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正文內(nèi)容

檔案管理課程內(nèi)容(參考版)

2024-09-15 21:48本頁面
  

【正文】 按文件形成時間順序排列 ,例 : 排列順序 材料名稱 形成時間 1 簡歷表 1958年 2 登記表 1960年 3 履歷表 1961年 …… …… …… 按文件內(nèi)容所揭示的問題順序排列 排列順序 材料所反映的問題 ( 1) 工資情況材料(項內(nèi)按時間) ( 2) 各種代表會代表登記表 ( 3) 出國、出境材料 …… …… 。 ? 七、第九類的任免和工資、待遇的審批材料。 ? 五、第七類的獎勵材料。 ? 三、第四類的學(xué)歷、學(xué)位,評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。 副本 七類 ? 一、第一類的近期履歷材料。 ? 第九類:工資、任免、待遇,各種代表會議和出國審查材料。 ? 第七類:獎勵材料。 檔案管理 第 38 頁 共 40 頁 ? 第五類:政審材料。 ? 第三類:鑒定、考察、考核材料。 ? 銷毀 無保存價值和重復(fù)無用的材料 (三)人事檔案的整理 ? 2. 人事檔案 整理的范圍 【 1】 新建檔案 的整理 【 2】 已整理檔案的 重新調(diào)整 ? 3. 人事檔案的 正本與副本 正本由全面反映一個人的歷史和現(xiàn)實情 況的材料構(gòu)成 /副本是正本的濃縮 / 一般干部和職工檔案只建正本 4. 人事檔案的 整理步驟 【 1】人事檔案的分類 【 2】人事檔案的歸類 【 3】人事檔案的排序 【 4】人事檔案的編目(即編制人事檔案卷內(nèi)目錄) 【 5】人事檔案的特殊處理(整理時的技術(shù)加工) 【 6】人事檔案的裝訂與驗收入庫 人事檔案的內(nèi)容與分類 正本 十類 ? 第一類:履歷材料。 ? 退回 內(nèi)容需核實、手續(xù)不夠完備的檔案。 人事檔案的種類 人事檔案的特點 人事檔案管理體制、機構(gòu)和人員 人事檔案工作的依據(jù) ? 《 檔案法 》 ? 《 干部檔案工作條例 》 (中組部 .國家檔案局 91. 3) ? 《 干部檔案整理工作細則 》 (中組部 ) ? 《 干部人事檔案材料收集歸檔規(guī) 定 》 ? (中組部 ) ? 《 流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定 》 ? (中組部 .人事部 ) ? 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 》 ? 勞動部 ) 二、人事 檔案管理的一般操作規(guī)程 操作規(guī)程 ? (一)人事檔案的收集與補充 ? (二)人事檔案的鑒別 ? (三)人事檔案的整理 ? (四)人事檔案的保管與保護 ? (五)人事檔案的統(tǒng)計 ? (六)人事檔案的提供利用 ? (七)人事檔案的轉(zhuǎn)遞 (一)人事檔案的收集與補充 (二)人事檔案的鑒別 檔案管理 第 37 頁 共 40 頁 鑒別內(nèi)容 ? 1 .判定文件是否屬于人事檔案 ? 2 .判定是否屬于同一對象 ? 3 .判定是否處理完畢 ? 4 .判斷材料是否真實、準確 ? 5 .審核文件是否手續(xù)完備 ? 6 .核查歸檔文件質(zhì)量 ? 7 .是否有保存價值 剔除材料的處理 ? 轉(zhuǎn)出 非人事檔案要轉(zhuǎn)出。 ? 、港、澳同胞和華僑 ? ( 1)查取本人及親屬歷史證明,可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件,直接到有關(guān)檔案館利用; ? ( 2)利用其他開放檔案,須經(jīng)大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹,提前 30天向檔案館提出申請。 ? ,可以利用各級國家檔案館的已開放檔案。 三、開放檔案 第二節(jié) 檔案利用的規(guī)定 ? (二)各類利用者利用檔案的范圍 ? ,可以利用各級國家檔案館的已開放檔案,經(jīng)有關(guān)檔案館或檔案保存單位同意,還可利用檔案館保存的未 開放檔案以及機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案。 ? 凡我國的公民和組織,持有身份證或工作證、介紹信等合法證明,均可直接到檔案館利用開放的檔案。 ? 《 中華人民共和國檔案法 》 規(guī)定: “國家檔案館保管的檔案,一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。而通過摘錄形成的記錄則可稱之為 “檔案摘錄 ”。 ? 、交換、出賣檔案復(fù)制件要審批。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 ? (三)檔案復(fù)制件的管理 ? 。 ? (一)復(fù)制利用的手續(xù) ? 提出申請,經(jīng)批準后,由檔案保管單位工作人員進行復(fù)制后交檔案利用者。 ? ,防止利用者損毀、涂改檔案。 第二章 檔案利用 第三節(jié) 檔案利用的方式 檔案管理 第 34 頁 共 40 頁 ? 。 ? 編寫各種參考資料,制發(fā)檔案證明,函復(fù)查詢外調(diào),依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作,向社會提供加工的檔案信息。 ? 制作各種形式的檔案原件復(fù)本,代替 原件在館(室)內(nèi)閱覽或提供館(室)外利用;編輯出版文件匯編和在報刊上公布檔案;舉辦檔案展覽等。但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案,不宜通過這種方式直接提供給利用者使用。 二、檔案提供利用的方式 1 基本方式 ? ( 1)以檔案原件提供利用。 ? “利用檔案 ”是指利用者(檔案用 戶)為了研究和解決一定的問題而實際地使用檔案, ? “檔案利用工作 ”是指檔案館(室)為了滿足利用需要向利用者(檔案用戶)提供檔案材料并為其服務(wù)的工作。 ? 標引結(jié)果:國庫券 條例 中國 1987 (二)檔案著錄 六、檔案檢索工具 ? (一)檔案檢索工具的種類 (二)常用檢索工具 ? 全引目錄 ? 全宗目錄 ? 分類目錄 ? 主題目錄 ? 專題目錄 全引目錄 ? 格式 : ? 又名案卷文件目錄 ,卷內(nèi)文件目錄匯集 ? 是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄匯編 ? 書本式檢索工具 分類目錄 GF96618 00066 6116 166 檔案管理 第 32 頁 共 40 頁 關(guān)于印發(fā) 《 浙江省職業(yè)技能鑒定實施辦法 》 的通知:浙勞培 〔 1994〕 215號 /浙江省勞動廳 +浙江省職業(yè) 技能鑒定實施辦法 .—正本:通知 .—公開:長期 .—19941114.—5頁: 16開 勞動、人事部門執(zhí)行 《 浙江省職業(yè)技能鑒定實施辦法 》 職業(yè)技能 鑒定辦法 分類目錄 ? 編制卡片式分類目錄的基本方法 ? 填制卡片 ? 排列 ? 設(shè)置導(dǎo)卡 ? 編制分類目錄說明 主題目錄: ? 將檔案的主題按一定順序排列的一種目錄 ? 依據(jù): 《 中國檔案主題詞表 》 ? 排列:標識項首字字順 專題目錄: ? 揭示館藏中有關(guān)某一事件、某一內(nèi)容檔案的檢索工具 ? 編制方法:選題、選材、填卡片、排列 文號索引: ? 參見: ? 揭示文號與檔號之間關(guān)系 ? 文號 檔號 ? 適用于檔案室、地縣級檔案館 ? 同一年度、同一發(fā)文機關(guān)編成表格 ? 格式:號碼對應(yīng)式;位置對應(yīng)式 人名索引、地名索引: ? 人名(地名) +檔號 全宗指南: 檔案館指南: 項目七 檔案的利用 一、檔案提供利用工作的含義 檔案管理 第 33 頁 共 40 頁 ? 檔案提供利用工作,亦稱為 “檔案利用服務(wù) ”,或簡稱 “檔案利用工作 ”,是檔案館(室)以所收藏的檔案信息資源為依據(jù),通過一定的方式、方法,直接提供檔案信息為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。 ? 標引結(jié)果: R122 ? 新洲縣委、縣政府關(guān)于 1985年保衛(wèi)工作,機要工作的規(guī)劃 ? 主題分析:多主題,包括兩個并列主題,即 (1)保衛(wèi)工作規(guī)劃; (2)機 要工作規(guī)劃,應(yīng)分別標引, ? 標引結(jié)果: (1)C331l—32; (2)B223—32說明: “—3239。D —E,不同檔案主題所包含的主題因素多少不同,應(yīng)根據(jù)標引深度的要求選擇應(yīng)該標引的主題概念。 ? 上述五種主題因素 的組配次序如下: A “XX省人民政府 1986年度工作報告 ”其中 “1986年 ”為時間因素。 “北京市發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)情況的報告 ”,其中 “北京市 ”為位置因素。 “拖拉帆的生產(chǎn)規(guī)劃 ”這個主題中, “規(guī)劃 ”為通用因素。 檔案標引的兩個步驟 ? 主題分析 ? 概念轉(zhuǎn)化 主題分析 ? 主題因素分為下列五種: ? (1)主體因素。主表主題詞款目如下例: Renmindaibiaodahui…………… 款目主題詞及漢語拼音 人民代表大會 …………[BB]…… 范疇號 D 人代大會 …………………… 代項 F 地方各級人民代表大會 …… 分項 全國人民代表大會 S 國家權(quán)力機關(guān) ……………… 屬項 會議 * Z 國家機構(gòu) *…………………… 族項 C 人民代表大會制 ……………… 參項 (一)檔案標引 ? 檔案標引是指在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進行分析和選擇,并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程,標引的目的是提供檢索途徑。 1995年 11月正式出版。 中華人民共和國檔案分類表,由主表和輔助表(綜合復(fù)分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中國民族表以及科技檔案復(fù)分表等)組成。 1996年出版第二版。為了提高檔案檢索工作的質(zhì)量 ,需要使用專門的檢索語言。 ? 因此,檔案館(室)在設(shè)計檔案檢索系統(tǒng)和實施每一次檢索時,應(yīng)該從利用者的不同需要出發(fā),確定適當(dāng)?shù)臋z全率、檢準率指標??死站S當(dāng)根據(jù) 1963年美國情報專家對 7萬篇文獻的研究結(jié)果,得出了檢全率和檢準率這兩個指標之間存在著互逆關(guān)系的結(jié)論。與之相對應(yīng)的是誤檢率,即檢出的不相關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。與之相對應(yīng)的是漏檢率,即未檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。檔案檢索效率通常采用檢全率(查全率)和檢準率(查準率)兩個指標來衡量和表示。 ? 檢索是檔案業(yè)務(wù)工作的一個獨立的重要環(huán)節(jié)。 ? 檔案檢索工作的內(nèi)容,包括兩個部分: ? 一是編制檔案檢索工具,建立檢索系統(tǒng) ? 存儲:著錄標引 +編制檢索工具 ? 二是根據(jù)利用者的需求,通過各種檢索工具,檢出所需要的檔案 ? 查找:確定需求 +查找 二、檢索在檔案工作中的地位 ? 檢 索是提供利用的先期工作。 ? 防盜 ? 要求庫房門窗堅固,進出庫房隨時鎖門,并盡可能安裝防盜報警裝置。不允許使用日光燈(熒光燈)檔案管理 第 28 頁 共 40 頁 作為庫房照明燈具。 ? 防光 ? 要求庫房盡可能全封閉(即無窗),若有窗戶也應(yīng)盡可能小一些,并安裝磨砂玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配置窗簾,盡量遮避戶外日光中的紫外線照射。 ? 防潮 ? 與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān),在庫房濕度過大時應(yīng)及時進行調(diào)整。 升溫 ? 暖氣片 ? 電熱 油汀 ? 遠紅外線加熱器 ? 空調(diào) 增濕 ? 水自然蒸發(fā)、濕草墊、 ? 加濕器 (二)八防 蟲蛀檔案 酸化檔案 霉菌檔案 霉菌檔案 糟朽檔案 檔案磚 ? 防火 ? 要求在裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患,必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材,在條件允許的情況下,安裝防火(煙霧)報警器和自動滅火裝置。 ? 通風(fēng)時應(yīng)注意防蟲、防鼠。 ? 溫濕度調(diào)控注意事項:升溫不能用明火,降溫不能結(jié)露,降濕最為重要 降溫 ? 通風(fēng) T外 T內(nèi) ? 水自然蒸發(fā) ? 空調(diào) 降濕 ? 通風(fēng):符合通風(fēng)五原則 ? 升溫降濕:只適用于北方 ? 用干燥劑 檔案管理 第 27 頁 共 40 頁 ? 去濕機 通風(fēng)五原則 通風(fēng)應(yīng)注意以下事項: ? 通風(fēng)時,要隨時觀察庫內(nèi)溫濕度的變化,如果發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象,應(yīng)立即停止通風(fēng)。 ? 高濕使耐水性差的字跡洇化退色。高濕有利于有害生物的生長和繁殖、加快各種有害化學(xué)雜質(zhì)對檔案材料的破壞。即隨著環(huán)境濕度的增大,檔案的吸濕性增強,環(huán)境中的有害氣體對檔案制成材料破壞作用增強。檔案制成材料在 不同的濕度環(huán)境中表現(xiàn)為吸濕和解吸。 ? 當(dāng)物體表面的溫度低于空氣露點溫度而在物體表面凝結(jié)細小水滴稱為露,此過程叫結(jié)露。 ? 當(dāng)空氣本身的溫度低于露點溫度而使空氣的水蒸氣凝結(jié)成細小水滴稱為霧。飽和絕對濕度( Z b)與溫度有關(guān),溫度越高,飽和量越大;溫度越低,飽
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