內部控制制度(編輯修改稿)
2025-05-29 05:08 本頁面
【文章內容簡介】 辦理采購。 3) 辦理比價、議價、招標等作業(yè)應符合公司規(guī)定，外購進度亦須依預定采購過程控制追蹤。 4) 大量采購之主料、副料、包裝材料，以合約 采購為原則，并應保持兩家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響到生產作業(yè)。 5) 重要采購合約簽訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。 6) 為提高進貨品質，降低進貨成本，便于管理，應建立可完全配合之協(xié)力廠商。 7) 遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連系；報告呈核后，立即采取應變措施。 第 3節(jié) 相關資料 「供貨商資料 \廠商料件資料」、「請購單」、「詢比議價單」等。 《內控制度》《采購及付款循環(huán)》 進口作業(yè) 編號 版本 日期 CP103 2021/01/01 （股份有限公司 發(fā)行） 頁次 12/21 頁 第 1節(jié) 作業(yè)程序 1. 需比例結匯 1) 由采購單位計算結匯所需金額。 2) 所需金額申請表及各類相關憑證，一并送交主管人員核準。 3) 預付外購款，依請購案號或 L/C 逐案控制。 2. 記帳 1) 請款條件審核無誤后，開立應付憑單，制作傳票，記入帳冊。 2) 應付憑單交由出納單位開出支票。 3) 支票經簽章后，應交由經辦人申請開立信用狀。 3. 申請信用狀 1) 準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀： (A) 開發(fā)信用狀申請書。 (B) 已繳納收訖或已核章之結匯申請單。 2) 依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。 3) 于進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。 4) 申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請： (A) 商業(yè)發(fā)票（ Performance Invoice）。 (B) 目錄或型錄。 (C) 特別規(guī)定。 4. 銀行開具信用狀 上述手續(xù)無 誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。 5. 在途品作業(yè) 1) 起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規(guī)定辦理。 2) 對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。 3) 貨品裝船后，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排 《內控制度》《采購及付款循環(huán)》 進口作業(yè) 編號 版本 日期 CP103 2021/01/01 （股份有限公司 發(fā)行） 頁次 13/21 頁 進口報關事宜，并通知倉儲單位。 6. 準備提貨 1) 資材部單位于接獲船務公司通知預定到港通知后，通知倉儲單位、財會單位及報關公司（報關人員 (深圳）。 2) 倉儲單位接獲到貨日期、品名、數(shù)量后，預先安排人員搬運及存置位置。 3) 財會單位于知悉預定結匯還款日后，安排調度各項財務資源，準備結匯。 7. 結匯還款 1) 檢核利息計算是否正確。 2) 結匯費用是否依銀行之收費標準計算。 3) 依請購案號或 L/C 編號，將每次支付費用記入每一批材料之「進口器材付款紀錄表」。 8. 提貨 1) 費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是否均有合理憑證。 2) 核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。 3) 對于無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核準。 4) 實收數(shù)量少于裝運數(shù)量時，注意有無辦理索賠；實收數(shù)量少于公證數(shù)量時，有無向運輸公司提出索賠。 第 2節(jié) 控制重點 1) 有關進口作業(yè)之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必須經核準，內容必須合理。 2) 應按同一進口采購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸檔。 3) 應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤后，始簽付。 4) 預付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付，并抬頭、劃線、禁止背書轉讓。如以現(xiàn)金方式支付者，須合于現(xiàn)金付款方式。 《內控制度》《采購及付款循環(huán)》 進口作業(yè) 編號 版本 日期 CP103 2021/01/01 （股份有限公司 發(fā)行） 頁次 14/21 頁 5) 已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背后應有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事發(fā)生。 6) 開發(fā)信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款： (A) 開立保兌信用狀。 (B) 押匯手續(xù)由買方負擔。 (C) 可裝運于甲板上。 (D) 信用狀可轉讓。 (E) 指定開狀銀行或押匯銀行。 (F) 可憑倉庫收據（尚未裝船）押匯等。 7) 在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。 8) 合約
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