【文章內(nèi)容簡介】 參股公司提交的文件材料；（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；（五）集團(tuán)及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。第四章文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第十一條 歸檔時間（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔；（3）上級批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔；（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。（二）會計檔案應(yīng)由本單位財務(wù)部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應(yīng)在項目竣工后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年89月對所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報結(jié)果。第十二條 歸檔要求（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項簽字手續(xù)完備；（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結(jié)束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存。（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔。（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。第十三條 檔案的接收與移交專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。第五章檔案的分類管理與保管第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行?；üこ虣n案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)。第六章檔案的借閱、開發(fā)和利用第十七條 檔案的借閱（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。（三）外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準(zhǔn)后查閱。第十八條 檔案的開發(fā)和利用系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。第七章 檔案的鑒定與銷毀第十九條 檔案的保管期限文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。第二十條 檔案的鑒定與銷毀（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)