【正文】 熱情、開朗、寬容 、 穩(wěn)重，與嘉賓 接觸要熱情，語言表述要到位，說話要注意分寸。要注意嘉賓的安全，同時也要注意自身的安全。在會務過程中，我們要遵守 “尊重原則 ”，最大限度的使嘉賓感到滿意，但要把握一定的 “度 ”，做到有禮有節(jié)，大方得體。 （三）媒體宣傳 宣傳工作包括與有關媒體單位的聯(lián)系協(xié)調；錄像拍攝工作；宣傳報道工作；向相關工作組領取并發(fā)放記 者證和工作人員證等。 （九）記者席的安排 攝影記者應提前到場確定錄像機位置，電線的走線應盡量靠墻邊，并采用地毯 遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。 音 響 、 話筒 需 提前調試。簽到臺應多備簽到本和筆；如需為與會人員佩帶胸花，應提前選定和購買胸花，并安排專人負責。 （二）貴賓室的準備 在召開較高級別的會議時，一般在會場旁安排 貴賓室，以供來賓和我方領導在會議前后進行短暫休息和交流。主要包括以下四種情形： 、 貴賓室 和 設有主席臺的 大型會議 ： 應提前確定就座的領導名單 。如有需要，接機人員 應 提前踩點， 進行相關培訓。應制作《會議用車安排表》確保與會人員安全、準時的參加會議的各項活動。 三、食宿 根據(jù)要求安排好與會人員的住宿、餐飲。 （一）在確定召開會議后，應盡快掌握相關信息，包括：會議內容、會議時間、會議地點、與會人員等。 其二，可以節(jié)省費用。工作人員應避免當著客人面看帳或付款。點菜應量力而 行，適當控制，略有盈余，用餐標準應按有關規(guī)定執(zhí)行。 接待人員應根據(jù)就餐人數(shù)提前預定進餐地點，用餐房間或席位，并 預留余地。 如果來賓 遲到 ，接待人員應撥打房間電話，向來賓詢問情況。 來賓要求進行校外參觀時，接待人員可根據(jù)具體情況決定是否需要全程陪同。按照禮儀，應先 把賓 客介紹給主人，再把主人介紹給賓客。隨后，接待人員將擬定的接待計劃及相關資料分送相關領導和出席人員。 接到來賓后，接待人員要熱情主動 地 自我介紹， 幫助來賓拿行李。 （二）機場接待 若對方要求我方接機，首先要確認對方的人數(shù)、航班號、起飛時間和隨行聯(lián)系人電話。主要關注整個接待流程安排是否合理、是否遺漏某個環(huán)節(jié)等，確保每個環(huán)節(jié)應出席的人員和需要的物資都已落實。 低格接待 ， 是指陪客比來客職務低而采取的一種接待形式。 重要來賓的主要經歷：來賓地位尊貴，需要進行一對一的接待 時 。在接到接待任務后，首先應確認來訪人員的信息，包括以下幾個方面： 來訪客人情況：包括來訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務、級別等） 、性別、民族（在食宿等方面有無特殊要求和風俗習慣）、隨 行聯(lián)系人 及 聯(lián)系方式等。 Where（地點） 地點主要指迎送、會談、住宿、就餐等 地點。 一、接待工作基本要素 接待工作主要應注意 5W要素： What（什么事）、 When（什么時間）、 Who（什么人）、 How（怎樣做）和 Where（什么地方）。 What（事由） 首先應了解客人來訪的目的。來訪的事由、人數(shù)、主賓的身份等是確定接待地點的主要因素。 來訪計劃：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。接待人員 應 了解嘉賓的個人信息，包括個人資料、主要經歷 等。 在接待工作的準備中，只有對接待規(guī)格 做出正確的定位，才能確定應該 邀請哪些領導出席，如何安排車輛和 行程，從而完成接待計劃。提前半天或一天須再次落實人員、地點、車輛和經費等的準備情況。 接待人員要提前落實 航班到達時間，并及時更新航班信息，安排 好 接機車輛，制作接站牌 。接待人員應 提醒來賓注意保管好行李和隨身物品，并盡快引領來賓離開火車站廣場 ， 返回。 重要 會談，還應準備多媒體設備，制作領導名牌，注意領導排位 。 會 談期間，接待人員應 坐在出入方便的位置，根據(jù)領導和來賓的需要隨時提供服務。如果需要陪同，應事先策劃好參觀路線，收集要參觀景點或地區(qū)的有關信息，屆時為來賓介紹。切忌直接到對方房間外敲門。 提前 將用餐的時間和地點通知有關參加人員， 舉行正式宴請應發(fā)請柬。在宴請重要客人時，可以采用分餐上菜的形式。 送別： 如有司機另外進餐，工作人員應在進餐即將結束時及時通知 司機 到位。 自助餐多以冷食為 主，不提 供 正餐，不提供高檔的菜肴、酒水，故可節(jié)約主辦者 開支，并 避免 浪費。根據(jù)所掌握的信息，向與會人員發(fā)出邀請，并附回執(zhí)（確認與會人員是否參加會議的各項具體活動與食宿安排），最終落實確定。 （一）根據(jù)《與會人員信息登記表》提前選定適宜的住宿、餐飲場所，要求設施齊備、交通便利，應預留足夠的嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員房，并提前調試各房間硬件設施 ，檢查安全事宜 。交通安排的具體細節(jié)請參見《接待 工作 將來賓的姓 名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達的時間和班次列表，核實無誤后 分發(fā)給接機人員。 應在各領導座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關資料；在主要發(fā)言領導面前擺放話筒；還可在會議桌上擺放鮮花。貴賓室里應安排專門的服務員，并備鮮花、茶水等。 如欲請來賓題詞，則需提前在適當位置安放題詞桌，并準備筆墨 紙硯等應用之物，也應安排專人負責。工作人員應 提前 檢查話筒和音響的效果，并 準備備用話筒。文字記者席一般布置在會場兩側略前的位置。 七、會務工作中一些注意事項 （一）掌握接待總體情況、服從總體工作安排 會務接待工作是一項涉及面廣、程序繁多、聯(lián)系密切的系統(tǒng)工程，是由多項工作流程、內容組成 ,又由 眾多部門和 大量人力共同參與完成的，工作流程包括嘉賓的迎送、嘉賓的簽到、禮品發(fā)放與接收、車輛調度、交通疏導、飲食住宿等方方面面的內容。 （三）分工協(xié)作、密切配合 正如前面所說，會務接待是個系統(tǒng)工程，光靠一兩個單位或負責人是難以勝任的，各工作組的工作人員必須明確責職，分工負責，又團結 協(xié)作，配合默契，互相補臺，才能為完成接待任務奠定堅實基礎。要高度重視安全問題， 制定會