財務(wù)表格與人員使用excel表格(參考版)
2025-07-04 00:56本頁面
【正文】 14 / 14。 以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會不請自來了。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動時是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索?！ ∪?、巧用“智能鼠標(biāo)” 我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢？ 點(diǎn)擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框，點(diǎn)“確定”后，我們再來看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能： 在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會以15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標(biāo)滾輪時，工作表才會像往常一樣上下翻頁。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個單元格的所在(圖25)。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。 讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調(diào)出剪貼板。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可?！ 」P者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。 三十二、“馴服”剪貼板窗口 每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“班學(xué)生成績表!單元格”的字樣了。此時我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。 不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！ 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法寶。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來。 要找到這個功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。 按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項(xiàng)目了。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項(xiàng)。試著在“C8”單元格中輸入某個學(xué)生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學(xué)成績了。復(fù)制該命令行，在CC1C1C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE)”；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE)”(其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述)。設(shè)定完畢按“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“Lookup_value”(指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“C8”(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array”(指數(shù)據(jù)搜索的范圍)為“A2∶B6”(即在所有學(xué)生的“語文”成績中搜索)；“Col_vindex_num”(指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號)為“2”(即數(shù)值在第2列)；“Range_lookup”(指是否需要精確匹配)為“FALSE”(表明不是。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下： 將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。 二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換 這是Excel 2002中的新工具。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。REPT(″″,16LEN(TEXT(A5,″$,″))))”，一定能滿足你的要求。A4amp。REPT(″″,16LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“”號填充至16位，就要改為“=REPT(″″,16LEN(A3)))amp。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”?！ 《?、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù) 和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾
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