【文章內容簡介】 門確定。 八、會計人員辦理交接時，必須有監(jiān)督入員參加，以嚴格交接手續(xù)，分清是非，明確責任，保證交接工作的順利進行。 第十一 節(jié) 會計檔案管理制度 一 總則 會計檔案是會計事項的歷史記錄，是總結經(jīng)驗，進行決策所需利用的重要資料，也是進行會計檢查，審計檢查的重要資料。因此，會計部門必須認真做好會計檔案的管理工作。 會計部門在記帳之后，應定期 (每天，每旬或每月 )對各種會計憑證加以分類整理，將各 種記帳憑證按照編號列序，連同所附的原始憑證折疊整齊，加具封面、封底裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽。 每年的會計憑證、帳簿、報表都應由財會部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊；當年的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年，期滿后，原則上應由會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。 各酒店對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存入有序，查找方便，并積極為本單位提供利用。但調閱會計檔案，應有一定的手續(xù)，應設 置《會計檔案調閱登記簿》，詳細登記調閱日期，調閱人，調閱理由，歸還日期 等。 各種會計檔案的保管期限，根據(jù)起特點，分為永久，定期兩類。定期保管期分為 3 年， 5 年， 10 年， 15 年， 25 年五種。 保管期滿后，需要銷毀。銷毀時必須嚴格執(zhí)行會計檔案保管的規(guī)定，任何人不得隨意銷毀。 二 會計檔案歸檔范圍和做法 每年形成的會計檔案 (包括會計憑證，會計帳簿，會計報表，其他會計核算資料和電算軟盤資料 )，應由財務會計部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝訂成冊。 會計憑證。記帳人員對會計憑證逐筆登完帳后，將記帳憑證按月整理，分類裝訂成若干本，每本的厚度為 2～ 3 公分，每本為一卷。整理 裝訂時，必須將金屬物剔除，做到裝訂整齊，美觀，堅固和規(guī)范。 會計帳簿。包括現(xiàn)金日記帳，銀行存款日記帳，總分類帳和明細分類帳。每年會計年度終了，統(tǒng)一打印輸出，由會計人員整理裝訂成冊。屬訂本式的帳簿應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一般一年裝訂成一本。如果明細分類帳的帳頁過多，也可以裝訂成多本。各類帳簿貼上封面后，均要寫明使用單位，年度和帳簿名稱。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號，應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。 會計報表。 集團公 司 規(guī)定定期編報月報，季報和年報。月報上報后，財會部門留存一份，月度、季度和年度會計報表按順序排列，年度放在最前面，按年度裝訂成冊。 其他會計檔案。包括： 文書部分 各種經(jīng)濟合同，協(xié)議，擔保書及其附件； 年度財務工作計劃，年度財務工作總結，財政，財務工作會議文件及資料； 各種財務分析資料 (包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析 )； 各種調查報告和典型經(jīng)驗； 資信證明； 重點工程決算資料； 重要會議記錄本。 報表部分 年度各項經(jīng)濟技術指標完成情況報表；會計人員統(tǒng)計表；對外報送的各類報表；各類審計表；工 商企業(yè)年檢表；報廢后的固定資產卡片；各種臺帳；等等。 以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務完成時及時整理存檔；也可整理一次，分類裝訂。 三 會計檔案的保管 酒店 級以上機關應設立會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設檔案專柜，并指定專人負責保管。每年會計年度終了，會計憑證，會計帳簿，會暫由財會部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管，年度終了時填制的會計檔案，檔案部門一份備查。其他會計檔案， 由財會部門自行保管。 酒店的會計檔案，全部會計檔案由財務部門負責保管。存檔前，經(jīng)辦人要整理 裝訂成冊，編制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，才能完成會計資料歸案工作。 會計檔案的存放應該做到：防火，防潮，防蟲，防鼠，防霉變，保證會計檔案完整無缺。 四 會計檔案的移交 會計檔案保管人員，應相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理手續(xù)后才能離開。交接時以移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案缺損，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚后方在移交表上簽字。 撤消單位的會計檔案移交。被撤消單位會計檔案應經(jīng)上級審計部門審查后，編制會計檔案移交清冊 ，上交上級檔案或財會部門保管。 被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應編制移交清冊。雙方經(jīng)辦入按 移交清冊進行點交后，雙方經(jīng)辦人和負責人在移交清冊上簽字，檔案和財會部門派員監(jiān)交。 五 會計檔案保管年限 會計檔案的保管年限，按《會計檔案保管年限表》執(zhí)行。保管年限到期方能銷毀。 會計部門 負責 保管的其他會計檔案 ： 各種契約，重點工程決算資料，會計記錄本 。 六 會計檔案借閱批準權限 本酒店其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財會部門的，要經(jīng)財 務經(jīng)理批準，方能借閱。 外單位人員查閱會計檔案，要持單 位介紹信，經(jīng) 財務總監(jiān) 批準，方能借閱。 借閱會計檔案應在財會部門或檔案庫 (室 )內查閱。須拿出檔案庫 (室 )時要經(jīng) 財務總監(jiān) 批準，必須攜帶出單位的要經(jīng) 總裁 批準。 需要借出財會部門或檔案部門的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在《會計檔案借閱登記簿》上進行登記，歸還時還應注明利用效果。 第 十二 節(jié) 會計監(jiān)督 一、會計人員必須執(zhí)行國家的財經(jīng)方針政策和酒店制訂的制度，維護國家和酒店的利益，對不真實、不合法的原始憑證不予受理，賬薄記錄與實物款項不符時，按規(guī)定的程序報告并處理。 二、會計核算員對違反財務制度的收支項目，可 按《會計法》的有關規(guī)定和要求執(zhí)行。 三、建立內部稽核制度，對會計資料及所反映出的經(jīng)濟活動進行稽核。 四、出納不準兼管會計檔案保管，收入、費用、債權債務帳目的登記工作。 五、會計人員主要職責是進行會計核算和實行會計監(jiān)督；參與擬訂財務計劃，分析預算執(zhí)行情況，考核資金使用情況，考核資金使用效果；揭露經(jīng)營管理中的問題。 六、會計人員調動崗位或離職，必須與接管人辦理交接手續(xù)，由財務分部負責人監(jiān)督交接；財務部分部門負責人交接時，由酒店財務部負責人監(jiān)督交接；財務部主要負責人交接時，由酒店總經(jīng)理和酒店集團財務監(jiān)督交接。酒店 集團財務負責人交接時，由集團總部派人監(jiān)督交接。 七、財務管理實行 駐店總經(jīng)理 負責下的全員責任制，會計 、出納 人員各司其職，專業(yè)分工，逐級負責，直線垂直式管理。若在財務管理上，門店總經(jīng)理與財務人 員 意見不一致時，財務人 員 可直接向 集團 公司 財務中心 報告解決，以保證財務政策和制度的正確執(zhí)行。 八、酒店財務 工作 必須接受政府審計機關、會計師事務所、財務機關和稅務機構依照法律和有關規(guī)定進行的檢查和監(jiān)督，如實提供會計憑證、會計賬薄、會計報表和其它會計資料以及有關情況，不得拒絕、隱匿、謊報。 第四章 財務管理制度 第一節(jié) 流動資 金管理 一、流動資金的管理原則是既要保證酒店營業(yè)所需的資金，又要加快資金周轉。 二、流動資金管理的依據(jù)是按各酒店總經(jīng)理報酒店集團批準的資金 使用 表執(zhí)行。要加強流動資金管理，嚴格審查各項庫存占用的資金，應收結算款占用的資金。要責成門店財務部定期核對，及時催收應收款項，合理安排應付款的支付，及時歸還借款及上繳各種款項。 三、各酒店的流動資金由酒店集團根據(jù)集團總部的要求進行統(tǒng)一調動。 第二節(jié) 固定資金管理 一、酒店固定資金主要是銀行存款 及臨時用資金卡 。 二、 酒店基本戶的銀行支票、印鑒、公章應分別由會計、出納、 駐店總經(jīng)理保管。 三、 臨時資金銀行卡由會計保管，密碼由出納員保管 。 四、基本戶及臨時資金卡應開通網(wǎng)上銀行以便于集團公司出納部監(jiān)督資金狀況。 第三節(jié) 備用金 管理 一、各店需用備用金的，應先向集團公司財務中心申請。 二 、各店 備用金 由駐店出納負責保管及使用 。 三 、駐店會計負責備用金 交還的帳務處理和查核 ， 并填制備用金核查情況表，說明檢查結果，對于核查出的長短款，要說明原因提出處理意見，報 集團 公司財務 中心 審核。 四 、 各 酒店 日常經(jīng)營費用，由 門店出納 用 備用金支付，出納備用金根據(jù)支出情況補充。酒店支付 1000 元以上的款 項則需通過支票或銀行轉帳支付，特殊情況下由經(jīng)辦人填寫《用款申請單》或《費用報銷單》，經(jīng)駐店總經(jīng)理、財務中心審核，主管副總裁或總裁審批后 支付。門店出納申請補充備用金，要填制 《 備用金補充申請表 》（見附表二），并將有關支出憑證及原始發(fā)票附在申請表后，送集團公司財務中心審核 ， 審核完畢 從銀行提款補足備用金。 五 、 各酒店如需 使用轉賬支票付款的 ， 由使用部門填寫 《用款 申請 單》 ， 經(jīng)集團公司財務 中心審核后， 由 財務中心 出納填寫支票后，再送 酒店出納或具體經(jīng)辦人到銀行辦理 。 六 、 各店駐店總經(jīng)理備用金審批權限由財務中心另行制訂，報集團 公司領導審批執(zhí)行。 七 、 備用金使用流程見附表三。 第四節(jié) 營業(yè) 收入 款項的管理 一、 本制度 所指營業(yè)收入款項為各酒店在運營中產生的資金收入，包括現(xiàn)金收入、轉賬收入、信用卡收入等。 二、 營業(yè)收入的確認：以稽核員審核（標準店）或填制（會員店）的《營業(yè)日報表》及銀行回執(zhí)單據(jù)為確認依據(jù)。 三、 營業(yè)收入的繳存：各酒店營業(yè)現(xiàn)金收入必須于取得收入的次日存入銀行。物業(yè)及營建中心現(xiàn)金收入必須于取得收入的當日存入銀行，如遇特殊情況，最遲不得超過次日存入銀行。 四、 營業(yè)收入的查核：酒店營業(yè)收入的查核由財務中心出納部負責組織實施，由稽核員查核每日 營業(yè)收入，核對存款金額，出納部負責匯總、抽查。 五、 會員店《營業(yè)日報表》見附表四。 第 五 節(jié) 成本費用的管理 一、成本費用是指酒店在經(jīng)營過程中發(fā)生的各項物料、原材料消耗，人工報酬或 其它耗費。 二、根據(jù) 集團公司