受控文件管理規(guī)定(編輯修改稿)
2024-10-12 22:29 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 各部門文件保 管情況進(jìn)行檢查。 對(duì)受控文件，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫本部門的適用《受控文件清單》，并及時(shí)按需更新。 1. 文件簽收要確認(rèn) 文件接收人在接收文件時(shí)，要根據(jù)文控中心制作的簽收表仔細(xì)核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、版本狀態(tài)等是否與所發(fā)一致、確認(rèn)無(wú)誤后方可簽收。文件一經(jīng)簽收，則即屬于文件接收部門使用和保管的范圍。 文件接收部門在文件受控期間如果人為將文件丟失，則由文控中心對(duì)相關(guān)責(zé)任人開出扣款通知單（每開一張扣款通知單，將扣款 30 元），扣款通知單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后上交人事部。 2. 換版或作廢文件回 收要及時(shí) 文件接收部門在接到文件換版或作廢通知后，一個(gè)工作日內(nèi)（特殊：如比較急的文件文控中心第一時(shí)間下發(fā)，接收部門第一時(shí)間回收。）給予回收完畢，逾期者則由文控中心對(duì)相關(guān)責(zé)任人開出扣款通知單（每開一張扣款通知單，將扣款 30 元），扣款通知單經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后上交人事部。如果由于未及時(shí)回收導(dǎo)致用錯(cuò)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生質(zhì)量事故，則視情節(jié)嚴(yán)重程度追加懲罰。 文件接收部門在及時(shí)將“換版或作廢文件”交至文控中心時(shí)，經(jīng)文控中心核實(shí)確為全部回收時(shí)，文件接收部門負(fù)責(zé)人須在該《文件收發(fā)控制記錄表》中“回收人”一欄簽名 ，此簽收記錄由文控中心存檔。 3. 文件受控前要做好自我審核 為確保下發(fā)文件符合 ISO 體系要求，文件制定者在將文件交至文控中心前要進(jìn)行自我審核。自我審核包括：“文件名稱、”“文件格式”、“ 文件編號(hào)”、 “文件內(nèi)容”、 “版本狀態(tài)”、 “文件規(guī)范性”等。具體參照 GRPLDWI001《文件編寫作業(yè)規(guī)范》。 文控中心會(huì)對(duì)呈交上來(lái)即將受控制的文件參照《文件編寫作業(yè)規(guī)范》，在“格式”、“ 編號(hào)”、 “版本狀態(tài)”、 “文件規(guī)范性”等方面進(jìn)行核對(duì)，如有嚴(yán)重不符文件要求時(shí)，則由文控中心進(jìn)行《文件受控異常 登記》（詳見附件表格），由文件制定人確認(rèn)簽名，同時(shí)該文件退回制定人進(jìn)行重新審核，直到合格方可受控制下發(fā)。異常登記同類現(xiàn)象累積超過(guò) 3 次，則改為開《稽核罰單》給文件編制部門，做為警示和改善。 4. 文件控制表單：《文件更改申請(qǐng)表》、《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》、《文件遺失補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》、《文件作廢申請(qǐng)表》。需求部門可根據(jù)實(shí)際填寫相應(yīng)表單。 文件的作廢與銷毀 所有失效或作廢文件由原擬制部門通知發(fā)放部門，
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