【文章內(nèi)容簡介】 和金額的不同，整個(gè)采辦流程要經(jīng)過事業(yè)部基地、分公司、事業(yè)部本部、總部物資裝備部等的審批，流程中環(huán)節(jié)多 ? 補(bǔ)辦合同的現(xiàn)象比較突出 由于審批手續(xù)多，周期長，“先斬后奏”，補(bǔ)辦合同的現(xiàn)象比較突出 ? 出現(xiàn)問題責(zé)任難以劃分 雖然側(cè)重點(diǎn)不同，但是參與的各方在采辦過程中都承擔(dān)部分責(zé)任，這樣如果在采辦出現(xiàn)問題，就比較難以劃分責(zé)任 ? 采辦權(quán)高度集中，致使基層采辦必須經(jīng)過層層審批，采辦周期長 ? 事業(yè)部內(nèi)部的采辦審批程序需要進(jìn)一步優(yōu)化 作業(yè)單位、事業(yè)部基地、分公司、事業(yè)部、總部物資裝備部采辦審批人員 ? 明晰各級采辦部門的職責(zé) ? 減少無效活動(dòng)和不必要的手續(xù)和環(huán)節(jié)， 將業(yè)務(wù)的審核與決策點(diǎn)定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門 ? 事業(yè)部內(nèi)部的采辦審批流程有待于進(jìn)一步地精簡和優(yōu)化 x油服流程和制度診斷 —— 采辦主體、采辦形式確定 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 采辦主體、采辦形式的確定 關(guān)鍵事項(xiàng) 采辦主體、采辦形式多，采辦質(zhì)量難以控制 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 在新的采辦管理規(guī)定中，根據(jù)采辦性質(zhì)和金額不同，公司的采辦主體增多 ? 各個(gè)采辦主體的采辦執(zhí)行人員素質(zhì)參差不齊，采辦質(zhì)量難以控制 ? 采辦主體多，渠道分散 物資裝備部 ? 加強(qiáng)對采辦人員的培訓(xùn) ? 加強(qiáng)對采辦過程的監(jiān)督 ? 要求分公司、事業(yè)部就采辦流程制定相應(yīng)的管理程序文件，并監(jiān)督檢查執(zhí)行情況 x油服流程和制度診斷 —— 采辦主體、采辦形式確定（續(xù) 1） 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 采辦主體、采辦形式的確定 關(guān)鍵事項(xiàng) 下放到事業(yè)部的緊急采辦權(quán)在操作性上還需完善 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 事業(yè)部 20%的急需物資采辦額度難以控制 各事業(yè)部有急需物資采辦權(quán)，其額度為各事業(yè)部年度采辦計(jì)劃（除更新改造、大修理及塢修計(jì)劃以外）金額的20%。但是因?yàn)槎鄶?shù)事業(yè)部有其作業(yè)基地，急需物資采辦點(diǎn)分散， 20%額度難以控制 ? 急需物資怎樣界定？ 20%的額度由誰來監(jiān)督？超出限額怎樣處理？ ? 不同的事業(yè)部作業(yè)性質(zhì)、具體需要不同，每個(gè)事業(yè)部都限定同樣的限額是否合理？ ? 有些事業(yè)部在實(shí)際工作中沒有采辦經(jīng)驗(yàn)，即使給予了一定的權(quán)力也難以實(shí)施 ? 公司嘗試就采辦對事業(yè)部實(shí)行部分放權(quán)。但是在具體操作上難以實(shí)現(xiàn)和控制 物資裝備部、事業(yè)部、事業(yè)部基地采辦人員 ? 根據(jù)實(shí)際情況 逐步 放權(quán)，注重實(shí)際操作性 ? 與事業(yè)部明確年度緊急采辦額度，年終核算；加強(qiáng)監(jiān)督，對于不按照規(guī)定操作的人員和部門給予一定的制裁 ? 要求事業(yè)部就緊急采辦制定相應(yīng)的制度和流程，并設(shè)立專人負(fù)責(zé) ? 賦予分公司對事業(yè)部的緊急采辦進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督、控制的權(quán)力和責(zé)任 x油服流程和制度診斷 —— 采辦主體、采辦形式確定（續(xù) 2） 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 采辦主體、采辦形式的確定 關(guān)鍵事項(xiàng) 采辦主體如何體現(xiàn)服務(wù)增值 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 新的采辦管理程序規(guī)定，年度協(xié)議采辦的實(shí)施執(zhí)行單位主要為綜合服務(wù)事業(yè)部物供中心。綜合服務(wù)事業(yè)部收取的管理費(fèi)用 ? 根據(jù)新的采辦管理規(guī)定，事業(yè)部的采辦成本增加 ? 在屬地中，分公司對于物供中心的宏觀管理職能需要進(jìn)一步明確 ? 物資需求單位希望綜合事業(yè)部的年度協(xié)議采辦服務(wù)能夠真正體現(xiàn)出增值服務(wù)： ，采辦成本低 ? 物供中心就采辦、倉儲服務(wù)進(jìn)行收費(fèi)的制度和標(biāo)準(zhǔn)有待于進(jìn)一步完善 物資裝備部、綜合服務(wù)事業(yè)部 ? 流程中每個(gè)環(huán)節(jié)要實(shí)現(xiàn)最大增值，實(shí)現(xiàn)流程的整體最優(yōu)化，消除本位主義和利益分散主義 ? 綜合事業(yè)部執(zhí)行年度采辦協(xié)議，要能夠真正為事業(yè)部節(jié)省采辦成本 ? 注重對年度協(xié)議采辦效果的監(jiān)控，及時(shí)調(diào)整流程設(shè)置 ? 在執(zhí)行過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身的素質(zhì)和服務(wù)意識，不斷改進(jìn)工作 x油服流程和制度診斷 —— 采辦主體、采辦形式確定（續(xù) 3） 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 采辦主體、采辦形式的確定 關(guān)鍵事項(xiàng) 授權(quán)不到位 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 對下放的采辦權(quán)限也進(jìn)行了嚴(yán)格的控制，要求采辦流程中的多點(diǎn)、多級報(bào)告和審批：如采辦方要填寫 《 分供方選擇審批表 》 、《 技術(shù)評比表 》 、 《 物資訂貨審批表 》 、 《 合同 /協(xié)議預(yù)審表 》 、《 商務(wù)評比表 》 等 ? 在上報(bào)的過程中，有些流程的節(jié)點(diǎn)形同虛設(shè)，造成效率低下，采辦周期長 ? 公司成立之初，為了控制采辦成本和過程，對采辦進(jìn)行了高度集中統(tǒng)一的管理 物資裝備部、各分公司、辦事處事業(yè)部采辦部門 ? 充分授權(quán)，把復(fù)雜的流程轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵蔚牧鞒? ? 采辦的控制和監(jiān)督不是體現(xiàn)在對過程的控制上，而是要體現(xiàn)在對采辦結(jié)果、效率等因素的考核上 ? 采辦結(jié)果與采辦方的績效考核聯(lián)系在一起，用經(jīng)濟(jì)手段約束采辦人的行為 x油服流程和制度診斷 —— 供應(yīng)商管理 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 供應(yīng)商管理 關(guān)鍵事項(xiàng) 缺少供應(yīng)商管理體系 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 難以在整體上加強(qiáng)對供應(yīng)商的統(tǒng)一管理 供應(yīng)商通常是由物資需求單位提出建議，而具體的采辦是由另一個(gè)采辦部門執(zhí)行。由于物資需求單位多，采辦渠道多，在采辦過程中，公司很難在整體上對供應(yīng)商加強(qiáng)統(tǒng)一的管理。實(shí)行年度協(xié)議采辦制度后，可以在一定程度上解決這一問題 ? 缺少供應(yīng)商管理系統(tǒng)。 供應(yīng)商的選擇要通過物資裝備部的審批，而物資裝備部難以全面了解所有供應(yīng)商的情況。目前，供應(yīng)商管理體系正在建設(shè)過程中 ? 供應(yīng)商的選擇過程難以做到完全透明、公開 ? 采辦物資品種多 ? 采辦渠道多 ? 采辦分散 ? 供應(yīng)商管理意識有待于提高 物資裝備部 ? 規(guī)范供應(yīng)商管理流程，變灰色流程為規(guī)范流程 ? 建立 供應(yīng)商管理系統(tǒng)，及時(shí)更新供應(yīng)商的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)對公司供應(yīng)商群體的動(dòng)態(tài)管理 ? 采辦人可以在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選取供應(yīng)商，而不用事事上報(bào)，簡化流程 x油服流程和制度診斷 —— 采辦合同談判 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 采辦合同談判 關(guān)鍵事項(xiàng) 采辦價(jià)格問題 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 采辦價(jià)格信息反饋滯后，致使物資 /裝備的使用方難以控制成本 ? 物資 /裝備使用方難以對采辦價(jià)格全面了解 商務(wù)談判和技術(shù)談判分開進(jìn)行，并由采辦方和物資 /裝備使用方分別承擔(dān)主要責(zé)任，這樣作為利潤中心的物資 /裝備需求方難以對價(jià)格進(jìn)行全面的了解和監(jiān)控；采辦方在進(jìn)行商務(wù)談判的時(shí)候也難以獲取最優(yōu)價(jià)格 ? 很多情況下，采辦方與需求 /使用方不一致 ? 采辦合同談判中商務(wù)談判和技術(shù)談判分開進(jìn)行，相對獨(dú)立 ? 雙方的溝通交流有待于進(jìn)一步加強(qiáng) 各級采辦部門和物資 /裝備使用方 ? 加強(qiáng)采辦方和物資 /裝備使用方的聯(lián)系與溝通 ? 遵循由結(jié)果使用者推動(dòng)流程的原則，使責(zé)任與權(quán)力一致 ? 物資 /裝備的使用方必須參加合同的技術(shù)談判和商務(wù)談判，并承擔(dān)主要責(zé)任 ? 由分公司作為采辦方的合同談判中，分公司作為談判組織方，負(fù)責(zé)簽署合同，并蓋章 x油服流程和制度診斷 —— 質(zhì)量控制 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 質(zhì)量控制 關(guān)鍵事項(xiàng) 質(zhì)量控制責(zé)任難以分清 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 入庫檢驗(yàn)由幾方共同進(jìn)行 檢驗(yàn)人員由采辦部門 /單位組織，包括采辦人員、申請訂貨單位代表、若為庫存物資，則增加倉儲單位保管員（倉儲單位指派，人數(shù)不限）等人員一起參加驗(yàn)收 ? 采辦的過程中易出現(xiàn)采辦物資與所需物資不符合，或采辦質(zhì)量不符合要求的情況。檢驗(yàn)人員由不同單位指派，采辦問題責(zé)任難以劃分 ? 在整個(gè)采辦流程中，參與單位較多，出了問題后難以界定責(zé)任 分公司、事業(yè)部、事業(yè)部基地采辦部門，綜合服務(wù)事業(yè)部 ? 加強(qiáng)各方之間的溝通，明確責(zé)任 ? 明確采辦組織、執(zhí)行部門在采辦過程中的質(zhì)量監(jiān)控職能，并承擔(dān)采辦質(zhì)量的全權(quán)責(zé)任 ? 把采辦質(zhì)量和采辦部門的績效考核聯(lián)系在一起，提高采辦方嚴(yán)格控制采辦質(zhì)量的積極性 x油服流程和制度診斷 —— 倉儲管理和物資核算 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 倉儲管理 關(guān)鍵事項(xiàng) 倉儲管理水平有待于檢驗(yàn)，庫存成本核算存在難度 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 公司統(tǒng)一的倉儲管理系統(tǒng)正在完善中，目前，不同倉庫之間物資的調(diào)撥還存在一些困難 ? 另一方面，由于采辦周期較長，造成庫存量較大，庫存成本上升，同時(shí)使庫存材料、設(shè)備更新改造的速度跟不上技術(shù)發(fā)展要求。公司新的采辦管理規(guī)定實(shí)施之后，這個(gè)問題可以在一定程度上得到解決 ? 采辦周期長 ? 庫存管理水平有待于進(jìn)一步提高 綜合事業(yè)部物供中心、各事業(yè)部倉儲管理人員、核算人員 ? 對綜合事業(yè)部、其他各事業(yè)部的庫存管理水平進(jìn)行考核，并成為績效考核的一個(gè)方面 ? 對綜合事業(yè)部的倉儲管理人員、庫存核算人員進(jìn)行培訓(xùn)，為物供中心轉(zhuǎn)為物流中心奠定基礎(chǔ) ? 完善公司的倉儲管理系統(tǒng) x油服流程和制度診斷 —— 采辦付款流程 流程名稱 采辦流程管理 流程診斷節(jié)點(diǎn) 采辦審批程序 關(guān)鍵事項(xiàng) 采辦的審批程序過于繁雜，效率低下 流程及管理現(xiàn)狀 原因簡析 流程管理負(fù)責(zé)人 改進(jìn)和優(yōu)化思路 ? 采辦物資的付款統(tǒng)一歸由分公司管理，事業(yè)部的財(cái)務(wù)分部雖然有10萬元人民幣的緊急款項(xiàng)支出額度，但是沒有權(quán)力就材料、物資的采購進(jìn)行付款 ? 實(shí)際情況中，有些材料、物資采購費(fèi)用是在財(cái)務(wù)分部支出的。這樣就造成了采辦管理上的漏洞 ? 外匯付款程序過于繁雜 ? 采辦周期長，效率較低，物資需求單位傾向于自行采辦，減少環(huán)節(jié) ? 采辦流程集中統(tǒng)一管理 分公司、事業(yè)部財(cái)務(wù)人員，采辦流程的制定部門 ? 加強(qiáng)對事業(yè)部財(cái)務(wù)分支機(jī)構(gòu)支出的監(jiān)督，并加強(qiáng)績效考核 ? 流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)置都應(yīng)該實(shí)現(xiàn)最大增值，減少無效活動(dòng)，使整體流程最優(yōu) ? 減少采辦付款審批程序中不必要的環(huán)節(jié)，提高效率，維護(hù)中海油服的商業(yè)信譽(yù)和公司形象 x油服流程和制度診斷 中海油服現(xiàn)行采辦規(guī)定備忘之一 采辦主體 各事業(yè)部 綜合服務(wù) 事業(yè)部 制造 /銷售 事業(yè)部 油田技術(shù) 事業(yè)部 分公司 / 辦事處 分公司、辦事處具有權(quán)限內(nèi)進(jìn)口及國內(nèi)設(shè)備的采辦權(quán)。同時(shí)具有合同、付款權(quán)限范圍內(nèi)的終簽權(quán)。 分公司進(jìn)行限上物資的采辦，需將詢價(jià) /招標(biāo)分供方選擇、比價(jià)/定標(biāo)結(jié)果、合同文本報(bào)物資裝備部按審批權(quán)限審批。 各事業(yè)部具有權(quán)限內(nèi)的用于維持日常生產(chǎn)作業(yè)所需進(jìn)口、國內(nèi)物資（不包括更新改造項(xiàng)目、入資產(chǎn)的設(shè)備）的采辦權(quán)，包括分供方的選擇，詢價(jià)、比價(jià)、技術(shù)澄清、訂貨以及合同洽談、貨物驗(yàn)收等，但不包括合同和付款的終簽權(quán)。 綜合服務(wù)事業(yè)部具有權(quán)限內(nèi)國內(nèi)物資的采辦權(quán)，但沒有合同和付款的終簽權(quán)。 制造 /銷售事業(yè)部具有用于本事業(yè)部承攬工程項(xiàng)目所需國內(nèi)材料的采辦權(quán)，采辦的材料僅限于年度協(xié)議包括的物資范圍內(nèi)（本程序未涵蓋的部分，按項(xiàng)目管理程序執(zhí)行）。 油田技術(shù)事業(yè)部具有用于本事業(yè)部帶料服務(wù)所需國內(nèi)材料的采辦權(quán)，采辦的材料僅限于年度協(xié)議包括的物資范圍內(nèi)。合同簽訂及付款委托制造 /銷售事業(yè)部按有關(guān)規(guī)定辦理。 物資裝備部 物資裝備部具有權(quán)限范圍內(nèi)物資采辦的審批權(quán)及限上物資采辦的組織實(shí)施權(quán)。公司確定成立采辦項(xiàng)目組的物資采辦除外。 物資裝備部可視具體情況，授權(quán)分公司進(jìn)行限上物資采辦操作。 x油服流程和制度診斷 采辦種類 招標(biāo)采辦 詢價(jià)采辦 年度協(xié)議 采辦 零星采辦 外圍采辦 應(yīng)急采辦 指因生產(chǎn)作業(yè)需要而離開所在屬地采辦管理單位 /部門，在生產(chǎn)作業(yè)實(shí)施所在地發(fā)生的物資采辦 國家規(guī)定的招標(biāo)采辦 ：通過國家批準(zhǔn)認(rèn)可的招標(biāo)公司進(jìn)行的采辦 公司招標(biāo)采辦 ：一批次的物資采辦金額大于50萬美元或 400萬元人民幣的采辦必須采用公司招標(biāo)采辦方式并成立采辦項(xiàng)目組 金額大于等于零星采辦，且采用詢價(jià)、比價(jià)，然后