檔案管理運作流程及規(guī)定(討論版)(20xx0212)(參考版)
2025-04-27 12:26本頁面
【正文】 ） 特此通知。 （注意：兼職檔案員在工作調(diào)動（辭職、退休、離崗）時，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 附件 一 ： 檔案利用審批表 檔案名稱 檔案編號 利用形式 □ 借閱（原件） □ 借閱（復(fù)印件） □ 查閱 □ 掃描 □ 復(fù)?。ú粴w還） □ 拷貝 □ 上傳 利用人 部 門 文件數(shù)量 文件頁數(shù) 借出日期 歸還日期 續(xù)借時間 借閱原因 部門主管審核 辦公室主管審核 公司領(lǐng)導(dǎo)審核 備 注 表格編號： JYFBG00302 版次： B0 附件二 ： 檔 案 利 用 登 記 表 表格編號： JYFBG00303 版次： B0序號 檔 案 題 名 / 主 要 內(nèi) 容 檔案 時間 利用份數(shù) 頁數(shù) 利用人及利用時間 歸還時的接收人及時間 備注 查閱 借閱 原件 借閱 復(fù)印件 復(fù)印 掃描 拷貝 上傳 1 2 3 4 5 6 7 附件三： 授權(quán)利用檔案申請表 授權(quán)人 部 門 被授權(quán)人 部 門 授權(quán)期限 授權(quán)方式 □ 借閱（原件） □ 借閱（復(fù)印件） □ 查閱 □ 掃描 □ 復(fù)印（不歸還） □ 拷貝 □ 上傳 借出日期 歸還日期 授權(quán)內(nèi)容 公司領(lǐng)導(dǎo)審批 備 注 表格編號： JYFBG00304 版次： B0 附件四： 文 件 資 料 移 交 表 序號 文 件 資 料 名 稱 / 主 要 內(nèi) 容 份 數(shù) 頁數(shù) 是否有 掃描件 部門 /項目 移交人及 移交時間 接收人及 接收時間 備注 原件 復(fù)印件 1 2 3 4 5 6 7 表格編號： JYFBG00305 版次： B0 附件五： 檔案 收集 分析確認(rèn)表 部門 /項目 責(zé)任人 審核人 備注 總 經(jīng) 辦 王孟晶 蔡梓麒 商業(yè)運營部運營組 譚曉燕 商業(yè)運營部策劃組 蘭 鋒 王孟晶 裕豐大廈項目 陸 萍 崔 敏 人民商廈項目 鄭 娟 廚柜中心項目 韋海霞 譚 地 國貿(mào)中心項目 楊巧寧 趙國偉 裕豐高街項目 杜國俊 王曉鈞 西街項目 趙建國 趙建國 萬昌項目 李英毅 鄧 國立項目 營銷策略中心 邕江明珠項目 維景又一城 項目 物 業(yè) 部 韋 丹 劉志浩 文萊御園項目 裕豐 本文如有其它未盡事宜，可以隨時做合理調(diào)整，并按最新的規(guī)定執(zhí)行。 保存檔案必須有專門的庫房，并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制。 檔案室應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。 存放膠片、照片、磁帶、光 盤 要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列存放檔案柜內(nèi)。底圖存放以平放為宜。 底圖除修改、送曬外，不得外借。 十 四 、 檔 案保管 接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理 交 接 手續(xù)。 鑒定小組對到期或過期的檔案材料進行重新審定，把失去利用價值的檔案剔除，寫出 《 銷毀報告 》 ，列出清單一式兩份，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定專人銷毀和監(jiān)銷，并在銷毀單上簽字。 十 三 、 檔案鑒定與銷毀 辦公室主任根據(jù)檔案的價值，每 年成立專項小組組織進行一次鑒定。 嚴(yán)格 遵守《保密管理規(guī)定》，查閱和摘抄檔案只限于批準(zhǔn)范圍的內(nèi)容，不準(zhǔn)擅自擴大范圍 。復(fù)制件妥善保存，用完及時交回檔案室或經(jīng)批準(zhǔn)刪除銷毀。 檔案資料需要復(fù)制傳輸者，必須填寫《檔案利用審 批表》，注明掃描、拷貝 或上傳方式，經(jīng)部門主管及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進行復(fù)制傳輸，由檔案員進行操作，必須在《檔案利用登記表》中注明清楚。 復(fù)印件規(guī)格和數(shù)量，須認(rèn)真登記備查，復(fù)印資料要控制數(shù)量，提倡勤儉節(jié)約的原則，避免造成不必要的浪費。 復(fù)印跨部門檔案資料，必須填寫《檔案利用審批表》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由辦公室主管審核簽名，并注明復(fù)印數(shù)量，方可給予復(fù)印。
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