【文章內(nèi)容簡介】 作。 三、健全制度原則 辦公室工作承辦各種行政事務(wù)，涉及面非常廣泛，包括許多有關(guān)組織和個人的利益及榮譽的具體問題。應(yīng)當(dāng)建立健全嚴(yán)格，細(xì)致、明確的規(guī)章和制度，使辦公室人員工作有章可循。 四、優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則 辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機構(gòu)，主要目標(biāo)是服務(wù)，即為領(lǐng)導(dǎo)、為企業(yè)、為基層提供服務(wù)。怎樣提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)應(yīng)當(dāng)是辦公室人員明確的指導(dǎo)思想和信念，不能做到這一點者堅決不應(yīng)讓其進(jìn)入辦公室人員隊伍。優(yōu)質(zhì)服務(wù)應(yīng)主要把握三點： 平等。要求辦公室人員對領(lǐng)導(dǎo)和基層員工一視同仁，確立對上負(fù)責(zé)和 對下負(fù)責(zé)實質(zhì)是一致的觀念。 及時。辦公室承辦的行政事務(wù)大都具有時效性、臨時性等特點，要求辦公室人員具有時效意識。努力提高工作效率，使辦公室工作正常運轉(zhuǎn)并取得成效。 嚴(yán)格。辦公室工作頭緒很多，事務(wù)龐雜，容易導(dǎo)致“跟著感覺走”的傾向，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)章辦事，防止發(fā)生不講原則、親疏有別的現(xiàn)象 第二節(jié) 辦公人員素質(zhì)要求 辦公室的特殊地位，決定了對辦公室人員的素質(zhì)要求，主要是忠誠可靠、謙虛好學(xué)、工作勤奮、廉潔奉公。 一、忠誠可靠 辦公室人員為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，崗位的重要性不言而喻。辦公室人員 在工作中經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)、組織會議、處理公文、保管文件、對外聯(lián)絡(luò)及處理內(nèi)部事務(wù)最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 6 等等，耳聞目睹大量的機密信息，必須自覺防范失密、泄密事件的發(fā)生。 二、謙虛好學(xué) 辦公室是公司的窗口和門面，其人員則是領(lǐng)導(dǎo)身邊的“近臣”，直接關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)的形象和威信。辦公室人員應(yīng)充分認(rèn)識自己所處的特殊位置，尤其注重謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，尊重他人，不能上恭下踞，傲氣凌人，以勢壓人。不因認(rèn)為自己掌握情況多、接觸事物早而沾沾自喜，而要自覺地向群眾學(xué)習(xí)，向?qū)嶋H工作者學(xué)習(xí)，不斷提高自身的知識素養(yǎng)和工作技能。 三、工作勤奮 辦公室人員工作點多面廣，許多 工作只能埋頭苦干。好出風(fēng)頭、信口開河是大忌。不論組織會議，安排會場，還是接待來賓，管理文件，人們能看到的只是隆重的會場，印制精美的文件和資料，舒適的食宿和交通等等。而很少了解辦公室人員為此所進(jìn)行的緊張繁忙的工作，甚至加班加點，通宵達(dá)旦地努力。許多細(xì)小甚至瑣碎的具體事務(wù)要辦公室人員承擔(dān)，所以辦公室人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞、埋頭苦干、不計名利的優(yōu)良傳統(tǒng)。 四、廉潔奉公 辦公室人員的工作特點，經(jīng)常是對上靠近領(lǐng)導(dǎo)，對下管理許多的人、財、物，如果沒有廉潔奉公的基本素質(zhì)和要求，不僅容易發(fā)生“近水樓臺先得月”的行為 ，而且將嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)及整個組織的對內(nèi)對外形象 第三節(jié) 辦公室的組織方式 組織一個辦公室就是正確安排布置好它的各個部分及每一個人，使各個部門、各個人之間形成關(guān)系明確的有機整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運轉(zhuǎn)，根據(jù)現(xiàn)代組織理論，現(xiàn)代辦公室的組織方式主要有以下五種： 一、集權(quán)組織方式 集權(quán)組織方式是指一個中心（可以是某一個人）來行使指揮權(quán)的組織方式。例如，一個總部給各分部發(fā)指示，分部必須執(zhí)行且必須把執(zhí)行情況向總部反饋。利用集權(quán)組織方式，可以由總部包辦分部的財務(wù)，也可以由分部實行獨立核算，自己管理財務(wù)。 集權(quán)組織方式的優(yōu) 點是：效率高，可以指定一個統(tǒng)一的組織標(biāo)準(zhǔn)，便于統(tǒng)一協(xié)調(diào)?？梢愿行А⒏浞值乩棉k公設(shè)備。因而可以節(jié)省經(jīng)濟(jì)開支。 集權(quán)組織方式的缺點是：由于過分強調(diào)統(tǒng)一性，從而不可避免地帶來僵死的弊端。容易產(chǎn)生官僚主義。 二、線形組織方式 線形組織方式是指按照縱向關(guān)系逐級安排責(zé)、權(quán)的組織方式。其特點是上一層的責(zé)、權(quán)大于下一層，逐級降低，構(gòu)成一個金字塔狀的責(zé)權(quán)管理系統(tǒng)。在這樣的系統(tǒng)中，每個人只對一個上級負(fù)責(zé)。 線性組織方式的優(yōu)點是：責(zé)權(quán)清楚，相對穩(wěn)定性較大，易于保持良好的紀(jì)律，不易發(fā)生責(zé)權(quán)混亂的現(xiàn)象。但是也可能導(dǎo)致管理方式死 板僵化、工作作風(fēng)武斷甚至獨裁；某一位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)擔(dān)過重，而其他人員又閑著無事。 三、職能組織方式 職能組織方式是指任命一些專家負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部某一部門的工作，從而減輕行政首長負(fù)擔(dān)的組織立方式。這種組織方式能夠充分利用專家的特長，發(fā)揮業(yè)務(wù)和技術(shù)專門人才的作用。但由于基層單位或工作者個人的領(lǐng)導(dǎo)者不止一個，容易造成無所適從的現(xiàn)象，有時反而會降低整個辦公室工作的效率。 四、線性 —— 職能組織方式 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 7 這種組織方式綜合了上述兩種方式的優(yōu)點，是我國辦公室組織中常用的方式。采用這種方式應(yīng)注意的問題是：應(yīng)該明確的職責(zé)一定要有專門的說明 ，以免互相推諉。 五、委員會組織方式 這是一種集體領(lǐng)導(dǎo)型的組織方式。其特點是主席是由委員們推選出來的。在重大決策上沒有決定權(quán)，必須經(jīng)委員們討論或投票決定。主席負(fù)責(zé)收集委員們的意見，按照大多數(shù)人的意志辦事。一般情況下，委員會可設(shè)置常務(wù)委員會，負(fù)責(zé)處理日常事務(wù)，除重大決策問題交全體委員們討論決定外，一般性決策只要常務(wù)委員們討論決定就可以了。利用這種方式需要注意的是一定要有一個比較精明強干的主席，否則往往易受委員們的左右或支配。 從上面幾種組織方式我們可以看出，任何一種方式都不是十全十美的。單純采用任何一種方式都 可能出現(xiàn)某些失誤和偏差。因而，在具體的辦公室組織中，應(yīng)針對自己的特點和工作結(jié)構(gòu)，綜合考慮各種組織方式的優(yōu)點，以避免辦公室工作的失誤，提高工作效率。 第四節(jié) 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)文職人員的配備 在一家公司內(nèi)，由于各部門領(lǐng)導(dǎo)分工不同，其管理職能也不一樣。這就是說為領(lǐng)導(dǎo)配備文職人員不能套用一個模式。按領(lǐng)導(dǎo)管理職能配備文職人員可試用以下幾種方法： 一、專業(yè)對應(yīng)法 采用這一方法的要求，是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo) 的 管理職能及專業(yè)分工情況來選配能適應(yīng)那些特定條件的文職人員。 處在行政管理崗位上的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)配備具有行政管理專業(yè)知識及其技能的文職人員 。 處在經(jīng)濟(jì)管理崗位上的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)配備具有經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)知識及其技能的文職人員。 而主管科技工作的領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)配備知曉科技專業(yè)知識并能熟練地辦理科技事務(wù)的文職人員等等。 這樣配備，既有利于領(lǐng)導(dǎo)獲得直接的“外腦”效應(yīng)，有利于有關(guān)文職人員履行其專業(yè)輔助職能。 二、層級選配法 在領(lǐng)導(dǎo)層中，不僅有管理職能、專業(yè)分工的區(qū)分，而且有管理權(quán)限的區(qū)分，這是層級選配法的客觀依據(jù)。 對于處在正職位置上、級別相對高出一格的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)考慮選配專業(yè)職務(wù)、工作經(jīng)歷稍高一點的文職人員。 對于處在副職位置上、級別相對低一格的領(lǐng)導(dǎo)，可考慮選配專 業(yè)職務(wù)、工作經(jīng)歷稍低一點的文職人員。這樣選配文職人員，一方面是顧及到領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，另一方面是要切實解決因人施才的問題。 層次低一些的文職人員部門，內(nèi)部不設(shè)處（科），只有人員的分工或工作的側(cè)重。 層次越高的文職人員部門，專業(yè)人才越多，不僅要有在行政工作、政治工作，后勤工作組織協(xié)調(diào)方面具有一定經(jīng)驗的人員，還要有不少能掌握一定現(xiàn)代化技術(shù)和業(yè)務(wù)技能的人才。 在工作的側(cè)重點上，層次較高的文職人員部門重點是搞好綜合協(xié)調(diào)和對有關(guān)工作的指導(dǎo)；層次較低的文職人員部門則側(cè)重搞好日常性的實際工作。這些客觀情況，也是有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)和文職人員部門在采用層次選配法配置文職人員時應(yīng)當(dāng)考慮的問題。 總之，配備文職人員的職能性原則和方法如果把握得好，將有助于解決各取所需，人盡其才的問題。 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 8 第五節(jié) 行政人員著裝要求 行政人員的形象代表著企業(yè)的形象，因此塑造一個恰如其分的職業(yè)形象，不僅能給人留下好感，而且有助于開展工作。 行政人員的服裝應(yīng)該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，多功能和多變化的服裝組合是行政人員服飾設(shè)計的重點，最好的是既表現(xiàn)出優(yōu)雅、大方、又顯得利落。 一、辦公室內(nèi)服飾質(zhì)地要好 在辦公室內(nèi)穿著的服裝一般為各式套裝。英選擇不易起 皺的質(zhì)地面料。起皺的套裝給人不干凈和不修邊幅之感。 二、外出公務(wù)場合服飾應(yīng)舒適大方 在外出公務(wù)場合里，行政人員需要的服飾特點是讓自己來去自如，跟得上生活節(jié)奏，不太緊身，也不宜過分寬松。 以舒適大方為主的褲裝、長風(fēng)衣、長大衣、中長外套、短裙、靴子??給人一種亭亭玉立、不失莊重的新鮮裝扮。 如穿著及腿肚的軍式大衣、綠色園嶺薄毛衣、黑色短裙和黑色短靴，這是秋冬最燦爛的風(fēng)景。 酒紅色的雙排扣復(fù)古式外套、同材質(zhì)長褲，利落新款，都展現(xiàn)你的迷人風(fēng)貌。 寬松的長褲、灑脫的西裝外套、白色襯衫加上手提包，自由的氣息讓你 干練十足。 三、運動休閑場合服飾應(yīng)寬松在運動休閑的場合里，休閑裝扮也是行政人員服飾設(shè)計的重點， 休閑裝扮所需單品有： T 恤、休閑外套、牛仔系列、寬松棉質(zhì)裙或褲。 四、鞋的款式應(yīng)適應(yīng)場合在辦公室的鞋款式應(yīng)選包頭鞋，淑女鞋，理想的鞋跟以中跟或普通高跟鞋為主，避免平底鞋，因為它讓人感覺太隨便。也要避免跟太高，它讓人看起來太做作，顏色以黑白及棕、酒紅色、駝黃、墨綠色為主。 五、手提包應(yīng)與服裝相搭配 行政人員手提包的配備是必要的，選用材質(zhì)優(yōu)良的皮質(zhì)短帶包、手提包或長帶包和一些正式公文包等，顏色以棕、黑、酒紅、墨綠為主，具 體根據(jù)服裝來進(jìn)行搭配 第六節(jié) 行政人員行為規(guī)范 行政人員的一舉一動都反映著本人及組織形象，因此，注意自己的儀態(tài)舉止是十分重要的。舉止規(guī)范的基本原則就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使雙方對你產(chǎn)生尊重和信賴。 一、站立規(guī)范 站要有站姿，站可以站出一種情態(tài)、一種格調(diào)，作為職業(yè)女性，站立時應(yīng)注意：頭部保持挺拔，目光平視，肩平直，胸略挺，雙肩打開，自然放松，手臂下垂或作出其他動作，雙腿略微分開，成小八半步站法，身體重心落在兩個前腳掌。 二、行走規(guī)范 走路同樣要講究優(yōu)雅，走路時應(yīng)注意： 要盡量走成一條直線，步伐穩(wěn) 健，步態(tài)輕盈，腳步朝前跨時有一點點朝前踢的感覺；跨出后，身體中心應(yīng)在前腳大拇指處，著地后延伸至前腳掌，千萬不能用后跟著地。 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 9 提步幅度要小一些，身體保持平直，邁步時稍稍有些彈性。 走時膝蓋內(nèi)側(cè)似乎有些摩擦的感覺，手輕輕隨步前后擺動，手指不外蹺。 三、就座規(guī)范 就座過程分為兩部分，一是入座，講究的是入座過程中的姿態(tài)及入座時的方法；二是坐在椅子上的姿態(tài)。 就座時，如果穿裙裝，應(yīng)該用雙手在背后用手背輕輕順著臀部朝下貼住裙子，不使它飄起來，然后坐下來，左手放在腿上，抽回右手順勢壓在左手上，兩手交疊。兩肘緊靠住自己的雙肋。整個動作應(yīng)十分自然地順勢完成。 如穿長褲，雙手手指捏住兩條前襟略微朝上拉，使自己坐下去時既避免褲腿牽扯又不會因膝蓋彎曲而破壞褲形。 就座時，站的位置應(yīng)該正好在椅子前小半步距離。就這樣坐下去時才可以保持上身的垂直，如果距離一遠(yuǎn)，勢必只能朝后翹臀部，而下身后翹上身自然會前鞠，胸部從領(lǐng)口處就可能走光，因此，這姿態(tài)是非常不雅觀的。 就座時，腰部要挺直，頭放松，目光平視。正確的坐姿是淺坐，即臀部在椅子上只占一半 或 2/3，后背離椅背至少有一個拳頭寬的距離。 非正式場合，偶爾也可以蹺二郎腿。抬腿時，要把 腳尖繃直，膝蓋以上大腿部分始終不分開，然后在空中劃一個優(yōu)美弧線，把腿架起來，這姿態(tài)很有貴族氣，也很有一份愜意的風(fēng)情，這是成熟的職業(yè)女性雍容華貴又很干練的標(biāo)準(zhǔn)坐姿。 第七節(jié) 辦公室人員考勤管理 考勤也是一種人事考核的方法，使一逐日記錄各類人員的出勤、缺勤、遲到、早退等情況為基礎(chǔ)，檢查員工出勤情況，嚴(yán)格工作紀(jì)律。 公司辦公室員工上午上下班，下午上下班應(yīng)打卡。住在市區(qū)內(nèi)的業(yè)務(wù)人員，上午及下午到公司打進(jìn)卡，外出工作時打退卡。 公司員工下午加班者，普通下班時間不必打卡，待加班完畢才予打卡。 公司員工因事早退 或出差需要離開公司，且當(dāng)天不再返回公司者，應(yīng)打退卡后才能離開公司。 員工上下班，必須親自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予各記大過一次處分。 上下班忘記打卡者，持記錄卡請直屬主管證明上下班時間，并簽名后，卡片放回原處。 公司上下班時間，由前臺文員（或由人事部派人）看守打卡情況及調(diào)整打卡鐘，公司由門衛(wèi)負(fù)責(zé)。 在公司人員用餐時，內(nèi)勤人員中午可免打卡（僅上下班打卡即可），在外面用餐時，則按規(guī)定每日打卡四次。 第八節(jié) 行政辦公人員日常工作內(nèi)容 在企業(yè)的各種行政事務(wù)管理中，日常事務(wù)管理大多是平常的 一些瑣事，而這些瑣事在企業(yè)行政事務(wù)中也是相當(dāng)重要的，可以說行政事務(wù)管理工作中離不開日常事務(wù)的管理。 最新企業(yè)細(xì)節(jié)化管理實務(wù)全書 10 一、接待來訪 來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會見的申請人，報紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。行政人員要有區(qū)別對待來訪者的能力。 二、文件的收發(fā)及分送 收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的，還是需行政人員再進(jìn)行處置和整理的。需公司領(lǐng)導(dǎo)辦理的要直接送交公司領(lǐng)導(dǎo)。 三、日常運轉(zhuǎn)工作 這項工作的具體內(nèi)容涉及出席會議、 旅行、參加宴會、拜訪等各方面 四、用品的整理 行政人員應(yīng)將工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所不同。 五、文件整理業(yè)務(wù) 為使處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以根據(jù)需要對這些文件進(jìn)行整理，整理工作首先將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi) 六、整理、清掃工作 此項工作應(yīng)有行政人員督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點： 每天要