檔案管理實施細(xì)則word版(編輯修改稿)
2024-08-26 18:42 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按 a4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。 9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留 出寬度為 1cm的裝訂區(qū)域。 10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。 11． 存檔文檔為易褪色的材料 (如熱感紙傳真文件 )，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 第十三條 歸檔文件的移交 1． 檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫移交清冊 ,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時間 ,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。 2． 移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為 ―檔案號 +文件標(biāo)題 ‖。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。 第十四條 檔案的保管 1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2． 公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防 水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 3． 每年須定期對檔案進行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。 第五章 檔案名稱、編號 第十五條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 第十六條 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編 制 ―檔案分類編號表 ‖，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 第十七條 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第十八條 檔案編號原則 1． 公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為 ―全宗號 —類別號 —年度 —保管期限 —文件類型 盒號 —件號 ‖。 2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。 (見附 2) 3． 每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè) ―文件存檔目錄 ‖，文件歸檔時依序編號、登錄。 4． 檔號的表示方式如下：商管公司 abccccdef(g)00 00 1) ―商管公司 ‖表示文檔歸屬公
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