iso文控員、文管員實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)教材(ppt120)-其他認(rèn)證資料(編輯修改稿)
2025-09-22 19:39 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 是文控員 ? 文控員是 ISO9000體系文件保持受控狀態(tài)的重要人員 ,負(fù)責(zé)體系文件及相關(guān)記錄的保存、控制和管理，確保文件和記錄的安全性和有效性。 QualitySatisfy文控員的工作職責(zé) , 發(fā)行 ,保管 ,分發(fā)的具體實(shí)施 。 。 ,作廢 ,銷毀實(shí)施工作 。 。 . QualitySatisfyXx公司 文控員的崗位職責(zé) 外來(lái)文件的分發(fā)、核查與管理； 外發(fā)文件的監(jiān)控； 受控文件的會(huì)簽、評(píng)審、編號(hào)、分發(fā)的監(jiān)督和實(shí)施； 文件更改時(shí)更改記錄、會(huì)簽、評(píng)審、分發(fā)、回收、銷毀與作廢； 文件的保存、整理、保存期限的監(jiān)控； 定期對(duì)文件進(jìn)行檢查、評(píng)審；（使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）； 協(xié)助完成內(nèi)部審核工作； 記錄的歸檔、分類儲(chǔ)存、按保存期限定期銷毀； 協(xié)助完成內(nèi)部體系審核工作； 相關(guān)的環(huán)境因素控制的遵守。 QualitySatisfy文件控制的內(nèi)容主要設(shè)計(jì)以下七個(gè)方面：①文件的批準(zhǔn)； ②文件的審批與更改； ③文件狀態(tài)的識(shí)別； ④可獲得相關(guān)文件的使用版本； ⑤文件的識(shí)別； ⑥外來(lái)文件的識(shí)別發(fā)放； ⑦作廢文件的管理。 QualitySatisfy文控部門(mén)的工作職能 ,編碼 ,發(fā)行 ,保管 ,分發(fā)與維護(hù) 。 ,作廢 ,銷毀及暫留文件的保管 。 。 . QualitySatisfy文控部門(mén)主管的工作職能 。 ,編碼 ,發(fā)行 ,保管 ,分發(fā) ,借閱及作廢文件銷毀的審核工作 。 。 . QualitySatisfy文件和資料控制的內(nèi)容 QualitySatisfy程序文件的控制方法 QualitySatisfy需要進(jìn)行控制的質(zhì)量體系文件 QualitySatisfy文件的修改狀態(tài)與版序表示方法 QualitySatisfy 確定應(yīng)控制的文件的范圍和類型 確定職責(zé)、權(quán)限和工作接口 確定控制活動(dòng)、接口和控制方法 確定需要的資源 確定監(jiān)視 /評(píng)審的安排 確定記錄的要求 控制過(guò)程 /方法 / 效果的改進(jìn) 糾正 /預(yù)防措施 持續(xù)改進(jìn) 使用者監(jiān)視 管理人員監(jiān)視 （日常監(jiān)視 /內(nèi)審） 評(píng)審 （文件評(píng)審 / 管理評(píng)審） 編制 標(biāo)識(shí) 批準(zhǔn) 發(fā)放 使用 評(píng)審 更改 /再批準(zhǔn) 作廢 /保留 記錄 確保使用有效文件 QMS對(duì)文件的控制要求 QMS策劃過(guò)程 各 QMS過(guò)程 接口 輸入 輸出 接口 D P C A QualitySatisfy 概念范圍 質(zhì)量管理體系所要求的文件 質(zhì)量記錄屬于特殊類型的文件 圖 示 文 件 內(nèi) 部 外 部 類 型 手冊(cè) ○ （如：上級(jí)組織的手冊(cè)） 紙質(zhì)文件 電子媒體 程序 ○ √ （如：上級(jí) /顧客的管理程序） 紙質(zhì)文件 電子媒體 管理規(guī)范 管理規(guī)范 ○ ○ （如：顧客要求、法律、法規(guī)、圖樣） 紙質(zhì)文件 電子媒體 其他類型 表格 ○ √ （如：上級(jí)表格、顧客表格、政府部門(mén)要求的表格） 紙質(zhì)記錄 電子記錄 其他記錄 ―○ ‖為肯定存在此類文件 “ √”為可能存在此類文件 QualitySatisfy 識(shí) 標(biāo) 識(shí) 文件識(shí)別標(biāo)識(shí) 文件名稱 文件編號(hào) 文件頁(yè)碼 有效性標(biāo)識(shí) 生效日期 審批權(quán)限 追溯性標(biāo)識(shí) 受控文件 現(xiàn)行有效文件 文件發(fā)放場(chǎng)所 文件發(fā)行權(quán)限 修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí) 版本標(biāo)識(shí) 修訂狀態(tài) （修訂提示） 現(xiàn)行有效文件 已作廢文件 發(fā)生修改文件 作廢后須保留文件 標(biāo)識(shí)方法 易于識(shí)別 便于追溯 承載媒體不同，標(biāo)識(shí)方法不同 QualitySatisfy 準(zhǔn) a)確保文件的充分性和適宜性 批 準(zhǔn) /可操作的要求和方法 內(nèi)容完整 /滿足要求 b)由內(nèi)行 /責(zé)任者審批是一個(gè)基本保證方法 QualitySatisfy、更新與再批準(zhǔn) a)必要時(shí)應(yīng)對(duì) 文件進(jìn)行評(píng)審 對(duì)文件內(nèi)容和效果的審查 /評(píng)價(jià) 適時(shí) /定期 局部 /系統(tǒng) b)更 新 適時(shí)的修訂并標(biāo)識(shí) 適時(shí)的換版并標(biāo)識(shí) c) 再批準(zhǔn) 修訂應(yīng)經(jīng)過(guò)再批準(zhǔn) 原批準(zhǔn)者批準(zhǔn) 可獲得背景資料的有把握的人批準(zhǔn) QualitySatisfy 放 a)發(fā)放的充分性 需要使用處可獲得 b)發(fā)放的可追溯性 需要追溯時(shí)可追回 c)記錄的完整性 可追溯到每份文件的來(lái)源 可追溯到每份文件的去向 可追溯到修訂時(shí)的收回 /發(fā)放情況 可追溯到丟失 /補(bǔ)發(fā)情況 可追溯到作廢 /保留情況 QualitySatisfy a）使用者保持 防止丟失 防止破損 防止涂改、受污 使用安全的保存形式 /保管方法 丟失補(bǔ)發(fā) 破損換發(fā) 受污換發(fā) b）文件管理人員的保持 QualitySatisfy a）作廢文件 作廢的整份文件 作廢的部分文件（單頁(yè)） 防止繼續(xù)使用并執(zhí)行無(wú)效文件 b）防止非預(yù)期使用 c）處置方法 作廢 銷毀 保留 標(biāo)識(shí) QualitySatisfy 需要控制的外來(lái)文件 a)質(zhì)量管理體系中須執(zhí)行 的來(lái)自外部的文件 來(lái)自組織外部 來(lái)自組織內(nèi)部未納入質(zhì)量管理體系的部門(mén) /區(qū)域 全部 /部分文件 b)示例 ISO9001： 2020 安全標(biāo)準(zhǔn) 產(chǎn)品質(zhì)量法 顧客要求（圖樣 /合同 /技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) /訂購(gòu)單等） 上級(jí)組織的文件（資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)） 組織中未納入 QMS的部門(mén)文件（檔案管理規(guī)定） 識(shí)別 標(biāo)識(shí) 發(fā)放 跟蹤更改 再確認(rèn) /標(biāo)識(shí) /發(fā)放 控制要?jiǎng)t QualitySatisfy 表格的記錄 表格是記載“證據(jù)”前的記錄存在的文件形式 記錄是“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件” 表格也是文件 規(guī)定了記錄的內(nèi)容 /準(zhǔn)則 規(guī)定了記錄的責(zé)任 規(guī)定了記錄的頻度等 QualitySatisfy表格控制要?jiǎng)t 策劃 批準(zhǔn) 印發(fā) 使用 標(biāo)識(shí) 考慮證實(shí)的需要 考慮所需信息的需要 考慮使用的方便性 考慮資源的充分性 可不同于其他文件的發(fā)放記錄 注意表格更改時(shí)及時(shí)通知使用者 按文件的授權(quán) 使用者應(yīng)按要求填寫(xiě) 保證準(zhǔn)確性和真實(shí)性 表格通常只需要版本標(biāo)識(shí) 修改即換版 QualitySatisfy 質(zhì)量管理 體系中使 用的文件 類型 ● 質(zhì)量手冊(cè) 向組織內(nèi)
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