【文章內(nèi)容簡介】 要 員、社區(qū)負(fù)責(zé)人代表、同行代表、員工代表、公眾代表、知名人士 、新聞記者等 。 擬定慶典程序，一般為：簽到、宣布慶典開始，宣布來賓名單、致賀詞、致 答謝詞 、剪彩等。 事先確定致賀詞、答謝詞的 人員 名單，并擬好賀詞、 答謝詞 ，賀詞、 答謝詞 都應(yīng)言簡意賅。 剪彩、揭牌 、 授勛 等 要 特別注意 確定關(guān)鍵儀式 執(zhí)行 人員 ， 除本單位領(lǐng)導(dǎo)外，一般 還應(yīng)邀請德高望重的知名人士。 安排各項接待事宜， 應(yīng) 事先確定 好 簽到、接待、剪彩、攝影、錄像、擴(kuò)音等有關(guān) 禮賓 服務(wù)人員。 可在慶典活動中安排 舞龍 、 舞獅 等節(jié)目，還可邀請來賓題詞，以作 紀(jì)念。 慶典結(jié)束后，可組織來賓參觀本組織的設(shè)施、陳列等，增加宣傳 機(jī)會。 通過座談、留言形式，廣泛征求意見，并綜合整理、總結(jié)經(jīng)驗。 二、 新聞發(fā)布會 新聞發(fā)布會 又稱 記者招待會 ，是 組織 為公布重大新聞或解釋重要方針政策而邀請新聞記者參加的一種 公關(guān)專題活動 。任何組織如政 府、企業(yè)、社會團(tuán)體都可以舉行新聞發(fā)布會 ， 它是組織與新聞界建立和保持聯(lián)系的一種正規(guī) 形式 ， 是組織用來廣泛宣傳某一消息的最好工具之一。 由組織舉辦的新聞發(fā)布會，一般由組織負(fù)責(zé)人或公關(guān)部負(fù)責(zé)人直接向新聞界發(fā)布有關(guān)本組織的重要信息，然后通過新聞界把消息傳遞給公眾。 (一 )新聞發(fā)布會 的特點 以 新聞發(fā)布會 形式 發(fā)布消息， 比較正規(guī)、隆重、而且規(guī)格較高。 在 新聞發(fā)布會 上，記者們可根據(jù)自己感興趣的方面，以及所 關(guān)注 的角度進(jìn)行提問，能更好地發(fā)掘消息。 舉行 新聞發(fā)布會 比其它新聞發(fā)布的方式，無論是在深度還是廣度上都更 有物業(yè)管理專業(yè)教材《物業(yè)公關(guān)》 —— 模塊五：物業(yè)公關(guān)專題活動組織策劃 13 優(yōu)勢。 新聞發(fā)布會 比其它新聞發(fā)布 方式占用記者和組織者更多的時間。 新聞發(fā)布會 所 耗費的 成本較高。 新聞發(fā)布會 對發(fā)言人和主持人的要求很高，如發(fā)言人和主持人 反應(yīng) 需要十分 迅速 ，需要具備較高的綜合素質(zhì) 。 （二） 新聞發(fā)布會 前的準(zhǔn)備工作 論證 舉行 新聞發(fā)布會 的必要性。 根據(jù) 新聞發(fā)布會 的特點，在 新聞發(fā)布會 舉行前必須對所發(fā)布的消息是否重 要、是否具有廣泛傳播的新聞價值，以及新聞發(fā)布的緊迫性和最佳時機(jī) 進(jìn)行研究和分析，只有在確認(rèn)召開 新聞發(fā)布會 的必要性和可能性后，才可決定舉行 新聞發(fā)布會 。 選擇 新聞發(fā)布會 的地點。 在地點選擇 上主要 應(yīng) 考慮 要給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件。如錄像、拍攝的輔助燈光、視聽輔助工具、幻燈、電影的播放設(shè)備等。還要考慮交通是否方便。 選擇 新聞發(fā)布會 的主持人和發(fā)言人。 由于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們大都提出一些尖銳深刻、甚至很棘手的問題。這對主持人和發(fā)言人提出了很高的要求。主持人和發(fā)言人必須對問題比較敏感、思維敏捷， 口齒伶俐， 反應(yīng)快，有較高的文化修養(yǎng)和專業(yè)水平，否則難以勝任。會議的主持人一般應(yīng)由有較高專業(yè)技巧的人 擔(dān)任， 會議發(fā)言人則應(yīng) 由 企業(yè)的高級領(lǐng)導(dǎo) 擔(dān)任 。若企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)尚不能勝任，需要在會前進(jìn)行必要 的培訓(xùn) ，以達(dá)到 在 新聞發(fā)布會 上應(yīng)付自如的能力。 準(zhǔn)備發(fā)言和報道提綱。 首先要確定 新聞發(fā)布會 的主題，組織熟悉情況的 團(tuán)隊 成立專門的發(fā)言起草小組，全面收集有關(guān)資料、情報，寫出準(zhǔn)確、生動的發(fā)言稿供發(fā)言人參考。還可寫出報道 提綱，在會上發(fā)給記者做為采訪報道的參考。要 特別 注意 ， 會前應(yīng)將會議主題、發(fā)言稿和報道提綱的內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)部通報一下，統(tǒng)一口徑，防止會上口徑不一，在記者中引起猜疑和混亂。 準(zhǔn)備宣傳輔助材料。 宣傳輔助材料要圍繞主題準(zhǔn)備，盡量做到全面、詳細(xì)、具體和形象。形式應(yīng)多樣，要有口頭的、文字的、實物的、照片和模型等。這些材料 的準(zhǔn)備要根據(jù)會議主題和內(nèi)容的具體要求而定，在會議舉行時現(xiàn)場擺放或分發(fā)，以增強(qiáng)發(fā)言人的講話效果。 做好 組織記者參觀的準(zhǔn)備。 新聞發(fā)布會 前后，可以配合招待會主題組織記者進(jìn)行參觀 ，給記者創(chuàng)造實地采訪、 攝影、錄像 的 機(jī)會，增加記者對會議主題的感性認(rèn)識。應(yīng) 在 新聞發(fā)布會 前安排好將要參觀的地方并派專人接待，介紹情況。 確定招待會舉行的時間。 要選擇好 新聞發(fā)布會 舉行的時機(jī)，應(yīng)盡量避開節(jié)假日和有重大社會活動的日子，以免記者不能參加招待會。 物業(yè)管理專業(yè)教材《物業(yè)公關(guān)》 —— 模塊五：物業(yè)公關(guān)專題活動組織策劃 14 小型宴請的安排。 如果認(rèn)為有必要，且財力和時間許可，可以在招待會或 開放參觀活 動 后，邀請記者參加午餐或晚餐。這是一種相互溝通的機(jī)會，可以利用這種場合融洽與新聞界的關(guān)系。同時還可以在這種輕松愉快的氣氛中，使記者在招待會上沒有解決的問題，得到更為滿意的解答。 擇定邀請記者的范圍。 邀請的記者覆蓋面要廣，各方新聞機(jī)構(gòu)都應(yīng)照顧到。不僅要有報刊雜志記者，還要有電臺、電視臺的記者，不僅要有文字 記者，還應(yīng)有攝影記者。特別注意對記者要做到一視同仁，不能 厚此薄彼 。 制作 新聞發(fā)布會 預(yù)算 方案 。 應(yīng) 根據(jù) 新聞發(fā)布會 的規(guī)格和規(guī)模 擬出 可行的 專項 經(jīng)費預(yù)算 方案 。招待會的費用項目一般有：場租、會場布置、印刷品 、茶點、禮品、文書用具、音響器材、郵費、電話費、交通費等。 （三） 新聞發(fā)布會 的召開 程序 舉辦 新聞發(fā)布會 ，會議程序要安排得詳細(xì)、緊湊，避免出現(xiàn)冷場和混亂局面。一般來說， 新聞發(fā)布會 應(yīng)包括以下程序： 簽到 應(yīng)安排足夠的工作人員，設(shè)立 專門的簽到處，并派專人引導(dǎo)記者前往會場。參會人員 要在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職業(yè)、聯(lián)系電話等。 分發(fā) 資料 會議工作人員應(yīng)將寫有姓名和新聞機(jī)構(gòu)名稱的標(biāo)牌發(fā)給與會記者，并將會前準(zhǔn)備的資料禮貌地發(fā) 放 給到會的每一位 記者 。 介紹會議內(nèi)容 會議開始時要由會議主持人說明舉辦 本次 新聞 發(fā)布會 的原因， 簡要交代所要公布的信息或事件發(fā)生的 經(jīng)過。 主持人講話 主持人要充分發(fā)揮主持和組織作用，以莊重的言談和感染力，活躍整個會場氣氛，并引導(dǎo)記者踴躍提問。當(dāng)記者的提 問離會議主題太遠(yuǎn)時，要善于巧妙地將話題引向主題。會議出現(xiàn)緊張氣氛 時，應(yīng) 及時 緩和 氣氛 ， 非特殊情況 不要隨便延長預(yù)定會議時間。 回答記者提問 要準(zhǔn)確、流利 地回答記者提出的各種問題，不要隨便打斷記者的提問，也不要以各種動作、表情和語言對記者表示不滿。對于 需要保密或不好回答的事情不要回避，而要婉轉(zhuǎn)、幽默地進(jìn)行反問或回答，以確保所發(fā)布的消息 準(zhǔn)確 無誤。 參觀和其它安排 會議結(jié) 束后還應(yīng)由專人陪同記者參觀考察，給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄像的 機(jī)會，增加記者對會議主題的感性認(rèn)識。如 果有條件還可舉行 酒會，以便個別記者能夠單獨提問， 融洽和新聞界的關(guān)系。 物業(yè)管理專業(yè)教材《物業(yè)公關(guān)》 —— 模塊五：物業(yè)公關(guān)專題活動組織策劃 15 （四） 新聞發(fā)布會 中的注意事項 會議主持人要充分發(fā)揮 主導(dǎo) 和組織作用， 使招待會始終圍繞會議主題進(jìn)行 。 對于不愿發(fā)表和透露的 事項 ，應(yīng)婉轉(zhuǎn)地向記者 解釋， 爭取獲得記者的理解 。 不要隨便打斷 或阻止 記者的 發(fā)言和 提問，也不要以 動作、表情和語言對記者表示不滿。即使記者的提問帶有很強(qiáng) 的偏見或挑釁 色彩 ，也不能 針鋒相 對，而 應(yīng)表現(xiàn)出 良好的個人 涵養(yǎng)，以平靜的話語 、 確鑿的 事實和 翔實的 數(shù)據(jù) 給予糾正。 遇到回答不了的問題時， 應(yīng)告訴記者解決問題的途徑，不可不計后果 地 隨意說“ 不清楚、不知 道、不 告訴你 ” 等，避免 引起 記者的不滿和反感。 所發(fā)布的消息必須準(zhǔn)確無誤，若發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時 更正。 （五） 新聞發(fā)布會 后的工作 作為一項 完整的活動 ，招待會結(jié)束之后，要及時檢驗會議是否達(dá)到了 預(yù)定目標(biāo)和 預(yù)期 效果。 第一，搜集到會記者在報刊、電臺上的報導(dǎo)， 進(jìn)行歸類分析，檢查是否達(dá)到了舉辦 新聞發(fā)布會 的預(yù)定目標(biāo)，是否由于工作失誤造成消極影響。進(jìn)一步檢查問題，分析原因， 并 設(shè)法彌補(bǔ)損失。 第二，對照會議簽到簿，核實 與會記者是否都發(fā)了稿件，并對稿件的內(nèi)容及 報道 傾向做出分析，以此作為未來 舉行 新聞發(fā)布會 時邀請 與會者的參考依據(jù)。 第三，收集與會記者及其他代表對會議的評價和意見 ，檢查在接待、溝通、提供 工作 方便等 方面的缺陷 ，以利 于未來 改進(jìn)工作。 第四，整理會議記錄，對招待會 組織、布置、主持和回答問題等環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行 總結(jié)， 認(rèn)真 從中汲取教訓(xùn)，并將總結(jié)材料歸檔備查。 三、 贊助活動 贊助活動是由社會組織通過無償提供物質(zhì)或者承擔(dān)全部或部分費用，贊助 支持某 項社會事業(yè)或社會活動，以獲得一 定形象傳播效益的 公關(guān)專題活動 。 在市場經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的今天，贊助成為組織提高社會知名度和美譽(yù)度的重要 途徑和 手段。 贊助活動也是 物業(yè)服務(wù)企業(yè) 履行社會義務(wù)的重要形式之一，即 物業(yè)服務(wù)企業(yè) 以不計報酬的捐贈方式，出資或出力支持某項社會活動或 社會事業(yè)。通過贊助活動 ，可以 擴(kuò)大 物業(yè)服務(wù)企業(yè) 的影響 ， 展示公司的實力， 樹立良好形象 ，提高 社會效益 ， 增進(jìn)與公眾的感情溝通，贏得公眾的好感 。 （一） 贊助活動的基本類型 第一，贊助體育運動。這是 贊助活動中最常見的形式 。 由于體育比賽活動擁有眾多的觀眾，而且往往是新聞媒介熱衷報道的對象，對公眾的吸 引力大，因此，企業(yè)通過對體育運動的贊助，可以增強(qiáng)對公眾施加影響的廣度和深度。 第二，贊助文化生活。 對文化生活 的贊助 主要 有兩種形式：一種是對文化活動的贊助，如大型聯(lián)歡晚會、文藝演出的贊助 ； 另一種是對文化事業(yè)的贊助，即通過定期或不定期地 贊助某個文化藝術(shù)團(tuán)體 ， 如贊助拍攝與組織有關(guān)的影視片，資助文藝演出隊伍，贊助文化演出活動等，不僅可以培養(yǎng)與公眾的良好情感，而且可以大物業(yè)管理專業(yè)教材《物業(yè)公關(guān)》 —— 模塊五：物業(yè)公關(guān)專題活動組織策劃 16 大提高組織的知名度，創(chuàng)造良好的社會效益。 第三，贊助教育事業(yè)。 教育是立國之本，贊助文化教育事業(yè)，如捐資建立圖書館與實驗室，設(shè)立專項獎學(xué)金、資助貧困學(xué)生 ，捐資希望工程等，既可以促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展，又可以為組織樹立一種關(guān)心社會教育事業(yè)的良好形象。 第四，贊助 慈善事業(yè)。這是組織與 社區(qū)、政府搞好關(guān)系，擴(kuò)大組織 社會影響的重要途徑，是組織對整個社會承擔(dān) 責(zé)任的重要手段，也是組織在社會獲得知名度、美譽(yù)度的重要方面。 第五，贊助學(xué)術(shù)理論研究 。這是一種高層次的、直接追求組織 社會效益和長遠(yuǎn)影響的贊助活動。 第六， 其它贊助活動 。 如 贊助社會公益 和福利 事業(yè)， 建立職業(yè)獎勵基金，贊助各種展覽和競賽活動等。 （二） 開展贊助的基本原則 作為一種投資行為和宣傳方式， 公益贊助活動 具有較強(qiáng)的 政策性與技巧性，在實際操作中必須遵循 如下 原則： 社會效益原則 組織開展贊助活動的目的是樹立道德人格形象，表明組織積極承擔(dān)社會責(zé)任和義務(wù)的態(tài)度。 因此，開展贊助活動必須著眼于社會效益， 把社會效益放在第一位。一般來 說，組織 優(yōu)先贊助社會慈善事業(yè)、福利事業(yè)和教育事業(yè) 。 合法原則 合法原則是開展贊助活動的基本要求。 第一，贊助的對象要合法，即遵守法律法規(guī)和道德規(guī)范，符合社會 和公眾利益。否則，就會給公眾以“助紂為虐”之感，不僅不利于實現(xiàn)贊 助活動的目的，反而會損害組織形象。第二，贊助的方式要合法 。利用贊助搞不正之風(fēng)， 也會破壞組織的形象。 實力原則 贊助活動應(yīng)當(dāng)量力而行， 贊助經(jīng)費的數(shù)額必須在組織能夠承受的范圍之內(nèi)。 相關(guān)原則 一般來說 ， 贊助對象應(yīng) 與公眾生活或組織的經(jīng)營內(nèi)容 和服務(wù)對象相關(guān)聯(lián)，以獲得直接的公關(guān) 宣傳效果。 （三） 贊助活動的主要工作步驟 成功的贊助活動 需要 按照 規(guī)范 程序 做好如下 工作： 做好 贊助研究 贊助研究是組織 開展贊助活動 的 前提性 工作 。 如 ， 國際上 關(guān)于界定贊助對象的理論認(rèn)為：贊助 對象 應(yīng)當(dāng)是非盈利組織；被贊助的活動和團(tuán)體 要有利于本企業(yè)的生存和發(fā)展； 贊助 額度和范圍 應(yīng)當(dāng)量力而行 。 物業(yè)服務(wù)企業(yè) 的贊助活動 應(yīng)從 經(jīng) 營政策入手分析 公共關(guān)系目標(biāo)，確定贊助 對象和贊助 目的， 企業(yè)最好能組織 專門 的 贊助委員會負(fù)責(zé) 研究并決策 ， 對贊助活動進(jìn)行成本 效益分析，保證社會和組織都能獲益。 制定贊助計劃 物業(yè)管理專業(yè)教材《物業(yè)公關(guān)》 —— 模塊五：物業(yè)公關(guān)專題活動組織策劃 17 組織要在贊助研究 的基礎(chǔ)上制訂贊助計劃。贊助計劃的內(nèi)容應(yīng)該具體、翔實 ，對贊助的目的、贊助的對象、贊助的形式、贊助的費用預(yù)算、贊助的具體實施方案等都 應(yīng) 有所計劃，防止贊助規(guī)模超過組織的承受能力 。 審核評定贊助項目 每次開展 具體 的贊助活動，都應(yīng)由組織的高層領(lǐng)導(dǎo)或贊助委員會對贊助 提案和計劃逐項 進(jìn)行 審核評定，確定其可行性、具體贊助方式、款額和時機(jī)。 實施贊助方案 組織應(yīng)派出有經(jīng)驗的專業(yè)公關(guān)人員去 實施贊助方案， 并 盡可能擴(kuò)大贊助活動的社會影響 。同時，應(yīng)配合采用廣告和新聞傳播手段 輔助贊助活動。 測定贊助效果 贊助活動結(jié)束后，組織應(yīng) 對照 贊助方案 ，測定實際 的公關(guān)效果。測評過程包括檢查、收集