【文章內(nèi)容簡介】 內(nèi)容，還有利用（含利用效果）及檔案工作機構(gòu)、人員、設備等基本情況的統(tǒng)計臺帳。 檔案統(tǒng)計工作必須嚴格執(zhí)行有關的計劃和規(guī)定，不能持有隨意性態(tài)度。 各項統(tǒng)計數(shù)字的書寫一律用鋼筆或黑色水筆，數(shù)字用阿拉伯字母記錄，字跡工整。 用鉛筆在具體的檔案上留下記號，以便更改。（但是檔案的名單條不可以隨意涂改，除非老師同意。） 檔案統(tǒng)計工作必須保持嚴謹、求實的態(tài)度，杜絕錯漏，必須及時地保質(zhì)量地完成上級布置的統(tǒng)計任務，不得拒報、瞞報、虛報和偽造數(shù)據(jù)。 （三）檔案嚴管制度 任何人員進出檔案室，必須記錄出入時間、姓名、原因、聯(lián)系電話和備注等。 保管檔案和資料，必須符合學校檔案室的有關規(guī)定，排列有序，便于查找。 檔案室專管人員（或被老師安排工作者）進出檔案室，應隨手關門上鎖，非專管人員（檔案室的工作人員），不得隨意進人檔案室，特別 是檔案室的資料位置不可以隨意移動。 必須定期檢查、清點檔案和資料，若發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。 收進、移出檔案和資料時，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)，并且做好登記。 有關工作人員，不得任意透露檔案室的工作內(nèi)容和布局設計。 檔案的個人資料不可以任意帶出檔案室，如果帶出檔案室，必須先得到檔案室老師的批準。 檔案袋里的任何資料不可以修改，保持原樣。任意修改者，按有關規(guī)定處罰。 移動檔案的位置要放回原位，如果不能放回原位的，要在記錄本上記錄最新的位置 。 （四）檔案人員崗位責任制 認真學習有關檔案的專業(yè)知識和熟悉日常管理工作，注意檔案室的保密工作。 負責處理學籍資料的整理、歸類和輸入電腦的工作，進行數(shù)據(jù)處理，每次整理電腦的信息，必須先和主管老師商量 （ 建議大家不要在檔案室電腦下載 資料，廣東石油化工學院 學生事務管理中心 12 以保證資料的保密性）。 進行檔案查詢時，要記錄查詢者的基本信息。如果不是本人查詢，要求代為查檔的人員提供本人的信息，并將所查到的有關檔案信息直接告訴本人。 (個人檔案的信息盡量不要讓第三人知道。） 工作人員工作時，需要認真負責、耐心有禮對待接待來查詢檔案等人員 的來訪。 按規(guī)定的時間和標準移交檔案和資料。（每一個月把自己負責的情況向老師報告，如果遇到問題，可以提出。） 切勿隨意讓非工作人員進入檔案室。對于查詢者的來訪，要求他們在門外等候，并且不得泄密或以個人名義讓學生或其他人員翻閱檔案資料，違者將按有關規(guī)定予以處罰。 第三條 財務管理制度 經(jīng)費是各項活動、工作開展的重要基礎，而財務 管理 對經(jīng)費的支出、收入進行嚴格地管理監(jiān)督，是使 中心 經(jīng)費合理化利用的重要環(huán)節(jié)， 中心成員 必須重視。 （一）報銷需知 全部經(jīng)費向綜合部財務管理員報銷。 財務管理員必須對相關項目 價位 有 一定的了解； 必須對財務管理和經(jīng)費開支設立專門帳簿，詳實記錄收支情況； 每次報銷必須認真仔細地審核各項報銷費用，并了解各個報銷款項的具體用途。 每月 25 號 可進行報銷， 個別花費較大 的活動 可即時報銷。 報銷時應上交 蓋 有印章或者簽字的發(fā)票、收據(jù)，或者“ 1+1 超市”小票。 經(jīng)手人 應 在發(fā)票、收據(jù)或者小票背面 填寫需要報銷人的姓名 和資金用途。 （二） 制作財務預算 每個活動或者工作開展前應提前向管理員提交財務預算明細表，以便管理員做出財務預算。 進行預算時，資金 應適當 寬松 把握 。 對于 支出較大的金額，可以向管理員征求資金預借，并填寫借條（見附件二）。 管理員應提前預算整個一學年的資金使用，針對大型的活動或者工作應提前預留足夠的資金，以防發(fā)生意外。 （三） 報銷公示 每個月 1 號左右 將 上 月報銷條目整理成文， 在例會上進行 公示，便于相關人員進行審查核對和各部門監(jiān)督財務管理狀況，并 上傳電子檔至群共享，將紙質(zhì)版張貼在辦公室黑板上進行為期一周的公示 。 第四條 印章使用制度 若是獎學金證書、榮譽證書等需蓋章，應由主管同事提前安排蓋章時間，盡量不耽誤印章的正常使用。 蓋印時應注意力度和位置， 盡量蓋印清晰，位置合適。 廣東石油化工學院 學生事務管理中心 13 不得私自挪動印章位置，印章使用完畢后，應盡快歸復原位。不得在空白紙上試蓋印章。 使用前應征得主管老師的同意，不得私自使用印章，否則后果自負。 學生處有多種印章，如學生處印章、領導私章、“同意意見”等，中心成員應提前了解各種印章的位置和作用。 對于蓋有印章的廢紙、作廢證書等應將其撕毀并存放于合適的位置。 第五條 物品借用制度 凡是非教育管理科辦公室到我辦公室領取相關文具，應由經(jīng)手同學及時在“物品登記本”上記錄“領取時間、該辦公室名稱、領取人姓名、領取物品名稱及 數(shù)量”，例如：“ 資助管理中心 鄧科 黑色中性筆 一盒”。 不清楚老師姓名的，則需填寫該老師所在辦公室，可不填領取人姓名；不清楚領取數(shù)量的，可以填寫估數(shù)。 如有非學生處學生干部到我辦公室征用辦公物品，應適當提醒該生，我辦公室只負責學生處辦公室辦公用品的進購，數(shù)量有限。 第六條 物品進購制度 每周五 4 節(jié)課值班的同學應抽空填寫“物品進購清單”（見附件三），填寫后交給楊老師過目修改。后打電話到超市訂購并交代清楚物品的具體情況，要求下午 6節(jié)課期間送到。 進購時應本 著“少量多次、只選對的”的原則，不常使用的則少量進購，經(jīng)常使用的可根據(jù)情況適量進購。 每周五 6 節(jié)課值班的同學根據(jù)已填寫的清單，核實物品數(shù)量和質(zhì)量，并簽收。后將其擺放至合適的位置。 對于緊急使用的物品可特殊對待，不必拘泥細節(jié)。 對于活動需要的飲用水等可直接送至其他場地， 等 到場簽收即可。 第七條 會議制度 全體會議：總結(jié)前期工作以及計劃下一階段工作，各部門應上交工作總結(jié)和計劃書。主任評論各部部門工作，指出中心存在問題，開展素質(zhì)培訓。①中心例會為每個月的 1號（特殊情況，請侯通知）。會議 由主任主持，例會前會發(fā)飛信致各位，通知會議流程和各位所需的準備。②例會流程大致為部門工作報告、主任工作報告、中心財務報告、通報獎懲通知、自由發(fā)言等幾個流程。③中心例會應全部到齊，不得無故出席。④凡要求會議之前做的準備，相關人員必須認真準備，會上踴躍發(fā)言，縮短會議時間，提高會議效率，屆時由主任進行檢查。 部長會議：每兩個星期召開一次部長會議，會議由主任或副主任主持?？偨Y(jié)各部門的工作情況，以及部署下階段的工作安排；并針對前一階段出現(xiàn)的問題和不足及時提出整改意見，以便以后不斷改進。 部門例會：各 部門可按部門工作情況不定期召開會議或討論。①每個部門會議的流程、地點等均由部長確定，并通知相關負責主任到場。②會議由部長主持，相關主任旁聽并做好會議記錄用于主任和老師的溝通，并于會后提出經(jīng)自己的看法。③部門例會一個月至少兩次，此將作為部長考核的依據(jù)。 廣東石油化工學院 學生事務管理中心 14 多部門會議：相關工作可能由兩個甚至多個部門協(xié)作完成，則需要召開多部門會議。①多部門會議召開后應由主持人呈交一份報告至負責主任。說明會議上達成的目標、人員的安排等信息。②多部門會議召開的時間和地點應根據(jù)任務要求，按照“ 即 時、即刻、即地”的原則完成。 （多 ）部門會議請假必須經(jīng)部長批準后，由部長將請假人信息轉(zhuǎn)發(fā)至綜合部考勤人員處；全體會議請假則需直接按照指定格式發(fā)送請假信息至綜合部考勤人員處 補充：①、與會人員應提前到場，相關人員需提前到場完善相關安排；②、每人必須記錄相關會議內(nèi)容，會后由與會的部分人員宣讀和補充會議內(nèi)容，作為會議回顧；③、會前要求各位準備的內(nèi)容務必準備就緒，點名發(fā)言，必要的時候可以做書面準備；④會議環(huán)節(jié)中盡量避免激烈討論的局面，凡需大家提議的事項均由相關人員提前準備，以免擾亂會議秩序。⑤、例會的出勤率由綜合部負責統(tǒng)計。 第八條 相關文 件寫作、審核、上傳制度 相關文件包括需經(jīng)領導過目的資料整理、方案策劃、工作報告、意見建議等，寫作過程務必謹慎、細心，同時可大膽創(chuàng)新，學會用不同身份去應對各種文件。 認真、自覺地學習各種范文寫作方法。掌握基本書面格式和某些政治性、書面性用詞和語句。盡量避免出現(xiàn)累贅、不正式等的情況。 文件審核由上一級人員負責。參與過程中務必本著負責、心細的態(tài)度，及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問題和可取之處，指出的問題應盡快改正，以后避免；優(yōu)點則應表揚，廣為學習。凡是文件經(jīng)上一級審核后需改進的，通常在之后的 2個工作日（特殊情況除外） 內(nèi)完成并重新提交，等待審核。 文件名稱格式統(tǒng)一為“部門 姓名 文件名”，例如：“綜合部 徐曉東 十月份工作總結(jié)”；文件格式統(tǒng)一為 Word、 Excel 972021 工作薄格式，注意保存的格式； Word 文件，紙張大小一般為 A4，紙張方向為縱向，頁邊距隨機不限，大標題為黑體、三號、加粗，小標題為仿宋體、四號、加粗，正文為仿宋體、小四號、不加粗（對于某些特殊段落、詞句可用波浪線、紅色或者其他字體等形式加以突出強調(diào)），行距一般為 倍行距。標題下方統(tǒng)一居中注明部門和姓名、正文最后注明時間，與正文形 式相同，； Excel 文件不強調(diào)統(tǒng)一規(guī)范，但應根據(jù)自己的經(jīng)驗，本著“美觀、大方、正式、明了”的原則做出調(diào)整。 文件上傳時應注重選擇合適的方式。例如非工作性質(zhì)的文件可采用群郵件、群共享的方式；工作安排表等具有短暫時效性的文件可采用臨時性群共享的方式；重要的且無時效性的文件可采用永久性群共享的方式等。 文件共享后最好能以 留言、短信等即時方式告知相關人員，方便及時完成工作。 第九條 紅頭文件擬定、審核、發(fā)放制度 紅頭文件的基本格式。 （ 1） 、 開頭空六行，字體為宋體，字號為小四； 廣東石油化工學院 學生事務管理中心 15 （ 2） 、 第七行為 “ 學〔 X〕 Y 號 ” ，居中，字體為仿宋，字號為三號（ “ 〔〕 ”為插入特殊符號里的標點符號， X為年份， Y 為文件的號數(shù)）； （ 3） 、 第八行空著，字體為仿宋，字號為小四； （ 4） 、 第九行空著，字體為宋體，字號為初號； （ 5） 、 第十行為標題行，字體為宋體，字號為二號，標題要加粗； （ 6） 、 第十一行空著，字體為宋體，字號為小四； （ 7） 、 第十二行寫稱謂，稱謂中各組織之間以逗號隔開，字體為仿宋，字號為三號； （ 8） 、 第十三行開始正文，正文部分為文件的主要部分，包含了一份文件的主要信息，應做到內(nèi)容簡潔明了，語言得體，排版整潔美 觀，正文中小標題要加粗，但附件二字不加粗，字體均為仿宋，字號均為三號； （ 9） 、 落款及時間 “X 年 X 月 X 日 ” ，字體為仿宋，字號為三號（時間用中文，年份里出現(xiàn)的 “○” 為插入特殊符號里的特殊符號）； （ 10） 、 主題詞即關鍵詞，體現(xiàn)文件的核心內(nèi)容，一般有三個，字體為黑體，字號為三號（左對齊），在主題詞下面要加黑底線； （ 11） 、 在主題詞下的黑底線下寫明 “ 學生處 ” （左對齊）及 “X 年 X 月 X 日印發(fā) ” （右對齊），字體為仿宋，字號為三號，并加粗（時間用阿拉伯數(shù)字，且與落款時間統(tǒng)一），同樣要加黑底線； （ 12） 、 在第二條黑底線 下寫明 “ 共印發(fā) X 份 ” （ X為所印文件的份數(shù)），右對齊； （ 13） 、 選第一行至第十一行，設置行距為固定值 24 磅； （ 14）、 選第十二行至落款結(jié)束，設置