【文章內容簡介】 技巧之一 Excel的功能太多了，一一講解的話那就是一塊厚厚的磚頭，而不是培訓手冊了。所以本講僅介紹 Excel 的一些常用功能和相關的技巧。下面按菜單順序選取常用的功能進行介紹。 一、設置頂端標題行 \左端標題列 操作：【文件】→〖頁面設置〗→“工作表”選項卡 ☆ 選中“行號列標”復選框，打印行號列標； ☆ 若要在每一頁上打印 列標題，請在“打印標題”下的“頂端標題行”框中，選取列標志所在行，然后單擊“打印”。 逸凡注：你是否干過這樣的傻事：為保證打印的工作表的每一頁都有表頭，每隔十幾二十行復制一個頂端標題行？？我也這樣做過，嘿嘿 ：） P。 ☆ 若要在每一頁上打印行標志，可在“打印標題”下的“左端標題列”框中，輸入行標志所在列的列標，然后單擊“打印”。 二、選擇性粘貼 操作：【編輯】→〖復制〗、【編輯】→〖選擇性粘貼〗或點右鍵→〖選擇性粘貼〗 復制就不多說了，快捷鍵為 Ctrl+C。注意：不能對多重數(shù)據(jù)區(qū)域使用復制剪切命令。 技巧 ： 選擇要復制的單元格、圖表等對象，按住 Shift,點擊【編輯】菜單 ,該菜單會出現(xiàn)一個 〖 復制圖片 〗 的子菜單 ,點擊后出現(xiàn)“復制圖片”的對話框（如下圖，如選“打印效果”則不會有網(wǎng)格線），點擊確定，然后“粘貼”即可將復制的對象粘貼為圖片。 鏈接： 按住 Shift鍵 點擊“文件”菜單，原來的“關閉”菜單項就變成“全部關閉”，可關閉全部工作簿。 名稱: 逸凡賬務系統(tǒng)作者: 龍逸凡: 392028647 復制圖片對話框 “復制圖片” 的效果 “照相機”的效果 鏈接 :也可使用“照相機”功能復制單元格為圖片，兩者效果差不多。只是“復制”出的圖片無邊框，見上圖。“照相機”照出的圖片在 Excel里會隨著源數(shù)據(jù)的變化而變化，“照相機”不能復制圖表。關于“照相機”的使用請參見本手冊的“實用功能介紹及技巧”的“自定義工具欄”部分。 選擇性粘貼是一個非常實用的功能，下面介紹常用的幾個選項： 粘貼公式 當復制公式時，單元格引用將根據(jù)所用引用類型而變化。如要使單元格引用保證不變，請使用絕對引用。 粘貼數(shù)值 ☆ 將單元格中的公式轉換 成計算后的結果，并不覆蓋原有的格式； ☆ 僅粘貼來源數(shù)據(jù)的數(shù)值，不粘貼來源數(shù)據(jù)的格式 粘貼格式 復制格式到目標單元格。但不能粘貼單元格的有效性。 鏈接 1： 選擇含有要復制格式的單元格或單元格區(qū)域，單擊“常用”工具欄上的“格式刷”，也可復制單元格或區(qū)域的格式。 格式刷適合復制比較復雜的格式，而 F4 或 Ctrl+Y 只適合重復單一的格式設置。 名稱: 逸凡賬務系統(tǒng)作者: 龍逸凡: 392028647 技巧 1： 若要將選定單元格或區(qū)域中的格式復制到多個位置，請雙擊“格式刷”按鈕。當完成復制格式時，請再次單擊該按鈕或按 Esc以關閉格式刷。 技巧 2： 若要復制列寬，請選定要復制其列寬的 列標，再單擊“格式刷”按鈕，然后單擊要將列寬復制到的目標列標。 粘貼時運算 可對粘貼對象進行加減乘除運算，如： A1單元格數(shù)值為 2，復制 A1單元格，選定 B5：E7區(qū)域，進行下列操作：選擇性粘貼 運算 乘，則 B5： E7單元格的數(shù)據(jù)變成原來的 2倍。其余運算類推。 技巧： 如果某單元格區(qū)域的數(shù)字已設成文本格式，無法對其進行加減，可在某空白單元格輸入數(shù)值 1，復制數(shù)值為 1的單元格，再選定目標區(qū)域，選擇性粘貼→乘，即可將文本格式的數(shù)字轉換為數(shù)字格式。另：用除 1或加減零都可轉換。同理，使用“選擇性粘貼→乘”的功能將單元格 區(qū)域的數(shù)字轉換正負號、將以元為單位的報表轉換為以千元或萬元為單位是非常方便的！ 鏈接： 還可以在不改變數(shù)據(jù)原值的情況下把報表轉換為以千元或萬元為單位顯示，其方法請參見本講第十二項《設置單元格格式》中的 技巧 7： Excel中的變形術 。 跳過空單元 防止用復制的空白單元格替換數(shù)據(jù)單元格。 轉置 復制區(qū)域的頂行數(shù)據(jù)將顯示于粘貼區(qū)域的最左列，而復制區(qū)域的最左列將顯示于粘貼區(qū)域的頂行，很方便哦。 有效性 粘貼單元格的有效性條件。 技巧： “全部”和“邊框除外”選項也可復制數(shù)據(jù)有效性設置。 三、查找、替換 操作： 【編輯】 →〖查找、替換〗 可查找（替換）某特定格式或某文本；可在整個工作簿內查找（默認為僅在工作表內查找）；可設定是否區(qū)分大小分、全角半角等。 查找內容中可使用“？”、“ *”等通配符，用法見下表。 通配符類型 用法 ?（問號） 任何 單個 字符 例如， sm?th 查找 “smith” 和 “smyth” *（星號） 任何字符數(shù) 例如， *east 查找 “Northeast” 和 “Southeast” 技巧 1：查找 *或？符號本身 在 * 和 ? 前加 ~ 即可使它們失去通配符的作用，如：要查找“ *” 那么在查找內容里輸入“ ~*”即可； 要查找“ lhm?88”請輸入“ lhm~?88” 。 技巧 2:將工作表中包含某字符串（如 “ 逸凡賬務系統(tǒng) ” ）的多處單元格一次性設置為某格式 方法 1: 【編輯】→〖替換〗，在替換對話框點擊“選項”，查找內容和替換內容均輸入“逸凡賬務系統(tǒng)”，在“替換為”那一行的“格式”中設置你需要的格式，再點“全部替換”。 方法 2：【編輯】→〖查找〗→在查找欄輸入“逸凡賬務系統(tǒng)”→點“查找全部”→按Ctrl+A，再設置需要的格式退出。 方法 3：【編輯】→〖查找〗→在查找欄輸入“逸凡賬務系統(tǒng)”→點“查找下一個”→設置格式（不要 退出查找對話框）→雙擊格式刷→點“查找全部”→按 Ctrl+A→關閉退出。 四、定位 操作：【編輯】→〖定位〗 什么是定位？定位就是 Excel 替你選定符合你所設定位條件的單元格。此功能的快捷捷為 Ctrl+G，打開定位對話框后單擊“定位條件”按鈕可選擇包含特殊字符或條目的對象、批注或單元格。這是一個很實用的功能，大家一般都不太用，即使是經(jīng)常使用 Excel的朋友也不常用。下面介紹一下它的一些常用選項： 若要選擇包含批注的單元格，請單擊“批注”。 若要選擇包含常量的單元格，請單擊“常量”。 若要選擇包含公式的 單元格，請單擊“公式” 注 ：常量和公式選項又有數(shù)字、文本、邏輯值、錯誤等子選項可選。 若要選擇空白單元格，請單擊“空值”。 若要僅選擇區(qū)域中可見的單元格，雖然該區(qū)域也跨越隱藏的行和列，請單擊“可見單元格”。 若要選擇 當前區(qū)域 ，如整個列表，請單擊“當前區(qū)域”。 注釋：當前區(qū)域 指填寫了數(shù)據(jù)的區(qū)域，該區(qū)域包括當前選定的單元格或單元格區(qū)域。該區(qū)域向四周擴展到第一個空行或空列。 技巧： 如果要選定一個很大的單元格區(qū)域，建議使用定位功能。如要定選 A1： D20200區(qū)域，為避免大量滾屏，可以直接在定位對話框的“引用位置 ”直接輸入 A1： D20200即可 。當然也可先選定 A1單元格，然后拖動滾動條到 20200行，然后按住 Shift選定 D20200單元格即可。 （在名稱框里輸入 A1： D20200回車也可以。 ） 五、插入行、列 操作：【插入】→〖行、列〗 這個功能就不介紹了。 建議：在【工具】→〖自定義〗→“命令”選項卡里將“插入行”、“插入列”、“刪除行”、“刪除列”的命令按鈕拖動到工具欄，以方便插入或刪除行 \列。 技巧： 插入多行：選定需要插入的新行之下相鄰的若干行。選定的行數(shù)應與要插入的行數(shù)相等； 插入多列 選定需要插入的 新列右側相鄰的若干列。選定的列數(shù)應與要插入的列數(shù)相等。 結合選定不連續(xù)的單元格，也可以一次性在不同的地方插入行或列。如選定 A2： A4以及 A11： A15單元格區(qū)域，然后使用插入行命令可在原第 2行前插入 3行，在原第 11行數(shù)據(jù)前插入 5行。 六、插入工作表 操作：【插入】→〖工作表〗 此功能為插入空白工作表。也可在工作表標簽點鼠標右鍵，點擊“插入”，然后選擇“工作表”即可插入空白工作表。也可使用下面 鏈接 1的方法復制空白工作表。 鏈接 1：點擊工作表標簽，直接拖動工作表標簽可移動工作表的順序；按住 Ctrl 拖動鼠標可復 制工作表到本工作簿。 （插入新工作表的快捷鍵是 Alt+Shift+F1，如果你需插入 10個表，不妨用快捷鍵） 鏈接 2： 如果工作簿里工作表較多，可以在工作表標簽點鼠標右鍵，點“移動或復制工作表”，使用此方法在較多工作表時移動很方便直觀。如果點“移動或復制工作表”并將“建立副本”的選項勾上，選擇要移動至工作簿，即可將工作表復制到其它工作簿。 七、插入圖表 操作：【插入】→〖圖表〗 選定數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊圖表向導 或【插入】菜單→〖圖表〗，根據(jù)圖表向導的提示，可完成簡單的圖表設置。此功能內容的詳細介紹計劃在《 XX 培訓 手冊》之飛龍在天以專題介紹?；虻卿? 學習。 八、插入符號 操作：【插入】→〖符號〗 使用此功能可插入一些鍵盤、軟鍵盤上沒有的符號。如 若要輸入 請按住 Alt 并 在數(shù)字鍵盤 鍵入此代碼 165。 0165（這是人民幣符號哦，一定要記住，不要再用 ￥ 來代替了?。? € 0128 另：萬分號 ?的快捷鍵為 2031 Alt+x(逸凡注 ：先在 word 文檔內輸入 2031，然后按住 Alt+x，輸入的 2031自動變 為 ?)，或在 Excel內（ Word內也行）按以下操作： 【插入】菜單 〖 符號 〗子菜單 ，在字體： Lucida Sans Unicode，子集為“廣義標點”中選取。 技巧： 如果你需要經(jīng)常輸入某個生僻的字符，你可以在 【 工具 】菜單 → 〖 自動更正選項 〗 子菜單將某字符串設置為自動替換為該字符，這樣可大大提高效率。 鏈接： 如果要經(jīng)常輸入某字符串，如“ 逸凡賬務系統(tǒng)是個 Excel財務軟件 ”，既可采用自動更正的方法也可采用手工造詞來達到快速輸入的目的。此方法在 office其他軟件里同樣適用。 九、插入分頁符 操作：【插入】→〖分頁符〗 在要插入水平或垂直分頁符的位置下邊或右邊選中一行或一列，單擊右鍵，再單擊“插入分頁符”。 鏈接：刪除分頁符 選定插入的分頁符后的那行 /列，點擊“插入”菜單，此時的“分頁符”已變成“刪除分頁符”，點擊即可刪除分頁符。 十、插入函數(shù) 操作：【插入】→〖函數(shù)〗 函數(shù)是 Excel 最強大最實用最迷人的功能之一。什么是函數(shù)呢？函數(shù)是一些預定義的公式，通 過使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值來按特定的順序或結構執(zhí)行計算。如果你不太理解這句話，你就把函數(shù)理解為“函數(shù)就是能完成特定功能的字符串，這些字符串已經(jīng)預設了公式。要使用它，必須得按照既定的格式來使用，否則它就無法完成這些特定功能”。 函數(shù)的結構以等號 (=) 開始，后面緊跟函數(shù)名稱和左括號，然后以逗號分隔輸入該函數(shù)的參數(shù)，最后是右括號。函數(shù)可以嵌套使用，但嵌套層數(shù)最多為七級。 在使用函數(shù)時必須注意函數(shù)中的引用類型。如果需要多行或多列地復制公式，那么請正確地使用相對引用或混合引用。函數(shù)中可以使用預先定義的名稱或行列 標志。具體用法請參見 Excel的聯(lián)機幫助。 鏈接 ： 在編輯公式時選擇要更改的引用，按 F4可切換引用類型。 下面簡單介紹一下本人認為必須掌握的函數(shù)： if、 and、 or、 sum、 sumif、 dsum、 countif、vlookup、 round。其它常用函數(shù)擬在 《 XXExcel 培訓手冊》之飛龍在天 詳述?；蛑苯拥?、 的函數(shù)版面的精華貼下載各網(wǎng)友總結的精彩實例。 雙擊打開下表參看具體實例： if 函數(shù)語法格式 ：if( 檢測條件 , 檢測條件為值時返回的值 ， 檢測條件為假時返回的值 )注 ： 檢測條件可以是多條件 ， 實例請參見 and 函數(shù)姓名 性別 工資 判斷 1 判斷 2職工 A 男 低工資職工 B 女 3, 高工資 高工資職工 C 男 4, 高工資職工 D 男 高工資 低工資職工 E 女 2, 注 ：假設工資低于 1000 的為低工資 ， 高于 3000 的為高工資if 函數(shù)是公式中的智能開關 , 也可以說是組合公式的指揮部 , 它對數(shù)值和公式進行條件檢測 , 執(zhí)行真假值判斷 ， 根據(jù)邏輯計算的真假值 ， 返回不同結果 十一、插入名稱 操作：【插入】→〖名稱〗 定義名稱有如下好處： 減少輸入的工作量、使公式更簡潔、使人們更容易理解公式的含義、突破 Excel 對 函數(shù)的嵌套層數(shù) 僅為七層的限制（類似于使用輔助單元格）、使用某些特殊的函數(shù)（如EVALUATE、 ） 使用方法： 【插入】→〖名稱〗， 再單擊“定義”。在“在當前工作簿中的名稱”框中，輸入公 式的名稱。在“引用位置”編輯框中，鍵入“ =”（等號）和公式內容或常量數(shù)值。 注意：名稱的第一個字符必須是字母或下劃線，名稱中不能有空格，可以用下劃線和句號作單詞分隔符，名稱中不區(qū)分大小寫，名稱最多可以包含 255 個字符。 技巧 1：數(shù)據(jù)有效性條件中不能使用對其他工作簿或工作表的引用，使用定義名稱就可繞過此限制。 舉例說