【文章內(nèi)容簡介】 → 工具欄 → 監(jiān)視窗口 ”命令，打開 “監(jiān)視窗口 ”，單擊其中的 “添加監(jiān)視 ”按鈕，展開 “添加監(jiān)視點(diǎn) ”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊 “添加 ”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它 “監(jiān)視點(diǎn) ”。 以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開 “監(jiān)視窗口 ”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在 Excel 2020 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel 2020 對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。 單擊 “格式 ”工具欄上 “邊框 ”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選 “繪圖邊框 ”選項(xiàng)，或者執(zhí)行 “視圖 → 工具欄 → 邊框 ”命令，展開 “邊框 ”工具欄。 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示： ① 如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的 “擦除邊框 ”按 鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。② 如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的 “線條顏色 ”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③ 這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候， Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊 !要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì) Excel來說，也并不難。 例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登 記 “年份 ”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望 “年份 ”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊 “數(shù)據(jù) ”菜單的 “有效性 ”選項(xiàng)。在 “設(shè)置 ”卡片 “有效性條件 ”的 “允許 ”下拉菜單中選擇 “文本長度 ”。然后在 “數(shù)據(jù) ”下拉菜單中選擇 “等于 ”，且 “長度 ”為 “4”。同時(shí)，我們?cè)賮淼?“出錯(cuò)警告 ”卡片中，將 “輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告 ”設(shè)為 “停止 ”，并在 “標(biāo)題 ”和 “錯(cuò)誤信息 ”欄中分別填入 “輸入文本非法 !”和 “請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。 ”字樣。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)， Excel就會(huì)彈出 示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確 “樣式 ”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ?其實(shí)，在 Excel的 “數(shù)據(jù)有效性 ”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如 “文本類型 ”啊， “序列大小 ”啊， “時(shí)間遠(yuǎn)近 ”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel展示出與眾不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開 Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出 Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián) ，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢 ?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名 “Sheet1”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住 Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到 Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組 ”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作組 ”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng) 內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊 “編輯 ”菜單的 “填充 ”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇 “至同組工作表 ”。這時(shí)， Excel會(huì)彈出 “填充成組工作表 ”的對(duì)話框，在這里我們選擇 “格式 ”一項(xiàng)，點(diǎn) “確定 ”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在 Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為 Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容， Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。 在 Excel 2020 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是： “=UPPER（源數(shù)據(jù)格） ”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格） ”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫； “=PROPER（源數(shù)據(jù)格） ”，將文本轉(zhuǎn)換成 “適當(dāng) ”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦?A1 單元格中輸入小寫的 “excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入 “=UPPER（ A1） ”，回車后得到的結(jié) 果將會(huì)是 “EXCEL”。同樣，如果我們?cè)?A3 單元格中輸入 “”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入 “=PROPER（ A3） ”，那么我們得到的結(jié)果就將是 “”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從 A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用 “=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)） ”函數(shù)，它表示 “從 A4 單元格最右側(cè) 的字符開始提取 2 個(gè)字符 ”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用 “=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)） ”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從 A5 單元格中提取 “武漢 ”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入 “=MID（ A5,4,2） ”就可以了。意思是：在 A5 單元格中提取第 4 個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第 4 和第 5兩個(gè)字。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變 成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以 “1”、 “2”、 “3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以 “st”、 “nd”和 “rd”結(jié)尾的。而且， “11”、 “12”、 “13”這 3 個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以 “th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看： “=A2amp。IF（ OR（ VALUE（ RIGHT（ A2,2）） ={11,12,13}） ,″th″,IF（ OR（ VALUE（ RIGHT（ A2）） ={1,2,3,},CHOOSE（ RIGHT（ A2） ,″st″,″nd″,″rd″） ,″th″）） ”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確： ① 如果數(shù)字是以 “11”、 “12”、 “13”結(jié)尾的，則加上 “th”后綴； ② 如果第 1 原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以 “1”結(jié)尾使用 “st”、以 “2”結(jié)尾使用 “nd”、以 “3”結(jié)尾使用 “rd”； ③ 如果第 2 原則都無效，那么就用 “th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。 二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù) 和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的 “安全填寫法 ”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的 前面加上 “$”之類的符號(hào)。其實(shí)，在 Excel中也有類似的輸入方法，那就是 “REPT”函數(shù)。它的基本格式是 “=REPT（ “特殊符號(hào) ”，填充位數(shù)） ”。 比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用