【文章內(nèi)容簡介】 ，每臺電腦指定一人使用，系統(tǒng)分工采用一人多崗制。 本制度包括：崗位分工、崗位職責(zé)、數(shù)據(jù)質(zhì)量、安全、系統(tǒng)維護(hù)、操作規(guī)定、工作變動及工作移交。 二、崗位分工 電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的總體運(yùn)行。 系統(tǒng)管理：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)管理工作。 電算稽核：負(fù)責(zé)信息輸入準(zhǔn)確性、正確性、安全性。 會計(jì)核算：平常核算。 業(yè)務(wù)操作：負(fù)責(zé)各自領(lǐng)域內(nèi)的輸入和 使用。 三、崗位職責(zé) 電算主管 ①電算分工設(shè)定和分配，細(xì)化每人每崗的職責(zé)； ②實(shí)施財(cái)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行，對工作進(jìn)度安排，信息質(zhì)量，安全負(fù)責(zé)； ③結(jié)合分公司業(yè)務(wù)流程、電算化要求設(shè)定分公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基本需求和發(fā)展需求； 系統(tǒng)管理 ①根據(jù)財(cái)務(wù)軟件、業(yè)務(wù)管理軟件確定分公司系統(tǒng)的應(yīng)用模式； ②負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全 (技術(shù)要求 )； ③根據(jù)財(cái)務(wù)部要求對各業(yè)務(wù)操作人員授權(quán) (書面要求雙方簽字 )； ④負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)越級口令和系統(tǒng)管理員口令、數(shù)據(jù)庫口令等； ⑤負(fù)責(zé)日常系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)。 電算稽核 ①負(fù)責(zé)對輸 入資料： (入庫、領(lǐng)用、耗用、銷售、記賬憑證、原始憑證等各業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù) )的審核，并在電腦上簽字； ②對打印業(yè)務(wù)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)或報表確認(rèn)簽字； ③定期檢查手工及打印資料 (憑證、賬薄 )與電腦賬務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性； ④對各業(yè)務(wù)流程歷史數(shù)據(jù)或賬務(wù)的修改負(fù)責(zé)，應(yīng)保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)修改有書面依據(jù)，數(shù)據(jù)修改當(dāng)應(yīng)有書面資料，須以下人員簽字：系統(tǒng)管理員、電算主管、電算稽核、業(yè)務(wù)操作人。 ⑤負(fù)責(zé)電腦存儲資料的安全與保密，對儲存資料的軟盤、硬盤、光盤加強(qiáng)保管措施。定期對各業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和清空。 會計(jì)核算崗位：負(fù)責(zé)制作記賬憑證和記 賬，會計(jì)核算崗位必須以有效的原始憑證為依據(jù)填制記賬 憑證，所有的記賬憑證均需打印并與原始憑證放在一起。 各業(yè)務(wù)流程操作：主要指收銀操作崗、基地庫房操作崗位、辦公室操作崗、基地操作崗位。 ①收銀操作崗主要負(fù)責(zé)門店領(lǐng)用、銷售、庫存、成品菜、原材料、消耗品的核算輸入、收入環(huán)節(jié)暫不列入本崗位職責(zé)范圍； ②基地庫房操作崗位負(fù)責(zé)原材料、消耗品的購進(jìn)、發(fā)出、各環(huán)節(jié)的消耗及成品菜的收發(fā)錄入核算。 崗位錄入數(shù)據(jù)必須以書面有效原始單據(jù)為準(zhǔn)，各簽字人均應(yīng)與原始單據(jù)核對后，方可在電腦上審核簽字 (也可直接在原始單上簽字 )。 ③其它 操作崗位，主要指執(zhí)總辦公室、總裁辦公室、主要是收集各部門數(shù)據(jù)、產(chǎn)生各式報表。 分公司采用一人多崗制，電算稽核為集團(tuán)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)執(zhí)行，系統(tǒng)管理由財(cái)務(wù)指定人與網(wǎng)事沙龍技術(shù)主管共同擔(dān)任，電算主管由財(cái)務(wù)指定人擔(dān)任，會計(jì)核算設(shè)定為財(cái)務(wù)指定人，會計(jì)兩人組成，其分工同手工賬務(wù)分工。 四、操作規(guī)定 公司電腦采用專人專機(jī)使用制度，其他人不得操作他人計(jì)算機(jī)，若有需要可征和電腦負(fù)責(zé)人同意后使用，但只能進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)以外的操作，除財(cái)務(wù)系統(tǒng)指定使用人員外，任何人不得以任何理由操作財(cái)務(wù)系統(tǒng)，違者對財(cái)務(wù)系統(tǒng)指定人和操作人處以 50分 以上的罰款，損壞系統(tǒng)或泄密的辭退，并追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 公司采用權(quán)限授權(quán)制度，各操作員只能在自己范圍內(nèi)操作。 ①授權(quán)方式： A、根據(jù)崗位責(zé)任擬定授權(quán)書，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)書面同意后由系統(tǒng)管理員授權(quán)，事后應(yīng)立即收回權(quán)限； B、臨時若有特別需要，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)書面同意后由系統(tǒng)管理員授權(quán)，事后應(yīng)立即收回權(quán)限； C、數(shù)據(jù)修改以往年度數(shù)據(jù)調(diào)整，數(shù)據(jù)恢復(fù) (修改恢復(fù) )，只能進(jìn)行臨時授權(quán)； D、數(shù)據(jù)查詢和調(diào)用，總裁無限查詢功能，總監(jiān)、執(zhí)總、分管范圍內(nèi)無限查詢，各操作員只有在自己業(yè)務(wù)內(nèi)進(jìn)行查詢，查詢方式設(shè)定密碼制，相應(yīng)權(quán)限擁有相應(yīng)查詢碼。 ②操作員口令：各級操作經(jīng)授權(quán)后，應(yīng)設(shè)置自己唯一知道的密碼，密碼不得泄露給任何人，密碼不得采取書面形式保存，上機(jī)時，一旦發(fā)現(xiàn)密碼被修改或刪除，馬上匯報財(cái)務(wù)總監(jiān)和系統(tǒng)管理員，不得隱瞞不報，自行處理，網(wǎng)絡(luò)越級口令、數(shù)據(jù)庫口令、系統(tǒng)管理員口令由系統(tǒng)管理員掌握。 各級操作員對自己范圍內(nèi)的操作負(fù)完全責(zé)任，包括：內(nèi)容真實(shí)性、合法性、完整性、安全性、準(zhǔn)確性，及時性等，不得以任何理由推諉責(zé)任，平時應(yīng)做好上機(jī)記錄 (有電腦統(tǒng)計(jì)得除外 )。 各級操作員在離開計(jì)算機(jī)時應(yīng)退出自己登錄界面，返回桌面。 各級操作員業(yè)務(wù)處理原則上必 須自己操作，但因工作煩忙等原因可委托他人辦理，但必須在自己的界面上操作，并且要讓受托人清楚、熟悉委托人的業(yè)務(wù)，委托他人代辦業(yè)務(wù)時，應(yīng)自己輸入密碼登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)，嚴(yán)禁將密碼交于受托人。 各業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的憑證 (入庫單、領(lǐng)料單、調(diào)撥單、盤點(diǎn)表、差異表、記賬憑證、匯總憑證、明細(xì)賬、日記賬、分類賬、總賬 )原則上都要打印，但是，有手工憑證的除外。 所有打印憑證或賬目，須經(jīng)相關(guān)人簽字、蓋章，方為有效 (參見單據(jù)管理，簽字者簽字前應(yīng)認(rèn)真核對打印資料數(shù)據(jù)是否與機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)一致，若不一致不得簽字，其簽字效力同 《單據(jù)管理》 )。 基地、門店業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)天必須輸入原始數(shù)據(jù)，每天 (或三天 )存一次軟盤將數(shù)據(jù)傳輸至各部門，財(cái)務(wù)每 10天輸入一次，根據(jù)總裁、執(zhí)總需要按時存盤，按時傳輸數(shù)據(jù)。 關(guān)于打印輸出：門店和基地一般不得打印原始憑證 (尚待確定 )，財(cái)務(wù)可根據(jù)需要確定打印輸出期限，但年終時應(yīng)打印如下資料：總賬、分類賬、明細(xì)賬、日記賬，并做好賬務(wù)核對工作，記賬憑證輸出時間同手工記賬。 關(guān)于結(jié)賬和報表：門店、基地月底應(yīng)將領(lǐng)用、存匯總并產(chǎn)生報表，做好賬實(shí)、賬證、賬卡相符，將數(shù)據(jù)用軟盤傳送至財(cái)務(wù)室，財(cái)務(wù)室結(jié)賬時應(yīng)按規(guī)定的時間和順序結(jié)賬 (參見《 會計(jì)電算化》 )，結(jié)賬前應(yīng)檢查本月憑證是否完全輸入，結(jié)賬后一律不得輸入本月憑證，以保證賬表相符。打印報表后，要對報表進(jìn)行檢查 (參照財(cái)務(wù)規(guī)定 )并確認(rèn)。將報表存盤后連同打印報表次月 7日內(nèi)傳至總裁、執(zhí)總處。 1關(guān)于存檔后數(shù)據(jù)修改傳遞：有特殊情況 (少話、多記、錯賬 )須對已經(jīng)上報或存檔數(shù)據(jù)進(jìn)行修改的，門店、基地應(yīng)在當(dāng)天將修改數(shù)據(jù)存盤傳遞至財(cái)務(wù)室 (須填寫修改說明，并經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人簽字后有效 )，財(cái)務(wù)室修改數(shù)據(jù)須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)書面同意后，經(jīng)系統(tǒng)管理授權(quán)后，由會計(jì)核算部會計(jì)進(jìn)行修改，修改后系統(tǒng)管理員收回授權(quán)。財(cái)務(wù)部修改后應(yīng)立即 打印出修改數(shù)據(jù)，憑證連同軟盤 (包括部門軟盤 )一并于次日傳遞至總裁、執(zhí)總處。 1關(guān)于年度清空：財(cái)務(wù)室應(yīng)針對各部門情況擬定清空計(jì)劃時間表 (包括月清 )，按時對各部門數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和清空，但必須保證結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)正確后方能清空，財(cái)務(wù)室年度清空，遵照財(cái)務(wù)軟件設(shè)定執(zhí)行，所有資料的備份一并交于總裁保管。 五、數(shù)據(jù)質(zhì)量安全： 系統(tǒng)管理員應(yīng)嚴(yán)把技術(shù)關(guān)，防止數(shù)據(jù)被其他人盜用或備份。 公司存儲資料必須采用正規(guī)的軟盤、光盤、硬盤。 所有財(cái)務(wù)資料盤均由財(cái)務(wù)室指定人員保管，保管人不得私自調(diào)閱備份、轉(zhuǎn)借、泄密，違者遵照集團(tuán)公司制 度執(zhí)行。 年度數(shù)據(jù)備份，月備份等所有備份均保管于總裁處。 六、工作變動、工作移交 所有有關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)人員因工作變動均需嚴(yán)格的辦理相關(guān)工作移交。 所有移交均須財(cái)務(wù)總監(jiān)或電算主管進(jìn)行監(jiān)交。 系統(tǒng)管理員移交須移交下列資料： ①網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器口令； ②數(shù)據(jù)庫越級口令； ③系統(tǒng)管理員口令； ④系統(tǒng)維修、維護(hù)記錄本； ⑤所有有關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的軟件； ⑥所有的數(shù)據(jù)庫軟件、版本授權(quán)書、序列號； ⑦軟件公司售后服務(wù)書； ⑧各級操作員授權(quán)記錄本。 一般工作移交應(yīng)有以下資料： ①操作員口令； ②所有存儲資料的軟盤、光盤 、硬盤、內(nèi)存； ③有關(guān)手工賬務(wù)，電腦賬務(wù) (遵照集團(tuán)公司財(cái)務(wù)規(guī)定 )。 所有人員工作移交，口令移交為最后一道工序，接班人員接收口令后，立即上機(jī)運(yùn)行，待系統(tǒng)運(yùn)行正常后，立即修改密碼，并在移交表上簽字。 所有人員工作移交均需填制工作移交表，工作移交表三方簽字有效 (總監(jiān)、雙方當(dāng)事人 )，一式三份：總監(jiān)、移交人、財(cái)務(wù)各一份，總監(jiān)及財(cái)務(wù)聯(lián)需裝訂成冊存檔，保存期限同會計(jì)資料。 七、系統(tǒng)維修、維護(hù) 所有維修、維護(hù)均需在系統(tǒng)管理員的記錄本中記錄各事項(xiàng)。 所有維修均須以下三人在現(xiàn)場：總監(jiān) (或電算主管 )、系統(tǒng)管理員、 操作員，維修完畢后在記錄本上由三方簽字。 有計(jì)算機(jī)均需安裝防火墻，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對所有計(jì)算機(jī)進(jìn)行防毒檢測 (如連接網(wǎng)絡(luò)更應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù) )。 系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時檢查所有計(jì)算機(jī)是否安有與工作無關(guān)的軟件 (如游戲等 )，若有應(yīng)查明原因，并上報總監(jiān)立即刪除，并對相關(guān)人員做出處罰，將該軟件記錄在記錄本上。 所有未經(jīng)系統(tǒng)管理員同意的軟件或存儲媒介 (軟盤等 )，不得在本公司計(jì)算機(jī)上使用，違者罰款 50分以上。 所有硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)的安裝，測試、維修、升級、數(shù)據(jù)備份、軟件的模式設(shè)計(jì)、實(shí)施方案均由 系統(tǒng)管理員進(jìn)行實(shí)施，其余任何人不得擅自進(jìn)行以上操作，特別情況可經(jīng)過系統(tǒng)管理員書面授權(quán)。 八、本制度暫實(shí)用于分公司，未明事項(xiàng)參照有關(guān)軟件、硬件本身規(guī)定執(zhí)行。 5．收銀制度 為了健全財(cái)務(wù)制度，加強(qiáng)收銀管理，特制定本制度。 一、 數(shù)據(jù)輸入與結(jié)賬 結(jié)賬準(zhǔn)備：應(yīng)先檢查服務(wù)員是否完全按品名、規(guī)格整齊擺放餐具和酒水飲料，是否有打碎或損壞餐具或酒瓶記錄，現(xiàn)場是否有損壞或打碎的酒瓶。 結(jié)賬數(shù)額輸入：按客人實(shí)際消費(fèi)數(shù)量 (加上損壞記錄數(shù)、現(xiàn)場損壞數(shù) )按品名等明細(xì)項(xiàng)目 (不得按心算數(shù)輸入 )，完全輸入收銀機(jī)，結(jié)賬時應(yīng)出示損 壞記錄單，若一經(jīng)查出或投訴有未完全輸入數(shù)據(jù)者，按實(shí)際金額 100 倍處罰。 數(shù)量清點(diǎn)：收銀員在服務(wù)員清點(diǎn)數(shù)量時應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督，如有錯誤立即糾正，當(dāng)收銀員輸入數(shù)據(jù)時，服務(wù)員也應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督，如有錯誤立即糾正 (由收銀員輸入改動數(shù) )，若有數(shù)量清點(diǎn)不準(zhǔn)確，根據(jù)原因處以10— 100 元罰款。 現(xiàn)金輸入：應(yīng)按實(shí)際收到的現(xiàn)金輸入，不得按找零后金額輸入。 零錢找補(bǔ)：有電腦顯示的安電腦顯示找零，沒有顯示的手工輸入。在任何情況下，必須對客人找零，若遇投訴或查出有未找零情況，按實(shí)際金額 100 倍處罰。 所有形式的消費(fèi)均需打印收銀條，不得 以白條形或其他形式開具收銀條。違者處該單金額的 10倍以上的處罰。 二、現(xiàn)金收支管理 收銀員零錢備用金為 500 元，每日營業(yè)前，收銀員則應(yīng)備好足額小鈔，本處所指零錢為： 5 元以下的面額的小鈔為 300 元， 10 元面額小鈔為 100 元， 5 元面額為 100 元。 零錢找補(bǔ)方式為： 5 元以上面鈔在營業(yè)款項(xiàng)中支付， 5 元以下的在備用金中支取。 營業(yè)收款應(yīng)注意識別現(xiàn)金真?zhèn)?，遇?50 元、 100元面額的鈔票，要過一次防偽儀。若收到的假鈔由收銀員本人負(fù)責(zé)。 嚴(yán)禁從營業(yè)款中支付任何款項(xiàng) (除零錢找補(bǔ) )。 因特殊原因 (投訴及事故 )，確實(shí)需從營業(yè)款項(xiàng)支付的，需口頭申報總經(jīng)理，由款項(xiàng)支付人填寫門店經(jīng)理簽字的借條，事后由款項(xiàng)支付人以執(zhí)總和總經(jīng)理簽字的款項(xiàng)支付指令更換 (也可以原借條經(jīng)總經(jīng)理簽字為有效指付指令 )。 折免率輸入或折免金額：憑有效的折免單或折免指令輸入單項(xiàng)菜品、酒水折免率，低帶 (或報表 )一并交于收銀主管 (或財(cái)務(wù) )。 收銀柜現(xiàn)鈔超過 2020 元時，應(yīng)及時存入保險柜 (或移交財(cái)務(wù)主管 )。 營業(yè)結(jié)束時，就填寫現(xiàn)金移交清單 (包括：面額、張數(shù)、金額、總金額 )，將現(xiàn)金一并移交收銀主管或財(cái)務(wù)。 三、折免、接待、內(nèi)部消費(fèi) 所有折免折 扣均由相應(yīng)折免負(fù)責(zé)人填寫折免申請書。 收銀員根據(jù)《關(guān)于折免、接待、內(nèi)部消費(fèi)管理規(guī)定》復(fù)核申請書的有效。 超出折免規(guī)定金額的部分，收銀員應(yīng)全額收取，否則由收銀員和折免申請人共同承擔(dān)該款項(xiàng)。 《關(guān)于折免、接待、內(nèi)部消費(fèi)管理規(guī)定》。 沒有折免申請書的人，收銀員一般不得實(shí)施折免，特別情況總經(jīng)理和執(zhí)總可口頭指令折免，事后需補(bǔ)辦折免申請書。 四、收銀錯誤 收銀員在結(jié)賬輸入時，應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，若確定發(fā)現(xiàn)輸入錯誤，發(fā)現(xiàn)時應(yīng)即時與服務(wù)員聯(lián)系，取得證明，并即時輸入改動數(shù)額和金額。事后應(yīng)編寫輸入數(shù)據(jù)調(diào)整，經(jīng)服務(wù)員 、門店經(jīng)理簽字，連同收銀報表一并傳遞收銀主管。 稽核錯誤：稽核人員發(fā)現(xiàn)收銀員收銀錯誤的，收銀員按實(shí)際金額賠償。 走單：漏數(shù)、截尾： ①人為因素造成走單、漏數(shù)的處以該項(xiàng)金額的 100倍罰款或直接辭退；②非人為因素造成走單、漏數(shù)的，服務(wù)員、收銀員平均承擔(dān)該金額的 80%，其他門店人員承擔(dān) 20%；③如有特殊原因造成漏數(shù)，應(yīng)由門店經(jīng)理呈送漏數(shù)報告由總經(jīng)理簽字后，傳遞財(cái)務(wù)室。 五、展示柜商品點(diǎn)數(shù)和補(bǔ)貨 所有商品上柜和補(bǔ)貨均由操作間和門店經(jīng)理負(fù)責(zé)，但收銀員、服務(wù)員負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，操作間商品上抒和補(bǔ)貨應(yīng)有記錄，暫訂記錄本 方式，收發(fā)數(shù)據(jù)后須經(jīng)門店經(jīng)理簽字。 六、收銀交接班 收銀員上班時應(yīng)領(lǐng)取足額備用金，下班后交回備用金。 收銀員上班應(yīng)請收銀主管調(diào)出本班收銀記錄，查看是否有誤，若有錯誤及時糾正。 下班時，應(yīng)打印本班銷售日報，填寫現(xiàn)金移交表，清理。 A、折免申請書； B、輸入數(shù)據(jù)調(diào)整表； C、門店經(jīng)理漏數(shù)報告； D、現(xiàn)金支付指令或報告。 將所有收銀資料移交收銀主管后，請收銀主管清機(jī)。 七、收銀稽核 收銀稽核工作由收銀主管完成。 營業(yè)稽核平時應(yīng)臨時對收銀員現(xiàn)金進(jìn)行清點(diǎn)和核對，若發(fā)現(xiàn)錯誤即時糾正，若長期發(fā)現(xiàn)錯誤，應(yīng)匯總匯報執(zhí)總。 商品上報稽核應(yīng)做好商品上柜稽核。 營業(yè)報表稽核應(yīng)核對以下事項(xiàng)： A、