【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 的物品，需填寫(xiě)物品借用申請(qǐng)表，并要及時(shí)歸還原處。 第七條 使用部門(mén)或個(gè)人，要維持室內(nèi)清潔，使用完畢后及時(shí)清理打掃，桌椅有移動(dòng)者及時(shí)放回原位，方便其他部門(mén)或個(gè)人使用。 第八條 所有向辦公室申請(qǐng)登記使 用會(huì)議室的個(gè)人或單位，均需注明原因、使用時(shí)間、負(fù)責(zé)人姓名、歸還時(shí)間 ，并向 辦公室領(lǐng)取鑰匙。 第九條 所有使用部門(mén)或個(gè)人切記按時(shí)歸 還 以防耽誤他人使用。 第 三 章 文書(shū)檔案管理 一、 文書(shū)管理制度 ▲ 目的 第 一條 為使公司的公文處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序，使公文處理準(zhǔn)確、及時(shí)，提高公文處理的工作效率和公文的質(zhì)量，特制定本辦法。 ▲ 組織管理 第二條 公司各部門(mén)與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由行政管理部門(mén)統(tǒng)一辦理。各分公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬部門(mén)辦理，行政部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)的收受及發(fā)送。 第二條 管理部門(mén)應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書(shū)的核稿及 收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。 ▲ 公文的種類(lèi) 第三條 公司的通用公文種類(lèi)有： （ 1）請(qǐng)示。向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求請(qǐng) 示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。 （ 2）報(bào)告。向上級(jí)部門(mén)匯報(bào) 工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 （ 3）決定。對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。 （ 4）決議。 經(jīng)過(guò)會(huì)議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。 （ 5）批復(fù)。上級(jí)答復(fù)下級(jí) 的請(qǐng)示事項(xiàng)。 （ 6）通告。在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。 （ 7）通知。傳過(guò)、批轉(zhuǎn) 上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門(mén)的公文； 傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)協(xié)助或需要通知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項(xiàng) 。 （ 8）通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況。 （ 9）函。對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢(xún)問(wèn)、催辦、答復(fù)某些問(wèn)題，請(qǐng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。 （ 10） 會(huì)議紀(jì)要。記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng)，要求與與 會(huì) 單位共同遵守執(zhí)行。 第 四 條 公司的專(zhuān)用公文有：備忘錄、意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、契約、各種報(bào)告、廣告書(shū)、說(shuō)明書(shū)、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事等。 第五條 文書(shū)的類(lèi)別 （ 1）絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。 （ 2）秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。 （ 3）機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。 （ 4）普通。指非機(jī)密文書(shū)。如果 附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類(lèi)的重要內(nèi)容，同另當(dāng)別論。 （ 5）傳閱。 指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。 ▲ 文書(shū)制作要領(lǐng) 第六條 公文內(nèi)容 （ 1）發(fā)文號(hào)：由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成，位于文頭與界欄線上。 收文機(jī)關(guān)：向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門(mén)的，用“抄報(bào)”；對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。 （ 2）標(biāo)題：對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映，是公文的眉目。 （ 3）正文：公文的主體部分。 （ 4）發(fā)文機(jī)關(guān)：制發(fā)文的單位，位于正文的右下側(cè)，應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。 （ 5）公文日期：包括年、月、日，寫(xiě)在公文末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 （ 6）公文印章：加印在發(fā)文日期中間 。 （ 7）密級(jí)：保密文件注明密級(jí)。 （ 8）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附后件的序號(hào)、標(biāo)題。 第七條 用紙格式 （ 1）國(guó)內(nèi)公文用紙用 16 開(kāi)型（ 26cm ），涉外公文用 A4 型（ ）。 （ 2）圖文區(qū)：國(guó)內(nèi) 用 16 開(kāi)型（ ），國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)用 A4 型（ 27cm ）。 第八條 印裝格式 （ 1）公文均采用橫書(shū)橫排。 （ 2）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂。 （ 3）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。 第九條 版面格式：首頁(yè)有用文頭。 第十條 公行文原則 （ 1）上行文原則 逐級(jí)行文，即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。 多級(jí)同時(shí)行文，即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)財(cái)時(shí)行文。 越級(jí)行為，遇特殊、緊急情況，或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。 （ 2）下行文原則 逐級(jí)行文。 多級(jí)同時(shí)行文 直貫到底行文。 （ 3）平行文原則：相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的部門(mén)之間可以行文。 第十一條 文書(shū)的署名 （ 1）公司內(nèi)文書(shū)，如果是一般往來(lái)文，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書(shū)或者不涉及各部門(mén)且內(nèi)容不重要的文件，只需部門(mén)署名，如果是重要文書(shū)，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān) 部門(mén)的主管姓名與職務(wù)。 （ 2）對(duì)外文書(shū)，如合同書(shū)、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書(shū)、回執(zhí)、公告等重要文書(shū)，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書(shū)，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。 第十二條 文書(shū)的蓋章 （ 1）在正本上必須加蓋文書(shū)署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門(mén)印章。 （ 2）如果文書(shū)署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下，文書(shū)存樓前必須加蓋署名者印章。 （ 3）以部門(mén)或公司名義起草的文件，須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。 第十 三條 文書(shū)制作注意事項(xiàng) （ 1）文書(shū)必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，語(yǔ)言措辭辦求準(zhǔn)確規(guī)范。 （ 2）起草文書(shū)的理由包括起因以及中間交涉過(guò)程，并加以證明，附上相關(guān)資料與文件。 （ 3）必須明確起草文書(shū)的責(zé)任者，并署上請(qǐng)示審核提案者姓名。 （ 4）對(duì)請(qǐng)示提案文書(shū)進(jìn)行修改時(shí)，修改者必須認(rèn)真閱讀原件。修改者須署名。 （ 5）可行可不行的堅(jiān)決不行文，減少行文數(shù)量，提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。 （ 6）減少聯(lián)合行文，避免聯(lián)合簽審過(guò)程中延誤時(shí)間和扯皮。 （ 7）行文分清主次，提高行文針對(duì)性，減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。 （ 8）不輕易越經(jīng)行文。 ▲ 文書(shū)制 作流程 第十四條 對(duì)外行文操作流程。 （ 1）擬稿 由具體承辦人員起劃，并由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。 對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。在各分、子公司有必要發(fā)文時(shí)，在公司后加下屬企業(yè)全稱(chēng)。 發(fā)文稿必須符合公文種類(lèi)、格式使用規(guī)范。 （ 2）核稿 擬稿完畢后填寫(xiě)發(fā)文擬搞單，一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。 審核有問(wèn)題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通，統(tǒng)一意見(jiàn)后進(jìn)行修改 （ 3）簽發(fā)：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，明確簽署意見(jiàn)、姓名、日期。 （ 4）編號(hào)：由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。 （ 5）繕印、校對(duì) 急件應(yīng)先行處理。 保密件應(yīng)由專(zhuān)人打印。 打印后的校樣、 廢紙等應(yīng)妥善處理。 校對(duì)專(zhuān)人處理，以原稿為準(zhǔn)，重要文件多人校對(duì)。 打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。 （ 6）在校對(duì)完畢無(wú)誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印。 （ 7）填寫(xiě)登記簿。 （ 8）封發(fā) 發(fā)文工作由行政部門(mén)負(fù)責(zé)。 查驗(yàn)無(wú)誤后信件封口，填寫(xiě)準(zhǔn)確，注明急件、密級(jí)。 第十五條 對(duì)內(nèi)行文處理程序 （ 1）對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。 （ 2）特殊情況下各級(jí)部門(mén)、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。 （ 3）對(duì)內(nèi)行文由部門(mén)、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 ▲ 文書(shū)的發(fā)送 一些需要由寄或?qū)Ｈ诉f交的文書(shū)，按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，必 要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí)，調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。 第十六條 文書(shū)封面必須明確寫(xiě)清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且明明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。 第十七條 公司內(nèi)部文書(shū)原則上不封緘。 第十八條 各部門(mén)的郵寄文書(shū)，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上做好登記并填寫(xiě)。 ▲ 文書(shū)的處理 第十九條 普通文書(shū)的處理原則 （ 1）由部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文字進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理，或者由其指定下屬對(duì)文書(shū)進(jìn)行具體處理。 （ 2）如果遇到重要或異常事項(xiàng)，必須及時(shí)與上級(jí)主 管取得聯(lián)系，按上級(jí)指示辦理。 （ 3）各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必須與各部門(mén)商議后方能予以處置。 第二十條 機(jī)密文書(shū)的處理原則 （ 1）機(jī)密文書(shū)原則上由責(zé)任者或當(dāng)事人自行處理。 （ 2）指名或親啟文書(shū)，原則上應(yīng)在封面上注明文書(shū)所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)和發(fā)文進(jìn)姓名，并由發(fā)文者封緘。 （ 3）到達(dá)的拗口名或親啟文書(shū)，原則由信封上所指名的人開(kāi)啟 ，其他人不處擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。 ▲ 文書(shū)的閱覽原則 第二十一條 某文書(shū)被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢，如有必要，可在文書(shū)的空白處 填寫(xiě)閱覽后的意見(jiàn)，并轉(zhuǎn)給或交還文書(shū)的主管。 第二十二條 有必要在各部門(mén)傳閱的文書(shū)，必須附“傳閱登記簿”，按“傳 閱登記簿”規(guī)定欄目填寫(xiě)，并最終交還文書(shū)主管。 ▲ 收文操作流程 第二十三條 簽收 一切外來(lái)信件、電報(bào)、傳真，統(tǒng)一由行政部門(mén)簽收，填寫(xiě)登記在收件登記簿上，寫(xiě)明公司或行政部門(mén)收啟，統(tǒng)一由行政部拆封處理。 第二十四條 寫(xiě)明各部門(mén)或個(gè)人收啟的分送各處，如系公文，應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。 第二十五條 分發(fā) （ 1） 行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求，填寫(xiě)公文閱辦單。 （ 2）分發(fā)去向。 重要來(lái)文，由行政部長(zhǎng)提出初步 意見(jiàn)（擬辦），再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示（批辦）。 一般文件，直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門(mén)處理（承辦）。具體承辦時(shí)務(wù)求實(shí)效，分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。 參閱性文件，直接組織傳閱。 范圍不明的文件，送領(lǐng)導(dǎo)審閱。 第二十六條 催辦 分對(duì)內(nèi)催與對(duì)外催辦，包括發(fā)函、派專(zhuān)人打電話等方式，要使用工作催辦單，對(duì)來(lái)文做到辦事有交待、件件有著落，防止漏辦、延誤。 第二十七條 結(jié)辦 文件傳閱完畢，已答復(fù)發(fā)文單位，有處理意見(jiàn)的文件，均視為結(jié)辦。 ▲ 文書(shū)的整理與保存 第二十八條 全部完結(jié)的文書(shū)，在結(jié)辦后 3 天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、 有序”原則對(duì)文件整理、檢查，按類(lèi)別、年代立卷，分別按所屬部門(mén)、文件機(jī)密程序、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編職，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。 第二十九條 公司個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。 第三十條 分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)分為兩類(lèi)：一類(lèi)是特別重要的文書(shū)，直接眼主管保存；另一類(lèi)是一般的文書(shū)，留存于各部門(mén)保管。 ▲ 文書(shū)的保存年限 第三十一條 永久保存文書(shū)包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約 書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；股票關(guān)系文書(shū)、重要的訴訟關(guān)系文書(shū)；重要的政府許可證；有關(guān)公司歷史的文書(shū)，決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。 第三十二條 保存 10 年文書(shū)包括；請(qǐng)求審批得案文書(shū)；人事任命文書(shū)；獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書(shū)。 第三十三條 保存 5 年文書(shū)指不需要保存 410 年的次重要文書(shū)。 第三十四條 保存 1 年文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限。 ▲ 注意事項(xiàng) 第三十五條 重要的機(jī)密文件，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件 柜中。 第三十六條 保存期滿及沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)銷(xiāo)毀的理由和日期之后銷(xiāo)毀。機(jī)要文書(shū)一律以焚燒的方式銷(xiāo)毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷(xiāo)毀文件，或以廢紙出售。不需立的卷的文件材料逐件登記報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。 第三十七條 銷(xiāo)毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記，有專(zhuān)人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。 第三十八條 如果職務(wù)或部門(mén)劃分發(fā)生變更或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 第三十九條 必須做好重要文書(shū)的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。 ▲ 附則 第四十條 本辦法適用于公司本部及屬企業(yè)的公文管理。 第四十一條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 二、文書(shū)打字、復(fù)印管理辦法 第 一條 總則 為加強(qiáng)公司行政事物統(tǒng)一、有序化管理，特制定本辦法。 第二條 適用范圍 本辦法適用于需公司統(tǒng)一的字、復(fù)印的工作。 凡各部門(mén)專(zhuān)用電腦打字工作，則不列入本辦法管理，可參照?qǐng)?zhí)行。 第三條 任務(wù)的承辦 字工作由行政部負(fù)責(zé)管理。申請(qǐng)人填寫(xiě)打字復(fù)印登記簿經(jīng)各級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部根據(jù)輕重緩急統(tǒng)一安排。打字員不準(zhǔn)私自接受打印任務(wù)。 印工作由行政部負(fù)責(zé)管 理。申請(qǐng)人填寫(xiě)打字復(fù)印登記簿經(jīng)各級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政主管或自行領(lǐng)用復(fù)印紙復(fù)印。 公司公文打印任務(wù)按公文處理辦法程序辦理。 打印件打印完后應(yīng)將原稿、發(fā)文擬稿單、打印件一并交行政部。 第四條 打字復(fù)印費(fèi)用核算 １、打印員應(yīng)將打印材料信息按部門(mén)、人員 分別造冊(cè)登記、統(tǒng)計(jì)打字、復(fù)印工作量、數(shù)量。 ２、公司依據(jù)制定的費(fèi)用開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)表，定期核算各部門(mén)費(fèi)用，并納入成本效益考核范圍。 ３、私人材料原則上不在公司打印、復(fù)印，經(jīng)特批允許后，其費(fèi)用基本人工資中扣除。 第五條 技術(shù)規(guī)范 １、打字員打字錯(cuò)誤一般不超過(guò) 5%，打 字速度為 100 字 /分鐘。 ２、復(fù)印用紙損耗率不超過(guò) 2%。 電腦、復(fù)印機(jī)完好率超過(guò) 95%。 工作室保持整潔，不準(zhǔn)吸煙