某央企集團子公司會務接待工作手冊(21頁)-其它制度表格(編輯修改稿)
2024-09-24 08:50 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 后的座談參觀，車輛安排都是不可或缺的部分，在進行準備工作時應盡早落實。所安排車輛座位數(shù)（不含折疊座位）應略大于總乘坐人數(shù)（來訪人數(shù) +接待人 數(shù)）。 在保證車輛交通安全基礎上，兼顧 乘車者舒適度 和臨 時 增加 人 員乘車 空位 等問題 。在接待重要領導時，一般應為其單獨安排一輛小車。 工作人員應及早落實車型、車牌號碼、司機 姓名和手機號碼，并提前與司機本人確認，保證本次出車的時間、地點 準確 。除司機本人聯(lián)系方式外，接待人員還應儲存車輛 調(diào)度人員 的電話號碼，以便出現(xiàn)突發(fā)情況時可以快速做出調(diào)整，及時解決問題。 （二）機場接待 若對方要求我方接機，首先要確認對方的人數(shù)、航班號、起飛時間和隨行聯(lián)系人電話。 接待人員要提前落實 航班到達時間，并及時更新航班信息，安排 好 接機車輛，制作接站牌 。 接到來賓后，應熱情主動 地 自我介紹， 幫助來 賓拿 行李。待來賓 到齊、行李件數(shù)確認后，接待人員應盡快帶領來賓 返回。 如 重要貴賓，接待人員可以提前聯(lián)系機場，申請 貴賓 通道 并 提前到達 貴賓廳，交費辦理接機手續(xù) 等 。 接到 貴賓 后 可詢問 貴賓 是否需要稍事休息再上車。 （三）火車站接待 接待人員應提前落實接站車輛和制作接站牌 ，并 在出發(fā)前致電來訪方的隨行聯(lián)系人，確認火車是否正點運行，告知對方自己將在何處等候。 若對方身份比較尊貴，則需 提前辦理相關手續(xù)，到站臺迎接。 接到來賓后，接待人員要熱情主動 地 自我介紹， 幫助來賓拿行李。接待人員應 提醒來賓注意保管好行李和隨身物品，并盡快引領來賓離開火車站廣場 ， 返回。 （四）來賓自駕車 來賓自行駕車來到 公司 。 接待人員 要提 前與來賓約定好時間和下車地點， 向來賓 清晰 介紹 公司 的地理位置和行車路線。 當日 ，接待人員應 提 前致電來訪方的聯(lián)系人，詢問對方 位置，再次確認 下車地點并表明自己將在那里等候。如有需要，還應邀請出席接待的領導一同前往等候。 （五）送行 應盡早了解對方離開的日期時間和交通工具，據(jù)此安排有關領導和車輛為客人送行。 四、會談 （一）會談的前期準備工作 首先，接待人員根據(jù)對方的來訪要求確定會談時間和內(nèi)容，并請相關人員出席；根據(jù)會談的規(guī)格和出席人數(shù)盡早預 定會談場地。隨后，接待人員將擬定的接待計劃及相關資料分送相關領導和出席人員。 重要 會談，還應準備多媒體設備，制作領導名牌，注意領導排位 。若有需要，還要聯(lián)系相關新聞媒體進行報道，請專人負責 會議記錄。 （二）會談當天的準備工作 當天，接待人員應 提前檢查會場的布置情況。 保證會場整齊干凈，有足夠的座椅，有工作人員倒茶。如有需要，還要 調(diào)試多媒體設備，擺放領導姓名座位牌和鮮花。如有 媒體參與，還應特意為媒體準備一份介紹會談概況的新聞稿。 （三）會談 接待人員將來賓引領至 會 談地點后，先進行主客之間的相互介紹。按照禮儀，應先 把賓 客介紹給主人，再把主人介紹給賓客。 會 談期間，接待人員應 坐在出入方便的位置，根據(jù)領導和來賓的需要隨時提供服務。接待人員 應注意 會 談的節(jié)奏，如 需要，委婉地提醒相關人員把握時間。 （四）會談結束 會 談結束 ，接待人員應 注意 清理會場的工作，如回收會議資料 ；領導姓名座位牌 ； 與相關媒體聯(lián)系 ， 撰寫新聞稿 、 跟進報道 等 。如有 需要，盡快整理完成會議紀要，及時傳遞給與會人員。 五、參觀 根據(jù)來賓的要求及 公司 的實際情況，可 安排一些參觀活動。 根據(jù)來訪者的不同要求來選擇。如果對方想了解廣州的歷史文化，一般可選擇陳家祠、南越王墓博物 館、中山紀念堂等具有廣州地方特色的景點；若對方希望參觀廣州市區(qū)、購買廣州特產(chǎn)，則可以選擇天河城廣場、北京路步行街等商業(yè)區(qū)。 來賓要求進行校外參觀時，接待人員可根據(jù)具體情況決定是否需要全程陪同。如果需要陪同，應事先策劃好參觀路線，收集要參觀景點或地區(qū)的有關信息，屆時為來賓介紹。同時還要安排 車輛，預留經(jīng)費，在車上準備充足的飲水，還應根據(jù)天氣情況準備雨傘 。如果來賓自行參觀游覽，接待人員也應該向來賓提供充足的信息，包括天氣狀況、景點概況及特色、周圍交通情 況等 。 六、住宿 來賓如需住宿，應盡早為其預定住宿房間。視來賓 情況可在房間里準備適量的水果和鮮花，若是大型會議，可提前在房間內(nèi)放置會議流程和 公司 簡介。 接待人員將來賓送至賓館后，應清楚的告知對方隨后的日程安排及 下次見面的時間地點。如有需要，接待人員 可 要求賓館提供 “早上叫醒 ”服務，以免延誤時間。 如果來賓 遲到 ，接待人員應撥打房間電話，向來賓詢問情況。切忌直接到對方房間外敲門。 七、餐飲 餐飲宴請是接待工作中很常見的環(huán)節(jié)。接待餐飲的主要原則為：節(jié)儉大方、具有地方特色、兼顧雙方飲食習慣、重點照顧客人飲食愛好，避免鋪張浪費。 （一）確定宴請規(guī)格和形式 宴請的規(guī)格，以宴請目的和主要賓客的身份地位而定。宴請形式的確定要參考宴請的緣由、被邀請主賓的職務身份及宴請對象的飲食習慣而定，例如是采用中餐還是西餐，以酒會還是茶會方式舉辦等。 （二）確定宴請地點 確定宴請地點應遵循以下原則：與宴請目的、性質(zhì)和主賓的身份地位相適應；能夠充分表達對客人的敬意；同時交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精美、價格合理、服務到位。 接待人員 應準備好經(jīng)費和車輛。 接待人員應根據(jù)就餐人數(shù)提前預定進餐地點，用餐房間或席位，并 預留余地。 提前 將用餐的時間和地點通知有關參加人員， 舉行正式宴請應發(fā)請柬。 若是級 別較高的宴請，還需制作領導姓名座位牌，考慮桌次安排、領導排位等工作。 （三）現(xiàn)場布置 若 較正式的宴請，工作人員應提前到場進行布置。其具體工作內(nèi)容有：在餐廳門口設立歡迎指示牌 ， 調(diào)試燈光音響等設備，如 重要宴請 ，應布置領導致辭 稿 ； 席位的分配和擺放；領導桌座位 排位。現(xiàn)場布置應莊重大方，可適當點綴鮮花。 （四）中餐宴請
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