【文章內(nèi)容簡介】 中采購?fù)ㄟ^建立信息平臺 ,跨越組織協(xié)調(diào)的邊界 ,消除傳統(tǒng)采購中部門之間的權(quán)力沖突 ,使企業(yè)的不同部門、不同管理層通過信息系統(tǒng)對運(yùn)作中出現(xiàn)的問題一目了然 ,從而實(shí)現(xiàn)對整個物流過程有效的管理、協(xié)調(diào)和控制。 集中采購的優(yōu)勢主要是同分散采購相比較而的來的 ,分散采購 ,就是將采購部門進(jìn)行劃分 ,通過 不同的子部門來單獨(dú)完成采購作業(yè) ,以滿足企業(yè)日常生產(chǎn)的相關(guān)需求。但是 ,分散采購是較為獨(dú)立的一種采購形式 ,往往會導(dǎo)致職能的重復(fù)性設(shè)定 ,導(dǎo)致采購部門人員數(shù)量居高不下 ,人力資源的大量浪費(fèi) ,將嚴(yán)重導(dǎo)致企業(yè)采購管理費(fèi)用的不斷消耗 ,并且導(dǎo)致采購部門之間的關(guān)聯(lián)性較小 ,無法展開統(tǒng)一的管理 ,最終影響到實(shí)際采購效率。此外 ,由于分散采購無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的調(diào)配和控制 ,導(dǎo)致采購過程成為無法有效監(jiān)控、滋生腐敗行為的主要環(huán)節(jié)。目前 ,許多大型企業(yè)都已經(jīng)開始摒棄和調(diào)整企業(yè)原有的分散采購模式 ,不斷對采購部門進(jìn)行整合的調(diào)整 ,重視集中采購模式 ,采取“統(tǒng) 一管理、集中采購、統(tǒng)一儲備”的采購管理模式 ,針對企業(yè)生產(chǎn)物料以及非生產(chǎn)物品采用統(tǒng)一的管理模式和方法 ,減少分散采購所造成的資源浪費(fèi) ,杜絕腐敗和資源流失等問題的發(fā)生。 相對于分散采購 ,集中采購的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下方面 : 1)集中采購數(shù)量 集中采購最顯而易見的好處就是得到數(shù)量折扣和其他一些有利的采購條款。這通常被稱為采購量杠桿效應(yīng) ,集中采購中 ,數(shù)量上的優(yōu)勢給采購部門更強(qiáng)的議價能力 ,供應(yīng)商則因?yàn)榇笈馁徺I量而更愿意協(xié)商、提供更好的條款并分享技術(shù)。 2)避免機(jī)構(gòu)及人員的重復(fù) 由于采購人員集中在一起 ,經(jīng) 過調(diào)研后提交的是一個匯總所有業(yè)務(wù)單位相同物料需求的大訂單 ,減少了許多重復(fù)的工作。同時 ,可以減少采購部門和人員數(shù)量 ,降低人力成本。 3)專業(yè)化 集中化后的采購人員專注于某類商品而不是所有的商品和服務(wù) ,這樣 ,可以投入更多的時間和精力去研究所負(fù)責(zé)的物料 ,掌握采購方面的專業(yè)知識、供應(yīng)源、已有的或是新的物料和生產(chǎn)流程、市場情況和價格 ,成為更專業(yè)買家。而業(yè)務(wù)單位的管理人員則可以騰出精力做好管理工作。 4)較低的運(yùn)輸成本 集中采購可以享受大批量運(yùn)輸?shù)膬?yōu)惠 ,同時 ,由于與供應(yīng)商良好的合作關(guān)系 ,小批量的運(yùn)輸也可 以安排直接從供應(yīng)商那里送到使用地。另一方面 ,統(tǒng)一運(yùn)輸增加了整車運(yùn)輸?shù)母怕?,減少了零擔(dān)運(yùn)輸 ,提高了運(yùn)輸工具的使用效率。 5)業(yè)務(wù)單位之間沒有競爭 在物料短缺的時候 ,集中采購可以避免不同單位采購相同物料而相互競爭從而引起價格上漲的局面。 6)對采購活動更有效的控制 如果采購決策都經(jīng)過集中控制 ,就不必對分散于整個企業(yè)的不同單位的采購決策加以監(jiān)督 ,一些違規(guī)或非法的行為也就容易避免。 集中采購相較于傳統(tǒng)的分散采購模式來說 ,具有較多優(yōu)勢 ,能夠有效提升采購效率 ,提高采購部門的集中化管理 ,確保部門間的 合作與交流 ,避免腐敗等問題的發(fā)生。但是 ,集中采購也存在一定的弊端。首先 ,由于集中采購將原有的采購子部門進(jìn)行集中化管理 ,這將會導(dǎo)致部門中的權(quán)利集中化 ,如果企業(yè)總部或上層缺乏有效的管理措施和制度 ,將會導(dǎo)致官僚主義的發(fā)生 ,從而導(dǎo)致采購靈活性受到制約 [4]。集中采購使得部門內(nèi)的管理者具有較大權(quán)利 ,部門內(nèi)的采購活動往往由部門內(nèi)的管理者持有決定權(quán) ,從而導(dǎo)致整個部門的反應(yīng)速度往往比分散采購部門要低 [5]。比如 ,如果某一類的采購對象出現(xiàn)價格的較大的變動 ,分散采購部門便能夠及時的獲取相關(guān)信息比采取合理的手段來降低采購對象對采 購活動的影響 ,然而集中采購時 ,如果某一對象出現(xiàn)價格變動 ,則必須經(jīng)過層層反饋才能夠獲取具體的解決方案 ,這就導(dǎo)致了時間的滯后性 ,從而影響到企業(yè)正常生產(chǎn)活動的開展 [6]。 集中采購管理模式 集中采購的模式并不是單一的 ,為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)集中管控的業(yè)務(wù)需求 ,集中采購包括以下幾種典型模式的應(yīng)用 :集中定價、分開采購 。集中訂貨、分開收貨付者無法獲得價集中訂貨、分開收貨、集中付款 。集中采購后調(diào)撥等運(yùn)作模式。下面對典型模式進(jìn)行介紹。 1)集中訂貨、分開收貨、集中付款模式 集團(tuán)總部或采購公司負(fù)責(zé)管理供應(yīng) 商及制定采購價格等采購政策 ,并且負(fù)責(zé)采購訂貨工作。各個集團(tuán)部門提出采購申請 ,前者進(jìn)行匯總、調(diào)整 ,并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購訂單 ,發(fā)收貨通知單給各需求部門 。需求部門根據(jù)收貨通知單或采購訂單進(jìn)行收貨及入庫 。前者匯集后者的入庫單進(jìn)行與外部供應(yīng)商的貨款結(jié)算 ,并根據(jù)各部門的入庫單與其分別進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算。 2)集中采購后調(diào)撥模式 集團(tuán)總部或采購公司負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商及制定采購價格等采購政策 ,并且負(fù)責(zé)采購訂貨工作。各需求部門提出采購申請 ,前者進(jìn)行匯總、調(diào)整 ,并根據(jù)調(diào)整結(jié)果下達(dá)采購訂單 ,前者完成后續(xù)的收貨、入庫、外部貨款 結(jié)算處理。之后 ,根據(jù)各部門的采購申請 ,前者啟動內(nèi)部調(diào)撥流程 ,制訂調(diào)撥訂單并做調(diào)撥出庫 ,后者根據(jù)調(diào)撥單做入庫處理 ,兩者最后做內(nèi)部結(jié)算處理。 集中采購的應(yīng)用現(xiàn)狀和適用條件 隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 ,分散采購的弊端日益顯現(xiàn) ,表現(xiàn)在 :采購以的隨機(jī)性大 。沒有一定制規(guī)模效益 。很容易滋生腐敗。為打破這種不規(guī)范的采購模式 ,很多學(xué)者從供應(yīng)鏈的角度對采購問題進(jìn)行研究 ,并將采購管理作為供應(yīng)鏈管理的一個重要部分 ,在此情況下 ,集中采購憑借其在采購上的優(yōu)越性而逐漸被廣泛地研究和使用。 雖然集中采購會帶來更抵的采購成本和 更強(qiáng)的談判能力 ,但這種模式對于互不相干的業(yè)務(wù)可能無法實(shí)行 ,很少有企業(yè)會采用絕對的集中采購 ,近年來發(fā)展的趨勢是對主要物料采用集中采購 ,總體說來 ,集中采購的適用環(huán)境主要有以下幾種。 (1)企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模大 ,采購量大 ,需要一個采購部門來辦理即可充分滿足各單位對物料的需求。 (2)企業(yè)各單位或工廠集中于一個地理區(qū)域 ,采購工作并無因地制宜的必要 。或者采購部門與業(yè)務(wù)單位雖非同處一地 ,但信息系統(tǒng)相當(dāng)便捷 ,不影響需求時效。 (3)企業(yè)的產(chǎn)品種類大同小異 ,主要物料規(guī)格集中度高 ,采購需求的通用性高 ,集中采購就可 以達(dá)到“以量制價”的效果。 (4)物料的價格對政治和經(jīng)濟(jì)氣候的敏感程度很高 ,集中采購模式就會受到偏愛。 集中采購與分散采購的比較 分散采購的模式下 ,采購部門是每一個事業(yè)部門 (二級單位、分廠或車間 )下設(shè)的獨(dú)立機(jī)構(gòu) ,負(fù)責(zé)本部門的物品采購。各事業(yè)部內(nèi)的采購部門根據(jù)相應(yīng)部門的采購申請獨(dú)自下單、獨(dú)自組織招投標(biāo)活動、進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和管理、完成運(yùn)輸業(yè)務(wù) ,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品入庫 ,其典型的組織結(jié)構(gòu)如圖 21 所示。 由圖 21 不難看出 ,此種采購模式具有明的缺點(diǎn) :當(dāng)供應(yīng)商的能力有限時 ,經(jīng)營單位相互之間會成為競爭者 ,形成內(nèi)部競爭。而且 ,不同的經(jīng)營單位可能會與同管委會供應(yīng)商就同一種產(chǎn)品進(jìn)行談判 ,結(jié)果成成了不同的采購訂單。 集中采購的模式下 ,由于各事業(yè)部的采購部門被取消 ,而在公司內(nèi)部成立統(tǒng)一的采購部門 ,因此 ,采購部門直接接受公司高層的領(lǐng)導(dǎo) ,而不再是各個部門的下設(shè)機(jī)構(gòu) ,此時 ,成立的采購部門直接對總經(jīng)理負(fù)責(zé) ,在公司層次上可以找到中心采購部門 ,公司的合同專家在戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)層次上參與采購運(yùn)作 (參見圖 22).可以集中制訂產(chǎn)品的 規(guī)格性能決策 (通常與中心工程技術(shù)或研發(fā)機(jī)構(gòu)緊密合作 ),在供應(yīng)商選擇的決策上也是如此 分散采購的模式下 ,各個事業(yè)部的采購部門獨(dú)立開展工作 ,首先由各個需求部門提出采購申請 ,提交請購單 ,經(jīng)過審批的請購單將會送到采購部門進(jìn)行具體的采購工作實(shí)施 ,采購部門根據(jù)采購單上的要求選擇合適的供應(yīng)商 ,經(jīng)過一系列的采購程序、驗(yàn)貨、收貨后 ,處理完采購單 ,實(shí)現(xiàn)支付就完成了一次采購 ,其間與供應(yīng)商之間還會涉及運(yùn)輸協(xié)議。集團(tuán)公司下的每個事業(yè)部都執(zhí)行相同的采購流程。 典型的分散采購業(yè)務(wù)流程圖如圖 23 所示。 在集中采購的模式下 ,公司將建立采購管理平臺 ,整個采購管理平臺是由一系列數(shù)據(jù)庫組成的高效的管理信息系統(tǒng) ,各個需求部門將需求計劃輸入采購管理平臺的數(shù)據(jù)庫 ,數(shù)據(jù)庫可根據(jù)現(xiàn)有庫存量、材料基準(zhǔn)用量、采購周期等自動計算出材料所需采購品種、采購晡 要求到貨時間。并且自動結(jié)合市場供給情況選擇合適的供應(yīng)商 ,采購員從供應(yīng)商檔案中選擇供應(yīng)商 ,并由采購口生成采購訂單 ,請 供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn) ,如雙方確認(rèn)無誤 ,供應(yīng)商發(fā)貨后 ,采購部門修改數(shù)據(jù)庫發(fā)貨情況 ,數(shù)據(jù)庫據(jù)此生成入庫通知單、質(zhì)檢通知單和電子發(fā)票。采購部門收到供應(yīng)商的發(fā)票后 ,將發(fā)票號填入電子發(fā)票有關(guān)字段