檔案管理運(yùn)作流程及規(guī)定(討論版)(20xx0212)(編輯修改稿)
2025-05-29 12:26 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公司章程； 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 董事會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）； 財(cái)務(wù)報(bào)表； 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 工程設(shè)計(jì)圖； 其他經(jīng)核實(shí)須永久保存的文書。 長(zhǎng)期保存（ 20 年）： 預(yù)算、決算書類； 公司規(guī)章制度； 公司主要工作計(jì)劃、總結(jié)等文書材料； 會(huì)計(jì)憑證； 其他經(jīng)核實(shí)須長(zhǎng)期保存的文書。 短期保存（ 5 年內(nèi)）： 期滿或解除的合同； 其他經(jīng)核實(shí)須短期保存的文書。 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng) 核定仍有保存參考價(jià)值者，公司辦公室檔案管理員應(yīng)將 《 收（發(fā)）文登記單 》 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。 十 一 、 檔案分類與編號(hào) 檔案分類 根據(jù)案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目及特殊檔案形式 等 分為： 全宗 、 年份、大類目 、小類目 四級(jí)分類 。先以 全宗 及年份 分類，然后依案件性質(zhì)分為若干 一級(jí)大 類目，再在 同 類 中分為若干二級(jí)、三級(jí)小類目。 類目代碼詳見(jiàn)《檔案類目代碼表》 。 同一小類的案卷裝訂于一個(gè)案夾為原則，如案件較 多，一個(gè)案夾不夠使用時(shí)， 可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，增設(shè)“案卷號(hào)”編號(hào)。 每一檔夾設(shè)立一個(gè)案卷號(hào)，案卷歸檔時(shí)依序編號(hào)。 檔號(hào)的編制 檔號(hào)是存取檔案的編號(hào)和排架的依據(jù)，必須反映公司檔案的分類體系和物理位置。 檔號(hào)由 全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、文件號(hào)五部分組成，檔號(hào)采用字母 和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制，各組成部分之間用連接符號(hào)“ —— ”連結(jié)。 公司檔案包括五個(gè)全宗， “ L”代表廣西利百集團(tuán)，“ Y”代表南寧裕豐房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，“ J”代表南寧金裕豐物業(yè)管理有限公司，“ W”代表南寧威特斯房地產(chǎn)開發(fā)投資有限公司， “ B”代表廣西南寧百 益實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司。 年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。 分類號(hào)是檔號(hào)的主體，本公司檔案的分類號(hào)一般由一、二、三級(jí)類目代號(hào)組成。具體分類明細(xì)詳見(jiàn)《檔案類目代碼表》。 檔號(hào)不得重號(hào)和空號(hào)，不能隨意變動(dòng)，層次盡量少，能適應(yīng)計(jì)算機(jī)輔助管理的要求，有利于發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。 檔號(hào) 模式 為： X—— X X X X—— —— X X X—— X X X 全 年 分 案 文 宗 度 類 卷 件 號(hào) 號(hào) 號(hào) 號(hào) 號(hào) 例如：《 2021 年南寧金裕豐物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有限公司行政管理制度匯編》可編定為行政管理類管理制度中的公司管理制度第 2 卷中的第 10 件，其檔號(hào)為： J—— 2021—— —— 002—— 010 全 年 分 案 文 宗 度 類 卷 件 號(hào) 號(hào) 號(hào) 號(hào) 號(hào) 十 二 、檔案利用 檔案利用分為查閱、借閱、復(fù)印、 復(fù)制傳輸 四種方式。 查閱檔案 各部門工作人員查閱本部門檔案、資料時(shí)，必須履行登記手續(xù)，因工作需要查閱其它部門檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門主管同意后限于檔案室查閱。凡涉及秘密等級(jí)以上檔案，須經(jīng)部門主管及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。 查閱檔案必須在檔案員規(guī)定的場(chǎng)所查閱，不得將原件帶出辦公 室。 借閱檔案 公司各部門工作人員借閱本部門檔案的，需經(jīng)本部門主管批準(zhǔn)； 如借閱跨部門檔案，且借閱的檔案為復(fù)印件，本部門主管批準(zhǔn)后需公司辦公室主 管審核； 如借閱跨部門檔案，且借閱的檔案為原件，本部門主管批準(zhǔn)后須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核； 確因緊急情況來(lái)不及辦理借出檔案手續(xù)的，經(jīng) 公司領(lǐng)導(dǎo) 知會(huì)辦公室 方可借出，事后三個(gè)工作日補(bǔ)辦借閱手續(xù)； 所有檔案的查、借閱必須由檔案員辦理登記手續(xù)。當(dāng)各部門各項(xiàng)目人員需要借閱文件材料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并填寫《檔案利用登記表》，辦理借閱手續(xù)。 外單位查閱文件檔案時(shí)，須持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。 借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行批 準(zhǔn)、登記和注銷手續(xù)，歸還時(shí)當(dāng)面點(diǎn)清，借期一般不得超過(guò)十個(gè)工作日。如因工作需要延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期不得超過(guò)十個(gè)工作日。到期由檔案員催還。逾期不還者，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可扣績(jī)效分。如因特殊情況，續(xù)借期超過(guò)十個(gè)工作日，需在《檔案利用審批表》中注明，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。 復(fù)印檔案 凡借閱公司證照復(fù)印件的，檔案員需蓋上“僅供存檔 復(fù)印無(wú)效”的藍(lán)色印章。 復(fù)印件原則上只限于公務(wù)需要使用。 復(fù)印本部門檔案資料，必須填寫《檔案利用審批表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并注明復(fù)印 的數(shù)量，方可給予復(fù)印。 復(fù)印跨部門檔案資料，必須填寫《檔案利用審批表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由辦公室主管審核簽名，并注明復(fù)印數(shù)量，方可給予復(fù)印。 借閱檔案復(fù)印件必須由檔案員辦理登記手續(xù)，填寫《檔案利用登記表》，辦理借閱手續(xù)。 復(fù)印件規(guī)格和數(shù)量，須認(rèn)真登記備查，復(fù)印資料要控制數(shù)量，提倡勤儉節(jié)約的原則，避免造成不必要的浪費(fèi)。 復(fù)制傳輸檔案 復(fù)制傳輸檔案包括掃描、拷貝、上傳等通過(guò)電腦輸送取用檔案的方式。 檔案資料需要復(fù)制傳輸者，必須填寫《檔案利用審 批表》，注明掃描、拷貝 或上傳方式，經(jīng)部門主管及公司
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