【文章內(nèi)容簡介】 內(nèi)容，還有利用（含利用效果）及檔案工作機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備等基本情況的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。 檔案統(tǒng)計(jì)工作必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的計(jì)劃和規(guī)定，不能持有隨意性態(tài)度。 各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字的書寫一律用鋼筆或黑色水筆，數(shù)字用阿拉伯字母記錄，字跡工整。 用鉛筆在具體的檔案上留下記號(hào)，以便更改。（但是檔案的名單條不可以隨意涂改，除非老師同意。） 檔案統(tǒng)計(jì)工作必須保持嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)的態(tài)度，杜絕錯(cuò)漏，必須及時(shí)地保質(zhì)量地完成上級(jí)布置的統(tǒng)計(jì)任務(wù)，不得拒報(bào)、瞞報(bào)、虛報(bào)和偽造數(shù)據(jù)。 （三）檔案嚴(yán)管制度 任何人員進(jìn)出檔案室，必須記錄出入時(shí)間、姓名、原因、聯(lián)系電話和備注等。 保管檔案和資料，必須符合學(xué)校檔案室的有關(guān)規(guī)定，排列有序，便于查找。 檔案室專管人員（或被老師安排工作者）進(jìn)出檔案室，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員（檔案室的工作人員），不得隨意進(jìn)人檔案室，特別 是檔案室的資料位置不可以隨意移動(dòng)。 必須定期檢查、清點(diǎn)檔案和資料，若發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。 收進(jìn)、移出檔案和資料時(shí)，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，并且做好登記。 有關(guān)工作人員，不得任意透露檔案室的工作內(nèi)容和布局設(shè)計(jì)。 檔案的個(gè)人資料不可以任意帶出檔案室，如果帶出檔案室，必須先得到檔案室老師的批準(zhǔn)。 檔案袋里的任何資料不可以修改，保持原樣。任意修改者，按有關(guān)規(guī)定處罰。 移動(dòng)檔案的位置要放回原位，如果不能放回原位的，要在記錄本上記錄最新的位置 。 （四）檔案人員崗位責(zé)任制 認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的專業(yè)知識(shí)和熟悉日常管理工作，注意檔案室的保密工作。 負(fù)責(zé)處理學(xué)籍資料的整理、歸類和輸入電腦的工作，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，每次整理電腦的信息，必須先和主管老師商量 （ 建議大家不要在檔案室電腦下載 資料，廣東石油化工學(xué)院 學(xué)生事務(wù)管理中心 12 以保證資料的保密性）。 進(jìn)行檔案查詢時(shí)，要記錄查詢者的基本信息。如果不是本人查詢，要求代為查檔的人員提供本人的信息，并將所查到的有關(guān)檔案信息直接告訴本人。 (個(gè)人檔案的信息盡量不要讓第三人知道。） 工作人員工作時(shí)，需要認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心有禮對(duì)待接待來查詢檔案等人員 的來訪。 按規(guī)定的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)移交檔案和資料。（每一個(gè)月把自己負(fù)責(zé)的情況向老師報(bào)告，如果遇到問題，可以提出。） 切勿隨意讓非工作人員進(jìn)入檔案室。對(duì)于查詢者的來訪，要求他們?cè)陂T外等候，并且不得泄密或以個(gè)人名義讓學(xué)生或其他人員翻閱檔案資料，違者將按有關(guān)規(guī)定予以處罰。 第三條 財(cái)務(wù)管理制度 經(jīng)費(fèi)是各項(xiàng)活動(dòng)、工作開展的重要基礎(chǔ)，而財(cái)務(wù) 管理 對(duì)經(jīng)費(fèi)的支出、收入進(jìn)行嚴(yán)格地管理監(jiān)督，是使 中心 經(jīng)費(fèi)合理化利用的重要環(huán)節(jié)， 中心成員 必須重視。 （一）報(bào)銷需知 全部經(jīng)費(fèi)向綜合部財(cái)務(wù)管理員報(bào)銷。 財(cái)務(wù)管理員必須對(duì)相關(guān)項(xiàng)目 價(jià)位 有 一定的了解； 必須對(duì)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)費(fèi)開支設(shè)立專門帳簿，詳實(shí)記錄收支情況； 每次報(bào)銷必須認(rèn)真仔細(xì)地審核各項(xiàng)報(bào)銷費(fèi)用，并了解各個(gè)報(bào)銷款項(xiàng)的具體用途。 每月 25 號(hào) 可進(jìn)行報(bào)銷， 個(gè)別花費(fèi)較大 的活動(dòng) 可即時(shí)報(bào)銷。 報(bào)銷時(shí)應(yīng)上交 蓋 有印章或者簽字的發(fā)票、收據(jù)，或者“ 1+1 超市”小票。 經(jīng)手人 應(yīng) 在發(fā)票、收據(jù)或者小票背面 填寫需要報(bào)銷人的姓名 和資金用途。 （二） 制作財(cái)務(wù)預(yù)算 每個(gè)活動(dòng)或者工作開展前應(yīng)提前向管理員提交財(cái)務(wù)預(yù)算明細(xì)表，以便管理員做出財(cái)務(wù)預(yù)算。 進(jìn)行預(yù)算時(shí)，資金 應(yīng)適當(dāng) 寬松 把握 。 對(duì)于 支出較大的金額，可以向管理員征求資金預(yù)借，并填寫借條（見附件二）。 管理員應(yīng)提前預(yù)算整個(gè)一學(xué)年的資金使用，針對(duì)大型的活動(dòng)或者工作應(yīng)提前預(yù)留足夠的資金，以防發(fā)生意外。 （三） 報(bào)銷公示 每個(gè)月 1 號(hào)左右 將 上 月報(bào)銷條目整理成文， 在例會(huì)上進(jìn)行 公示，便于相關(guān)人員進(jìn)行審查核對(duì)和各部門監(jiān)督財(cái)務(wù)管理狀況，并 上傳電子檔至群共享，將紙質(zhì)版張貼在辦公室黑板上進(jìn)行為期一周的公示 。 第四條 印章使用制度 若是獎(jiǎng)學(xué)金證書、榮譽(yù)證書等需蓋章，應(yīng)由主管同事提前安排蓋章時(shí)間，盡量不耽誤印章的正常使用。 蓋印時(shí)應(yīng)注意力度和位置， 盡量蓋印清晰，位置合適。 廣東石油化工學(xué)院 學(xué)生事務(wù)管理中心 13 不得私自挪動(dòng)印章位置，印章使用完畢后，應(yīng)盡快歸復(fù)原位。不得在空白紙上試蓋印章。 使用前應(yīng)征得主管老師的同意，不得私自使用印章，否則后果自負(fù)。 學(xué)生處有多種印章，如學(xué)生處印章、領(lǐng)導(dǎo)私章、“同意意見”等，中心成員應(yīng)提前了解各種印章的位置和作用。 對(duì)于蓋有印章的廢紙、作廢證書等應(yīng)將其撕毀并存放于合適的位置。 第五條 物品借用制度 凡是非教育管理科辦公室到我辦公室領(lǐng)取相關(guān)文具，應(yīng)由經(jīng)手同學(xué)及時(shí)在“物品登記本”上記錄“領(lǐng)取時(shí)間、該辦公室名稱、領(lǐng)取人姓名、領(lǐng)取物品名稱及 數(shù)量”，例如：“ 資助管理中心 鄧科 黑色中性筆 一盒”。 不清楚老師姓名的，則需填寫該老師所在辦公室，可不填領(lǐng)取人姓名；不清楚領(lǐng)取數(shù)量的，可以填寫估數(shù)。 如有非學(xué)生處學(xué)生干部到我辦公室征用辦公物品，應(yīng)適當(dāng)提醒該生，我辦公室只負(fù)責(zé)學(xué)生處辦公室辦公用品的進(jìn)購，數(shù)量有限。 第六條 物品進(jìn)購制度 每周五 4 節(jié)課值班的同學(xué)應(yīng)抽空填寫“物品進(jìn)購清單”（見附件三），填寫后交給楊老師過目修改。后打電話到超市訂購并交代清楚物品的具體情況，要求下午 6節(jié)課期間送到。 進(jìn)購時(shí)應(yīng)本 著“少量多次、只選對(duì)的”的原則，不常使用的則少量進(jìn)購，經(jīng)常使用的可根據(jù)情況適量進(jìn)購。 每周五 6 節(jié)課值班的同學(xué)根據(jù)已填寫的清單，核實(shí)物品數(shù)量和質(zhì)量，并簽收。后將其擺放至合適的位置。 對(duì)于緊急使用的物品可特殊對(duì)待，不必拘泥細(xì)節(jié)。 對(duì)于活動(dòng)需要的飲用水等可直接送至其他場(chǎng)地， 等 到場(chǎng)簽收即可。 第七條 會(huì)議制度 全體會(huì)議：總結(jié)前期工作以及計(jì)劃下一階段工作，各部門應(yīng)上交工作總結(jié)和計(jì)劃書。主任評(píng)論各部部門工作，指出中心存在問題，開展素質(zhì)培訓(xùn)。①中心例會(huì)為每個(gè)月的 1號(hào)（特殊情況，請(qǐng)侯通知）。會(huì)議 由主任主持，例會(huì)前會(huì)發(fā)飛信致各位，通知會(huì)議流程和各位所需的準(zhǔn)備。②例會(huì)流程大致為部門工作報(bào)告、主任工作報(bào)告、中心財(cái)務(wù)報(bào)告、通報(bào)獎(jiǎng)懲通知、自由發(fā)言等幾個(gè)流程。③中心例會(huì)應(yīng)全部到齊，不得無故出席。④凡要求會(huì)議之前做的準(zhǔn)備，相關(guān)人員必須認(rèn)真準(zhǔn)備，會(huì)上踴躍發(fā)言，縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率，屆時(shí)由主任進(jìn)行檢查。 部長會(huì)議：每兩個(gè)星期召開一次部長會(huì)議，會(huì)議由主任或副主任主持?？偨Y(jié)各部門的工作情況，以及部署下階段的工作安排；并針對(duì)前一階段出現(xiàn)的問題和不足及時(shí)提出整改意見，以便以后不斷改進(jìn)。 部門例會(huì)：各 部門可按部門工作情況不定期召開會(huì)議或討論。①每個(gè)部門會(huì)議的流程、地點(diǎn)等均由部長確定，并通知相關(guān)負(fù)責(zé)主任到場(chǎng)。②會(huì)議由部長主持，相關(guān)主任旁聽并做好會(huì)議記錄用于主任和老師的溝通，并于會(huì)后提出經(jīng)自己的看法。③部門例會(huì)一個(gè)月至少兩次，此將作為部長考核的依據(jù)。 廣東石油化工學(xué)院 學(xué)生事務(wù)管理中心 14 多部門會(huì)議：相關(guān)工作可能由兩個(gè)甚至多個(gè)部門協(xié)作完成，則需要召開多部門會(huì)議。①多部門會(huì)議召開后應(yīng)由主持人呈交一份報(bào)告至負(fù)責(zé)主任。說明會(huì)議上達(dá)成的目標(biāo)、人員的安排等信息。②多部門會(huì)議召開的時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)根據(jù)任務(wù)要求，按照“ 即 時(shí)、即刻、即地”的原則完成。 （多 ）部門會(huì)議請(qǐng)假必須經(jīng)部長批準(zhǔn)后，由部長將請(qǐng)假人信息轉(zhuǎn)發(fā)至綜合部考勤人員處；全體會(huì)議請(qǐng)假則需直接按照指定格式發(fā)送請(qǐng)假信息至綜合部考勤人員處 補(bǔ)充：①、與會(huì)人員應(yīng)提前到場(chǎng)，相關(guān)人員需提前到場(chǎng)完善相關(guān)安排；②、每人必須記錄相關(guān)會(huì)議內(nèi)容，會(huì)后由與會(huì)的部分人員宣讀和補(bǔ)充會(huì)議內(nèi)容，作為會(huì)議回顧；③、會(huì)前要求各位準(zhǔn)備的內(nèi)容務(wù)必準(zhǔn)備就緒，點(diǎn)名發(fā)言，必要的時(shí)候可以做書面準(zhǔn)備；④會(huì)議環(huán)節(jié)中盡量避免激烈討論的局面，凡需大家提議的事項(xiàng)均由相關(guān)人員提前準(zhǔn)備，以免擾亂會(huì)議秩序。⑤、例會(huì)的出勤率由綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)。 第八條 相關(guān)文 件寫作、審核、上傳制度 相關(guān)文件包括需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目的資料整理、方案策劃、工作報(bào)告、意見建議等，寫作過程務(wù)必謹(jǐn)慎、細(xì)心，同時(shí)可大膽創(chuàng)新，學(xué)會(huì)用不同身份去應(yīng)對(duì)各種文件。 認(rèn)真、自覺地學(xué)習(xí)各種范文寫作方法。掌握基本書面格式和某些政治性、書面性用詞和語句。盡量避免出現(xiàn)累贅、不正式等的情況。 文件審核由上一級(jí)人員負(fù)責(zé)。參與過程中務(wù)必本著負(fù)責(zé)、心細(xì)的態(tài)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問題和可取之處，指出的問題應(yīng)盡快改正，以后避免；優(yōu)點(diǎn)則應(yīng)表揚(yáng)，廣為學(xué)習(xí)。凡是文件經(jīng)上一級(jí)審核后需改進(jìn)的，通常在之后的 2個(gè)工作日（特殊情況除外） 內(nèi)完成并重新提交，等待審核。 文件名稱格式統(tǒng)一為“部門 姓名 文件名”，例如：“綜合部 徐曉東 十月份工作總結(jié)”；文件格式統(tǒng)一為 Word、 Excel 972021 工作薄格式，注意保存的格式； Word 文件，紙張大小一般為 A4，紙張方向?yàn)榭v向，頁邊距隨機(jī)不限，大標(biāo)題為黑體、三號(hào)、加粗，小標(biāo)題為仿宋體、四號(hào)、加粗，正文為仿宋體、小四號(hào)、不加粗（對(duì)于某些特殊段落、詞句可用波浪線、紅色或者其他字體等形式加以突出強(qiáng)調(diào)），行距一般為 倍行距。標(biāo)題下方統(tǒng)一居中注明部門和姓名、正文最后注明時(shí)間，與正文形 式相同，； Excel 文件不強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一規(guī)范，但應(yīng)根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)，本著“美觀、大方、正式、明了”的原則做出調(diào)整。 文件上傳時(shí)應(yīng)注重選擇合適的方式。例如非工作性質(zhì)的文件可采用群郵件、群共享的方式；工作安排表等具有短暫時(shí)效性的文件可采用臨時(shí)性群共享的方式；重要的且無時(shí)效性的文件可采用永久性群共享的方式等。 文件共享后最好能以 留言、短信等即時(shí)方式告知相關(guān)人員，方便及時(shí)完成工作。 第九條 紅頭文件擬定、審核、發(fā)放制度 紅頭文件的基本格式。 （ 1） 、 開頭空六行，字體為宋體，字號(hào)為小四； 廣東石油化工學(xué)院 學(xué)生事務(wù)管理中心 15 （ 2） 、 第七行為 “ 學(xué)〔 X〕 Y 號(hào) ” ，居中，字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)（ “ 〔〕 ”為插入特殊符號(hào)里的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)， X為年份， Y 為文件的號(hào)數(shù)）； （ 3） 、 第八行空著，字體為仿宋，字號(hào)為小四； （ 4） 、 第九行空著，字體為宋體，字號(hào)為初號(hào)； （ 5） 、 第十行為標(biāo)題行，字體為宋體，字號(hào)為二號(hào)，標(biāo)題要加粗； （ 6） 、 第十一行空著，字體為宋體，字號(hào)為小四； （ 7） 、 第十二行寫稱謂，稱謂中各組織之間以逗號(hào)隔開，字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)； （ 8） 、 第十三行開始正文，正文部分為文件的主要部分，包含了一份文件的主要信息，應(yīng)做到內(nèi)容簡潔明了，語言得體，排版整潔美 觀，正文中小標(biāo)題要加粗，但附件二字不加粗，字體均為仿宋，字號(hào)均為三號(hào)； （ 9） 、 落款及時(shí)間 “X 年 X 月 X 日 ” ，字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)（時(shí)間用中文，年份里出現(xiàn)的 “○” 為插入特殊符號(hào)里的特殊符號(hào)）； （ 10） 、 主題詞即關(guān)鍵詞，體現(xiàn)文件的核心內(nèi)容，一般有三個(gè)，字體為黑體，字號(hào)為三號(hào)（左對(duì)齊），在主題詞下面要加黑底線； （ 11） 、 在主題詞下的黑底線下寫明 “ 學(xué)生處 ” （左對(duì)齊）及 “X 年 X 月 X 日印發(fā) ” （右對(duì)齊），字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)，并加粗（時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字，且與落款時(shí)間統(tǒng)一），同樣要加黑底線； （ 12） 、 在第二條黑底線 下寫明 “ 共印發(fā) X 份 ” （ X為所印文件的份數(shù)），右對(duì)齊； （ 13） 、 選第一行至第十一行，設(shè)置行距為固定值 24 磅； （ 14）、 選第十二行至落款結(jié)束，設(shè)置