銷售系統(tǒng)會務標準化手冊(編輯修改稿)
2024-09-25 15:27 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 員交通費即可；如為系統(tǒng)、中心召開的季度會議，根據(jù)參會人數(shù)及會議時間做茶歇費用及會務人員交通費。（2）在公司外部酒店召開會議，根據(jù)會議時間及參會人員數(shù)量，預算項目應包括會議室費用、住宿費用、餐飲費用、茶歇費（包括會議用礦泉水），接送站交通費、其他相關會議用品費用及浮動費用。參考原則如下：參會人員確認根據(jù)會議通知中所注明的參會人員名單確認是否參會,具體如下：（1）特邀參會人員由會議通知起草人電話確認是否參會；（2）必參會人員如不能參會或委托他人代替參加會議，需向會議組織方最高負責人請假，在會議召開前由通知起草人與組織方最高負責人進行必參會人員的確認；（3）列席參會人員如不能參會，需事先告知通知起草人。會議設備準備會議承辦人需在會議開始前與設備管理員/酒店會議室服務人員就會議室各項設備進行檢查與調(diào)試，確保各項設備可正常運行。檢查項目包括：投影儀、視頻會議、幕布、電腦、無線麥克、電源等。同時需自備如下明細：設備明細數(shù) 量設備明細數(shù) 量燒水壺2個插線板至少2個保溫壺2個激光筆1個錄音筆1個電池（9V)各1包桌卡根據(jù)會議人數(shù)準備白板（筆、擦）至少1套剪刀1把寬帶透明膠1個紙杯200支A4復印紙1包果盤10個訂書機1個照相機1臺中性筆20支紙巾（盒）5人/盒接站安排（1）由會議通知起草人落實到會人員名單，收集整理人員到達機場、車站的具體情況，并制作參會人員行程統(tǒng)計表，要求體現(xiàn)：——乘坐飛機到達的班次、時間、人員聯(lián)系方式；——乘坐火車到達的的車次、時間、人員聯(lián)系方式；——乘坐班車到達的的終點站、時間、人員聯(lián)系方式；——自行開車來的人員情況及聯(lián)系方式；（2）由會務組根據(jù)參會人員行程統(tǒng)計表擬定參會人員的接機、接站計劃，要求——會客戶的到機場、火車站進行時間排序，落實司機和車輛；——明確接站發(fā)車時間、地點、路線，并將安排情況發(fā)至參會人員；——接站車輛保障至少于會前10分鐘到達會場，接站地點要以接近參會人員到達地點為主。接待安排（1）接站車輛安排至少1個會務人員負責將接到參會人員的情況及時通知會務組，以確定人員到達酒店迎接的準確時間；（2）由會務組根據(jù)參會客人到達酒店時間，指定主要迎接人員、登記負責人員、門口服務人員（酒店服務員），在接待臺進行迎接；（3）接待人員分工如下：——主要迎接人員負責隨時保持與接站車輛聯(lián)系，在得知參會人員到達酒店前15分鐘通知接待服務員到門口等侯，準備好迎客的工作；——登記負責人員準備人員房間入住表格，進行來客身份確認和登記，發(fā)放房間鑰匙，并引領客人到房間（或電梯口）；——門口服務員在客人下車時，主要迎送人員上前迎接問候，并引領客人到登記服務人員處。議程PPT制作會議開始前1天制作會議議程的PPT文件，以便會議主持人介紹會議的安排。其中PPT應包括會議時間，內(nèi)容，匯報人及會議須知等內(nèi)容。參會資料的準備 （1）依據(jù)參會人員到會情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作并打印參會須知，內(nèi)容包括會議議程、會務組聯(lián)系方式、會議特殊要求等；（2）涉及分組討論的會議，需同時制作并打印人員分組信息表； 1茶歇采買 原則如下：月度例會不提供茶歇，只提供會議用水。季度例會提供茶歇以點心為主、水果為輔，具體采購明細參考如下： 類別明細說明點 心巧克力派、薩其瑪、小面包（達利園/盼盼）、膜片、蘇打餅干（美丹）購買34種水 果草莓，油桃，香蕉，葡萄、蘋果、桔子、小西紅柿、紅提購買34種休閑食品豆腐干、雪餅、福娃糙米卷購買12種酒水礦泉水、紅酒、白酒、飲料（雪碧、可樂）在酒店開會如安排圓桌餐，需采購白酒、紅酒、飲料。其他口香糖、咖啡(雀巢)、茶葉、咖啡攪拌棒/以上品類供參考，購買數(shù)量根據(jù)會議時長及會議人數(shù)進行匹配。1會場布置 （1）會議室布置——根據(jù)會議規(guī)模、召開方式、參會人數(shù)對參會人員座次進行排定，要求會場內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理；——核實所有參會人員桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊；——重要會議根據(jù)會議主題，制定會場條幅，要求會懸掛整齊，標示粘貼牢固；——會議場所布置指引標示、擺放指路牌，指明會議室及會務組的地點；——會議用的資料（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤后分發(fā)至桌上；（2）會議設備調(diào)試——會議設備調(diào)試，涉及內(nèi)容有：投影儀及幕布調(diào)試、麥克風及音響調(diào)試、匯報用電腦和資料聯(lián)機調(diào)試、場內(nèi)燈光及空調(diào)開關位置及調(diào)制、電源及插板的連接；——準備會議現(xiàn)場記錄所需設備，包括記錄用電腦、錄音筆、照相機、攝像機等，并明確相關負責人員；——通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料。（2）會場
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