【文章內(nèi)容簡介】 》、 《供應(yīng)商業(yè)績評價打分表》 和 《供應(yīng) 現(xiàn)場評審表》、 供應(yīng)商所提供的合格證明、報價表及相關(guān)資料。 （三） 供應(yīng)商檔案由采購管理員負責(zé)管理，其他人員未經(jīng)采購儲運部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。 第二節(jié) 采購與驗收 第二十二條 采購規(guī)范的建立 公司的采購規(guī)范包括采購原料技術(shù)標準、標準物料清單等 （一） 采購原 料技術(shù) 標準：是對包括原料質(zhì)量、規(guī)格、等級等原料參數(shù)的明確要求，由公司廚政部負責(zé)制定。廚政部應(yīng)組織編制和定期修訂公司廚政系統(tǒng)統(tǒng)一的技術(shù)手冊，對所需各種原材料的技術(shù)要求給出明確的描述（格式參見 附件 7），為采購工作的 詢價、 訂貨、驗收 、退換貨 等 提供 明確的 操作標準。 （二） 標準原材料清單（ BOM）是對物料進行統(tǒng)一的歸類，明確采購的品牌、質(zhì)量、規(guī)格參數(shù)和單耗等，同一類物料的品種、質(zhì)量等級、產(chǎn)地和生產(chǎn)廠家、包裝應(yīng)盡量統(tǒng)一，減少單品采購的品種規(guī)格數(shù)量，便于規(guī)模采購，降低成本。標準物料清單由采購儲運部負責(zé)擬定，提交公司采購委員會討論確定。 （三） 庫房需要儲存原料、物料的品種、數(shù)量，由 儲運主管提出，報部門經(jīng)理審批決定。 儲運主管會同采購管理員、倉庫管理員根據(jù)各單店經(jīng)營消耗情況、各種庫存原物料采購周期 的歷史數(shù)據(jù) 情況 ， 共同制定各種庫存原料物料的安全庫存量和采 購點、 單次采購量等， 滿足保證經(jīng)營需要， 達到 庫存最優(yōu)。 第二十三條 采購申請與審批 公司各部門所有的物資采購都必須 填具采購申請單，辦理審批手續(xù)。 （一） 采購申請的提出 1. 單店每天需要采購果蔬鮮活類原料、以及在庫房不設(shè)庫存的其他原料時，單店填報《原料采購申請單》（參見 附件 8），經(jīng)廚師長審批后，在 16： 00 之前傳報采購儲運部。高檔原料上報總經(jīng)理審批。 2. 單店需要的庫存原料，直接填報《提貨單》（參見 附件 9） ，餐食類原料經(jīng)廚師長審批，其他 原料經(jīng)單店經(jīng)理審批后，交庫房 辦理領(lǐng)用出庫手續(xù)。 3. 庫管員對庫房庫 存原料 、物料 的數(shù)量進行監(jiān)控，保證安全庫存， 需要補充時由庫管員提出《庫存采購申請單》（參見 附件 10）。 4. 物料采購由使用部門根據(jù)經(jīng)營狀況和需要，提出采購申請，填報《物料采購申請單》（參見 附件 11），經(jīng)店經(jīng)理審核后上報 規(guī)劃經(jīng)營部 、總經(jīng)理審批。 （二） 采購申請的審批 1. 在標準采購清單內(nèi)， 單店 日常經(jīng)營所需原料的采購申請，原料直接由采購管理員 負責(zé)審核后，即行組織采購。 2. 未列在標準清單中原料的采購申請， 需要首先提交公司廚政部的審批后，報采購儲運部經(jīng)理審批， 采購管理員組織采購。 3. 各種物料和高檔原料的采購 申請應(yīng)提前一周提出申請 ， 提交 公司總經(jīng)理負責(zé)審批 ，為采供儲運部預(yù)留 采購周期 。 （三） 采購申請的變更 采購儲運部如接到使用部門撤銷或調(diào)整《采購申請單》的變更通知時，應(yīng)優(yōu)先處理，及時通知供應(yīng)商并在采購計劃中予以調(diào)整。 由于采購申請變更 所 造成的損失和責(zé)任由使用部門負責(zé)。 第二十四條 訂購 （一） 《采購申請單》審批無誤后，采購人員即向供應(yīng)商發(fā)送采購指令。詳細說明采購原料 、 物料的要求。采 購人員應(yīng)要求供應(yīng)商及時對所采購原料、物料 能否保質(zhì)保量供給予 以 確認； （二） 對于無法保證按照質(zhì)量、數(shù)量和期限 的 要求 按時交貨的原料、物料，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，了解原因，督促其想方設(shè)法保證供應(yīng)；確實由于客觀原因無法保證時，采購儲運部必須及時通知申購單位，同時采取相應(yīng)的補救措施。 （三） 采購人員應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說明等資料。 第二十五條 緊急采購 （一） 當(dāng) 機場臨時出現(xiàn)大面積飛機 停飛、 晚點延誤 等緊急狀況 造成 客流激增時， 采購部門 需要緊急采購以滿足單店經(jīng)營需要，完成機場餐飲的服務(wù)任務(wù)；由單店確定緊急采購的品種數(shù)量， 店經(jīng)理 通過電 話通知采購儲運部采購管理員， 說明緊急情況，立即組織采購。 需要審批的環(huán)節(jié)通過電話請示得到批準，事后辦理《采購申請單》 。 （二） 在當(dāng)天提交的《采購申請單》中 未申報 的原料采購事項，如果確屬緊急需求的，由單店經(jīng)理 電話通知 采購管理員 ，經(jīng) 審查 后先行采購，事后補辦《采購申請單》 。 （三） 采購管理員接到緊急采購請求時，即行安排采購。采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系， 按照單店要求的到貨時間、數(shù)量，要求供應(yīng)商備貨送貨。 如果現(xiàn)有供應(yīng)商不能保證及時供貨，可以在現(xiàn)有供應(yīng)商之外臨時購買，采購管理人員可以參考現(xiàn)行價格，免經(jīng)詢價 比價手續(xù)， 但 緊急采購 的供應(yīng)商 也 必須 是符合公司相關(guān)要求，同時采購的貨品也需具有檢驗檢疫等合格證明。 第二十六條 驗收入庫 （一） 采購到貨后 必須經(jīng)過驗收 合格簽字， 才能 辦理 入庫 手續(xù)。 （二） 不設(shè)庫存 原料 （果蔬鮮活類）的 驗收 ， 由采購員、使用部門、庫管員三方共同進行 ，現(xiàn)場確認， 三方一致 認定 合格 ， 簽字 后方可 入庫。如果驗收中三方不能達成一致時， 提交廚政部 進行仲裁 。 （三） 庫存 原料、物料必須經(jīng)過驗收才能入庫。驗收由采購員、庫管員共同進行。一致同意 合格 ，經(jīng)雙方 簽字入庫。 必要時由采購人員邀請使用部門參與驗 收。 如果驗收中 出現(xiàn)分歧 時，提交廚政部（原料）、或規(guī)劃經(jīng)營部（物料）進行仲裁。 （四） 驗收的主 要內(nèi)容包括采購原料、物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、價格等 與采購訂單、合同 和約定的標準 是否一致 ，票據(jù)與實物是否相符 。 （五） 驗收中 如果 出現(xiàn)來料質(zhì)量 與采購標準不符 、被 判定為不合格時，由使用部門決定是否降級使用，可以降級使用時由采購人員與供應(yīng)商交涉 ，確定 降價處理 、 換貨 或者 退回 。 如果 出現(xiàn)來料分量不足時，由采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系立即補齊。 （六） 對于不需要的超量進貨 、未經(jīng)批準采購的 （非緊急采購） 、質(zhì)量或規(guī)格與采購要求不符的原料、物料，庫管員有權(quán)拒收。 對于價格和數(shù)量與采購單上不一致的及時進行糾正。 （七） 驗貨結(jié)束后庫管員 按照實際收貨的 重量、數(shù)量、單價和金額， 填報《采購申請單》中驗收欄目，驗收人員在規(guī)定的地方簽字。庫管員辦理入庫手續(xù)， 驗收中 如有 不合格情況， 應(yīng) 記錄并 匯總 向上報告 ，作為供應(yīng)商考核評價的依據(jù) 。 第二十七條 付款結(jié)算 （一） 驗收結(jié)束后庫管員辦理入庫手續(xù)，錄入員錄入到貨商品信息， 儲運結(jié)算員根據(jù)驗收入庫的數(shù)量匯總對帳，準確無誤后每月 25 日前上報財務(wù)部 ； （二） 到達約定的結(jié)算期后， 供應(yīng)商提交發(fā)票，由 結(jié)算 員審查 發(fā)票臺頭、 商品名稱數(shù)量、金額及其它內(nèi)容是否準確無誤 ，是否需要扣款 等 。 經(jīng) 儲運主管 和部門經(jīng)理審批， 到財務(wù)部辦理 結(jié)算 手續(xù)。 采購 款項由財務(wù)部統(tǒng)一 安排 支付。 第三節(jié) 價格管 理 第二十八條 價格管理職責(zé) （一） 采購 委員會 負責(zé)確定和調(diào)整公司采購所有原料和物料的價格。 （二） 采購儲運部跟蹤市場價格變化， 組織 共同采價詢價， 及時準確提供價格變動的信息，提出價格調(diào)整建議。 （三） 廚政系統(tǒng)派人與采購人員共同市場采價，及時了解市場行情，保證原 料價格的監(jiān)督和透明 。 第二十九條 定價機制 （一） 果蔬鮮活類原料采用每周 為 一個周期確定 該類原料的 供貨價格。采購儲運部根據(jù)市場行情的變化情況，向供應(yīng)商發(fā)送報價通知。 每周一采購委員會確定本周的供貨價格，從周二至下周一執(zhí)行。 （二） 干貨凍品類原料每月重新確定一次價格。 上月末最后一周周一確定下一月該原料價格，價格從 1 日至 31 日執(zhí)行。 （三） 酒水類原料價格相對穩(wěn)定，一般年度內(nèi)保持價格不變，在采購合同中確定采供價格。但如遇市場不可預(yù)測因素價格發(fā)生較大的波動（ 一般上下 10％之內(nèi) ） 。 本著 雙方共盈的宗旨，另行議定價格，重新簽訂合同。 （四） 物料類價格每半年重新確定一次。確定的程序方法同上。 （五） 臨時采購的各種材料，采取議價采購方式，由采購儲運部與供應(yīng)商商議確定，確定后直接采購實施，后報采購委員會備案。 表 4－ 1 原料分類 種 類 價格特征 定價周期 果蔬鮮活類 水果、蔬菜、海鮮肉禽等 經(jīng)常變化上下幅度大 每周重新確定一次價格 干貨冰凍 糧油調(diào)味品類 冰凍、干貨、糧油、調(diào)味品等 價格變化緩慢 每月確定一次價格 酒水煙茶 酒水飲料、 咖啡 煙酒、茶糖等 價格基本穩(wěn)定 合同約定 物料類 廚具餐具、 筷子紙巾、 臺布餐布、電器桌椅等 價格基本穩(wěn)定 每半年確定一次價格 臨時需求 各種材料 － 議價采購 第三十條 價格的確定 （一） 采購人員要建立和跟蹤自己的市場價格信息渠道（農(nóng)業(yè)部信息中心、北京市大型農(nóng)批市場、大型蔬菜生產(chǎn)基地等），掌握即時市場價格信息。 （二） 每周四需要定價的原料供應(yīng)商提出下一周原料的報價。 采購人員審查 供應(yīng)商的報價，選出價格較高的品種作為重點調(diào)查品種。 （三） 采購人員 組織采價小組共同到市場采價。 采價小組的人員由采購人員、廚政部人員和單店后廚人員共同組成，各單店輪流派人參與采價，便于單店及時了解原料市場行情。 （四） 采價小組設(shè)定一些 原料品種，作為市場抽查采價品種，選擇的原則為： 1. 單店需要數(shù)量較大品種； 2. 單店比較關(guān)心的 品種； 3. 市場價格較為敏感的品種 ； 4. 供應(yīng)商報價較高的品種 設(shè)定采價的品種 數(shù)量 一般 為所采購品種的 20％～ 30％。 采價 結(jié)束后，填制《 原料 采價單》 （見 附件 12） ，參與采價人員 聯(lián)合 簽字 。 （五） 采購人員 根據(jù)采價結(jié)果比價 ，分析抽查品種市場價與供應(yīng)商報價之間差異比率， 與供應(yīng)商進行價格磋商，初步確定供貨價格。 確定的價格與采集到的價格最高不得超過 ％。 （六） 采購管理員 將 采價 人員聯(lián)簽的《采價單》、原料 供應(yīng)商報價及 價格 磋商結(jié)果、 市場 價格 跟蹤 信息 、定價建議等 ， 一并提交采購委員會審批，作為確定價格的 參考 。 （七） 規(guī)劃經(jīng)營部經(jīng)理作為采購委員會 的牽頭組織 者 ，決定召集委員會 定價會議 或采用聯(lián)簽形式 ，確定采購價格。 如其公事外出， 提前 委托其他人員主持。 （八） 例行的 采購委員會會議 安排在 每周公司總經(jīng)理辦公會后進行。 （九） 如果采購儲運部提供的價格信息 、供應(yīng)商報價 之間 存在 較大 差距， 磋商無法達成意見時。 采購委員會 應(yīng) 分析 價格差異原因，協(xié)助采價人重新確定采價渠道 、采價方法 。 第四節(jié) 采購招標管理 第三十一條 需要引進新的供應(yīng)商 時 ，又 滿足 本 章第一節(jié)第十六條 條件 ， 一般應(yīng) 通過招 標確定供應(yīng)商 。 有些情況不適合招標采購時，視實際 情況由采購儲運 部征得 公司 總經(jīng)理批準 后， 可以 不經(jīng)招標 直接 通過詢價比價方式 確定供應(yīng)商。 第三十二條 招標 的具體工作 由采購儲運部 負責(zé)組織， 采購委員會負責(zé)招標過程中的評標決策等 。 第三十三條 招標程序 （一） 招標前， 采購儲運部 組織 做好 招標準備工作， 做好招標工作 計劃 ， 向上級 主管 領(lǐng)導(dǎo) 提交 組織 招標 活動的申請 ，經(jīng)批準后實施 。 招 標申請 包括：招標 采購 內(nèi)容 、招標方式、分標方案、招標計劃安排、投標人資質(zhì)（資格）條件、評標方法、以及開標、評標的工作具體安排等； （二） 編制招標文件 ，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后生效 ； （三） 發(fā)布招標信息（招標公告或投標邀請書） ， 接受 和處理 投標人對招標文件有關(guān)問題進行 咨詢 ； （四） 接收招標報名， 組織對 欲 投標人 資格 進行審核 ， 向預(yù)審 資格 合格的發(fā)售招標文件； （五） 采購儲運部 在規(guī)定時間和地點， 接收 符合招標文件要求的投標文件 ； （六） 采購委員會 舉行 開標評標會 ， 確定