【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 標(biāo)簽 ，即可對(duì)工作表名稱進(jìn)行“重命名” ； 雙擊單元格， 則 單元格進(jìn)入編輯狀態(tài) ； 1 雙擊填充柄可 快速填充 ； 1雙擊拆分窗格的分割條，可以 按當(dāng)前單元格上下左右拆分；拆分后再雙擊分割條的任意部分可以恢復(fù)； 1 雙擊列標(biāo)交 界處，即可快速將左側(cè) 列設(shè)置為“最適合的列寬”， 同理 ，可設(shè)置最適合的行高，利用此功能還可快速顯示隱藏的行或列； 1 雙擊 選定單元格的邊 緣 ，可以移動(dòng)到數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 ； 如果按住 【 Shift】再雙擊， 可快速選定活動(dòng)單元格區(qū)域至 此行或此列中下一個(gè)空白單元格為止 。 1 雙擊 EXCEL 中的透視表中的數(shù)據(jù) ， 可在新的工作表中列出該數(shù)據(jù)的明細(xì)情況。 第 16 頁(yè) 1 雙擊文本框或自選圖形的邊框（出現(xiàn)十字箭頭時(shí)），可以設(shè)置文本框或自選圖形的的格式。 1 雙擊圖表的不同區(qū)域，如：空白處、坐標(biāo)軸、圖例區(qū)、網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)區(qū)，均可以設(shè)置相應(yīng)區(qū)域 的格式。 1 雙擊藝術(shù)字的邊框（出現(xiàn)十字箭頭時(shí)），可以編輯藝術(shù)字。 第 17 頁(yè) 第二章 輸入 與編輯 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)輸入的方法有多種，不同的情況下選用適當(dāng)?shù)姆椒▉?lái)輸入數(shù)據(jù)將提高 操作 效率。 本章除了系統(tǒng)地介紹各種輸入方法，還要介紹一些非常實(shí)用的相關(guān)技巧，掌握 這些技巧可以巧妙地解決工作中令你頭疼 的 問題， 例 如 ：同時(shí)在多個(gè)單元格或多個(gè)工作表輸入數(shù)據(jù)、 文本型數(shù) 字 快速轉(zhuǎn)換成數(shù) 值 、將某 矩形 單元格區(qū)域快速轉(zhuǎn)換至 一列數(shù)據(jù)、將多單元格的內(nèi)容合并到一個(gè)單元格。 2． 1 數(shù)據(jù)輸入的基礎(chǔ)知識(shí) 2． 1． 1 概述 數(shù)據(jù)輸入的方法主要有以下幾種：手工錄 入、復(fù)制粘貼、下拉填充、外部導(dǎo)入 。 而手工錄入從方式上來(lái)分又可分為直接在單元格錄入和通過記錄單錄入。手工錄入時(shí)如果要錄入本列已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)也可通過記憶式鍵入或從下拉列表 選取的方式來(lái)提高錄入的速度 。 為了防止 輸入 錯(cuò)誤 數(shù)據(jù)，可以使用數(shù)據(jù)有效性來(lái)限制數(shù)據(jù)的輸入 。還可 使用工作表和工作簿保護(hù)來(lái)防止其他用戶修改工作表。 2． 1． 2 可使用的數(shù)據(jù)類型 單元格可使用的數(shù)據(jù)類型有：數(shù)值、文本、公式。數(shù)值可以為數(shù)字，也可以為日期或時(shí)間。以數(shù)字開頭或結(jié)尾的字符串 不是數(shù)值，仍 為文本， 如“ 123wps”。文本不可以直接進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算， 但有一個(gè)情況例外： 某些 特殊文本可以進(jìn)行運(yùn)算，如 邏輯值“ TRUE”和“ FALSE” ， 運(yùn)算時(shí) Excel 會(huì)將 TRUE 視為 1， FALSE 視為 0。公式是 對(duì) 工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式 。 公式也可以包括下列所有內(nèi)容或其中之一：函數(shù)、引用、運(yùn)算符和常量。 【 鏈接 】：如果為了特定需要，既要在數(shù)值 后 加上計(jì)量單位，如“ 156 公斤”， 第 18 頁(yè) 又要對(duì)其進(jìn)行運(yùn)算，一個(gè)簡(jiǎn)單的方法就是使用自定義格式。具體操作方法請(qǐng)參見第四章的“自定義格式”部分。 2． 1． 3 控制單元格指針的移動(dòng) 在 Excel 單元格中錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后通常是按【 Enter】 鍵（或按編輯欄的輸入圖標(biāo) ）確認(rèn)，系統(tǒng)自動(dòng)將單元格指針移動(dòng)至下一單元格。 數(shù)據(jù)輸入 時(shí) 發(fā)現(xiàn) 錄入 錯(cuò)誤， 如果已經(jīng)按【 Enter】鍵確認(rèn)，可以使用 撤 消 按鈕撤消剛才的輸入，如果 沒有 按【 Enter】鍵 (即光標(biāo)沒有跳至其他單元格 )， 則可 按 【 Esc】鍵或編輯欄的 取消 圖標(biāo) 就可以撤 消 剛才的輸入。 【 鏈接】 ： 可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣來(lái)設(shè)定單元格指針的移動(dòng)方式或方向 （向右或向下） ，具體操作方法請(qǐng)參見第三章的“自定義及選項(xiàng)介紹”部分。 雖然我們可以根據(jù)實(shí)際需要，通過〖選項(xiàng)〗菜單來(lái)設(shè)定單元格指針的移動(dòng) 方向 ，但這并不能完全滿足我們的需要， 例如：在工作中經(jīng)常會(huì)在工作表中錄入多條記錄，當(dāng)一條記錄錄入完畢， Excel 并不會(huì)自動(dòng)跳至下一記錄的第一個(gè)字段，而是需要手工移動(dòng)單元格指針至下一記錄，這會(huì)影響數(shù)據(jù)錄入的速度?？梢允褂靡韵聝蓚€(gè)技巧來(lái)解決這個(gè)問題： 【技巧 】選定單元格區(qū)域 以控制單元格指針的移動(dòng) 先選定要錄入數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后輸入數(shù)據(jù)，輸完數(shù)據(jù)直接回車。單元格指針會(huì)在選定的單元格區(qū)域中依次移動(dòng)。當(dāng)一行 /列錄入完畢會(huì)自動(dòng)跳至下一行 /列。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)可使用 【 Tab】、 【 Shift】 +【 Tab】和 【 Shift】 +【 Enter】 來(lái)控制單元格指針的 移動(dòng)。此三種快捷鍵的用法請(qǐng)參見第一章 的相關(guān)內(nèi)容 。 此方法的優(yōu)點(diǎn)是可在不規(guī)則單元格區(qū)域的單元格中依次輸入。 【技巧 】錄入數(shù)據(jù)到最后一列自動(dòng)跳至下一行行首的技巧 在 單元格指針是向下移動(dòng)的 情況下， 輸入數(shù)據(jù)后按 Tab 鍵，至最后一列時(shí)再按回車，此時(shí)單元格指針會(huì)自動(dòng)跳至下一行行首。 【 鏈接 】 ：按住 【 Ctrl】 鍵 再次點(diǎn)擊活動(dòng)單元格則可固定單元格 指針 ，用于 在某單元格 反復(fù)輸入數(shù)據(jù)以 供 測(cè)試 。 第 19 頁(yè) 【技巧 】通過記錄單來(lái)輸入數(shù)據(jù) 使用記錄單輸入數(shù)據(jù)時(shí)，一條記錄輸 入 完 畢 自動(dòng)輸入下一條，不用換行。當(dāng)列項(xiàng)目較多時(shí)超過了屏幕寬度， 用普通的方法輸入數(shù)據(jù)就要上下左右滾動(dòng)表格。使用“記錄單”可以避免此類不便。 此方法的優(yōu)點(diǎn) :可直觀地輸入或顯示一條完整的記錄，且可用于查找特定條件的記錄。 記錄單 是一種對(duì)話框，利用它可以很方便地在區(qū)域或列表中一次輸入或顯示一行完整的信息或記錄。 要?jiǎng)?chuàng)建記錄單，需先單擊需要向其中添加記錄的區(qū)域或列表中的單元格。然后 在 〖 數(shù)據(jù) 〗 菜單上，單擊 〖 記錄單 〗。在記錄單對(duì)話框 單擊 新建 按鈕 。 參見 圖 2． 1： 圖 通過記錄單輸入數(shù)據(jù) 記錄單的特 點(diǎn)： ? 數(shù)據(jù)表單一次最多只能顯示 32 個(gè)字段。 ? 按【 Enter】鍵為輸入下一條記錄 ， 在各字段間切換 請(qǐng) 使用 Tab； 第 20 頁(yè) ? 不必自己鍵入 記錄中的 公式 ， 記錄自動(dòng)填充相應(yīng)公式 ； 含有公式的字段將公式的結(jié)果顯示為標(biāo)志。這種標(biāo)志不能在表單中更改 ，如圖 中的銷售額。 ? 如果更改包含公式的記錄，則直到按下 【 Enter】 或單擊 關(guān)閉 按鈕更 新記錄之后，公式才被計(jì)算。 ? 如果某字段設(shè)定了數(shù)據(jù)有效性，在記錄單輸入時(shí)不會(huì)檢驗(yàn)，但 添加記錄到工作表時(shí)會(huì)予以檢驗(yàn)； ? 可使用記錄單的 條件 按鈕來(lái)查找符合條件的記錄 ，查詢條件可使用通配符？和 *。 單擊 下一條 或 上一條 按鈕來(lái)翻閱符合條件的記錄。查詢完畢返回?cái)?shù)據(jù)表單，請(qǐng)單擊 表單 按鈕 。 ? 可以通過記 錄單刪除記錄。需要注意的是： 在 “ 記錄單 ” 對(duì)話框中進(jìn)行的刪除操作是無(wú)法撤銷的。 ? 如果為數(shù)據(jù)清單區(qū)域（包括列的標(biāo)題）命名為 “ DATABASE”這一特定名稱 ， 那么 EXCEL 會(huì)自動(dòng)調(diào)整“ DATABASE”這一名稱的所指的單元格區(qū)域，使其包含用 〖 數(shù)據(jù) 〗菜單→〖 記錄單 〗 的 新建 按鈕在清單中 所 添加新 記錄。如果命名為其它名稱，則不會(huì)自動(dòng)調(diào)整以包含新增記錄；如果 不 使用 〖 記錄單 〗來(lái) 新 增 記錄而是手工輸入數(shù)據(jù)也不會(huì)自動(dòng)調(diào)整。 2． 1． 4 對(duì)輸入數(shù)據(jù)的編輯 數(shù)據(jù)錄入完畢后，如需對(duì)其進(jìn)行修改，可以采用以下方式： ? 用鼠標(biāo)雙擊需要編輯的位 置， 就會(huì) 在雙擊處 插入十字光標(biāo) ； ? 選定需修改的單元格按 F2 鍵，則在 單元格內(nèi)容尾部 插入 光標(biāo) ； ? 選中單元格，然后在編輯欄編輯。 你可以根據(jù)使用習(xí)慣和編輯需要來(lái)選擇以上方式。如果需要在單元格數(shù)據(jù)的尾部添加數(shù)據(jù)，建議使用 F2 鍵，既準(zhǔn)確又快速。 【 提示 】：為了防止誤操作改動(dòng)單元格數(shù)據(jù)，可以關(guān)閉 “ 在單元格內(nèi)部編輯 ”的功能。方法：〖工具〗菜單→〖選項(xiàng)〗 命令 ，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，然后清除 第 21 頁(yè) “單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框。當(dāng)清除了“單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框后，無(wú)法在單元格內(nèi)部直接編輯數(shù)據(jù)，但 可以在編輯欄中編輯修改數(shù)據(jù)。 當(dāng)單元 格處于編輯狀態(tài)時(shí)，狀態(tài)欄會(huì)顯示“編輯”字樣，同時(shí)會(huì)在公式編輯欄顯現(xiàn)“輸入” 和“取消” 兩個(gè)圖標(biāo)。參見圖 ： 圖 輸入數(shù)據(jù) 時(shí)的狀態(tài)欄及編輯欄 單元格處于編輯狀態(tài)時(shí)，用戶可以使用方向鍵來(lái)控制插入點(diǎn)的移動(dòng)，還可以使用【 Home】鍵或【 End】鍵來(lái)將插入點(diǎn)移動(dòng)至單元格內(nèi)容的開始處或尾部。如果要選定字符請(qǐng)按住【 Shift】鍵移動(dòng)方向鍵，也可以使用鼠標(biāo)來(lái)選定一個(gè)或多個(gè)字符。如果要修改某字符或字符串可以先選定它，然后直接鍵入正確的字符，而不必先刪除再輸入。 2． 1． 5 刪除單元格的數(shù)據(jù) 在單元格輸入數(shù) 據(jù)后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，可以將其刪除。刪除方法有以下四種： ? 選定某單元格，然后按【 Backspace】鍵。此法僅可刪除一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)； ? 選定單元格或單元格區(qū)域，然后按【 Delete】鍵，或鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)“清除內(nèi)容”； 【提示】： 此法的優(yōu)點(diǎn)在于：可用于 一次性刪除多個(gè) 單元格區(qū)域 的數(shù)據(jù)。 ? 選定單元格區(qū)域，〖編輯〗菜單→ 點(diǎn)“ 清除 ” 命令?？梢赃x擇清除內(nèi)容、 第 22 頁(yè) 格式、批注或全部 。 ? 選定某矩形單元格區(qū)域，然后向左或向上拖動(dòng)填充柄，但是拖動(dòng)時(shí)勿超出選定區(qū)域，否則為填充；參見圖 2． 3： 圖 使用填充柄清除數(shù)據(jù) 第 23 頁(yè) 2． 2 手 工輸入數(shù)據(jù) 2． 2． 1 輸入文本和數(shù)值 數(shù)值和文本是 Excel 數(shù)據(jù)中最常見的。數(shù)值主要包括數(shù)字和時(shí)間、日期。在Excel 中能使用的數(shù)值是有一定的范圍限制的。具體限制見下表。數(shù)字的最大精度為 15 位，超過 15 位的數(shù)字以科學(xué)記數(shù)法來(lái)表示。 數(shù)字精度 15 位 單元格中可鍵入的最大數(shù)值 最大正數(shù) 最小負(fù)數(shù) 最小正數(shù) 最大負(fù)數(shù) 公式內(nèi)容的長(zhǎng)度 1,024 個(gè)字符 文本主要是一些描述性和說明性的文字。以數(shù)字開頭的字符串， Excel 仍將其視為文本。一些以文本格式儲(chǔ)存的數(shù)字 Excel 也將其視為文本，但此類文本可以用一些巧妙的方法將其轉(zhuǎn)換成數(shù)值型，具體方法請(qǐng)參見本章 【 技巧 】 。 一個(gè)單元格可以儲(chǔ)存 32,767 個(gè)字符 ，但 單元格中只能顯示 1,024 個(gè)字符；而編輯欄中可以顯示全部 32,767 個(gè)字符。 【 提示 】：盡管一個(gè)單元格可以儲(chǔ)存 32,767 個(gè)字符，但復(fù)制工作表時(shí)僅保留前 255 個(gè)字符。 如果 既要復(fù)制單元格全部?jī)?nèi)容 又保持工作表格式（ 如 行高 、 列寬）請(qǐng)勿使用復(fù)制工作表的方法，可以使用復(fù)制單元格區(qū)域的方法。具體操作方法請(qǐng)參見本章 第三節(jié) 【 技巧 】 “使用選擇性粘貼 100%原樣復(fù)制單元格區(qū)域” 。 ? 輸入文本 選定單元格，然后輸入相關(guān)文本，然后按【 Enter】鍵、點(diǎn)選其它單元格或點(diǎn)編輯欄的輸入圖標(biāo) 均可。 第 24 頁(yè) 在一般情況下，輸入的文本默認(rèn)的格式為左對(duì)齊。輸入的文本長(zhǎng)度如果大于單元格的寬度，如果右側(cè)單元格內(nèi)容為空，則 Excel 會(huì)將內(nèi)容顯示在右側(cè)單元格的上方。參見圖 2． 4；如果右側(cè)單元格不為空，則 Excel 會(huì)按現(xiàn)有字體盡可能地顯示， 直到不能顯示為止，除非你將單元格格式設(shè)定為自動(dòng)換行或縮小字體填充。 如果事先將單元格的格式設(shè)定為文本格式，然后輸入數(shù)字時(shí)，或者在輸入的數(shù)字前加英文單引號(hào)“ ’”，則輸入的 Excel 會(huì)自動(dòng)在單元格的左上角加一綠色錯(cuò)誤指示符，提醒你此數(shù)字為文本型。選擇此單元格時(shí)，在單元格旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)按鈕 ，單擊按鈕 ，再單擊“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”即可將文本型的數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)值型。 圖 輸入文本 【 提示 】： 如果包含文本型數(shù)字的 單元格的左上角 未出現(xiàn) 錯(cuò)誤指示符 ，請(qǐng)?jiān)凇脊ぞ摺讲藛巍歼x項(xiàng)〗命令的“錯(cuò)誤檢查”選項(xiàng)卡，將規(guī)則區(qū)的“數(shù)字以文 本形式存儲(chǔ)”勾選上即可。強(qiáng)烈建議將其勾選上，此功能的巧妙應(yīng)用參見本章本節(jié)的 【技巧 】 。 ? 輸入數(shù)字 選定單元格，然后輸入相關(guān)文本按【 Enter】鍵、點(diǎn)選其它單元格或點(diǎn)編輯欄的輸入圖標(biāo) 即可。 第 25 頁(yè) 在一般情況下，輸入的文本默認(rèn)的格式為右對(duì)齊。輸入的數(shù)字長(zhǎng)度如果大于單元格的寬度，在未設(shè)定過單元格列寬的情況下， Excel 會(huì)自行擴(kuò)大單元格的寬度，以適應(yīng)數(shù)字長(zhǎng)度，如果已設(shè)定過單元格寬度， Excel 將數(shù)字以科學(xué)記數(shù)法顯示或顯示“ ”。如果在數(shù)值前加入負(fù)號(hào)或在前后加括號(hào)， Excel 將其視為負(fù)數(shù)。如果加入其他符號(hào)， Excel 將其視為文本。 如果錄入的數(shù)值的小數(shù)點(diǎn)后位數(shù)相同，在這個(gè)情況下可以將 Excel 設(shè)定為自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)。 這時(shí) Excel 自動(dòng)根據(jù)所輸入的常數(shù)（如果輸入的數(shù)字含有小數(shù)點(diǎn)則此選項(xiàng)不發(fā)生作用）將小數(shù)點(diǎn)添加到常數(shù)中的特定位置。例如：將自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)位數(shù)設(shè)置為 4，如果輸入 123456，則自動(dòng)變?yōu)?。如果“位數(shù)”框保留為空白或設(shè)置為 0（零），則需要手動(dòng)輸入小數(shù)點(diǎn)。 操作方法如下：在 〖工具〗菜單→〖選項(xiàng)〗命令→ “編輯”選項(xiàng)卡 ， 將“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框勾選上，并在“位數(shù)”框中輸入小數(shù)位數(shù)。 【技巧 】 完全顯示超長(zhǎng)數(shù)字 在 Excel 中輸入的數(shù)字大于 11 位 ，那么它的顯示自動(dòng)使用科學(xué)計(jì)數(shù)法。如果您不需要這種效果，可以打開“單元格格式→數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“分類”下的“自定義”，然后在“類型”下選擇“ ”即可。 在 Excel 中輸入分?jǐn)?shù)的方法： ?