【正文】 和量越小。 ? 絕對(duì)濕度：指 1m3空氣中實(shí)際所含的水蒸氣的重量，單位為 g/ m3。 ? 常用的有三種溫標(biāo)：攝氏溫度、華氏溫度、絕對(duì)溫度 ? t(℉ ) === t(℃ ) ＋ 32 ? t(℃ ) === [t (℉ )－ 32]247。 ? 平放檔案時(shí)為了取放方便和避免文件承擔(dān)過重的壓力，堆疊的高度以不超過 40厘米 為宜。 ? 平放文件件較舒展，文件上的皺紋日久后就會(huì)消失。 （三）檔案的擺放 檔案管理 第 25 頁 共 40 頁 ? 豎放 ：豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。 （二）裝具的排放 ? 整齊一致 ? 避光通風(fēng) ：與窗戶垂直擺放 ? 空間利用 ：便與檔案的搬運(yùn)和取放 ? 主要通道 米 ? 架與架之間 米 ? 統(tǒng)一編號(hào) ? 架、柜應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)：自門口起從左至右，回行時(shí)從右至左逐個(gè)給出顧序號(hào)。 ? 庫(kù)房的每個(gè)房間也要編號(hào)，如是樓房，就應(yīng)自下而上地編層號(hào) ,每一層應(yīng)從入口開始，從左向右編房間號(hào)。 ? 自然的損毀 ? 檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、蟲、鼠、水、火以及機(jī)械磨損等因素對(duì)檔案的破壞 ? 檔案保管工作的具體任務(wù) ? 防治檔案的損壞 ? 延長(zhǎng)檔案的壽命 ? 維護(hù)檔案的安全 二、庫(kù)房的管理 ? 一般是附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。 （ 2）由于檔案工作人員或利用檔案等接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的損毀。 (二 )、檔案保管的任務(wù) ? 檔案損壞和遭受破壞的原因 ? 內(nèi)因 ——檔案本身，即文件制成材料，如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。 ? 檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)。 檔案保管期限表 ? 條款是一組相同類型檔案文件的標(biāo)題，要求反映出一組檔案文件的來源、內(nèi)容和形式。 ? 社會(huì)需求的廣泛性 ? 社會(huì)需求的階段性 三、檔案保管期限表 (定量分析 ) 定義 檔案保管期限表，就是用表冊(cè)的形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。一般地說，產(chǎn)生的時(shí)間越早就越珍貴。 ? 就整個(gè)國(guó)家而言： 中央一級(jí)機(jī)關(guān) 政府核心機(jī)構(gòu) ? 就某個(gè)單位而言： 本單位的文件 外來文件 ：分析與本單位的關(guān)系 ? 就本單位形成的文件而言： 中心機(jī)構(gòu) 決策部門 業(yè)務(wù)職能部門 人事 財(cái)務(wù) 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) ? 內(nèi)容 ：檔案價(jià)值鑒定最重要的一個(gè)方面。 ? 揀出無保存價(jià)值或保管期滿的檔案，銷毀 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 鑒定的階段性 ? 第一階段：初審 “資格 ”審查 確定歸檔范圍 ? 第二階段：價(jià)值大小鑒定 檔案管理 第 22 頁 共 40 頁 確定保管期限 ? 第三階段：復(fù)審 確定是否繼續(xù)保存 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 鑒定的意義 ? 去粗取精 ? 決定存亡 二、分析決定檔案價(jià)值的因素 (定性分析 ) 檔案自身的特點(diǎn)是決定檔案保存價(jià)值的基本因素。 真?zhèn)舞b定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 內(nèi)容 ? 制定標(biāo)準(zhǔn)。 項(xiàng)目四 檔案的鑒定 一、檔案鑒定工作的內(nèi)容、意義 ? 定義 ? 從廣義的角度講，包括鑒別檔案的 真?zhèn)?和鑒定檔案的 價(jià)值 。 ? 每盒內(nèi)的最后放置備考表 。 檔案管理 第 21 頁 共 40 頁 ? 按機(jī)構(gòu)分類的單位，不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。 ? 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加 “［ ］ ”號(hào)； 會(huì)議記錄需重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入， （六）裝盒 檔案盒的封面： 用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱標(biāo)明 全宗名稱 檔案盒盒脊： 項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。其中全宗名稱即立檔單位的 名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 ? 歸檔文件目錄應(yīng) 裝訂成冊(cè)并編制封面 。 ? 每一件歸檔文件的頁數(shù)。 （五）編目 ? 編制歸檔文件目錄。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)。 ? 館編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。 ? 機(jī)構(gòu)或問題：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；按問題分類的，用中 文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。 ? 室編件號(hào)：檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目（即機(jī)構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從 １ 開始逐件編號(hào)，不同類目不能混合編號(hào)。177。176。177。176。 ? 年度：以４位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。 （四）編號(hào) ? 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 ? 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類 (問題 )、年度的所有文件的最后。 （三）排列 ? 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列 ? 事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。176。177。176。177。176。177。176。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊或在文件左上角穿針打結(jié) 較厚的文件可采用 “三孔一線 ”的裝訂方法 ,成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不? （二）分類 ? 歸檔文件可以采用 年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限 或 保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題） 等方法進(jìn)行分類。有文件處理單的，可放在最前面 文件定稿如果是計(jì)算機(jī)打印的，沒有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁附在正本之后歸檔 （一）裝訂 文件裝訂的材料與方法 ? 手工線裝： “三孔一線 ”，頁數(shù)多的文件； ? 縫紉機(jī)裝訂：斜角或沿線踏線； ? 不銹鋼訂書釘； ? 塑料文件夾封裝； ? 檔案封套； ? 不 改變裝訂形態(tài)。 （一）裝訂 文件排序 ? 正本在前，定稿在后； 檔案管理 第 19 頁 共 40 頁 ? 正文在前，附件在后； ? 原件在前，復(fù)制件在后； ? 轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； ? 復(fù)文在前，來文在后； ? 漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后； ? 有文件 處理單的，放在最前加蓋歸檔章。 ? 去掉易銹蝕的金屬物。 文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 來文與復(fù)文為一件， 經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件 (用記錄本記錄的，一本為一件 )； 成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講 話等文件各作為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來裝訂方式一冊(cè)（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件 （一）裝訂 文件修整 修裱破損文件。 ? 轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應(yīng)視為一件 件 : 歸檔文件的整理單位。 ? 正文與 附件，作為完整的一件。 二 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 中的規(guī)定 （一）裝訂 “件 ”的含義 ? 單份文件，即自然件，一份文件為一件； ? 特殊文件材料：主要是各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，按照其原來的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。 ? 檔案盒的設(shè)置有了較大變化。 ? 歸檔文件直接裝盒保管。 ? 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以 件 為單位的歸檔文件目錄。 ? 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任意空白均可；同時(shí)對(duì)歸檔章項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目。 ? 裝訂以 件 為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定。 ? 界定 件 的概念時(shí)，從檢索的實(shí)際需要及簡(jiǎn)化整理工作出發(fā)，規(guī)定 正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件 。 ? 案卷標(biāo)題要求簡(jiǎn)明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者（文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)通用易懂。 ? 案卷封面上的項(xiàng)目要填寫齊全，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。 ? 卷內(nèi)文件的整理 具體工作內(nèi)容包括： ? 卷內(nèi)文件排列 ? 編號(hào) ? 填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表 ? 案卷封面的編寫和案卷的封裝 ? 裝訂 ? 案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物 ? 對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修裱 ? 字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷 ? 對(duì)幅面大的紙張要折疊 ? 案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂 ? 填寫封面 ? 卷內(nèi)文件整理完畢之后，要以案卷為單位在封面上編目。 ? 按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷（通訊者） ? 就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)就某個(gè)問題或幾個(gè)問題的來往文書組成案卷。 ? 按名稱立卷 ? 將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。同一問題的文件，可以組成一個(gè)案卷。 （三）立卷 ? 所謂立卷，就是文書部門或業(yè)務(wù)部門對(duì)辦理完畢的文件，將其中有查考保存價(jià)值的，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 ? 經(jīng)過本機(jī)關(guān)黨委討論而以機(jī)關(guān)行政名義發(fā)的文件，一般應(yīng)歸入行政某機(jī)構(gòu)類；業(yè)務(wù)機(jī) 構(gòu)起草而以機(jī)關(guān)名義發(fā)的文件，一般應(yīng)歸入辦公廳（室）類，也可以歸入業(yè)務(wù)處（科）類；幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的，一般應(yīng)歸入主辦單位，也可歸入最后承辦單位。 ? 文件上沒有日期 檔案管理 第 16 頁 共 40 頁 ? 考證日期 ? 跨年度文件 ? 屬于計(jì)劃性的，應(yīng)該歸入計(jì)劃開始的一年 ? 屬于總結(jié)性的，應(yīng)該歸入總結(jié)針對(duì)的最后一年。 分類方案的編制 ? 分類方案， 也稱為分類大綱，就是在對(duì)立檔單位的職能及其檔案內(nèi)容進(jìn)行分析研究的基礎(chǔ)上，用文字或圖表的形式白標(biāo)引個(gè)各類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系并據(jù)以類分檔案的工具。 ? 年度 ——問題分類法，這種分類方法，多用于組織機(jī)構(gòu)變化頻繁，或 者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)．以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單，沒有必要按機(jī)構(gòu)分類的全宗，就是說，在不可能和不適于按年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類的倩況下，采用這種分類法?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)最適宜采用這種分類方法。這種分類方法，能使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件比較集中，較好地保持文件之間在內(nèi)容方面的聯(lián)系，便于按專題查找和利用檔案。這種分類方法能概要地反映立檔單位各個(gè)組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的面貌，最好地保持全宗內(nèi)文件之間來源方面固有的聯(lián)系。一個(gè)立檔單位內(nèi)每一年度的文件，都有密切的聯(lián)系。 （二）全宗內(nèi)檔案的分類 ? 定義 ? 全宗內(nèi)檔案的分類，就是對(duì)立檔單位所形成的檔案，按其來源、時(shí)間、檔案管理 第 15 頁 共 40 頁 內(nèi)容和形式上的異同，分成若干層次和類別 ，使其構(gòu)成有機(jī)的體系 ? 分類的內(nèi)容 ——選擇分類方法、制訂分類方案、檔案的歸類 選擇分類方法 ? 常用的檔案的分類方法有三種：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法。 （ 3）沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。 B、對(duì)收文， 檔案的形成者 是 文件的實(shí)際收受者 。 要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。 （一）區(qū)分全宗 。 ——最主要、最基本的第一條件 ? 是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)汁劃。 （一）區(qū)分全宗 ? 區(qū)分全宗 ? 形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱 “全宗構(gòu)成者 ”。 ? 組織全宗 ? 個(gè)人全宗 ? 全宗 解放初稱為芬特。 三、傳統(tǒng)整理工作程序 ? 區(qū)分全宗 ? 全宗內(nèi)的分類 ? 立卷 ? 案卷的排列與編號(hào) ? 案卷目錄的編制。 想一想 ? 比如一次會(huì)議的有關(guān)報(bào)告、講話的書面文稿和錄音磁帶，會(huì)議的經(jīng)費(fèi)開支計(jì)劃和會(huì)議賬簿、記賬憑證。 ? 任何整理方法都是不完善的，這是檔案實(shí)體物理位置秩序在空間上的唯一性與利用者之間多樣性之 間的矛盾所決定的，所以只能通過檢索工具來克服。 ? 文件之間的聯(lián)系是多種多樣的，在整理工作中，應(yīng)該根據(jù)文件的具體情況，善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系。 ? 整理檔案必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。 ? 檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷、案卷的排列與編號(hào)、案卷目錄的編制。 ? 檔案館之間互相交換檔案 ? 就是館與館之間因行政區(qū)劃的變動(dòng)和檔案館結(jié)構(gòu)的變化等對(duì)檔案館館藏和接收范圍