【正文】 集團(tuán)科學(xué)技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行） 1． 總則 為了建立健全 中鐵五局集團(tuán) 科學(xué)技術(shù)檔案 管理 工作，完整地保存和科學(xué)地管理 中鐵五局集團(tuán) 科學(xué)技術(shù)檔 案 (以下簡稱科技檔案 )，充分發(fā)揮科技檔案的作用，特制定本 辦法 。 2. 科技檔案工作的基本規(guī)定： 科技檔案是指中鐵五局集團(tuán)在工程項(xiàng)目建設(shè)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn) 等活動(dòng)中形成 的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、 磁盤、光盤、 錄像、錄音帶等科技文件材料。 科技檔案工作是生產(chǎn)管理、科研管理 、 技術(shù)管理、設(shè)備管理的重要組成部分。 各單 位應(yīng)當(dāng) 堅(jiān)持 集中統(tǒng)一管理科技檔案，建立、健全科技檔案 管理 工作 機(jī)制 ，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。中鐵五局科技檔案管理體系實(shí)行二級建檔，二級管理的模式；集團(tuán)公司所屬各單位未建立檔案管理機(jī)構(gòu)，科技檔案可移交到集團(tuán)公司檔案科保管。特別是不在貴陽的單位，利用起來更方便。 集團(tuán)公司檔案部門科技檔案管理工作的任務(wù) : 負(fù)責(zé)擬定中鐵五局科技檔案管理實(shí)施辦法； 負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司各單位的科技檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)； 負(fù)責(zé)以局資質(zhì)中標(biāo)工程的竣工資料的檢查、指導(dǎo)及驗(yàn)收。 負(fù)責(zé)做好科技檔案的復(fù)制工作； 兼管科技資料工作。 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目經(jīng)理部工程竣工檔案向集團(tuán)公司檔案科移交工作； 負(fù)責(zé)做好科技檔案的復(fù)制工作； 兼管科技資料工作。 科技文件材料的立卷歸檔，各 有關(guān)部門 應(yīng)設(shè) 專人 負(fù)責(zé)， 有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，做到 文件材料的形成、積累與 建設(shè)、科研、生產(chǎn)和經(jīng)營等各項(xiàng)活動(dòng) 同步進(jìn)行。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。 科研檔案：在科研、試驗(yàn)、技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作、技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造、教學(xué)研究和出版等工作中形成的 施工工法 、 QC 成果、科技成果、報(bào)告、計(jì)劃、大綱、任務(wù)書、論文、著作、?？?、記錄、總結(jié)以及審批鑒定、 評獎(jiǎng)、 評議、推廣和作為依據(jù)的文件材料。 設(shè)備檔案 ：在 施工 生產(chǎn)、產(chǎn)品制造、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)等 活 27 動(dòng)中， 購置、進(jìn)口或自制安裝使用和儲備的機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備和非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的圖紙、說明書、規(guī)程、規(guī)范、記錄等科技文件材料。 臨運(yùn) 檔案：在 臨管運(yùn)輸中 組織、計(jì)劃和指揮中形成的 運(yùn)營合同、列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表、機(jī)車交路圖 等 。 中鐵五局集團(tuán)科技檔案歸屬流向 ： 各單位在基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中，產(chǎn)生的文件材料，必須 齊全完整 地向本單位檔案部門移交原件歸檔。 科技文件材料質(zhì)量要求： 歸檔的建設(shè)工程項(xiàng)目中合同 、竣工交驗(yàn)報(bào)告及產(chǎn)品、科研項(xiàng)目的鑒定、評獎(jiǎng)等憑證性材料必須為原件。 科技文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的字跡材料 。 科技文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、反差良好、圖表整潔、簽字蓋章等法律手續(xù)完備， 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物 。 設(shè)計(jì) 、 施工中采用的 標(biāo)準(zhǔn)圖 、 通用圖及工程建設(shè)規(guī)范 ， 不歸入基建檔案中， 按標(biāo)準(zhǔn)檔案辦法立卷歸檔。 設(shè)計(jì)底圖與藍(lán)圖分別保管，各自分類編號，在備考表中填寫互見號。 科技文件材料立卷原則和方法： 基建檔案 ： 一個(gè)工程項(xiàng)目在組成保管單位時(shí)，先區(qū)分專業(yè)，然后按單位工程組成若干個(gè)保管單位（即盒），一盒為一個(gè)保管單位。 鐵路通信、信號、電力、給水排水、電氣化、房建、鐵路用地等專業(yè)，應(yīng)將站與區(qū)間分別編制，正線、支線及聯(lián)絡(luò)線也應(yīng)分開 組成保管單位。（也就是說，小橋和涵洞的資料比較少，可以幾個(gè)小橋或幾個(gè)涵洞組成一個(gè)保管，但一定得按區(qū)間分開） 29 一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目由兩個(gè)單位負(fù)責(zé)施工時(shí)，其竣工文件可各自按施工管轄范圍組卷，但要考慮接管單位將文件材料與圖紙合并組卷的要求。 竣工文件一般按施工資料、工程日志、竣工圖三部分內(nèi)容組成保管單位。 產(chǎn)品檔案 ：按產(chǎn)品類別、型號、生產(chǎn)時(shí)間及銷售地特征逐級分 類組成若干案卷。 標(biāo)準(zhǔn)檔案 ：按一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范分別組成若干案卷。 案卷要求。同一事由請示與批復(fù)、主件與附件、打印件和定稿不能 分開，并按批復(fù)在前，請示在后； 譯文在前，原文在后； 主件在前，附件在后；打印件在前，定稿在后的順序排列（主要指綜合卷）；圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。盒內(nèi)卷內(nèi)目錄（見 附表 2）散放卷首，備考表（見附表 3）散放在后，案卷盒封三有備考表的就不單獨(dú)在做了，直接填在封三上。 案卷的編目要求： 卷內(nèi)目錄的填寫： 第 X 頁共 X 頁 —— 指該保管單位的卷內(nèi)目錄本頁頁次、共計(jì)頁 數(shù)。 文件編號 —— 填寫文件文號、合同號或圖號及各種檢查證編號等。 備注 —— 填寫互見號及 需要特別說明的內(nèi)容。 備考表的填寫： 備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的合計(jì)張數(shù)。 31 單位負(fù)責(zé)人 —— 組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)人姓名。 立卷日期 —— 案卷的形成日期。 檔案號 —— 填寫該案卷的檔案號，案卷盒上統(tǒng)一用黑、藍(lán)色印油加蓋印章，卷內(nèi)目錄 、 備考表的檔案號可以打印。 應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容；外文資料的題名譯成中文； 共 X 冊第 X 冊 —— 填寫該單項(xiàng)工程共有冊數(shù)，本冊的冊號。 科技檔案案卷歸檔時(shí)間： 管理性科技文件材料第二年六月底前向檔案部門歸檔。 科技文件材料的移交。 以集團(tuán)公司資質(zhì)中標(biāo) 工程項(xiàng)目由局指揮部負(fù)責(zé)向局檔案科移交一整套竣工資料，局指揮部負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的所有科技資料的歸檔工作，不能缺項(xiàng)。 5 . 科技檔案的保管利用： 科技檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。 科技檔案保管期限分為永久、長期、短期三種期限；各類文件保管期限見附件一。 長期是指科技檔案保存二十五年以上（包括二十五年）。 同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。 檔案庫房符合庫房建筑設(shè)計(jì)要求，庫房溫度一般應(yīng)保持?jǐn)z氏20℃177。 10％。 科技檔案裝具 : 科技檔案應(yīng)配備充裕的鐵皮檔案柜或密集架，具備基本的防火 、 防盜 、 防光設(shè)備和溫濕度測控措施。 卷盒正面、卷脊的內(nèi)容填寫統(tǒng)一用黑、藍(lán)色、式樣見附表 6。 科技檔案檢索工具必須具備總目錄（見附表 8）、全引目錄。基建檔案立卷說明應(yīng)寫明該卷中所包括的工程類別、工程項(xiàng)目名稱、開工、竣工時(shí)間、歸檔及排列情況、項(xiàng)目存在的問題、彌補(bǔ)方法等需要說明的內(nèi)容。 存放箱柜號 —— 填寫庫房號（可選填） — 柜架排號 — 柜架列（組）號 — 柜架柜（層）號。 編制日期 —— 填寫形成案卷日期，與備考表立卷日期一致。 年度說明：本年度收歸各類檔案總數(shù)量、不同保管期限總卷數(shù)，各類檔案不同保管期限卷數(shù)等。 總登記號 —— 填寫庫存科技檔案 每個(gè)案卷的順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字從第 1 卷開始大流水編號。 科技檔案超保管期限或建 (構(gòu) )筑物拆除失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)及時(shí)組織鑒定。 鑒定后，形成鑒定銷毀清冊（見附表 9）、銷毀審批表（見附表 10），經(jīng)總工程師批準(zhǔn)簽字后予以銷毀。銷毀清冊歸全宗卷或當(dāng)年文件檔案的永久卷保存。 6. 科技檔案的分類編號辦法 （重點(diǎn)講解?。。。? 34 科技檔案分類編號必須遵循 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性 的原則。 科技檔案分為一級類目、二級類目、三級類目、四級類目及案卷流水號，其中一 、 二、三級類目必須填寫，四級類目空缺時(shí)可補(bǔ)零填空；檔案號組成式為：一級類目 三級類目 中鐵五局集團(tuán)科技 檔案一級類目代號見表 1： 表 1：科技檔案一級類目代號表 順號 一級類目名稱 簡稱 代號 注 1 基本建設(shè)檔案 基 J 2 科學(xué)技術(shù)研究檔案 科 K 3 產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)檔案 產(chǎn) C 4 設(shè)備儀器檔案 設(shè) S 5 標(biāo)準(zhǔn)檔案 標(biāo) B 6 臨管運(yùn)輸檔案 運(yùn) Y 基建（基本建設(shè)）檔案 基建檔案分為二大類，即：企業(yè)投資建設(shè)工程項(xiàng)目類（自建項(xiàng)目，一般來說自建項(xiàng)目都是房屋，屬于小型基建）及承攬工程項(xiàng)目，各自分類編號、上架排列，不得混淆。 35 表 2：各行業(yè)代號（根據(jù)情況還可增加） 序號 專業(yè) 代號 序號 專業(yè) 代號 序號 專業(yè) 代號 1 鐵路 T 4 房屋 F 7 水利 SL 2 公路 G 5 地鐵 D 8 電力 DL 3 市政 S 6 機(jī)場 J 9 三級類目編號方法： 以建設(shè)工程項(xiàng)目所在省（地區(qū)）分類，取 ?。ǖ貐^(qū)）名 稱 簡 稱。 表 3： 基本建設(shè)檔案 三級類目表 順號 三級類目名稱 三級類目取法 備注 1 承攬工程項(xiàng) 目類 以起點(diǎn)和終點(diǎn)地名第一個(gè)漢字的漢語 拼音字頭為代號 重號時(shí)后加阿拉伯?dāng)?shù)字 2 企業(yè)投資建設(shè) 工程項(xiàng)目類 取“ z” 加工程項(xiàng)目所在地地名簡稱(各單位自定 )的漢語拼音字頭為代號 重號時(shí)后加阿拉伯?dāng)?shù)字 表 4：各省地名簡稱代號表 序號 地名 代號 序號 地名 代號 1 北京 BJ 18 江西 JX 2 上海 SH 19 吉林 JL 3 天津 TJ 20 遼寧 LN 4 重慶 CQ 21 內(nèi)蒙古 NM 5 安徽 AH 22 寧夏 NX 6 福建 FJ 23 青海 QH 7 甘肅 GS 24 陜西 SA 8 廣東 GD 25 山東 SD 36 9 廣西 GX 26 四川 SC 10 貴州 GY 27 新疆 XJ 11 海南 HN 28 西藏 XZ 12 河北 HB 29 云南 YN 13 河南 HN1 30 浙江 ZJ 14 山西 SX 31 黑龍江 HJ 15 湖南 HU 32 香港 XG 16 湖北 HE 33 澳門 AM 17 江蘇 JS 34 臺灣 TW 三級類目的目的是將不同地域的工 程項(xiàng)目劃分開；四 級類目按專業(yè)劃分 （見附表 11，各單位可根據(jù)實(shí)際增加）；每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案一個(gè)大流水編號。 CG CG 企業(yè)投資的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案分類編號 舉例 : 39 例一：貴陽棗山路綜合辦公樓樁基工程竣工文件 J ?ZFW ? GY ? ZJ－－ 10 案卷號 ZJ: 樁基工程專業(yè)代號 GY： 項(xiàng)目所在地 Z:－ 企業(yè)自建設(shè)項(xiàng)目， FW房屋工程 J: 基建檔案 例二：懷化紅星基地 34 號住宅樓主體工程施工管理資料 J ? ZHH ?﹒ 34FW ? ZH－－ 10 10： 案卷號 ZH:綜合專業(yè)代號 34FW： 工程項(xiàng)目名代號 — 房屋 Z： 企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目， HH： 工程項(xiàng)目所在地地名 J: 基建檔案 例三：成都后沙彎基地室外天然氣工程竣工文件 J ?﹒ ZFW ? ZD ? GD－－ 08 08： 案卷號 GD: 管道工程專業(yè)代號 ZD： 工程項(xiàng)目所在地 Z： 企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目， FW： 項(xiàng)目專業(yè)代號 — 房屋 J: 基建檔案 40 例四：韶關(guān)基地配電房工程竣工文件 J ? ZFW ? SG ? 0－－ 08 案卷號 空缺補(bǔ)“ 0” SG： 工程項(xiàng)目 所在地地名 Z： 企業(yè)自建項(xiàng)目， FW: 房屋工程專業(yè)代號 J: 基建檔案 。） 科學(xué)研究檔案 科學(xué)研究檔案二級類目按類別（見表 4）劃分；三級 、 四級類目按年度、專業(yè)劃分；全部檔案統(tǒng)一一個(gè)大流水編號。三級類目取產(chǎn)品型號，四級類目取組部件號；每一類產(chǎn)品統(tǒng)一一個(gè)案卷大流水號，檔案較少時(shí)可不分類一個(gè)大流水號。 QL 0—— 02 案卷號 0：無部件項(xiàng) 24： 24 米橋梁 QL： 橋梁產(chǎn)品 C： 產(chǎn)品技術(shù)檔案 設(shè)備儀器檔案 設(shè)備儀器檔案二級類目按照設(shè)備項(xiàng)目劃分見表 6 的劃分；三 、 四級類目各單位按各自設(shè)備情況再細(xì)分為組 、 型和部件用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。二級類目代號由類別代號（見表 7）加標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布年度；三級類目取標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目號；四級類目取專業(yè)代號；全部檔 案統(tǒng)一一個(gè)流