檔案管理運作流程及規(guī)定(討論版)(20xx0212)-文庫吧資料
2025-05-01 12:26本頁面
【正文】 復(fù)印件原則上只限于公務(wù)需要使用。如因特殊情況，續(xù)借期超過十個工作日，需在《檔案利用審批表》中注明，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。到期由檔案員催還。 借閱檔案必須嚴格執(zhí)行批 準、登記和注銷手續(xù)，歸還時當面點清，借期一般不得超過十個工作日。當各部門各項目人員需要借閱文件材料時，檔案管理人員應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并填寫《檔案利用登記表》，辦理借閱手續(xù)。 查閱檔案必須在檔案員規(guī)定的場所查閱，不得將原件帶出辦公 室。 查閱檔案 各部門工作人員查閱本部門檔案、資料時，必須履行登記手續(xù)，因工作需要查閱其它部門檔案時，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門主管同意后限于檔案室查閱。 檔號不得重號和空號，不能隨意變動，層次盡量少，能適應(yīng)計算機輔助管理的要求，有利于發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。 分類號是檔號的主體，本公司檔案的分類號一般由一、二、三級類目代號組成。 公司檔案包括五個全宗， “ L”代表廣西利百集團，“ Y”代表南寧裕豐房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，“ J”代表南寧金裕豐物業(yè)管理有限公司，“ W”代表南寧威特斯房地產(chǎn)開發(fā)投資有限公司， “ B”代表廣西南寧百 益實業(yè)有限責任公司。 檔號的編制 檔號是存取檔案的編號和排架的依據(jù)，必須反映公司檔案的分類體系和物理位置。 同一小類的案卷裝訂于一個案夾為原則，如案件較 多，一個案夾不夠使用時， 可分為兩個以上的檔類裝訂，增設(shè)“案卷號”編號。先以 全宗 及年份 分類，然后依案件性質(zhì)分為若干 一級大 類目，再在 同 類 中分為若干二級、三級小類目。 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng) 核定仍有保存參考價值者，公司辦公室檔案管理員應(yīng)將 《 收（發(fā)）文登記單 》 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。 長期保存（ 20 年）： 預(yù)算、決算書類； 公司規(guī)章制度； 公司主要工作計劃、總結(jié)等文書材料； 會計憑證； 其他經(jīng)核實須長期保存的文書。設(shè)置軟卷封底，一文件一封底（含卷內(nèi)文件目錄 ） ，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜保存 。 同一份文件材料應(yīng)用釘書釘釘好， 對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托糊，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。 用打印好的清晰目錄注明，并蓋章。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在卷底。 卷內(nèi)備考表。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷 內(nèi)的文件目錄。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序編寫頁號。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行有序排列。 歸檔的文書材料必須按年度立卷。 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 九 、 立卷要求 為統(tǒng)一案卷的質(zhì)量，各部門、項目的立卷工作在辦公室 專職 檔案員的指導(dǎo)下開展工作， 兼職 檔案員負責組卷、編目。 八 、 檔案分析 針對收集后的檔案，辦公室檔案員應(yīng)組織各職能部門、項目對收集檔案進行分析、整合工作，填寫《檔案 收集 分析確認表》及《檔案 收集 匯總信息目錄表》提交確認分析人，確認分析人按項目歸屬如 附件五《檔案收集分析確認表》如示 。一級為絕密、二級為機密、三級為公開。 檔案保密等級劃分：辦公室主任定期召集相關(guān)人員進行檔案的分級評定，評定內(nèi)容應(yīng)包括：檔案的保密級別、保存期限、保存地點、檔案調(diào)閱最高審批人，并形成評定審批記錄。辦公室主任應(yīng)對收集后的意見做審閱，提出相關(guān)意見。 所有歸檔的文件應(yīng)是原件，如因其他原因確實無法找到或移交原件，則在辦理移交手續(xù)時加以注明。 公司員工外出學(xué)習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議文件資料等，經(jīng)辦人應(yīng)在返回后 15 個工作日內(nèi)必須交辦公室辦理歸檔手續(xù)。 主辦部門文件的收集 ： 由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。具體安排在每年 1 月 15 日、 4 月15 日、 7 月 15 日、 10 月 15 日 前 （若遇工作日、節(jié)假日則順延），收集前三個月的檔案資料，并向公司辦公室檔案員辦理交接簽收手續(xù)。 負責本部門、項目的兼職檔案員應(yīng)充分了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握公司規(guī)定的歸檔范圍，并定期對本部門、項目 開展檔案整理指導(dǎo)工作，主動督促收集管理本部門、項目的文件材料。 六 、 檔案收集 公司文書檔案、工程檔案、聲像檔案由辦公室集中歸檔管理；人事檔案由人力資源部歸檔管理；財務(wù)檔案由財務(wù)部歸檔管理，以便于及時利用，維護檔案安全。備考表必須填寫立卷人、檢查人、立卷時間。把整理完畢的文件材料裝入卷盒中，并按要求填寫卷盒正面、背脊上的各項內(nèi)容。錄入完后，應(yīng)及時打印出永久、長期、短期三個歸檔文件目錄，并按不同保管期限分別把歸檔文件目錄裝成三本。按歸檔文件要求，分永久、長期、短期三條線，把每件文件中相應(yīng)項目錄入計算機中。編件號的同時，填寫歸檔章的其他各項內(nèi)容。分別對各大類劃定了保管期限且已排列好并加蓋了歸檔章的文件材料進行編件號。若個別文件第一頁的右上角沒有空白處，無處蓋歸檔章時，應(yīng)在文件前加裝一頁與文件大小相同的白紙，歸檔章在加裝的白紙右上角。 第七步，加蓋歸檔章。對 同一大類、同一保管期限的文件材料排列時，應(yīng)將問題相同或相近的文件材料集中排放在一起。 第六步，排列。 第五步，裝訂。將每一個大類文件材料按保管期限要求，劃定為永久、長期、短期三種保管期限。即根據(jù)文件的內(nèi)容和辦理文件的內(nèi)部組織，屬于哪個部門職能范圍， 由哪個部門辦理的文件材料，就分到哪個大類去。 第三步，分大類。將收集的文件材料按文件形成的年度分開。所謂完整，就是每份文件的正件、附件、底稿、簽發(fā)單、處理單、領(lǐng)導(dǎo)
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