【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、清晰。案卷封面、卷脊的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年代等項(xiàng)目要用規(guī)范字蓋印，顏色要求統(tǒng)一。 ? 案卷標(biāo)題要求簡(jiǎn)明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者（文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)通用易懂。 第二節(jié) 文件級(jí)整理 一、文書立卷改革基本內(nèi)容 ? 取消案卷的概念，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。 ? 界定 件 的概念時(shí)，從檢索的實(shí)際需要及簡(jiǎn)化整理工作出發(fā)，規(guī)定 正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件 。 ? 分類方法選定 為年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限三種。 ? 裝訂以 件 為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定。 ? 文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。 ? 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任意空白均可；同時(shí)對(duì)歸檔章項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目。為了整齊美觀，我校原則上規(guī)定歸檔章的位置置于首頁上端中間的空白處。 ? 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以 件 為單位的歸檔文件目錄。 ? 無需編頁號(hào)，目錄中改設(shè) 頁數(shù) 項(xiàng)。 ? 歸檔文件直接裝盒保管。 檔案管理 第 18 頁 共 40 頁 ? 無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只 需填寫盒脊。 ? 檔案盒的設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè) 全宗名稱 項(xiàng)，取消了 類目名稱、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁數(shù)量、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào) 等項(xiàng)目：盒脊取消 目錄號(hào)、案卷號(hào) 項(xiàng)，保留 全宗號(hào)、年度 項(xiàng)，增設(shè) 保管期限、機(jī)構(gòu) (問題 )、起止件號(hào)、盒號(hào) 項(xiàng)。 二 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 中的規(guī)定 （一）裝訂 “件 ”的含義 ? 單份文件，即自然件，一份文件為一件； ? 特殊文件材料：主要是各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，按照其原來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。 ? 文件的正本與定稿作為的一件。 ? 正文與 附件，作為完整的一件。 ? 來文與復(fù)文為一件。 ? 轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應(yīng)視為一件 件 : 歸檔文件的整理單位。 原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。 文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 來文與復(fù)文為一件， 經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件 (用記錄本記錄的，一本為一件 )； 成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講 話等文件各作為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來裝訂方式一冊(cè)（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件 （一）裝訂 文件修整 修裱破損文件。 ? 復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 ? 超大紙張的折疊。 ? 去掉易銹蝕的金屬物。主要指永久、長(zhǎng)期保存的文件材料。 （一）裝訂 文件排序 ? 正本在前，定稿在后； 檔案管理 第 19 頁 共 40 頁 ? 正文在前，附件在后； ? 原件在前，復(fù)制件在后； ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； ? 復(fù)文在前，來文在后； ? 漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后； ? 有文件 處理單的，放在最前加蓋歸檔章。 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后。有文件處理單的，可放在最前面 文件定稿如果是計(jì)算機(jī)打印的，沒有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁附在正本之后歸檔 （一）裝訂 文件裝訂的材料與方法 ? 手工線裝： “三孔一線 ”，頁數(shù)多的文件； ? 縫紉機(jī)裝訂：斜角或沿線踏線； ? 不銹鋼訂書釘； ? 塑料文件夾封裝； ? 檔案封套； ? 不 改變裝訂形態(tài)。 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 裝訂方法：根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊或在文件左上角穿針打結(jié) 較厚的文件可采用 “三孔一線 ”的裝訂方法 ,成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不? （二）分類 ? 歸檔文件可以采用 年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限 或 保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題） 等方法進(jìn)行分類。 （三）排列 ? 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。161。176。這里的161。177。最低一級(jí)類目161。176。，例如按照161。177。年度－問題－保管期限161。176。分 類，161。177。保管期限161。176。即為最低一級(jí)類目。 （三）排列 ? 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列 ? 事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。 檔案管理 第 20 頁 共 40 頁 ? 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。 ? 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類 (問題 )、年度的所有文件的最后。并在備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。 （四）編號(hào) ? 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 ? 歸檔章用印泥。禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。 ? 全宗號(hào)：檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)，沒有代號(hào)的可以暫時(shí)不填。 ? 年度：以４位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○一年表示為161。176。 2020161。177。 ，不能簡(jiǎn)化為161。176。 01161。177。 。 ? 室編件號(hào)：檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目（即機(jī)構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從 １ 開始逐件編號(hào)，不同類目不能混合編號(hào)。 ? 保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為 永久 、 長(zhǎng)期 、 短期 標(biāo)識(shí)。 ? 機(jī)構(gòu)或問題：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；按問題分類的，用中 文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的 問題 可以填寫原大類代號(hào)。 ? 館編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。 ? 總頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)?？傢摂?shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。 （五）編目 ? 編制歸檔文件目錄。 ? 來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只 對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目 。 ? 每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中 有圖文的頁面 為一頁。 ? 歸檔文件目錄應(yīng) 裝訂成冊(cè)并編制封面 。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的 名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 題名： 填寫文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加 “［ ］ ”號(hào)； 會(huì)議記錄需重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入， （六）裝盒 檔案盒的封面： 用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱標(biāo)明 全宗名稱 檔案盒盒脊： 項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。 其中起止件號(hào)僅填寫室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用 “－ ”連接。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫 裝盒的具體要求： ? 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。 ? 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。 ? 不同類別的不得放入同盒內(nèi)。 檔案管理 第 21 頁 共 40 頁 ? 按機(jī)構(gòu)分類的單位，不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。 ? 盒內(nèi)不要求放置 “歸檔文件目錄 ”。 ? 每盒內(nèi)的最后放置備考表 。 不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按機(jī)構(gòu)（問題）分類時(shí)，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件不得裝入同一檔案盒 裝盒時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量選擇厚度適宜的檔案盒 使用無酸紙制作的檔案盒，統(tǒng)一由江蘇省檔案局監(jiān)制 統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。 項(xiàng)目四 檔案的鑒定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 定義 ? 從廣義的角度講，包括鑒別檔案的 真?zhèn)?和鑒定檔案的 價(jià)值 。 ? 從狹義的角度講，鑒定工作主耍是鑒定檔案的價(jià)值，就是通常所說的在檔案棺（室）業(yè)務(wù)工作中進(jìn)行的鑒定。 真?zhèn)舞b定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 內(nèi)容 ? 制定標(biāo)準(zhǔn)。 ? 具體確定檔案的價(jià)值，確定保管期限。 ? 揀出無保存價(jià)值或保管期滿的檔案，銷毀 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 鑒定的階段性 ? 第一階段：初審 “資格 ”審查 確定歸檔范圍 ? 第二階段：價(jià)值大小鑒定 檔案管理 第 22 頁 共 40 頁 確定保管期限 ? 第三階段：復(fù)審 確定是否繼續(xù)保存 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 鑒定的意義 ? 去粗取精 ? 決定存亡 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) 檔案自身的特點(diǎn)是決定檔案保存價(jià)值的基本因素。 ? 來源 ：分析檔案的形成 者，這是鑒定檔案價(jià)值的出發(fā)點(diǎn)。 ? 就整個(gè)國家而言： 中央一級(jí)機(jī)關(guān) 政府核心機(jī)構(gòu) ? 就某個(gè)單位而言： 本單位的文件 外來文件 ：分析與本單位的關(guān)系 ? 就本單位形成的文件而言： 中心機(jī)構(gòu) 決策部門 業(yè)務(wù)職能部門 人事 財(cái)務(wù) 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) ? 內(nèi)容 ：檔案價(jià)值鑒定最重要的一個(gè)方面。 ? 重要性 重大事件 業(yè)務(wù)性活動(dòng) 一般事務(wù)性 ? 獨(dú)特性 ? 具有特色 ? 特殊事件 ? 時(shí)效性 ? 文件形成之初，用于工作查找，現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值 ? 保存一段時(shí) 間以后，歷史研究?jī)r(jià)值和文化休閑價(jià)值 ? 形成時(shí)間 ：主要看檔案產(chǎn)生的時(shí)間和所處的歷史時(shí)期。一般地說，產(chǎn)生的時(shí)間越早就越珍貴。 ? 形式 ：文件的名稱、文件的外形特征等 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) 社會(huì)利用的需要是確定檔案保存價(jià)值的主要因素。 ? 社會(huì)需求的廣泛性 ? 社會(huì)需求的階段性 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 定義 檔案保管期限表，就是用表冊(cè)的形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。 檔案管理 第 23 頁 共 40 頁 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 類型： ? 通用檔案 保管期 限表 ? 1987年國家檔案局頒發(fā)的 《 文書檔案保管期限表 》 ? 專門檔案 保管期限表 ? 國家檔案局和財(cái)政局共同頒布的 《 預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 ? 同系統(tǒng) 保管期限表 ? 《 XX市教育系統(tǒng)檔案保管期限表 》 ? 同類型檔案 保管期限表 ? 《 x市職業(yè)高級(jí)中學(xué)檔案保管期限表 》 ? 本單位檔案 保管期限表 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) ? 順序號(hào) ? 條款 ? 保管期限 ? 附注 ? 說明 其中條款和保管期限是主要項(xiàng)目。 檔案保管期限表 ? 條款是一組相同類型檔案文件的標(biāo)題，要求反映出一組檔案文件的來源、內(nèi)容和形式。 ? 不分類條款排列 ? 分類條款排列 項(xiàng)目五 檔案的保管 一、檔案保管概述 ? 檔案的庫房管理，即庫房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。 ? 檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)。 ? 保護(hù)檔案的專門措施，即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。 (二 )、檔案保管的任務(wù) ? 檔案損壞和遭受破壞的原因 ? 內(nèi)因 ——檔案本身，即文件制成材料，如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。 檔案管理 第 24 頁 共 40 頁 ? 外因 ? 人為 ? 自然 ? 人為的損毀，主要有： （ 1）由于政治斗爭(zhēng)和其他各種原因，對(duì)某些檔 案文件進(jìn)行有意識(shí)的破壞。 （ 2）由于檔案工作人員或利用檔案等接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的損毀。 （ 3）在檔案的管理和利用過程中，難以避免地發(fā)生檔案的老化。 ? 自然的損毀 ? 檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火以及機(jī)械磨損等因素對(duì)檔案的破壞 ? 檔案保管工作的具體任務(wù)