【正文】 和量越小。 ? 絕對濕度：指 1m3空氣中實際所含的水蒸氣的重量，單位為 g/ m3。 ? 常用的有三種溫標(biāo)：攝氏溫度、華氏溫度、絕對溫度 ? t(℉ ) === t(℃ ) ＋ 32 ? t(℃ ) === [t (℉ )－ 32]247。 ? 平放檔案時為了取放方便和避免文件承擔(dān)過重的壓力，堆疊的高度以不超過 40厘米 為宜。 ? 平放文件件較舒展，文件上的皺紋日久后就會消失。 （三）檔案的擺放 檔案管理 第 25 頁 共 40 頁 ? 豎放 ：豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。 （二）裝具的排放 ? 整齊一致 ? 避光通風(fēng) ：與窗戶垂直擺放 ? 空間利用 ：便與檔案的搬運和取放 ? 主要通道 米 ? 架與架之間 米 ? 統(tǒng)一編號 ? 架、柜應(yīng)進行統(tǒng)一編號：自門口起從左至右，回行時從右至左逐個給出顧序號。 ? 庫房的每個房間也要編號，如是樓房，就應(yīng)自下而上地編層號 ,每一層應(yīng)從入口開始，從左向右編房間號。 ? 自然的損毀 ? 檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火以及機械磨損等因素對檔案的破壞 ? 檔案保管工作的具體任務(wù) ? 防治檔案的損壞 ? 延長檔案的壽命 ? 維護檔案的安全 二、庫房的管理 ? 一般是附設(shè)在機關(guān)辦公樓內(nèi)。 （ 2）由于檔案工作人員或利用檔案等接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的損毀。 (二 )、檔案保管的任務(wù) ? 檔案損壞和遭受破壞的原因 ? 內(nèi)因 ——檔案本身，即文件制成材料，如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。 ? 檔案流動過程中的保護，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護。 檔案保管期限表 ? 條款是一組相同類型檔案文件的標(biāo)題，要求反映出一組檔案文件的來源、內(nèi)容和形式。 ? 社會需求的廣泛性 ? 社會需求的階段性 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 定義 檔案保管期限表，就是用表冊的形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。一般地說，產(chǎn)生的時間越早就越珍貴。 ? 就整個國家而言： 中央一級機關(guān) 政府核心機構(gòu) ? 就某個單位而言： 本單位的文件 外來文件 ：分析與本單位的關(guān)系 ? 就本單位形成的文件而言： 中心機構(gòu) 決策部門 業(yè)務(wù)職能部門 人事 財務(wù) 二、分析決定檔案價值的因素 (定性分析 ) ? 內(nèi)容 ：檔案價值鑒定最重要的一個方面。 ? 揀出無保存價值或保管期滿的檔案，銷毀 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 鑒定的階段性 ? 第一階段：初審 “資格 ”審查 確定歸檔范圍 ? 第二階段：價值大小鑒定 檔案管理 第 22 頁 共 40 頁 確定保管期限 ? 第三階段：復(fù)審 確定是否繼續(xù)保存 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 鑒定的意義 ? 去粗取精 ? 決定存亡 二、分析決定檔案價值的因素 (定性分析 ) 檔案自身的特點是決定檔案保存價值的基本因素。 真?zhèn)舞b定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 內(nèi)容 ? 制定標(biāo)準(zhǔn)。 項目四 檔案的鑒定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 定義 ? 從廣義的角度講，包括鑒別檔案的 真?zhèn)?和鑒定檔案的 價值 。 ? 每盒內(nèi)的最后放置備考表 。 檔案管理 第 21 頁 共 40 頁 ? 按機構(gòu)分類的單位，不同機構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。 ? 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。盒號，即檔案盒的排列順序號。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加 “［ ］ ”號； 會議記錄需重擬標(biāo)題時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨立性強，正題名不能反映附件內(nèi)容時，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計算機輔助管理條件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入， （六）裝盒 檔案盒的封面： 用全稱或規(guī)范化的簡稱標(biāo)明 全宗名稱 檔案盒盒脊： 項目有：全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。其中全宗名稱即立檔單位的 名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 ? 歸檔文件目錄應(yīng) 裝訂成冊并編制封面 。 ? 每一件歸檔文件的頁數(shù)。 （五）編目 ? 編制歸檔文件目錄。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)。 ? 館編件號：到進館時按進館要求填寫。 ? 機構(gòu)或問題：按機構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱；按問題分類的，用中 文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。 ? 室編件號：檔案室在分類方案的最低一級類目（即機構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從 １ 開始逐件編號，不同類目不能混合編號。177。176。177。176。 ? 年度：以４位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。禁止使用不耐久的書寫材料進行填寫。 （四）編號 ? 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 ? 因故未及時整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類 (問題 )、年度的所有文件的最后。 （三）排列 ? 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列 ? 事由之間，按事由辦結(jié)時間的先后順序隨辦隨歸。176。177。176。177。176。177。176。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。一般厚度的文件可采用縫紉機軋邊或在文件左上角穿針打結(jié) 較厚的文件可采用 “三孔一線 ”的裝訂方法 ,成冊不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不? （二）分類 ? 歸檔文件可以采用 年度－機構(gòu)（問題）－保管期限 或 保管期限－年度－機構(gòu)（問題） 等方法進行分類。有文件處理單的，可放在最前面 文件定稿如果是計算機打印的，沒有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁附在正本之后歸檔 （一）裝訂 文件裝訂的材料與方法 ? 手工線裝： “三孔一線 ”，頁數(shù)多的文件； ? 縫紉機裝訂：斜角或沿線踏線； ? 不銹鋼訂書釘； ? 塑料文件夾封裝； ? 檔案封套； ? 不 改變裝訂形態(tài)。 （一）裝訂 文件排序 ? 正本在前，定稿在后； 檔案管理 第 19 頁 共 40 頁 ? 正文在前，附件在后； ? 原件在前，復(fù)制件在后； ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； ? 復(fù)文在前，來文在后； ? 漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后； ? 有文件 處理單的，放在最前加蓋歸檔章。 ? 去掉易銹蝕的金屬物。 文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 來文與復(fù)文為一件， 經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 會議記錄以每次會議記錄為一件 (用記錄本記錄的，一本為一件 )； 成套的會議材料應(yīng)將會議通知、名單、講 話等文件各作為一件； 報表、名冊、圖冊等按其原來裝訂方式一冊（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件 （一）裝訂 文件修整 修裱破損文件。 ? 轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應(yīng)視為一件 件 : 歸檔文件的整理單位。 ? 正文與 附件，作為完整的一件。 二 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 中的規(guī)定 （一）裝訂 “件 ”的含義 ? 單份文件，即自然件，一份文件為一件； ? 特殊文件材料：主要是各種報表、名冊、圖冊、書刊等，按照其原來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。 ? 檔案盒的設(shè)置有了較大變化。 ? 歸檔文件直接裝盒保管。 ? 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以 件 為單位的歸檔文件目錄。 ? 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任意空白均可；同時對歸檔章項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目。 ? 裝訂以 件 為單位進行，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定。 ? 界定 件 的概念時，從檢索的實際需要及簡化整理工作出發(fā)，規(guī)定 正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件 。 ? 案卷標(biāo)題要求簡明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者（文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡稱應(yīng)通用易懂。 ? 案卷封面上的項目要填寫齊全，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。 ? 卷內(nèi)文件的整理 具體工作內(nèi)容包括： ? 卷內(nèi)文件排列 ? 編號 ? 填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表 ? 案卷封面的編寫和案卷的封裝 ? 裝訂 ? 案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物 ? 對破損的文件材料應(yīng)進行修裱 ? 字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷 ? 對幅面大的紙張要折疊 ? 案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂 ? 填寫封面 ? 卷內(nèi)文件整理完畢之后，要以案卷為單位在封面上編目。 ? 按收發(fā)文機關(guān)立卷（通訊者） ? 就是將本機關(guān)與某一機關(guān)就某個問題或幾個問題的來往文書組成案卷。 ? 按名稱立卷 ? 將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。同一問題的文件，可以組成一個案卷。 （三）立卷 ? 所謂立卷，就是文書部門或業(yè)務(wù)部門對辦理完畢的文件，將其中有查考保存價值的，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 ? 經(jīng)過本機關(guān)黨委討論而以機關(guān)行政名義發(fā)的文件，一般應(yīng)歸入行政某機構(gòu)類；業(yè)務(wù)機 構(gòu)起草而以機關(guān)名義發(fā)的文件，一般應(yīng)歸入辦公廳（室）類，也可以歸入業(yè)務(wù)處（科）類；幾個機構(gòu)聯(lián)合辦理的，一般應(yīng)歸入主辦單位，也可歸入最后承辦單位。 ? 文件上沒有日期 檔案管理 第 16 頁 共 40 頁 ? 考證日期 ? 跨年度文件 ? 屬于計劃性的，應(yīng)該歸入計劃開始的一年 ? 屬于總結(jié)性的，應(yīng)該歸入總結(jié)針對的最后一年。 分類方案的編制 ? 分類方案， 也稱為分類大綱，就是在對立檔單位的職能及其檔案內(nèi)容進行分析研究的基礎(chǔ)上，用文字或圖表的形式白標(biāo)引個各類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系并據(jù)以類分檔案的工具。 ? 年度 ——問題分類法，這種分類方法，多用于組織機構(gòu)變化頻繁，或 者文件很難區(qū)分所屬機構(gòu)．以及內(nèi)部機構(gòu)非常簡單，沒有必要按機構(gòu)分類的全宗，就是說，在不可能和不適于按年度 ——組織機構(gòu)分類的倩況下，采用這種分類法?，F(xiàn)行機關(guān)最適宜采用這種分類方法。這種分類方法，能使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件比較集中，較好地保持文件之間在內(nèi)容方面的聯(lián)系，便于按專題查找和利用檔案。這種分類方法能概要地反映立檔單位各個組織機構(gòu)工作活動的面貌，最好地保持全宗內(nèi)文件之間來源方面固有的聯(lián)系。一個立檔單位內(nèi)每一年度的文件，都有密切的聯(lián)系。 （二）全宗內(nèi)檔案的分類 ? 定義 ? 全宗內(nèi)檔案的分類，就是對立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、檔案管理 第 15 頁 共 40 頁 內(nèi)容和形式上的異同，分成若干層次和類別 ，使其構(gòu)成有機的體系 ? 分類的內(nèi)容 ——選擇分類方法、制訂分類方案、檔案的歸類 選擇分類方法 ? 常用的檔案的分類方法有三種：年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法。 （ 3）沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。 B、對收文， 檔案的形成者 是 文件的實際收受者 。 要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。 （一）區(qū)分全宗 。 ——最主要、最基本的第一條件 ? 是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)汁劃。 （一）區(qū)分全宗 ? 區(qū)分全宗 ? 形成全宗的機關(guān)，稱為立檔單位，又稱 “全宗構(gòu)成者 ”。 ? 組織全宗 ? 個人全宗 ? 全宗 解放初稱為芬特。 三、傳統(tǒng)整理工作程序 ? 區(qū)分全宗 ? 全宗內(nèi)的分類 ? 立卷 ? 案卷的排列與編號 ? 案卷目錄的編制。 想一想 ? 比如一次會議的有關(guān)報告、講話的書面文稿和錄音磁帶，會議的經(jīng)費開支計劃和會議賬簿、記賬憑證。 ? 任何整理方法都是不完善的，這是檔案實體物理位置秩序在空間上的唯一性與利用者之間多樣性之 間的矛盾所決定的，所以只能通過檢索工具來克服。 ? 文件之間的聯(lián)系是多種多樣的，在整理工作中，應(yīng)該根據(jù)文件的具體情況，善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系。 ? 整理檔案必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ? 檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷、案卷的排列與編號、案卷目錄的編制。 ? 檔案館之間互相交換檔案 ? 就是館與館之間因行政區(qū)劃的變動和檔案館結(jié)構(gòu)的變化等對檔案館館藏和接收范圍