【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 擔(dān)著部分應(yīng)收賬款的管理職能，通過財(cái)務(wù)部輔助管理應(yīng)收賬款，能否解決市場(chǎng)部在應(yīng)收賬款管理和催收方面遇到的問題，答案同樣是否定的。 雖然從管理目標(biāo)上看，財(cái)務(wù)部門的確更加重視企業(yè)的現(xiàn)金流量和經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。然而實(shí)際上財(cái)務(wù)部門卻難以起到期望的作用，甚至造成與市場(chǎng)部的激勵(lì)沖突。原因在于，財(cái)務(wù)部門并不了解客戶背景和交易狀況，無法對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)做出準(zhǔn)確的判斷，也無力承擔(dān)收賬工作。同時(shí)財(cái)務(wù)人員日常工作以會(huì)計(jì)核算為主，在信用風(fēng)險(xiǎn)管理與控制 上同樣缺乏專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。 2． 公司對(duì)銷售風(fēng)險(xiǎn)控制滯后 目前藥品行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，銷售人員對(duì)于任何客戶都不會(huì)輕易舍棄。真正的風(fēng)險(xiǎn)控制是在銷售員與客戶簽訂合同后才開始的，公司也希望通過對(duì)簽訂的銷售合同的嚴(yán)格把關(guān)來達(dá)到控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。而這種把關(guān)本身只是對(duì)合同文本本身的一種控制，真正風(fēng)險(xiǎn)來源是客戶，即客戶違約的概率而決不僅僅是合同條款本身。同時(shí)，各部門在參加合同把關(guān)時(shí)，也只是從本部門的角度考慮合同情況，不能對(duì)銷售合同進(jìn)行總體評(píng)估和把握。 3． 合同執(zhí)行上的缺陷 由于相關(guān)部門未能嚴(yán)格執(zhí)行合同導(dǎo)致大量應(yīng)收賬款拖欠， 按照規(guī)定公司只有在至少收到貨款時(shí)才能開增值稅專用發(fā)票，然而落實(shí)到實(shí)際上，有些片區(qū)為了留住一些老客戶或是拉攏新客戶，沒有付款就開出增值稅專用發(fā)票，失去了對(duì)客戶的約束力，造成貨款拖欠的問題，同時(shí)反映片區(qū)銷售過程中在對(duì)合同執(zhí)行缺乏嚴(yán)肅性。 4． 公司應(yīng)收賬款流失嚴(yán)重 通過對(duì)公司幾個(gè)銷售片區(qū)應(yīng)收賬款的調(diào)查結(jié)果顯示，應(yīng)收賬款流失嚴(yán)重，有的銷售片區(qū)賬面應(yīng)收賬款占實(shí)際發(fā)生應(yīng)收賬款的 75%,賬面平均應(yīng)收賬款為實(shí)際發(fā)生應(yīng)收賬款的 82%，造成公司應(yīng)收賬款流失除上面談到的外主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面 ： 9 ①業(yè)務(wù)員違反財(cái)務(wù)和銷售制度，直接 從購(gòu)貨方提走貨款，不交回公司。這種情況有幾種操作方法。一種是進(jìn)行現(xiàn)金交易，收取的貨款直接納入業(yè)務(wù)員的腰包 ；另一種是業(yè)務(wù)員采取向購(gòu)貨單位借款，購(gòu)貨單位直接在應(yīng)付賬款中扣除借款沖抵貨款。 ②走貨。走貨即明為銷往甲方而實(shí)際上銷往與甲方并無業(yè)務(wù)關(guān)系的單位，甲方未收貨，由業(yè)務(wù)員提取貨物后銷給乙方。比如業(yè)務(wù)員找一家沒有直接業(yè)務(wù)關(guān)系的單位，貨和發(fā)票都發(fā)往此單位，但該單位并不收貨和發(fā)票，業(yè)務(wù)員再提走貨物以低價(jià)直接在市場(chǎng)上銷售或銷售給另外的客戶以獲取現(xiàn)金。 ③一部分業(yè)務(wù)員違規(guī)兼職，同時(shí)兼做其他藥廠的業(yè)務(wù)，為了某種利益或原因與 購(gòu)貨單位串通一氣，將應(yīng)付甲企業(yè)的貨款付往乙企業(yè)，而所附發(fā)票又為甲企業(yè)發(fā)票。 ④應(yīng)收賬款中包含銷售折讓，而財(cái)務(wù)部門不知曉，未作財(cái)務(wù)處理，造成應(yīng)收賬款不實(shí)。業(yè)務(wù)員在進(jìn)行交易時(shí)承諾給購(gòu)貨方一定的讓利，而業(yè)務(wù)員又未通知財(cái)務(wù)做折讓處理，直接掛在應(yīng)收賬款上。購(gòu)貨單位在付貨款時(shí)，直接在應(yīng)付貨款中扣除讓利部分。如某些單位甚至只按貨款的 85%付款，折讓幅度最高達(dá)到 15%，低的 5%。 ⑤有一些購(gòu)貨單位自身管理不規(guī)范，不是貨到入庫(kù)即入賬，及時(shí)做應(yīng)付賬款掛賬，往往是要求廠方先發(fā)貨，等銷貨完后再開發(fā)票送購(gòu)貨方財(cái)務(wù)部門掛賬等待付款。這 樣發(fā)票長(zhǎng)期壓在購(gòu)貨方業(yè)務(wù)員或有關(guān)人員手中，時(shí)間一長(zhǎng)，造成部分發(fā)票遺失而拒付款，或者重復(fù)開發(fā)票虛增應(yīng)收賬款。 ⑥因債務(wù)人不存在或無法找到，形成壞賬。有幾種情況 ： a、一些購(gòu)貨單位利用破產(chǎn)、重組來逃廢債務(wù)，再加上公司對(duì)應(yīng)收賬款沒做定期催收、清理，造成一部分應(yīng)收賬款無法收回，成為壞賬。 b、有些購(gòu)貨單位實(shí)為個(gè)體掛靠在某些醫(yī)藥公司，找到該醫(yī)藥公司卻稱沒有此人、此單位。 c、業(yè)務(wù)員為了急于擴(kuò)大銷售，在對(duì)購(gòu)貨單位的經(jīng)營(yíng)情況以及財(cái)務(wù)狀況未作充分了解的情況下，盲目將貨物發(fā)往要貨單位。如某地區(qū)第一次與之打交道便貿(mào)然發(fā)了十幾萬元的貨 物，幾個(gè)月過后去催收貨款已是人去樓空，貨也不知去向。 ⑦企業(yè)銷售管理松懈，業(yè)務(wù)人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任落實(shí)不夠。雖然每月對(duì)業(yè)務(wù)員的應(yīng)收賬款也進(jìn)行核對(duì)、催收，但力度不大。隨著業(yè)務(wù)員的頻繁更換，不作交接處理，老業(yè)務(wù)員一走了之，后來接任的人員對(duì)前面的應(yīng)收賬款不進(jìn)行催收，大量增加了貨款的流失。 10 5． 僅在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置應(yīng)收賬款輔助明細(xì)賬 雖然有財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的單向接口，并從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獲取有關(guān)數(shù)據(jù)，但應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)基本由手工錄入。在這種方式下，應(yīng)收賬款的設(shè)置主要是為賬務(wù)處理服務(wù)，只有客戶代碼、客戶名稱、發(fā)票號(hào)、發(fā)票時(shí)間、摘要信息、金額等 信息。利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)收賬款輔助明細(xì)賬管理應(yīng)收賬款是中國(guó)大多數(shù)企業(yè)通行的做法，該公司也是如此。 這種方式存在較大問題 ： ①事后管理。只有當(dāng)應(yīng)收賬款正式形成之后，才進(jìn)行管理。 ②數(shù)據(jù)不全。系統(tǒng)沒有客戶管理模塊，缺少客戶資料，如聯(lián)系方式和客戶信用等信息，管理不便，無法區(qū)分應(yīng)收賬款是否超出客戶信用期。 ③信息滯后。從業(yè)務(wù)完成、開具發(fā)票、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，到最終形成明細(xì)賬，一般都要經(jīng)過相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間。 ④數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)的變化不能及時(shí)反映到財(cái)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中。 （二） H 公司應(yīng)收賬款居高不下的原因 通過對(duì)公司應(yīng) 收賬款管理存在問題的分類、整理，歸納出以下導(dǎo)致公司應(yīng)收賬款居高不下的原因 。 1． 公司及產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力不足 當(dāng)前幾乎都是買方市場(chǎng)，公司在規(guī)模、技術(shù)、成本的某一方面都不具備絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，無法與其它企業(yè)進(jìn)行抗衡，導(dǎo)致其市場(chǎng)占有份額很小，而其生產(chǎn)能力卻大于其市場(chǎng)占有份額，這樣就產(chǎn)生了供大于求的局面，造成藥品積壓。為了解決藥品積壓?jiǎn)栴}，公司在銷售過程中又不得不做出了相應(yīng)的讓步，如藥品試用期久一些、貨款回款期長(zhǎng)一些等等，使藥品的應(yīng)收賬款從量上和時(shí)間上都增加了，隨之公司應(yīng)收賬款多、回收不順暢、資金短缺等等問題就接踵而來。 2． 忽視信用管理，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí) 由于目前我國(guó)正處在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)初級(jí)階段，社會(huì)信用體系尚未建立，法制基礎(chǔ)也比較薄弱，再加卜地方保護(hù)主義的泛濫，使得我國(guó)信用短缺現(xiàn)象大量存在，企業(yè)間的資金拖欠、三角債、坑蒙拐騙、呆賬壞賬等層出不窮。公司也存在經(jīng)營(yíng)者對(duì)于社會(huì)上出現(xiàn)的信用短缺現(xiàn)象不夠重視，在銷售上仍存在著僥幸心理，未對(duì)客戶資信情況做深入調(diào)查，就急于想和對(duì)方成交，這樣做雖然賬面上的銷售額有所 11 攀升，但反而不會(huì)多賺錢，就是因?yàn)楣竞鲆暳藨?yīng)收賬款不能及時(shí)收回所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在利潤(rùn)率較低的今天，別說是壞賬這個(gè)無底洞，就連貨款拖延造成 的資金成本，也同樣能吞噬掉公司幾個(gè)月的利潤(rùn)。 3．內(nèi)部控制存在缺陷 ①基礎(chǔ)工作不健全。合同之所以成為控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的手段之一，就在于它依照合同法以文字的形式明確規(guī)定買賣雙力一的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，并受到法律的保護(hù)。正因?yàn)槿绱?，?duì)合同的管理就應(yīng)該更加慎重、更加完善，但在公司內(nèi)部不少逾期應(yīng)收賬款的后面缺少完善有效的合同協(xié)議，一旦因賬款收不回而對(duì)簿公堂的時(shí)候，又拿不出確鑿的證據(jù)。 ②考核制度不合理，約束機(jī)制不健全。目前公司的是實(shí)行銷售人員工資總額與銷售額掛鉤的做法，在業(yè)績(jī)考核當(dāng)中，公司只注重銷售額，片面追求賬面上的高利潤(rùn) 額 ； 銷售人員為了個(gè)人利益，只關(guān)心銷售任務(wù)的完成，采取賒銷手段強(qiáng)銷商品，使應(yīng)收賬款大幅度卜升。對(duì)于這部分應(yīng)收賬款，公司既未要求經(jīng)銷人員全權(quán)負(fù)責(zé)追款，又未明確規(guī)定監(jiān)督賬款回收的部門，從而造成高銷售額、低經(jīng)濟(jì)效益的局面。 ③內(nèi)部會(huì)計(jì)控制不嚴(yán)?！镀髽I(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》中明確規(guī)定 :各種應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)及時(shí)清算、催收，定期與對(duì)方對(duì)賬核實(shí)。經(jīng)確定無法收回的應(yīng)收賬款，己提壞賬準(zhǔn)備金的，應(yīng)當(dāng)沖減壞賬準(zhǔn)備金 。未提壞賬準(zhǔn)備金的，應(yīng)當(dāng)作為壞賬損失，計(jì)入當(dāng)期損益。在實(shí)際工作當(dāng)中，公司并非都嚴(yán)格按照準(zhǔn)則辦事，對(duì)發(fā)生的應(yīng)收賬款不及時(shí)清算，如前所述應(yīng)收賬款流失嚴(yán)重。如人事發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，造成資產(chǎn)大量流失，也為經(jīng)濟(jì)犯罪提供方便。應(yīng)收賬款催收工作不力，公司片區(qū)的相關(guān)銷售人員態(tài)度消極，使得應(yīng)收賬款被拖欠時(shí)期超長(zhǎng)，收回可能性減小。 4．應(yīng)收賬款信息化管理手段落后 對(duì)于一個(gè)比 較小的企業(yè)來說，由于業(yè)務(wù)量小，應(yīng)收賬款的數(shù)量也較少，對(duì)應(yīng)收賬款的日常管理和控制是比較方便的。在一套完善的應(yīng)收賬款管理制度的控制之下，通過手工或一些簡(jiǎn)單輔助工具，企業(yè)就能將應(yīng)收賬款管理得井井有條。但對(duì)規(guī)模稍大一些的如 H 公司來說，組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，客戶多，業(yè)務(wù)量大，如果管理手段落后，應(yīng)收賬款的管理水平將大打折扣。 用手工方式進(jìn)行的應(yīng)收賬款記錄和分析工作，不可避免的存在數(shù)據(jù)量大、計(jì)算繁瑣、實(shí)效性差等弱點(diǎn)，經(jīng)常是由于時(shí)間和工作量的關(guān)系而不能作進(jìn)一步的細(xì) 12 化分析工作。企業(yè)是否有能力及時(shí)判斷每個(gè)客戶的欠款是否超過了信用期或信 用額度、企業(yè)能否對(duì)每個(gè)客戶的付款行為進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析 ?信用部門、財(cái)務(wù)部門及各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間信息傳遞能否及時(shí)、準(zhǔn)確，這些都迫切需要一種更科學(xué)的方法來及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的完成企業(yè)的應(yīng)收賬款管理工作。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的各個(gè)功能組成部分中應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)軟件是很重要的部分之一，它擔(dān)負(fù)著管理客戶、出庫(kù)單、發(fā)票和收賬過程的任務(wù)。可以開發(fā)出一套較好的與公司業(yè)務(wù)緊密集成的管理信息系統(tǒng)來幫助公司進(jìn)行應(yīng)收賬款的管理，利用計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，結(jié)合該公司的實(shí)際業(yè)務(wù)流程編制系統(tǒng)，可以有效的避免手工操作的諸多弱點(diǎn)，以達(dá)到科學(xué)性、高效性、準(zhǔn)確性的目的 ，更圓滿的進(jìn)行企業(yè)應(yīng)收賬款的管理工作。 13 三 、 H 公司 加強(qiáng) 應(yīng)收賬款 有效 管理 的措施 傳統(tǒng)的應(yīng)收賬款管理把重點(diǎn)放在對(duì)逾期應(yīng)收賬款的控制上，控制的起點(diǎn)是應(yīng)收賬款逾期以后，因而是一種被動(dòng)的、事后的控制。科學(xué)的應(yīng)收賬款管理體東應(yīng)當(dāng)是全方位的，應(yīng)把應(yīng)收賬款控制的環(huán)節(jié)分解到影響應(yīng)收賬款的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)事前、事中和事后控制及反饋控制的結(jié)合。因此，作者針對(duì)在公司應(yīng)收賬款管理甲發(fā)現(xiàn)的問題及對(duì)其原因的分析，建議按照 PDCA 循環(huán)的工作方法，從事前控制 (Plan)、事中控制 (Do)、事后控制 (Check)及反饋控制 (Action)4 個(gè)環(huán)節(jié)來動(dòng)態(tài)地進(jìn)行應(yīng)收賬款的管理，建立公司應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)，希望能全面提高應(yīng)收賬款管理上作質(zhì)量。 （ 一 ） 事前控制 應(yīng)收賬款的事前控制也就是在銷售環(huán)節(jié)的控制。應(yīng)收賬款的事前控制是指在應(yīng)收賬款正式形成之前，對(duì)產(chǎn)生應(yīng)收賬款及影響其及時(shí)足額收回的有關(guān)因素進(jìn)行分析，制定一套能適應(yīng)本公司具體情況的應(yīng)收賬款事前控制制度，以減少不合理應(yīng)收賬款的形成，預(yù)防壞賬發(fā)生和應(yīng)收賬款被長(zhǎng)期占用。 而 應(yīng)收賬款是指企業(yè)因銷售商品、產(chǎn)品、提供勞務(wù)等應(yīng)向購(gòu)貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項(xiàng)，也就是說應(yīng)收賬款是由于企業(yè)的銷售行為產(chǎn)生的，因此要有效的控 制應(yīng)收賬款必須從其產(chǎn)生的源頭即企業(yè)的銷售行為抓起。 事前控制是應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)和根本，建議公司開展五個(gè)環(huán)節(jié)的工作 ： 1． 設(shè)置獨(dú)立的資信管理部門 在公司中，雖然設(shè)有市場(chǎng)部，對(duì)已產(chǎn)生的拖欠進(jìn)行追討，不過這是一種被動(dòng)的、不得己而為之的行為，防患于未然才一是更有效、更主動(dòng)的一種措施。在發(fā)達(dá)國(guó)家，一般企業(yè)均設(shè)有信用管理部，或者設(shè)有信用管理經(jīng)理一職。借鑒國(guó)外的一些先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，建議公司也設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的資信管理部門或配備自己專職的信用管理人員。由于信用管理這門知識(shí)對(duì)信用管理人員要求非常高，須掌握信息、財(cái)務(wù)，管理、法律、統(tǒng) 計(jì)、營(yíng)銷、公關(guān)等多方面的綜合知識(shí)，同時(shí)實(shí)踐能力和工作經(jīng)歷也必須出色，而我國(guó)在信用管理方面的人刁‘相當(dāng)潰乏，所以公司要想盡快建立自己的資信管理制度和部門，可以借助于外力，也可以聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)人員。當(dāng)時(shí)西方企業(yè)建立信用管理制度的時(shí)候，通行的做法是聘請(qǐng)一家專業(yè)信用管理機(jī)構(gòu)來對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面指導(dǎo)或幫助企業(yè)做一些實(shí)際工作，這樣企業(yè)既省時(shí)省力，又 14 不會(huì)走彎路走錯(cuò)路，同時(shí)又節(jié)約了成本。資信管理部門負(fù)責(zé)銷售信用信息的匯集、整理、重大事項(xiàng)調(diào)研以及信用信息分析工作。資信管理部門的職責(zé)具體如下 ： (1)匯集、整理市場(chǎng)部提供的客戶調(diào)研情況 、銷售部提供的客戶跟蹤情況和發(fā)貨部所反映的有關(guān)情況、財(cái)務(wù)部提供的客戶貨款結(jié)算情況和應(yīng)收賬款余額情況 ； (2)根據(jù)市場(chǎng)部、銷售部、財(cái)務(wù)部提供的信息，重點(diǎn)調(diào)查客戶在經(jīng)營(yíng)、支付能力等方面的重大變化情況和違規(guī)事件 ； (3)及時(shí)分析客戶信用度變化情況，定期做出客戶信用分析報(bào)告，提出銷售策略以及欠款警戒線建議，以便及時(shí)調(diào)整銷售方案。對(duì)個(gè)別重大或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)做出分析報(bào)告，以避免給企業(yè)造成損失。 2． 科學(xué)選擇客戶 隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和完善，商品極大豐富，已經(jīng)由賣方市場(chǎng)走向了買方市場(chǎng)，公司也存在同樣的問題，為了 在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下求得生存和發(fā)展，往往利用賒銷擴(kuò)大銷售量和市場(chǎng)占有率。但賒銷的存在，給公司帶來了極大的信用風(fēng)險(xiǎn)，其中賒銷對(duì)象的錯(cuò)誤選擇便是造成壞賬損失的首要因素。因此，建議公司要端正思想，不能盲目賒銷，一定要選擇信用良好的客戶。具體可通過聯(lián)系溝通，實(shí)地考察和資信調(diào)查三個(gè)環(huán)節(jié)逐步地篩選出符合本企業(yè)信用標(biāo)準(zhǔn)的客戶企業(yè)。 (1)建立客戶檔案 建立客戶檔案，就是資