料；例如：合同、施工組織方案、開工報告、管理制度等。質量保證資料；例如：程序文件表格。工程驗收資料。例如：分項、分部工程評定表、竣工報告等。來自分承包方的有關質量記錄也是總承包方質量記錄的組成部分，其質量記錄使用《廣東省建筑安裝工程施工質量技術資料統(tǒng)一用表》。 管理體系運行記錄， 即公司管理體系各要素的運行記錄。 技安部負責建立“公司管理體系記錄”。、標識、管理與傳遞、項目部的記錄由相關責任人員根據(jù)各業(yè)務系統(tǒng)的要求及程序文件中的有關規(guī)定進行填寫，由相應的部門負責人審核。、項目部在質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行中發(fā)生的本程序未包括的記錄，發(fā)生單位應編制必要的記錄表格，經(jīng)主管部門審核批準，并報行政部備案。：。：質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的編號：見《文件管理程序》。工程記錄的編號：依照《廣東省建筑安裝工程施工質量技術資料統(tǒng)一用表》的相關規(guī)定執(zhí)行。：見《工程資料管理辦法》。、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的管理按下列要求：l 各部門、各項目部應設專人負責質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的收集、登記、編目及保管工作。l 質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的登記、編目表上應反映：記錄類別、名稱、編號、時間、內容、結論、記錄人、保存部門、保存期限等內容，l 質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄應存放在防蟲、防曬、防霉、防潮、防盜、防火的地點，并存放有序、查找方便。l 未歸檔的質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄不得外借、但可提供復印。已歸檔的記錄可按照公司檔案管理的有關規(guī)定進行借閱。l 質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄的保管期限為三年。保管期滿后，保管人員應及時通知本部門負責人，經(jīng)授權后進行移交檔案室或處理，并做好記錄。l 項目部解體前，項目部應將所有記錄移交相關部門。當管理記錄需要傳遞時，發(fā)送部門要做好發(fā)送登記，填寫接收部門名稱、接收人及接收日期。 記錄的要求各有關部門必須按照相關程序文件的規(guī)定，做好相關記錄。、錄音、錄像、膠卷、數(shù)碼圖片、磁盤、光盤等媒介形式。：名稱、時間、內容、結論、執(zhí)行人、主管者、記錄人、標識、編號等內容，各專業(yè)采用的能夠反映質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理動態(tài)的原始記錄應符合相應國家有關法規(guī)和標準的規(guī)定。：書寫認真、字跡清楚、項目正確、表述準確、內容真實。填寫記錄不得使用鉛筆，如改動，不得使用涂改液，應用鋼筆改動并加蓋經(jīng)辦人章或簽字。質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運行記錄管理人員應經(jīng)過培訓，取得“內審員”資格證書；工程記錄管理人員應經(jīng)過培訓，取得“資料員”和“城建檔案管理員”資格證書。5相關文件l 文件管理程序l 廣東省建筑安裝工程施工質量技術資料統(tǒng)一用表l 工程資料管理辦法6記錄l 見《公司管理體系記錄總覽表》廣州某裝飾有限公司第 一 版法律法規(guī)獲取管理程序文件編號：QEOHS/C20071 目的建立獲取法律、法規(guī)渠道，及時獲取與識別出適用于公司活動、產(chǎn)品及服務中質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理因素適用的法律、法規(guī)，并保持有效狀態(tài)。2 適用范圍本程序適用于與公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理活動、產(chǎn)品及服務相關的國家、地方法律法規(guī)、標準的獲取、更新及識別。3 職責 管理者代表負責審批《法律、法規(guī)清單》。 技安部負責建立獲取適用于公司活動、產(chǎn)品或服務中質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理因素適用的法律、法規(guī)及其它應遵守的要求，建立獲取要求的渠道，并對獲其進行識別并保持。技安部負責保存相關法律法規(guī)和其他要求的原件，負責編制《法律、法規(guī)清單》。技安部負責及時更新有關法律、法規(guī)和其他要求的信息，并傳遞更新信息。、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理方面的文件傳4 工作程序流程圖 放棄 NO YES 與公司相關的國家及地方法律法規(guī)和其他要求包括：l 國際公約；l 國家質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全法律法規(guī)、標準及部委規(guī)章；l 國家標準及行業(yè)標準；l 地方質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全保護規(guī)章、標準；l 其他相關執(zhí)法部門的通知、公報等。類別獲取渠道聯(lián)系時間聯(lián)系方式責任單位記錄國家國家質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康部門需要時 走訪或電話技安部與有關部門的聯(lián)系情況均應填入《法律法規(guī)獲取登記表》國家國家建材局需要時國家國家質量技術監(jiān)督局、環(huán)?？偩中枰獣r地方地方質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康部門每季/一次其它報刊雜志、書店、圖書館、出版機構隨機地方政府機構、行業(yè)、協(xié)會需要時技安部在獲取新的法律、法規(guī)后，應根據(jù)裝飾行業(yè)特點、公司的生產(chǎn)和服務過程對收集到的法律、法規(guī)的適用性進行識別和確認。 登記、傳達、培訓、更新、法規(guī)識別確認后，將適宜的法律、法規(guī)納入《法律、法規(guī)清單》報經(jīng)管理者代表批準； 技安部將最新的《法律、法規(guī)清單》和法律、法規(guī)文件發(fā)至公司各部門，由設計工程部傳達到各項目部。、法規(guī)的發(fā)布及時更新《法律、法規(guī)清單》，并將更新后的信息及時傳遞到《法律、法規(guī)清單》持有部門； 由技安部負責培訓工作，具體見《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理培訓工作程序》。具體見《質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理文件控制程序》。 各部門和項目識別《法律法規(guī)清單》中適用部分，自行配置。法規(guī)配置要求執(zhí)行《文件控制程序要求》。 信息反饋公司各部門和項目部將接收到的《法律、法規(guī)清單》之外的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的法律、法規(guī)，通過信息交流方式反饋到技安部，具體見《交流、溝通與協(xié)商程序》。 保存、查閱、作廢法律法規(guī)處置 建立保存制度收集整理法律法規(guī)等有關資料，做到資料齊全。歸檔后的法律法規(guī)應按有關規(guī)定保管期限，分短期、長期。認真搞好法律法規(guī)的分類、臺帳、記錄等工作，做到及時清楚，按上級要求作好歸檔工作。技安部妥善保存法律、法規(guī)的文本，以供查閱并有登記記錄。經(jīng)管理者代表批準，作廢的法律法規(guī)文件加蓋作廢章，保留一段，然后集中銷毀。5 相關文件l 文件控制程序l 交流、溝通與協(xié)商程序6 附l 法律、法規(guī)清單 廣州某裝飾有限公司第 一 版監(jiān)視和測量裝置的控制程序文件編號：QEOHS/C20081 目的對監(jiān)視和測量裝置進行有效的控制，保證其測試精度和準確性能滿足使用要求。2 適用范圍本程序適用于監(jiān)視和測量裝置的控制。3 職責 技安部負責制定公司的監(jiān)視和測量裝置的管理規(guī)定，建立公司計量器