公文整理及文書檔案管理(編輯修改稿)
2025-02-06 06:52 本頁面
【文章內容簡介】 公文立卷 操作程序 （ 8） 裝訂成卷 （ 1）檢查、調整卷內公文 （ 2）排列卷內公文 （ 3）卷內公文編號 （ 4）填寫卷內公文目錄 （ 5）填寫卷內備考表 （ 6）擬寫案卷題名 （ 7）填寫案卷封面 （ 1）檢查、調整卷內公文 檢查卷內公文是否符合歸檔范圍要求； 檢查卷內公文是否齊全、完整； 檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機聯(lián)系； 檢查卷內公文的保存價值是否盡量做到了統(tǒng)一。 （ 2）排列卷內公文 正件在前，附件在后；正本在前、定稿在后；批復在前、請示在后；轉發(fā)文在前、被轉發(fā)文在后；方針政策性公文在前、業(yè)務性公文在后；上級機關公文在前、本機關和下級機關公文在后；案件的結論及判決性公文在前、依據性材料在后；等等。 （ 3）卷內公文編號 按卷內公文系統(tǒng)化排列后確定的順序，依次編寫頁號或件號。 凡有字跡、圖表等內容的頁面都要編頁號?？瞻醉摬痪幪?。 頁號位置在公文正頁的右上角、反頁的左上角。 一般用鉛筆使用阿拉伯數字按順序流水編寫。 （ 4）填寫卷內公文目錄 卷內公文目錄放在卷首，填寫時應使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水。 √ √ √ √ √ √ √ （ 5）填寫卷內備考表 主要填寫卷內公文缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 完成立卷后由立卷者簽名 由案卷質量審核者簽名 （ 6）擬寫案卷題名 要求：內容概括確切、文字簡明通順。 結構完整、格式規(guī)范。 案卷題名包括責任者、主要內容、公文名稱（文種）三要素。 （ 7）填寫案卷封面 檔號 歸檔號 頁數 件數 保管期限 時間 案卷題名 類目名稱 全宗名稱 項目 要求：字跡工整、整潔清楚，使用毛筆或鋼筆填寫。 （ 8） 裝訂成卷 四、公文歸檔 通過建立健全文件材料歸檔制度 ， 實現公文的歸檔 。 （ 一 ） 確定歸檔范圍 反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料； 機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料； 本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料； 其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。 歸檔文件材料來源： ?上級來文 ?本單位形成的文件 ?下級來文 ?同級或不相隸屬機關來文 確定歸檔范圍時要注意 ： 兩個以上單位合作完成的項目 ， 主辦單位保存全套文件材料 ， 協(xié)辦單位保存與承擔任務相關的正本文件 。 本單位領導人兼任其他單位職務形成的文件，由兼職單位負責立卷歸檔。 單位內部文件，如工作計劃、總結、會議記錄等，應列入歸檔范圍。 在業(yè)務工作中收集的有關資料，不屬于歸檔范圍。 文件材料的不歸檔范圍 ： 上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； 本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料； 同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； 下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄送或越級抄送的文件材料。 （ 二 ） 確定歸檔時間 一般是第二年 6月底前 ， 完成上一年度文件材料的歸檔工作 。 下列文件材料應隨時歸檔： ?內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； ?其他臨時活動中形成的文件材料。 （ 三 ） 明確歸檔要求 檔案質量要求 移交檔案時 ， 雙方應清點 、 核對 ，簽字 （ 四 ） 確定保管期限 永久 定期 （ 30年 ， 10年 ） 永久保管的文書檔案主要包括： 本機關制定的法規(guī)政策性文件材料； 本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； 本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料； 本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等； 本機關機構演變、人事任免等文件材料； 本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料； 上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料； 同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。 定期保管的文書檔案主要包括： 本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料； 本機關召開會議、舉辦活動等形
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