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正文內(nèi)容

科技檔案管理辦法教案(編輯修改稿)

2024-10-28 00:21 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 案工作包括宏觀管理和微觀管理,在這里我就不講宏觀管理了,講一講微觀管理。 科技檔案的微觀管理,是指以 科技檔案 為 管理 對象 的具體工作。它包括兩個管理層次,第一個層次是科技檔案室的科技檔案管理工作;第二層次是科技專業(yè)檔案館的科技檔案管理工作。 在這里我只講第一個層次的管理。它包括以下內(nèi)容: 科技檔案的收集工作 :科技檔案的收集工作包括參與制定并監(jiān)督執(zhí)行科技文件管理和科技檔案管理的各項規(guī)章制度,接收科技文件歸檔,檢查科技活動項目文件歸檔情況,對零散的、歷史遺留的有價值科技文件的收集歸檔等。 科技檔案的整理工作 :包括對收集的科技檔案進行科學分類,按照科技檔案的形成規(guī)律系統(tǒng)排列成保管單位,科技檔案的 著錄 (是指在檔案信息加工存 貯時,按照一定規(guī)則對其內(nèi)容和形式特征進行分析和記錄的過程)及保管單位的編目和編制科技檔案目錄等工作。 科技檔案的鑒定工作 :包括鑒定組織的建立,對收集歸檔的科技文件的價值、密級和質(zhì)量鑒定,科技檔案保管期限表的編制與修改、補充,過期科技檔案保管的重新鑒定,對剔出檔案的銷毀及調(diào)整保管期限檔案的處理等工作。 科技檔案的保管工作 :包括已組成保管單位的科技檔案的上架排列,科技檔案的更改與補充,科技檔案完整與安全的防護、定期清查與修復(fù),庫房的科學管理等。 科技檔案的統(tǒng)計工作 :包括對科技檔案質(zhì)量、數(shù)量等情況的登 記,科技檔案的各類報表統(tǒng)計和各項專門統(tǒng)計, 20 統(tǒng)計指標和統(tǒng)計方法的確定,統(tǒng)計分析和 信息反饋 等工作。 科技檔案的利用工作 :包括對科技檔案利用途徑和用戶結(jié)構(gòu)的調(diào)查研究,科技檔案檢索工具的編制和排列,科技檔案的復(fù)制、提供借閱、咨詢,編制參考資料及科技檔案材料的匯編,科技檔案交流,科技檔案利用效果分析以及 信息反饋 (利用借出去的科技檔案達到了什么目的,收到了什么效果等都應(yīng)該反饋給檔案人員,這樣才能得出利用效果。)等工作。 第二節(jié) 科技檔案工作的性質(zhì) 一、科技檔案工作是一項專業(yè)性工作 科技檔案工作是一項專業(yè)性很強的工 作,主要表現(xiàn)在以下幾個方面: (一)科技檔案工作有自己的學科理論和專業(yè)知識體系 在現(xiàn)代社會,是否被社會認識或承認為一門專業(yè)管理工作,首先要有本工作的專業(yè)管理科學理論。科技檔案工作之所以是一項專業(yè)管理工作,是因為它與任何一項專業(yè)管理工作一樣,有一套專門的科學理論知識和理論體系。 科技檔案工作的專業(yè)知識體系,是在科技檔案工作實踐的基礎(chǔ)上建立和發(fā)展起來的,即把實踐中獲取的感性知識,經(jīng)過科學的歸納和概括,上升為理性知識,成為 專業(yè)知識體系。 (二)科技檔案工作有特定的工作內(nèi)容和專門的工作方法 隨著科技事業(yè)的發(fā)展和社會 進步,科技檔案人員從科技管理工作中分離出來,科技檔案由原來科技人員直接管理,發(fā)展成有科技檔案人員實行專業(yè)管理。它包括從檢查、協(xié)助 21 科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔開始,到進行科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等業(yè)務(wù)建設(shè);從企事業(yè)基層科技檔案機構(gòu)和各類科技專業(yè)檔案館到國家各級行政檔案管理部門和專業(yè)主管機關(guān)檔案部門的微觀管理與宏觀管理,從而形成了國家規(guī)模的科技檔案管理體系。 科技檔案工作有專門的工作方法,并不是任何人都可以做科技檔案管理工作,一個人要成為稱職的科技檔案管理工作者,首先必須具備科技 檔案管理學的基本知識,必須具有科技檔案工作各項業(yè)務(wù)工作的技術(shù),即 收集技術(shù)、編目技術(shù)、保護技術(shù)、鑒定技術(shù)、計算機檢索技術(shù)和復(fù)制技術(shù) 等等。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展,先進技術(shù)的手段除現(xiàn)在正在使用的電子計算機技術(shù)、縮微還原技術(shù)等外,激光照排、電纜電視傳真、光盤等新技術(shù)也會越來越多地在科技檔案中得到應(yīng)用,必然導致科技檔案工作的專業(yè)性不斷增強。 (三)科技檔案工作有自己獨立的專業(yè)工作對象 對于一項工作來說,有沒有自己獨立的、特有的工作對象,是判斷這項工作是不是專業(yè)性工作的重要標志之一,科技檔案作為科技檔案工作的 物質(zhì)對象 , 具有很強的專業(yè)性。它是一定專業(yè)技術(shù)活動的記錄,明顯的反應(yīng)一定專業(yè)技術(shù)的特點,并且首先為本專業(yè)技術(shù)活動的需要服務(wù),這就賦予科技檔案工作以一定的專業(yè)技術(shù)性特點。 二、科技檔案工作是一項服務(wù)性工作 科技檔案工作是通過對科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的檢查和協(xié)助,通過對科技檔案的科學管理和開發(fā)利用,來參與企業(yè)的科技管理工作。科技檔案工作的服 22 務(wù)性,是由科技檔案工作的根本目的決定的,并且是實現(xiàn)這一根本目的的方法和手段,特征如下: (一)服務(wù)內(nèi)容的技術(shù)性 它屬于技術(shù)服務(wù)。科技檔案工作是實現(xiàn)科技管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作 。是通過開發(fā)和提供科技檔案信息為科技工作服務(wù)的,是為科技部門和科技人員提供 技術(shù)條件 和 技術(shù)保障 的一項技術(shù)后勤工作。 (二)服務(wù)對象的雙向性 科技檔案工作主要為科技活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);反過來,科技活動又產(chǎn)生科技文件材料,為形成科技檔案創(chuàng)造條件。在者,科技檔案人員為科技人員提供科技信息;反過來,科技人員又將利用的科技檔案產(chǎn)生的效果反饋給科技檔案人員。由此看來,這種服務(wù)具有互為條件的 雙向 性質(zhì),而不是一種單向的要求關(guān)系。也應(yīng)該是 互動 的 (在此我強調(diào)一下,我們往往把科技檔案借出去而收不到反饋效果,這樣使我們集團公司的編研工 作無法開展,利用效果也無法計算。所以在此希望以后請大家盡量做到利用完了之后,把利用效果反饋給我們檔案部門)。 (三)服務(wù) 效益 的隱蔽性 科技檔案工作一般不直接參與科技實踐活動,而科技檔案工作所提供的科技成果或技術(shù)數(shù)據(jù),往往滲透或熔化在科技實踐活動之中,由此產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或工作成就往往就記在科技人員名下了,這說明了科技檔案工作在服務(wù)效益上的隱蔽性。所以說檔案管理人員最無私呢。 這次學習的重點是《科技檔案管理實施細則》。以上主要是讓大家進一步了解科技檔案,了解我們檔案人員的工 23 作,得到各位領(lǐng)導的更加重視與支持。以便 對我們工作的認可。 正好這次學習指揮部的領(lǐng)導來了不少,我再一次的強調(diào)一下,竣工文件的收集問題,在來之前,我們經(jīng)營開發(fā)部正在準備投一個橋梁標,這個橋梁是一個跨公路的大橋,以前我們在秦沈線搞過跨鐵路大橋,這正好可以做為我們的資格參與投標,但是很可惜的是秦沈線歸到我們檔案室的每一個單位工程的竣工文件里的竣工驗收報告都是復(fù)印件,但建設(shè)單位一定要原件,所以這樣一來我們又得想其他辦法了。如果我們歸檔是按照歸檔要求進行的,這是很簡單的事情,但我只能說很遺憾了。我們每一個局指揮部都應(yīng)該把這一項工作抓起來,否則損失是無法用時 間和金錢來衡量的財富。 24 第三章 《科技檔案管理細則》 中鐵五局集團科學技術(shù)檔案管理實施細則(試行) 1. 總則 為了建立健全 中鐵五局集團 科學技術(shù)檔案 管理 工作,完整地保存和科學地管理 中鐵五局集團 科學技術(shù)檔 案 (以下簡稱科技檔案 ),充分發(fā)揮科技檔案的作用,特制定本 辦法 。 本辦法適應(yīng)于中鐵五局集團及所屬各單位(以下簡稱集團公司各單位)的科技檔案工作。 2. 科技檔案工作的基本規(guī)定: 科技檔案是指中鐵五局集團在工程項目建設(shè)、科學研究、產(chǎn)品生產(chǎn) 等活動中形成 的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、 磁盤、光盤、 錄像、錄音帶等科技文件材料。 共分為六大類:1、基本建設(shè)檔案;2、科 學 技 術(shù) 研究檔案;3、產(chǎn)品 生產(chǎn) 技術(shù)檔案 ; 設(shè)備儀器檔案;5、標準檔案;6、 臨管 運 輸 檔案 ,(以下簡稱基建、科研、產(chǎn)品、設(shè)備、標準、臨運檔案)。 科技檔案工作是生產(chǎn)管理、科研管理 、 技術(shù)管理、設(shè)備管理的重要組成部分。為 加強領(lǐng)導 ,集團公司各單位 , 要 把科技檔案工作 納入 企業(yè)工作計劃 、 納入到領(lǐng)導工作議事日程、納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟、崗位責任制 中。 各單 位應(yīng)當 堅持 集中統(tǒng)一管理科技檔案,建立、健全科技檔案 管理 工作 機制 ,達到科技檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。 堅持集中統(tǒng)一、分級管理的原則。中鐵五局科技檔案管理體系實行二級建檔,二級管理的模式;集團公司所屬各單位未建立檔案管理機構(gòu),科技檔案可移交到集團公司檔案科保管。(如:天華、天泉公司等)當然 25 最好是成立檔案室。特別是不在貴陽的單位,利用起來更方便。 集團公司各級單位總工程師主管本單位科技檔案工作;各級檔 案機構(gòu)應(yīng)設(shè)專人負責科技檔案工作,檔案人員對技術(shù)管理部門有督促、檢查、指導責任。 集團公司檔案部門科技檔案管理工作的任務(wù) : 負責擬定中鐵五局科技檔案管理實施辦法; 負責對集團公司各單位的科技檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導; 負責以局資質(zhì)中標工程的竣工資料的檢查、指導及驗收。 負責集團公司科技檔案案卷整理及日常管理工作。 負責做好科技檔案的復(fù)制工作; 兼管科技資料工作。 集團公司各單位檔案部門科技檔案管理工作的任務(wù): 收集、整理、保管和統(tǒng)計本單位的科技檔案; 積極開展科技檔案的利用工作 ,編制各種查找利用工具和匯編參考資料工作; 督促和協(xié)助本單位有關(guān)人員正確的整理需要歸檔的科技文件材料; 負責組織和承辦科技檔案的鑒定和銷毀工作; 組織和監(jiān)督科技檔案的核對、修改和補充工作; 負責本單位資質(zhì)中標工程的竣工資料的檢查、指導及驗收。 負責監(jiān)督、檢查項目經(jīng)理部工程竣工檔案向集團公司檔案科移交工作; 負責做好科技檔案的復(fù)制工作; 兼管科技資料工作。 形成和歸檔: 26 中鐵五局集團各單位要將科技文件材料的形成、積累 、 整理和歸檔工作列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序和各項活動的工作計劃中;列入有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制、技術(shù)考核及經(jīng)濟承包 兌現(xiàn) 中。 科技文件材料的立卷歸檔,各 有關(guān)部門 應(yīng)設(shè) 專人 負責, 有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施,做到 文件材料的形成、積累與 建設(shè)、科研、生產(chǎn)和經(jīng)營等各項活動 同步進行。 各單位在對每一項工程建設(shè)、科研成果、產(chǎn)品試制或設(shè)備開箱進行驗收、鑒定的時候,應(yīng)有檔案部門參加,對應(yīng)當歸檔的科技文件材料加以驗收 。沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔的項目,不能驗收。 3. 科技文件材料歸檔范圍及質(zhì)量要求 科技文件材料歸檔范圍: 基建檔案: 本企業(yè) 新建、改建、擴建、維修 的建設(shè)工程項目的工程準備 、 監(jiān)理 、 設(shè)計 、 施工 階段 文件 等各種載體 材料 ; 在 承攬工程項目(包括鐵路、公路、市政公用、房屋建筑、地鐵、機場、水利水電等 )中所形成的設(shè)計、監(jiān)理、施工、竣工驗交等 文 字 、圖紙 、照片、光盤及其它載體形式的材料;國 外工程檔案歸檔 范圍,亦比照上述內(nèi)容 執(zhí)行 。 科研檔案:在科研、試驗、技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作、技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造、教學研究和出版等工作中形成的 施工工法 、 QC 成果、科技成果、報告、計劃、大綱、任務(wù)書、論文、著作、???、記錄、總結(jié)以及審批鑒定、 評獎、 評議、推廣和作為依據(jù)的文件材料。 產(chǎn)品檔案 :在橋梁、 水泥、構(gòu)件 及其他器材等產(chǎn)品試制、試驗、新造、改造和修理工作中,各階段形成的 合同 、設(shè)計圖紙、說明書、計算書、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備和審批鑒定的文件材料以及 產(chǎn)品安裝、出廠隨機 文件材料。 設(shè)備檔案 :在 施工 生產(chǎn)、產(chǎn)品制造、研究試驗、測量化驗等 活 27 動中, 購置、進口或自制安裝使用和儲備的機械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備和非標準設(shè)備的圖紙、說明書、規(guī)程、規(guī)范、記錄等科技文件材料。 標準檔案:企業(yè) 制定 標準及其審批鑒定的文件材料 ;采用的 產(chǎn)品標準、技術(shù)標準( 行業(yè) 標準)和鐵路工程建設(shè)標準(標準圖、通用圖、參考圖)等 。 臨運 檔案:在 臨管運輸中 組織、計劃和指揮中形成的 運營合同、列車運行圖、列車運行時刻表、機車交路圖 等 。 科技 文件材料的基本要求 : 歸檔的文件材料必須完整 、 準確地反映企業(yè) 工程建設(shè) 、 生產(chǎn)、科研和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程;歸檔 的文件材料必須 層次分明,符合其形成規(guī)律。 中鐵五局集團科技檔案歸屬流向 : 各單位在基本建設(shè)、科學技術(shù)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中,產(chǎn)生的文件材料,必須 齊全完整 地向本單位檔案部門移交原件歸檔。 凡以集團公司資質(zhì)中標工程項目必須向集團公司檔案部門歸一套完整的竣工資料(包括各種載體的資料以及獲獎獎杯、獎牌、證書等); 建設(shè)單位有另行規(guī)定的,按建設(shè)單位的要求辦理。 科技文件材料質(zhì)量要求: 歸檔的建設(shè)工程項目中合同 、竣工交驗報告及產(chǎn)品、科研項目的鑒定、評獎等憑證性材料必須為原件??萍嘉募牧系膬?nèi)容必須真實、準確、與實物相符。 科技文件材料應(yīng)采用耐久性強的字跡材料 。如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、雙面蘭復(fù)寫紙、鉛筆等書寫材料。 科技文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、反差良好、圖表整潔、簽字蓋章等法律手續(xù)完備, 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物 。 28 科技文件材料的分類要求: 一個科研課題、一種試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目,在完成或告一段落以 后,必須將
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