【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 中采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)建立信息平臺(tái) ,跨越組織協(xié)調(diào)的邊界 ,消除傳統(tǒng)采購(gòu)中部門之間的權(quán)力沖突 ,使企業(yè)的不同部門、不同管理層通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)運(yùn)作中出現(xiàn)的問(wèn)題一目了然 ,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)物流過(guò)程有效的管理、協(xié)調(diào)和控制。 集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)主要是同分散采購(gòu)相比較而的來(lái)的 ,分散采購(gòu) ,就是將采購(gòu)部門進(jìn)行劃分 ,通過(guò) 不同的子部門來(lái)單獨(dú)完成采購(gòu)作業(yè) ,以滿足企業(yè)日常生產(chǎn)的相關(guān)需求。但是 ,分散采購(gòu)是較為獨(dú)立的一種采購(gòu)形式 ,往往會(huì)導(dǎo)致職能的重復(fù)性設(shè)定 ,導(dǎo)致采購(gòu)部門人員數(shù)量居高不下 ,人力資源的大量浪費(fèi) ,將嚴(yán)重導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)管理費(fèi)用的不斷消耗 ,并且導(dǎo)致采購(gòu)部門之間的關(guān)聯(lián)性較小 ,無(wú)法展開統(tǒng)一的管理 ,最終影響到實(shí)際采購(gòu)效率。此外 ,由于分散采購(gòu)無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的調(diào)配和控制 ,導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程成為無(wú)法有效監(jiān)控、滋生腐敗行為的主要環(huán)節(jié)。目前 ,許多大型企業(yè)都已經(jīng)開始摒棄和調(diào)整企業(yè)原有的分散采購(gòu)模式 ,不斷對(duì)采購(gòu)部門進(jìn)行整合的調(diào)整 ,重視集中采購(gòu)模式 ,采取“統(tǒng) 一管理、集中采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備”的采購(gòu)管理模式 ,針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)物料以及非生產(chǎn)物品采用統(tǒng)一的管理模式和方法 ,減少分散采購(gòu)所造成的資源浪費(fèi) ,杜絕腐敗和資源流失等問(wèn)題的發(fā)生。 相對(duì)于分散采購(gòu) ,集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下方面 : 1)集中采購(gòu)數(shù)量 集中采購(gòu)最顯而易見(jiàn)的好處就是得到數(shù)量折扣和其他一些有利的采購(gòu)條款。這通常被稱為采購(gòu)量杠桿效應(yīng) ,集中采購(gòu)中 ,數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)給采購(gòu)部門更強(qiáng)的議價(jià)能力 ,供應(yīng)商則因?yàn)榇笈馁?gòu)買量而更愿意協(xié)商、提供更好的條款并分享技術(shù)。 2)避免機(jī)構(gòu)及人員的重復(fù) 由于采購(gòu)人員集中在一起 ,經(jīng) 過(guò)調(diào)研后提交的是一個(gè)匯總所有業(yè)務(wù)單位相同物料需求的大訂單 ,減少了許多重復(fù)的工作。同時(shí) ,可以減少采購(gòu)部門和人員數(shù)量 ,降低人力成本。 3)專業(yè)化 集中化后的采購(gòu)人員專注于某類商品而不是所有的商品和服務(wù) ,這樣 ,可以投入更多的時(shí)間和精力去研究所負(fù)責(zé)的物料 ,掌握采購(gòu)方面的專業(yè)知識(shí)、供應(yīng)源、已有的或是新的物料和生產(chǎn)流程、市場(chǎng)情況和價(jià)格 ,成為更專業(yè)買家。而業(yè)務(wù)單位的管理人員則可以騰出精力做好管理工作。 4)較低的運(yùn)輸成本 集中采購(gòu)可以享受大批量運(yùn)輸?shù)膬?yōu)惠 ,同時(shí) ,由于與供應(yīng)商良好的合作關(guān)系 ,小批量的運(yùn)輸也可 以安排直接從供應(yīng)商那里送到使用地。另一方面 ,統(tǒng)一運(yùn)輸增加了整車運(yùn)輸?shù)母怕?,減少了零擔(dān)運(yùn)輸 ,提高了運(yùn)輸工具的使用效率。 5)業(yè)務(wù)單位之間沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng) 在物料短缺的時(shí)候 ,集中采購(gòu)可以避免不同單位采購(gòu)相同物料而相互競(jìng)爭(zhēng)從而引起價(jià)格上漲的局面。 6)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)更有效的控制 如果采購(gòu)決策都經(jīng)過(guò)集中控制 ,就不必對(duì)分散于整個(gè)企業(yè)的不同單位的采購(gòu)決策加以監(jiān)督 ,一些違規(guī)或非法的行為也就容易避免。 集中采購(gòu)相較于傳統(tǒng)的分散采購(gòu)模式來(lái)說(shuō) ,具有較多優(yōu)勢(shì) ,能夠有效提升采購(gòu)效率 ,提高采購(gòu)部門的集中化管理 ,確保部門間的 合作與交流 ,避免腐敗等問(wèn)題的發(fā)生。但是 ,集中采購(gòu)也存在一定的弊端。首先 ,由于集中采購(gòu)將原有的采購(gòu)子部門進(jìn)行集中化管理 ,這將會(huì)導(dǎo)致部門中的權(quán)利集中化 ,如果企業(yè)總部或上層缺乏有效的管理措施和制度 ,將會(huì)導(dǎo)致官僚主義的發(fā)生 ,從而導(dǎo)致采購(gòu)靈活性受到制約 [4]。集中采購(gòu)使得部門內(nèi)的管理者具有較大權(quán)利 ,部門內(nèi)的采購(gòu)活動(dòng)往往由部門內(nèi)的管理者持有決定權(quán) ,從而導(dǎo)致整個(gè)部門的反應(yīng)速度往往比分散采購(gòu)部門要低 [5]。比如 ,如果某一類的采購(gòu)對(duì)象出現(xiàn)價(jià)格的較大的變動(dòng) ,分散采購(gòu)部門便能夠及時(shí)的獲取相關(guān)信息比采取合理的手段來(lái)降低采購(gòu)對(duì)象對(duì)采 購(gòu)活動(dòng)的影響 ,然而集中采購(gòu)時(shí) ,如果某一對(duì)象出現(xiàn)價(jià)格變動(dòng) ,則必須經(jīng)過(guò)層層反饋才能夠獲取具體的解決方案 ,這就導(dǎo)致了時(shí)間的滯后性 ,從而影響到企業(yè)正常生產(chǎn)活動(dòng)的開展 [6]。 集中采購(gòu)管理模式 集中采購(gòu)的模式并不是單一的 ,為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)集中管控的業(yè)務(wù)需求 ,集中采購(gòu)包括以下幾種典型模式的應(yīng)用 :集中定價(jià)、分開采購(gòu) 。集中訂貨、分開收貨付者無(wú)法獲得價(jià)集中訂貨、分開收貨、集中付款 。集中采購(gòu)后調(diào)撥等運(yùn)作模式。下面對(duì)典型模式進(jìn)行介紹。 1)集中訂貨、分開收貨、集中付款模式 集團(tuán)總部或采購(gòu)公司負(fù)責(zé)管理供應(yīng) 商及制定采購(gòu)價(jià)格等采購(gòu)政策 ,并且負(fù)責(zé)采購(gòu)訂貨工作。各個(gè)集團(tuán)部門提出采購(gòu)申請(qǐng) ,前者進(jìn)行匯總、調(diào)整 ,并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購(gòu)訂單 ,發(fā)收貨通知單給各需求部門 。需求部門根據(jù)收貨通知單或采購(gòu)訂單進(jìn)行收貨及入庫(kù) 。前者匯集后者的入庫(kù)單進(jìn)行與外部供應(yīng)商的貨款結(jié)算 ,并根據(jù)各部門的入庫(kù)單與其分別進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。 2)集中采購(gòu)后調(diào)撥模式 集團(tuán)總部或采購(gòu)公司負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購(gòu)價(jià)格等采購(gòu)政策 ,并且負(fù)責(zé)采購(gòu)訂貨工作。各需求部門提出采購(gòu)申請(qǐng) ,前者進(jìn)行匯總、調(diào)整 ,并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購(gòu)訂單 ,前者完成后續(xù)的收貨、入庫(kù)、外部貨款 結(jié)算處理。之后 ,根據(jù)各部門的采購(gòu)申請(qǐng) ,前者啟動(dòng)內(nèi)部調(diào)撥流程 ,制訂調(diào)撥訂單并做調(diào)撥出庫(kù) ,后者根據(jù)調(diào)撥單做入庫(kù)處理 ,兩者最后做內(nèi)部結(jié)算處理。 集中采購(gòu)的應(yīng)用現(xiàn)狀和適用條件 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 ,分散采購(gòu)的弊端日益顯現(xiàn) ,表現(xiàn)在 :采購(gòu)以的隨機(jī)性大 。沒(méi)有一定制規(guī)模效益 。很容易滋生腐敗。為打破這種不規(guī)范的采購(gòu)模式 ,很多學(xué)者從供應(yīng)鏈的角度對(duì)采購(gòu)問(wèn)題進(jìn)行研究 ,并將采購(gòu)管理作為供應(yīng)鏈管理的一個(gè)重要部分 ,在此情況下 ,集中采購(gòu)憑借其在采購(gòu)上的優(yōu)越性而逐漸被廣泛地研究和使用。 雖然集中采購(gòu)會(huì)帶來(lái)更抵的采購(gòu)成本和 更強(qiáng)的談判能力 ,但這種模式對(duì)于互不相干的業(yè)務(wù)可能無(wú)法實(shí)行 ,很少有企業(yè)會(huì)采用絕對(duì)的集中采購(gòu) ,近年來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)是對(duì)主要物料采用集中采購(gòu) ,總體說(shuō)來(lái) ,集中采購(gòu)的適用環(huán)境主要有以下幾種。 (1)企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模大 ,采購(gòu)量大 ,需要一個(gè)采購(gòu)部門來(lái)辦理即可充分滿足各單位對(duì)物料的需求。 (2)企業(yè)各單位或工廠集中于一個(gè)地理區(qū)域 ,采購(gòu)工作并無(wú)因地制宜的必要 ?；蛘卟少?gòu)部門與業(yè)務(wù)單位雖非同處一地 ,但信息系統(tǒng)相當(dāng)便捷 ,不影響需求時(shí)效。 (3)企業(yè)的產(chǎn)品種類大同小異 ,主要物料規(guī)格集中度高 ,采購(gòu)需求的通用性高 ,集中采購(gòu)就可 以達(dá)到“以量制價(jià)”的效果。 (4)物料的價(jià)格對(duì)政治和經(jīng)濟(jì)氣候的敏感程度很高 ,集中采購(gòu)模式就會(huì)受到偏愛(ài)。 集中采購(gòu)與分散采購(gòu)的比較 分散采購(gòu)的模式下 ,采購(gòu)部門是每一個(gè)事業(yè)部門 (二級(jí)單位、分廠或車間 )下設(shè)的獨(dú)立機(jī)構(gòu) ,負(fù)責(zé)本部門的物品采購(gòu)。各事業(yè)部?jī)?nèi)的采購(gòu)部門根據(jù)相應(yīng)部門的采購(gòu)申請(qǐng)獨(dú)自下單、獨(dú)自組織招投標(biāo)活動(dòng)、進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和管理、完成運(yùn)輸業(yè)務(wù) ,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品入庫(kù) ,其典型的組織結(jié)構(gòu)如圖 21 所示。 由圖 21 不難看出 ,此種采購(gòu)模式具有明的缺點(diǎn) :當(dāng)供應(yīng)商的能力有限時(shí) ,經(jīng)營(yíng)單位相互之間會(huì)成為競(jìng)爭(zhēng)者 ,形成內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)。而且 ,不同的經(jīng)營(yíng)單位可能會(huì)與同管委會(huì)供應(yīng)商就同一種產(chǎn)品進(jìn)行談判 ,結(jié)果成成了不同的采購(gòu)訂單。 集中采購(gòu)的模式下 ,由于各事業(yè)部的采購(gòu)部門被取消 ,而在公司內(nèi)部成立統(tǒng)一的采購(gòu)部門 ,因此 ,采購(gòu)部門直接接受公司高層的領(lǐng)導(dǎo) ,而不再是各個(gè)部門的下設(shè)機(jī)構(gòu) ,此時(shí) ,成立的采購(gòu)部門直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé) ,在公司層次上可以找到中心采購(gòu)部門 ,公司的合同專家在戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)層次上參與采購(gòu)運(yùn)作 (參見(jiàn)圖 22).可以集中制訂產(chǎn)品的 規(guī)格性能決策 (通常與中心工程技術(shù)或研發(fā)機(jī)構(gòu)緊密合作 ),在供應(yīng)商選擇的決策上也是如此 分散采購(gòu)的模式下 ,各個(gè)事業(yè)部的采購(gòu)部門獨(dú)立開展工作 ,首先由各個(gè)需求部門提出采購(gòu)申請(qǐng) ,提交請(qǐng)購(gòu)單 ,經(jīng)過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單將會(huì)送到采購(gòu)部門進(jìn)行具體的采購(gòu)工作實(shí)施 ,采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)單上的要求選擇合適的供應(yīng)商 ,經(jīng)過(guò)一系列的采購(gòu)程序、驗(yàn)貨、收貨后 ,處理完采購(gòu)單 ,實(shí)現(xiàn)支付就完成了一次采購(gòu) ,其間與供應(yīng)商之間還會(huì)涉及運(yùn)輸協(xié)議。集團(tuán)公司下的每個(gè)事業(yè)部都執(zhí)行相同的采購(gòu)流程。 典型的分散采購(gòu)業(yè)務(wù)流程圖如圖 23 所示。 在集中采購(gòu)的模式下 ,公司將建立采購(gòu)管理平臺(tái) ,整個(gè)采購(gòu)管理平臺(tái)是由一系列數(shù)據(jù)庫(kù)組成的高效的管理信息系統(tǒng) ,各個(gè)需求部門將需求計(jì)劃輸入采購(gòu)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù) ,數(shù)據(jù)庫(kù)可根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量、材料基準(zhǔn)用量、采購(gòu)周期等自動(dòng)計(jì)算出材料所需采購(gòu)品種、采購(gòu)晡 要求到貨時(shí)間。并且自動(dòng)結(jié)合市場(chǎng)供給情況選擇合適的供應(yīng)商 ,采購(gòu)員從供應(yīng)商檔案中選擇供應(yīng)商 ,并由采購(gòu)口生成采購(gòu)訂單 ,請(qǐng) 供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn) ,如雙方確認(rèn)無(wú)誤 ,供應(yīng)商發(fā)貨后 ,采購(gòu)部門修改數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)貨情況 ,數(shù)據(jù)庫(kù)據(jù)此生成入庫(kù)通知單、質(zhì)檢通知單和電子發(fā)票。采購(gòu)部門收到供應(yīng)商的發(fā)票后 ,將發(fā)票號(hào)填入電子發(fā)票有關(guān)字段