excel表格的使用秘技(參考版)
2025-07-03 16:51本頁面
【正文】 提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí)，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開時(shí)，才能在“監(jiān)視窗 口”的列表中顯示出來。這時(shí)，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了?！ ≡凇肮ぞ摺辈藛沃袉螕簟肮綄徍恕弊硬藛危缓髥螕簟帮@示監(jiān)視窗口”按鈕?！ ∪濉xcel 2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用 如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)， Excel 中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當(dāng)我們按住Shift和滾動鼠標(biāo)滾輪時(shí)，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑?，也可以點(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。因此，數(shù)據(jù)來源有3個(gè)：CA2和C6。我們?nèi)匀唤栌谩敖o表格做個(gè)超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。 三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處 Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。現(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel 2002的剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可?！ 」P者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口 Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目（而Excel 2000只能容納12個(gè)）。你看，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“班學(xué)生成績表!單元格”的字樣了。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。 不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了! 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法寶。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來?！ ∫业竭@個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號時(shí)，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。 按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項(xiàng)目了。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。 二十八、插入“圖示” 盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。二十七、Excel工作表大綱的建立 和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題?！ 〗酉聛恚覀兙蛠頇z驗(yàn)“VLOOKUP”函數(shù)的功效?！ 〈藭r(shí)回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE）”。如果是，就為“TURE”）。在如圖18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數(shù)，點(diǎn)“確定”。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學(xué)生的各科成績。 比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。 二十六、給表格做個(gè)超級搜索引擎 我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價(jià)一覽表?！ ⊥瓿珊笪覀冊俅未蜷_“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙： “=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）” 該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù) 有時(shí)候，我們可能對某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。具體步驟如下： 在E3單元格中寫入公式“=IF（D30,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應(yīng)D列中的結(jié)果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D30,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動填充柄至G14?！ ”热缥覀兪紫戎谱饕粡埬甓仁罩胶獗?，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)?！ 《?、創(chuàng)建文本直方圖 除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。REPT（″″）8LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=（TEXT（A5,″$,″（amp。A3”；另外，如果我們想用“”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT
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