excel鮮為人知的35招秘技(參考版)
2024-08-25 01:41本頁面
【正文】 提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí)，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開時(shí)，才能在 “監(jiān)視窗 口 ”的列表中顯示出來。這時(shí)， “監(jiān)視窗口 ”的列表中就出現(xiàn)了被 Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。 在 “工具 ”菜單中單擊 “公式審核 ”子菜單，然后單擊 “顯示監(jiān)視窗口 ”按鈕。 三十五、 Excel 2020“監(jiān)視 ”窗口的應(yīng)用 如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)， Excel 中的 “監(jiān)視窗口 ”可以為你提供很大的幫助。另外，如果我們使用了 Excel的 “分級(jí)顯示 ”，那么當(dāng)我們按住 Shift 和滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，又可以控制各級(jí)條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑?，也可以點(diǎn)擊 “公式審核 ”工具欄上的 “圈釋無效數(shù)據(jù) ”按鈕來讓 Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。因此，數(shù)據(jù)來源有 3 個(gè)： C A2 和 C6。我們?nèi)匀唤栌?“給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎 ”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇 C12 單元格。 三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處 Excel 2020 有一秘密 武器 ——“公式審核 ”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白?，F(xiàn)在，我們只要一按下 Alt+Shift+C， Excel 2020 的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。只保留 “收集而不顯示 Office 剪貼板 ”復(fù)選框前面的鉤即可。 筆者建議，如果你不希望剪 貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的 “選項(xiàng) ”，清除 “自動(dòng)顯示 Office 剪貼板 ”復(fù)選框上的鉤。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次 “復(fù)制 ”或 “剪切 ”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。 三十二、 “馴服 ”Excel 2020的剪貼板窗口 Excel 2020 極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納 24 個(gè)項(xiàng)目（而 Excel 2020 只能容納 12個(gè)）。你看，如圖 24 所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn) “班學(xué)生成績表 !單元格 ”的字樣了。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。 不過，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片 !你可以試著改動(dòng)原來被我們 “拍攝 ”下來的表格數(shù)據(jù)看看 ——刷新一下 “照片 ”，結(jié)果 “照片 ”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了 ! 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開 Excel，軟件總是打開了一個(gè)由 3 張空白表格組成的文件組呢 ?如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng) 才是以一當(dāng)十的制勝法寶。當(dāng)然，和 “照片 ”一同出現(xiàn)的還有 “圖片 ”工具欄。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分 “照相 ”，只須先選擇它們（圖 23），然后按下 “攝影 ”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被 “拍 ”了下來。 要找到這個(gè)功能還不太容易 ，我們點(diǎn)擊 Excel“工具 ”菜單的 “自定義 ”選項(xiàng)。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)， Excel的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒， 然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。 按照 Office 的默認(rèn)安裝，你可能還不能在 Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了 “從文本到語音 ”的選項(xiàng)后，就可以在 Excel的 “工具 ”菜單中看到 “語音 ”項(xiàng)目了。它就是讓 Office 軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。隨心所欲地設(shè)置 “圖示樣式庫 ”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。你看，如圖 20 所示的維恩圖多么漂亮。雖然在 “插入 ”菜單的 “圖示 ”窗口中只有 區(qū)區(qū) 6 種樣式，但對(duì)于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了 “四兩撥千斤 ”的效果。 二十八、插入 “圖示 ” 盡管有 14 大類 50 多種 “圖表 ”樣式給 Excel撐著腰，但對(duì)于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。并在彈出菜單的 “選定匯總項(xiàng) ”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。 二十七、 Excel工作表大綱的建立 和 Word 的大綱視圖一樣， Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。 接下來，我們就來檢驗(yàn) “VLOOKUP”函數(shù)的功效。 此時(shí)回到表格，單擊 C9 單元格，我們看到 “fx”區(qū)域中顯示的命令行為 “=VLOOKUP（ C8， A2∶ B6， 2， FALSE） ”。如果是，就為 “TURE”）。在如圖 18 彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數(shù)，點(diǎn) “確定 ”。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們?cè)?“輸入學(xué)生姓名 ”右邊的單元格，也就是 C8 格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的 名字后，其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績。 比如在所示的表格中，從 A1 到 F7 的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。 二十六、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎 我們知道， Excel表格和 Word 中的表格最大的不同就是 Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。所示的就是“100歐元 ”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表。 完成后我們?cè)俅未蜷_ “工具 ”菜單，單擊 “歐元轉(zhuǎn)換 ”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。如果你在安裝 Excel 2020 時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在 “工具 ”菜單中找到它。比如現(xiàn)在 A1 單元格中輸入有 “how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙： “=IF（ LEN（ A1） =0,0,LEN（ TRIM（ A1）） LEN（ SUBSTITUTE（ TRIM（ A1） ,″,″,″″）） +1） ” 該式的含義是先用 “SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用 “TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出 “空格 ”的數(shù)量，最后將空格數(shù) +1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。 二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù) 有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。具體步驟如下： 在 E3 單元格中寫入公式 “=IF（ D30,REPT（ ″n″,ROUND（ D3*100,0）） ,″″） ”，然后選中它并拖動(dòng) “填充柄 ”，使 E 列中所有行都能一一對(duì)應(yīng) D 列中的結(jié)果；接著在 G3 單元格中寫入公式 “=IF（ D30,REPT（ ″n″,ROUND（ D3*100,0）） ,″″） ”，也拖動(dòng)填充柄至G14。 比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將 “E 列 ”作為直方圖中 “預(yù)算內(nèi) ”月份的顯示區(qū)，將 “G列 ”則作為直方圖中 “超預(yù)算 ”的顯示區(qū)。 二十三、創(chuàng)建文本直方圖 除了重復(fù)輸入之外， “REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。REPT（ ″″） 8LEN（ A4） /2） ”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在 A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 “$”符號(hào)的話，那就改為： “=（ TEXT（ A5,″$,″（ amp。A3”；另外，如果我們想用 “”號(hào)將 A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為 “=REPT（ ″″,8LEN（ A4） /2） amp。 比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用 “”號(hào)填充至 1
研究報(bào)告相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1