【文章內(nèi)容簡介】 計算機存儲 3. 電子化存儲 4. 縮微膠片存儲 信息開發(fā)工作 ? 主要形式 1. 剪報 2. 索引 3. 目錄編制 4. 文摘 5. 簡訊 6. 調(diào)研報告 ? 方法 1. 匯集法 2. 歸納法 3. 縱深法 4. 連橫法 5. 濃縮法 6. 轉(zhuǎn)換法 7. 圖表法 信息利用工作 ? 途徑 1. 信息檢索服務(wù) 2. 信息加工服務(wù) 3. 定題、查詢利用服務(wù) 4. 信息咨詢服務(wù) 5. 網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù) 信息開發(fā)工作 ? 主要形式 1. 剪報 2. 索引 3. 目錄編制 4. 文摘 5. 簡訊 6. 調(diào)研報告 (5) 文書制作 ? 文書 ——所有在辦公中使用的文件、信函、傳真等紙面文書，或稱應(yīng)用文 ? 作用 ——貫徹方針政策，書面領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，內(nèi)部溝通、對外聯(lián)絡(luò)不可缺少的辦公手段，也是工作程序和日后考證的重要憑證 ? 內(nèi)容與外觀 ——體現(xiàn)單位的人員素質(zhì) 體現(xiàn)單位的管理水平 體現(xiàn)單位的對外形象 ? 要求 ——認(rèn)真、嚴(yán)肅、規(guī)范、迅速 A特點 ? 使用廣泛，對象明確 ? 約定俗成，格式固定 ? 內(nèi)容真實，實事求是 ? 講究時效，重視辦理 ? 語言明確，風(fēng)格獨特 ?指揮性文書 ——指示 ?規(guī)范性文書 ——章程 ?報請性文書 ——請示 ?知照性文書 ——通知 ?聯(lián)絡(luò)性文書 ——信函 ?記錄性文書 ——會議記錄 ?報導(dǎo)性文書 ——新聞 ?法律性文書 ——合同 ? 意思明確 ——明白無誤 ， 讓人一目了然 ? 文理通順 ——即流暢表達(dá) ， 又顯示寫作水平 ? 觀點正確 ——有道理 ， 不搞歪理 ? 實事求是 ——真實 ， 不掩飾 ， 不夸張 ? 及時迅速 ——講效率 ， 講效益 ， 不拖拉誤事 ? 簡明生動 ——增加可讀性 ， 防白話 、 套話 、 干巴巴 ? 層次分明 ——有先有后 ， 段落清晰 ， 不轉(zhuǎn)圈 ? 標(biāo)點規(guī)范 ——正確運用 ， 防一逗到底 ? 格式適宜 ——不同文種用不同格式 D寫作程序 ? 明確寫作主旨 ——給寫作定位 ， 目的 ？ 寫什么 ？ 文種 ？ 怎么寫 ？ ? 收集信息資料 ——供寫作參考 ， 需要哪些 ？ 怎 么收集 ？ 如何整理 ？ ? 擬定結(jié)構(gòu)提綱 ——搭寫作框架 ， 通盤安排 ， 強 化要點 ， 有祥有簡 ? 完成正文草稿 ——填寫作內(nèi)容 ， 按照提綱一步 步充實內(nèi)容 ， 加工成章 ? 認(rèn)真修改檢查 ——定寫作終稿 ， 反復(fù)推敲斟酌 ， 直至滿意 E、商務(wù)信函的六個 C要求： 1．正確（ Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。 2．清楚 (Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。 3．具體 (Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？ 4．完整 (Completeness)表達(dá)（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時間、地點、人物等）完整，不可遺漏。 5．簡潔（ Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。 6．禮貌（ Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。 商務(wù)信函寫作要領(lǐng) ?稱呼正確，語氣適當(dāng) ?言簡意賅，表達(dá)正確 ?交談?wù)\懇，平實話語 ?避免幽默，不要抒情 ?祝頌語言，商業(yè)性強 ?先要手簽，后再打印 ?不要忘掉，附注說明 G 公文 公文特點 制發(fā)者的法定性； 作用的權(quán)威性； 效用的現(xiàn)實性； 體式的規(guī)范性； 制作的程序性； 中國公文范圍 ? 按事業(yè)范圍分 專用公文；通用公文 ? 按行文方向分 上行文；下行文；平行文 ? 按公文來源分 收進(jìn)文；外發(fā)文；內(nèi)部文 ? 按發(fā)文性質(zhì)分 問文；復(fù)文 ? 按處理要求分 參閱性公文；承辦性公文 ? 按辦文時間分 特急文 （ 特急件 ） ；急辦文 （ 急件 ） ；常規(guī)文 （ 平件 ） ? 按機密程度分 絕密文；機密文；秘密文；普通文 公文處理方法和程序 ? 三大環(huán)節(jié)： ? 發(fā)文處理： 擬稿 審核 簽發(fā) 登記 繕印 用印 分發(fā) ? 收文處理： 簽收 登記 分辦 擬辦 批辦 承辦 催辦 督辦 辦復(fù) ? 公文管理： ? 制定立卷類目表 歸卷 調(diào)用 立卷 歸檔 銷毀 公文行文規(guī)則 ? l 行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 ? l 行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 ? l 行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍 相對應(yīng) ? l 行文線路要盡量縮短 ? l 處理好主送與抄送的關(guān)系 ? l 經(jīng)過批準(zhǔn) ， 有些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 ? l 如有必要 ， 可以聯(lián)合行文 ? l 黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行 通用公文的格式 ? 排版 ——自左至右 ? 單位 ——國家法定計量單位 ? 字體 ——發(fā)文單位初號宋體標(biāo)題 3號宋體 ? 用紙 ——A B5 ? 文頭 ——套紅，占首頁三分之一 中國公文種類 ——12類 13種 1．命令 ——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制 性 行政措施 2．決定 ——對重要事項或重大行動的安排 3．議案 ——各級政府向同級人民代表大會或 常委會提請審議事項 4．指示 ——對下級布置工作，闡明工作活動 的指導(dǎo)原則 5．批復(fù) ——答復(fù)下級請示事項 6．通告、公告 —— 一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守 或周知的事；向國內(nèi)外宣 布重要 或法定的事 7．通知 ——批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳 達(dá)周知事項 8．通報 ——表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)得要 精神或情況 9．報告 ——向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問 10．請示 ——向上級請求指示批準(zhǔn) 11．函 ——無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準(zhǔn) 12．會議紀(jì)要 ——記載和傳達(dá)會議情況和議 定事項 H 社交禮儀文書 ? 目的、要求 ? 禮節(jié)性強，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當(dāng)，會導(dǎo)致不良后果。 ? 有明確的目的，要表達(dá)出寫作者的意旨，是祝賀、是感謝、是吊唁，不能混淆。 ? 規(guī)范中有靈活性，行文要得體，根據(jù)目的、對象、場合選擇體裁形式，行文款式，語體風(fēng)格要與所用的文體和諧一致。 禮儀文書種類 ?類別： ?卡片類：如圣誕賀卡、生日賀卡 ?信函類：如感謝信、祝詞、訃告 ?柬帖類：如請柬、聘書 I 經(jīng)濟(jì)文書 ? 含義 ——為處理經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理 財政經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范和準(zhǔn)則 而行使的一種文書 ? 特點： 具有法律效力，受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式嚴(yán)格，語言嚴(yán)密（合同） 不具法律效力，不受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式靈活，可采用多種文體（市場調(diào)查、產(chǎn)品說明） 經(jīng)濟(jì)文書寫作要求 ? 遵循經(jīng)濟(jì)政策和法規(guī)，使文書有效 ? 確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件達(dá)到預(yù)期要求 ? 制作內(nèi)容嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)，文字精確、嚴(yán)密 ? 格式規(guī)范正確 五、行政統(tǒng)籌管理關(guān)鍵事物控制 辦公室管理 舒適 美觀 和諧 便利 實用、方便 環(huán)保 健康 氣派 個性 良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn) 安全環(huán)境 顏色環(huán)境 綠化環(huán)境 設(shè)備環(huán)境 光線環(huán)境 空氣環(huán)境 聲音環(huán)境 辦公室布置的環(huán)境要求 行政文秘人員的辦公室事務(wù) 行政文秘人員的主要日常工作 日常工作的三大特征 日常工作的四大作用 辦公室事務(wù)管理 行政文秘人員的日常工作 辦公室管理 照明、隔音、色彩、室內(nèi)裝飾、空氣（溫度，濕度，換氣）、消耗品、辦公自動化設(shè)備、安全、保密 日程安排 與管理 公司事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、轉(zhuǎn)達(dá)、交涉、調(diào)整 計劃的外出管理：車務(wù)、旅票、住宿、出入境 文書工作 通用公文、事務(wù)文書、經(jīng)濟(jì)文書、技巧文書、 新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔 會務(wù)安排 通知的制作寄發(fā)，會場的選定、預(yù)約、布置，必須品、資料的準(zhǔn)備、制作、分發(fā)，會務(wù)的安排，接待，善后的工作 ——工作內(nèi)容 行政文秘人員日常工作的三大特征 ? 多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一 ? 輔助性與主動性的統(tǒng)一 ? 原則性與靈活性的統(tǒng)一 行政文秘人員日常工作 ? 辦公室環(huán)境布置 ? 郵件的收發(fā)與傳閱 ? 妥善安排約會 辦公室布置的原則 ? 根據(jù)現(xiàn)在會議室的布置，請點評辦公室布置的優(yōu)、缺點 辦公室布置的原則（一） ? 整齊清潔、采光良好； ? 走道上不要放置有礙行走的物品； ? 辦公桌椅柜架的排列應(yīng)采用直線對稱式； ? 使用同一規(guī)格的檔案柜、高度一致，增進(jìn)美觀； ? 將電腦、傳真機、復(fù)印機等大件辦公設(shè)備，安置在一個區(qū)域內(nèi)，便于電源接線、管理和保養(yǎng)。 辦公室布置的原則（二） ? 辦公室的百葉窗應(yīng)調(diào)整保持一個角度。室內(nèi)照明燈光應(yīng)統(tǒng)一?？照{(diào)溫度應(yīng)保持在 2025度之間，濕度應(yīng)保持在 50％； ? 辦公室的地毯、桌面、桌椅應(yīng)保持一種色彩的協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)點綴掛一些裝飾畫和放置一些自然或人工的綠色植物； ? 辦公桌和辦公區(qū)域要保持清潔。 創(chuàng)造滿意的工作場所 ? 辦公家具規(guī)格統(tǒng)一 ? 辦公桌色彩統(tǒng)一 ? 辦公設(shè)備區(qū)域統(tǒng)一 ? 百葉窗角度統(tǒng)一 ? 照明燈光線統(tǒng)一 —— 辦公室環(huán)境的 “ 五個一 ” 工程 創(chuàng)造滿意的工作場所 ? 不準(zhǔn)錯誤使用 ? 不準(zhǔn)不懂亂修 ? 不準(zhǔn)無理由亂拿 ? 不準(zhǔn)破壞設(shè)備整潔 ? 不準(zhǔn)長期占用 —— 辦公自動化設(shè)備使用 “ 五不準(zhǔn) ” 問題：關(guān)于辦公設(shè)備使用方面，你能說出那些不準(zhǔn) ? 辦公用品的選購原則 ? 滿足工作要求 ? 提高工作效率 ? 節(jié)約人工費用 ? 樹立企業(yè)公眾形象 郵件收發(fā)與傳閱注意事項 收信件細(xì)節(jié) ?上司或同事的私人信件原封送交； ?“誤拆”應(yīng)立即封口、簽名、致歉； ?裁開或剪開封口，保持信件完整； ?檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏； ?如有必要，可以登記信封的信息 強化檔案管理 ? 強化“文檔一體化”意識 把文秘工作與檔案管理工作從組織制度到具體程序真正的交融在一起。 ? 強化“全過程管理”工作意識 “公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求、公文歸檔細(xì)節(jié)” 參考國家 《 檔案法 》 、 《 格式 》 、 《 辦法 》 等法規(guī)。 ? 強化“文書部門立卷”工作 公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案管理工作的開始環(huán)節(jié)，是真 正的銜接點。 妥善安排上司的約會 ? 約會安排的原則 ? 安排約會需要注意的細(xì)節(jié) 安排上司約會的原則 ? 配合上司的時間表 ? 分辨輕重緩急 ? 酌留彈性 ? 處理好變更的約會 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（一） ? 有些時間不宜安排約會 ? 出差回來當(dāng)天 ? 周末或假日 ? 臨近下班 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（二） ? 下班前將第二天的約會事項填進(jìn)小卡片，一張交給上司，一張交給司機，一張自己保存。 時間 約會事由 所帶資料 參加人員 地點 安排約會需要注意的細(xì)節(jié)（三）