【文章內容簡介】 標簽 ，即可對工作表名稱進行“重命名” ； 雙擊單元格， 則 單元格進入編輯狀態(tài) ； 1 雙擊填充柄可 快速填充 ； 1雙擊拆分窗格的分割條，可以 按當前單元格上下左右拆分；拆分后再雙擊分割條的任意部分可以恢復； 1 雙擊列標交 界處，即可快速將左側 列設置為“最適合的列寬”， 同理 ，可設置最適合的行高，利用此功能還可快速顯示隱藏的行或列； 1 雙擊 選定單元格的邊 緣 ，可以移動到數據區(qū)域的邊緣 ； 如果按住 【 Shift】再雙擊， 可快速選定活動單元格區(qū)域至 此行或此列中下一個空白單元格為止 。 1 雙擊 EXCEL 中的透視表中的數據 ， 可在新的工作表中列出該數據的明細情況。 第 16 頁 1 雙擊文本框或自選圖形的邊框（出現十字箭頭時），可以設置文本框或自選圖形的的格式。 1 雙擊圖表的不同區(qū)域，如：空白處、坐標軸、圖例區(qū)、網格線、數據區(qū)，均可以設置相應區(qū)域 的格式。 1 雙擊藝術字的邊框（出現十字箭頭時），可以編輯藝術字。 第 17 頁 第二章 輸入 與編輯 數據 數據輸入的方法有多種，不同的情況下選用適當的方法來輸入數據將提高 操作 效率。 本章除了系統地介紹各種輸入方法，還要介紹一些非常實用的相關技巧，掌握 這些技巧可以巧妙地解決工作中令你頭疼 的 問題， 例 如 ：同時在多個單元格或多個工作表輸入數據、 文本型數 字 快速轉換成數 值 、將某 矩形 單元格區(qū)域快速轉換至 一列數據、將多單元格的內容合并到一個單元格。 2． 1 數據輸入的基礎知識 2． 1． 1 概述 數據輸入的方法主要有以下幾種：手工錄 入、復制粘貼、下拉填充、外部導入 。 而手工錄入從方式上來分又可分為直接在單元格錄入和通過記錄單錄入。手工錄入時如果要錄入本列已經存在的數據也可通過記憶式鍵入或從下拉列表 選取的方式來提高錄入的速度 。 為了防止 輸入 錯誤 數據，可以使用數據有效性來限制數據的輸入 。還可 使用工作表和工作簿保護來防止其他用戶修改工作表。 2． 1． 2 可使用的數據類型 單元格可使用的數據類型有：數值、文本、公式。數值可以為數字，也可以為日期或時間。以數字開頭或結尾的字符串 不是數值，仍 為文本， 如“ 123wps”。文本不可以直接進行算術運算， 但有一個情況例外： 某些 特殊文本可以進行運算，如 邏輯值“ TRUE”和“ FALSE” ， 運算時 Excel 會將 TRUE 視為 1， FALSE 視為 0。公式是 對 工作表中的數值進行計算的等式 。 公式也可以包括下列所有內容或其中之一：函數、引用、運算符和常量。 【 鏈接 】：如果為了特定需要，既要在數值 后 加上計量單位，如“ 156 公斤”， 第 18 頁 又要對其進行運算，一個簡單的方法就是使用自定義格式。具體操作方法請參見第四章的“自定義格式”部分。 2． 1． 3 控制單元格指針的移動 在 Excel 單元格中錄入數據，錄入完畢后通常是按【 Enter】 鍵（或按編輯欄的輸入圖標 ）確認，系統自動將單元格指針移動至下一單元格。 數據輸入 時 發(fā)現 錄入 錯誤， 如果已經按【 Enter】鍵確認，可以使用 撤 消 按鈕撤消剛才的輸入，如果 沒有 按【 Enter】鍵 (即光標沒有跳至其他單元格 )， 則可 按 【 Esc】鍵或編輯欄的 取消 圖標 就可以撤 消 剛才的輸入。 【 鏈接】 ： 可以根據自己的使用習慣來設定單元格指針的移動方式或方向 （向右或向下） ，具體操作方法請參見第三章的“自定義及選項介紹”部分。 雖然我們可以根據實際需要，通過〖選項〗菜單來設定單元格指針的移動 方向 ，但這并不能完全滿足我們的需要， 例如：在工作中經常會在工作表中錄入多條記錄，當一條記錄錄入完畢， Excel 并不會自動跳至下一記錄的第一個字段，而是需要手工移動單元格指針至下一記錄，這會影響數據錄入的速度。可以使用以下兩個技巧來解決這個問題： 【技巧 】選定單元格區(qū)域 以控制單元格指針的移動 先選定要錄入數據的單元格區(qū)域，然后輸入數據，輸完數據直接回車。單元格指針會在選定的單元格區(qū)域中依次移動。當一行 /列錄入完畢會自動跳至下一行 /列。在錄入數據時可使用 【 Tab】、 【 Shift】 +【 Tab】和 【 Shift】 +【 Enter】 來控制單元格指針的 移動。此三種快捷鍵的用法請參見第一章 的相關內容 。 此方法的優(yōu)點是可在不規(guī)則單元格區(qū)域的單元格中依次輸入。 【技巧 】錄入數據到最后一列自動跳至下一行行首的技巧 在 單元格指針是向下移動的 情況下， 輸入數據后按 Tab 鍵，至最后一列時再按回車，此時單元格指針會自動跳至下一行行首。 【 鏈接 】 ：按住 【 Ctrl】 鍵 再次點擊活動單元格則可固定單元格 指針 ，用于 在某單元格 反復輸入數據以 供 測試 。 第 19 頁 【技巧 】通過記錄單來輸入數據 使用記錄單輸入數據時，一條記錄輸 入 完 畢 自動輸入下一條，不用換行。當列項目較多時超過了屏幕寬度， 用普通的方法輸入數據就要上下左右滾動表格。使用“記錄單”可以避免此類不便。 此方法的優(yōu)點 :可直觀地輸入或顯示一條完整的記錄，且可用于查找特定條件的記錄。 記錄單 是一種對話框，利用它可以很方便地在區(qū)域或列表中一次輸入或顯示一行完整的信息或記錄。 要創(chuàng)建記錄單，需先單擊需要向其中添加記錄的區(qū)域或列表中的單元格。然后 在 〖 數據 〗 菜單上，單擊 〖 記錄單 〗。在記錄單對話框 單擊 新建 按鈕 。 參見 圖 2． 1： 圖 通過記錄單輸入數據 記錄單的特 點： ? 數據表單一次最多只能顯示 32 個字段。 ? 按【 Enter】鍵為輸入下一條記錄 ， 在各字段間切換 請 使用 Tab； 第 20 頁 ? 不必自己鍵入 記錄中的 公式 ， 記錄自動填充相應公式 ； 含有公式的字段將公式的結果顯示為標志。這種標志不能在表單中更改 ，如圖 中的銷售額。 ? 如果更改包含公式的記錄，則直到按下 【 Enter】 或單擊 關閉 按鈕更 新記錄之后，公式才被計算。 ? 如果某字段設定了數據有效性，在記錄單輸入時不會檢驗，但 添加記錄到工作表時會予以檢驗； ? 可使用記錄單的 條件 按鈕來查找符合條件的記錄 ，查詢條件可使用通配符？和 *。 單擊 下一條 或 上一條 按鈕來翻閱符合條件的記錄。查詢完畢返回數據表單，請單擊 表單 按鈕 。 ? 可以通過記 錄單刪除記錄。需要注意的是： 在 “ 記錄單 ” 對話框中進行的刪除操作是無法撤銷的。 ? 如果為數據清單區(qū)域（包括列的標題）命名為 “ DATABASE”這一特定名稱 ， 那么 EXCEL 會自動調整“ DATABASE”這一名稱的所指的單元格區(qū)域，使其包含用 〖 數據 〗菜單→〖 記錄單 〗 的 新建 按鈕在清單中 所 添加新 記錄。如果命名為其它名稱，則不會自動調整以包含新增記錄；如果 不 使用 〖 記錄單 〗來 新 增 記錄而是手工輸入數據也不會自動調整。 2． 1． 4 對輸入數據的編輯 數據錄入完畢后，如需對其進行修改，可以采用以下方式： ? 用鼠標雙擊需要編輯的位 置， 就會 在雙擊處 插入十字光標 ； ? 選定需修改的單元格按 F2 鍵，則在 單元格內容尾部 插入 光標 ； ? 選中單元格，然后在編輯欄編輯。 你可以根據使用習慣和編輯需要來選擇以上方式。如果需要在單元格數據的尾部添加數據，建議使用 F2 鍵，既準確又快速。 【 提示 】：為了防止誤操作改動單元格數據，可以關閉 “ 在單元格內部編輯 ”的功能。方法：〖工具〗菜單→〖選項〗 命令 ，單擊“編輯”選項卡，然后清除 第 21 頁 “單元格內部直接編輯”復選框。當清除了“單元格內部直接編輯”復選框后，無法在單元格內部直接編輯數據，但 可以在編輯欄中編輯修改數據。 當單元 格處于編輯狀態(tài)時，狀態(tài)欄會顯示“編輯”字樣，同時會在公式編輯欄顯現“輸入” 和“取消” 兩個圖標。參見圖 ： 圖 輸入數據 時的狀態(tài)欄及編輯欄 單元格處于編輯狀態(tài)時，用戶可以使用方向鍵來控制插入點的移動，還可以使用【 Home】鍵或【 End】鍵來將插入點移動至單元格內容的開始處或尾部。如果要選定字符請按住【 Shift】鍵移動方向鍵，也可以使用鼠標來選定一個或多個字符。如果要修改某字符或字符串可以先選定它，然后直接鍵入正確的字符，而不必先刪除再輸入。 2． 1． 5 刪除單元格的數據 在單元格輸入數 據后發(fā)現數據有誤，可以將其刪除。刪除方法有以下四種： ? 選定某單元格，然后按【 Backspace】鍵。此法僅可刪除一個單元格的數據； ? 選定單元格或單元格區(qū)域，然后按【 Delete】鍵，或鼠標右鍵，點“清除內容”； 【提示】： 此法的優(yōu)點在于：可用于 一次性刪除多個 單元格區(qū)域 的數據。 ? 選定單元格區(qū)域，〖編輯〗菜單→ 點“ 清除 ” 命令。可以選擇清除內容、 第 22 頁 格式、批注或全部 。 ? 選定某矩形單元格區(qū)域，然后向左或向上拖動填充柄，但是拖動時勿超出選定區(qū)域，否則為填充；參見圖 2． 3： 圖 使用填充柄清除數據 第 23 頁 2． 2 手 工輸入數據 2． 2． 1 輸入文本和數值 數值和文本是 Excel 數據中最常見的。數值主要包括數字和時間、日期。在Excel 中能使用的數值是有一定的范圍限制的。具體限制見下表。數字的最大精度為 15 位，超過 15 位的數字以科學記數法來表示。 數字精度 15 位 單元格中可鍵入的最大數值 最大正數 最小負數 最小正數 最大負數 公式內容的長度 1,024 個字符 文本主要是一些描述性和說明性的文字。以數字開頭的字符串， Excel 仍將其視為文本。一些以文本格式儲存的數字 Excel 也將其視為文本，但此類文本可以用一些巧妙的方法將其轉換成數值型，具體方法請參見本章 【 技巧 】 。 一個單元格可以儲存 32,767 個字符 ，但 單元格中只能顯示 1,024 個字符；而編輯欄中可以顯示全部 32,767 個字符。 【 提示 】：盡管一個單元格可以儲存 32,767 個字符，但復制工作表時僅保留前 255 個字符。 如果 既要復制單元格全部內容 又保持工作表格式（ 如 行高 、 列寬）請勿使用復制工作表的方法，可以使用復制單元格區(qū)域的方法。具體操作方法請參見本章 第三節(jié) 【 技巧 】 “使用選擇性粘貼 100%原樣復制單元格區(qū)域” 。 ? 輸入文本 選定單元格，然后輸入相關文本，然后按【 Enter】鍵、點選其它單元格或點編輯欄的輸入圖標 均可。 第 24 頁 在一般情況下，輸入的文本默認的格式為左對齊。輸入的文本長度如果大于單元格的寬度，如果右側單元格內容為空，則 Excel 會將內容顯示在右側單元格的上方。參見圖 2． 4；如果右側單元格不為空，則 Excel 會按現有字體盡可能地顯示， 直到不能顯示為止，除非你將單元格格式設定為自動換行或縮小字體填充。 如果事先將單元格的格式設定為文本格式，然后輸入數字時，或者在輸入的數字前加英文單引號“ ’”，則輸入的 Excel 會自動在單元格的左上角加一綠色錯誤指示符，提醒你此數字為文本型。選擇此單元格時，在單元格旁邊會出現一個按鈕 ，單擊按鈕 ，再單擊“轉換為數字”即可將文本型的數值轉換為數值型。 圖 輸入文本 【 提示 】： 如果包含文本型數字的 單元格的左上角 未出現 錯誤指示符 ，請在〖工具〗菜單→〖選項〗命令的“錯誤檢查”選項卡，將規(guī)則區(qū)的“數字以文 本形式存儲”勾選上即可。強烈建議將其勾選上，此功能的巧妙應用參見本章本節(jié)的 【技巧 】 。 ? 輸入數字 選定單元格，然后輸入相關文本按【 Enter】鍵、點選其它單元格或點編輯欄的輸入圖標 即可。 第 25 頁 在一般情況下，輸入的文本默認的格式為右對齊。輸入的數字長度如果大于單元格的寬度，在未設定過單元格列寬的情況下， Excel 會自行擴大單元格的寬度，以適應數字長度，如果已設定過單元格寬度， Excel 將數字以科學記數法顯示或顯示“ ”。如果在數值前加入負號或在前后加括號， Excel 將其視為負數。如果加入其他符號， Excel 將其視為文本。 如果錄入的數值的小數點后位數相同，在這個情況下可以將 Excel 設定為自動設置小數點。 這時 Excel 自動根據所輸入的常數（如果輸入的數字含有小數點則此選項不發(fā)生作用）將小數點添加到常數中的特定位置。例如：將自動設置小數點位數設置為 4，如果輸入 123456，則自動變?yōu)?。如果“位數”框保留為空白或設置為 0（零），則需要手動輸入小數點。 操作方法如下：在 〖工具〗菜單→〖選項〗命令→ “編輯”選項卡 ， 將“自動設置小數點”復選框勾選上，并在“位數”框中輸入小數位數。 【技巧 】 完全顯示超長數字 在 Excel 中輸入的數字大于 11 位 ，那么它的顯示自動使用科學計數法。如果您不需要這種效果，可以打開“單元格格式→數字”選項卡，選擇“分類”下的“自定義”，然后在“類型”下選擇“ ”即可。 在 Excel 中輸入分數的方法： ?