【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 證管理員編制代碼 低 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司電腦部負(fù)責(zé)人 ? 根據(jù)重要保險(xiǎn)單證代碼編制辦法，由總公司單證管理員 編制重要單證代碼 ， 并負(fù)責(zé)代碼維護(hù) ? 編碼規(guī)則應(yīng)充分考慮單證種類、險(xiǎn)種、使用單位、版本號(hào)等因素 ? 分公司修改重要單證的，須報(bào)總公司批復(fù)，并根據(jù)修改的情況，由總公司單證 管理員設(shè)置相應(yīng)的單證代碼 中 總公司單證管理員 交付印制 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 單證管理系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)警功能 ，根據(jù)各類重要單證的使用情況、庫(kù)存情況、印刷前置時(shí)間等因素，在單證庫(kù)存達(dá)到設(shè)定的安全庫(kù)存量時(shí)，高 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心 財(cái)務(wù)、總公司單證管 印刷申請(qǐng) 1 格式確認(rèn) 4 編制代碼 5 重要單證管理流程手冊(cè) 13 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 系統(tǒng)及時(shí)提示單證管理員進(jìn)行單證印刷申請(qǐng) [] ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 中心支 /支公司財(cái)務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫 發(fā)票印制申請(qǐng)審批表 ，向主管地方稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理審批手續(xù)，并將經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)票印制申請(qǐng)審批表上報(bào)區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心備案 ? 其它重要空白單證 單證管理系統(tǒng) 根據(jù)歷史調(diào)撥記錄、實(shí)際的庫(kù)存和 預(yù)測(cè)的各分公司申請(qǐng)調(diào)撥情況計(jì)算所需空白單證的數(shù)量 [] 總公司單證管理員填寫 單證印刷申請(qǐng)單 并簽字，注明申請(qǐng)日期、類別、單證編碼、單證名稱、數(shù)量、使用部門名稱、備注，其中“備注”欄指標(biāo)準(zhǔn)格式內(nèi)容以外的特殊內(nèi)容 ? 分公司因特殊情況需自行印制重要空白單證的，必須將需印制的單證種類、代碼、數(shù)量、申請(qǐng)理由，以及所指定的印刷廠情況，經(jīng)公司分管總經(jīng)理簽字同意，上報(bào)總公司單證管理負(fù)責(zé)人審批 理員 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)根據(jù)分支機(jī)構(gòu)上報(bào)的申印 發(fā)票種類及數(shù)量，編制全轄發(fā)票申印計(jì)劃，上報(bào)當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān) 低 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) ? 總公司單證管理員接收分公司上報(bào)的印刷申請(qǐng)，通過(guò) 單證管理系統(tǒng) ，核定其現(xiàn)有庫(kù)存量、申印數(shù)量、印刷單位情況等 ? 經(jīng)審核通過(guò)的，總公司單證管理員中 總公司單證管理員 發(fā)票印制申請(qǐng)審批表 單證印刷申請(qǐng)單 申印計(jì)劃 2 審核 3 重要單證管理流程手冊(cè) 14 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 分配相應(yīng)的單證編號(hào)范圍，并在 單證管理系統(tǒng) 中作設(shè)定 [] ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)將全轄發(fā)票申印計(jì)劃及各機(jī)構(gòu)的 發(fā)票印制申請(qǐng)審批表 報(bào)省、直轄市地方稅務(wù)局批印 稅務(wù)局的審批意見(jiàn)反饋給區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù) ? 其它重要空白單證 經(jīng)總 公司單證管理員核定現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量、使用情況等，由單證管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 高 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司單證管理負(fù)責(zé)人 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 由各地稅務(wù)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)印制，各級(jí)公司到本級(jí)的稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)取 ? 其它重要空白單證 總公司單證管理部門統(tǒng)一組織印刷重要空白單證 分公司自印單證經(jīng)審批的，由分公司單證管理員負(fù)責(zé)組織印刷 中 各省級(jí)稅務(wù)主管機(jī)關(guān)、總公司 /分公司單證管理員 ? 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)指定專人與單證管理員共同從當(dāng)?shù)囟悇?wù)局領(lǐng)取保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 領(lǐng)取時(shí)清點(diǎn)數(shù)量并做好與稅務(wù)局的交接工作 ? 其它重要 空白單證 總公司 /分公司單證管理員接收印刷廠印制好的重要空白單證，辦理交接付款手續(xù)，簽收到貨單并填寫入庫(kù)單 中 區(qū)域共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)、總公司 /分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員 審批 4 入庫(kù) 6 印刷 5 重要單證管理流程手冊(cè) 15 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 分公司自印單證的，應(yīng)將印刷廠的發(fā)票復(fù)印件交至總公司作為印刷申請(qǐng)證明文件備案 ? 單證倉(cāng)庫(kù)管理員收到印刷單證后，進(jìn)行初始入庫(kù)，核對(duì)印制的單證編號(hào)是否在單證管理系統(tǒng)的授權(quán)編號(hào)（ 參見(jiàn) 審核 ）范圍內(nèi)，若是則可以辦理入庫(kù)手續(xù)， 單證管理系統(tǒng) 提示當(dāng)前庫(kù)存，若否則不得入庫(kù)，并核實(shí)差異原因 [@] ? 具體入庫(kù)手續(xù) 參見(jiàn) 入庫(kù) 重要單證管理流程手冊(cè) 16 2 分發(fā)領(lǐng)用 流程圖 總公司 分公司 中心支 /支公司 單證管理 單證庫(kù) 管理層 單證管理 單證庫(kù) 使用部門 單證管理 單證庫(kù) 使用部門 負(fù)責(zé)人 管理員 管理員 分管 經(jīng)理 管理員 管理員 財(cái)務(wù) 業(yè)務(wù)人員 /代理機(jī)構(gòu) 管理員 管理員 財(cái)務(wù) 業(yè)務(wù)人員 /代理機(jī)構(gòu) 單證領(lǐng)庫(kù) 單證分庫(kù) 單證領(lǐng)用 設(shè)定庫(kù)存限額 1 審批 1 2 本級(jí)復(fù)核 4 入庫(kù) 7 運(yùn)送 6 設(shè)定庫(kù)存限額 1 入庫(kù) 6 出庫(kù) 5 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng) 3 領(lǐng)用申請(qǐng) 1 辦理領(lǐng)發(fā) 3 系統(tǒng)記錄 4 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng) 3 審核 1 5 審批 1 2 審核 1 4 審核 1 2 領(lǐng)用申請(qǐng) 1 辦理領(lǐng)發(fā) 3 系統(tǒng)記錄 4 審核 1 2 否（臨時(shí)例外情況除外） 是 否（臨時(shí)例外情況除外） 是 重要單證管理流程手冊(cè) 17 管理方法 管理原則 ? 總公司重要空白保險(xiǎn)單證的發(fā)放按分級(jí)管理原則 辦理，即：總公司負(fù)責(zé)向分公司發(fā)放，中心支公司和支公司、營(yíng)銷服務(wù)部按實(shí)際需要向分公司領(lǐng)用。 ? 嚴(yán)格按照“定量控制、差額領(lǐng)用”的單證管理原則，制定各級(jí)機(jī)構(gòu)各類重要空白單證的庫(kù)存限額。 ? 單證管理員不得監(jiān)管與重要單證相關(guān)的業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)專用章。 ? 嚴(yán)禁在重要空白單證上預(yù)先加蓋業(yè)務(wù)或財(cái)務(wù)專用章。 管理職能 單證管理、業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)拓展、共享服務(wù) — 財(cái)務(wù)中心 管理文件 分發(fā)領(lǐng)用 流程中包括以下文件： 文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào) 重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng) 分公司單證管理員 本級(jí)管理層 現(xiàn)有格式521 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票入庫(kù)單 入庫(kù) 單證管理員 部門負(fù)責(zé)人 現(xiàn)有格式522 重要空白單證驗(yàn)收入庫(kù)單 入庫(kù) 單證管理員 部門負(fù)責(zé)人 現(xiàn)有格式523 重要空白單證實(shí)物保管卡 入庫(kù) 倉(cāng)庫(kù)管理員 部門負(fù)責(zé)人 現(xiàn)有格式524 重要空白單證領(lǐng)用單 領(lǐng)用申請(qǐng) 領(lǐng)用人 支公司單證管理員 現(xiàn)有格式525 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單 領(lǐng)用申請(qǐng) 領(lǐng)用人 支公司單證管理員 現(xiàn)有格式526 重要單證管理流程手冊(cè) 18 流程描述 單證領(lǐng)庫(kù) 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 ? 總 公司單證管理員根據(jù)各分公司單證使用、業(yè)務(wù)開(kāi)展、單證管理等情況的歷史記錄，制定各分公司重要空白單證庫(kù)的最高庫(kù)存限額，作書面記錄交由單證管理負(fù)責(zé)人審批 ? 所設(shè)定的最高庫(kù)存限額須定期由單證管理員根據(jù)各分公司實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展的需求和單證使用、管理情況的更新作及時(shí)調(diào)整，并由單證管理負(fù)責(zé)人審批變更 中 總公司單證管理員 ? 總公司單證管理負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)單證管理員制定的各分公司重要空白單證最高庫(kù)存限額，簽署書面意見(jiàn) ? 單證管理員在 單證管理系統(tǒng) 中根據(jù)經(jīng)審批的各分公司最高庫(kù)存限額作相應(yīng)設(shè)定，并由單證管理負(fù)責(zé)人復(fù)核，確保與書面審批 記錄一致 [] 低 總公司單證管理負(fù)責(zé)人、單證管理員 ? 單證管理系統(tǒng) 在某一品種重要空白單證達(dá)到安全庫(kù)存量的時(shí)候，及時(shí)提示分公司單證管理員向總公司單證管理員申請(qǐng)調(diào)撥該品種重要空白單證 [] 安全庫(kù)存量由單證系統(tǒng)根據(jù)單證品種歷史領(lǐng)用記錄、調(diào)撥前置時(shí)間、現(xiàn)有庫(kù)存量等因素自動(dòng)計(jì)算設(shè)定，并由總公司單證管理負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)系統(tǒng)參量設(shè)置 [] ? 分公司單證管理員根據(jù)實(shí)際的單證使用需求，通過(guò)單證管理系統(tǒng)向上級(jí)總公司單證管理員提出領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)，提供以下信息：申請(qǐng)單位、申請(qǐng)日期、單證編碼、單證名稱、現(xiàn)有庫(kù)存量、領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)數(shù)量， 以及發(fā)中 分公司單證管理員 分庫(kù)申請(qǐng) 3 設(shè)定庫(kù)存限額 1 審批 2 重要單證管理流程手冊(cè) 19 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 送地址、聯(lián)系方式，并由經(jīng)辦人在系統(tǒng)中確認(rèn) 現(xiàn)階段由分公司的單證管理員規(guī)范填制 重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單（一式三聯(lián)），填寫的事項(xiàng)與系統(tǒng)申請(qǐng)相同，并由經(jīng)辦人簽字 ? 總公司通過(guò)單證系統(tǒng)接收分公司單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)，進(jìn)行初步審核 ? 同時(shí)分公司打印出領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單，交由本級(jí)管理人員復(fù)核簽章 ? 若申請(qǐng)數(shù)量加上現(xiàn)有庫(kù)存量超過(guò)最高庫(kù)存限額的，必須經(jīng)總公司單證管理審核同意，允許臨時(shí)超過(guò)庫(kù)存領(lǐng)用或修改庫(kù)存限額 ? 分公司分管單證管理的經(jīng)理核實(shí)領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單的申請(qǐng)單證、申請(qǐng)數(shù)量等內(nèi)容，同意申領(lǐng)后簽字，并加蓋分公司公章 ? 領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單一聯(lián)留存，兩聯(lián)上報(bào)總公司單證管理員 高 分公司分管經(jīng)理 ? 總公司單證管理員收到分公司領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)后， 核對(duì)單證管理系統(tǒng)中該單位所申領(lǐng)單證的領(lǐng)用、核銷記錄及庫(kù)存情況，對(duì)申請(qǐng)的數(shù)量進(jìn)行審核 ? 同時(shí)核對(duì)重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單上經(jīng)辦、審核人員的簽名樣本，若通過(guò)系統(tǒng)申領(lǐng)的，須核對(duì)電子簽名，確認(rèn)一致無(wú)誤 ? 審核通過(guò)后，總公司單證管理員在單證系統(tǒng)中對(duì)分公司的申領(lǐng)請(qǐng)求進(jìn)行確認(rèn)處理 現(xiàn)階段由單證管理員將領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單一聯(lián)返還分公司作其實(shí)物入庫(kù)依據(jù)，另一聯(lián)留存 ? 若分公司的申請(qǐng)數(shù)量超過(guò)最高庫(kù)存高 總公司單證管理員 審核 5 本級(jí)復(fù)核 4 重要空白單證領(lǐng)庫(kù)申請(qǐng)單 重要單證管理流程手冊(cè) 20 主要步驟 描述 風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí) 職能 限額的，則由總公司單證管理部門審 核是否調(diào)整庫(kù)存上限或者允許臨時(shí) 超過(guò)庫(kù)存限額領(lǐng)用 ，上限審批 參見(jiàn) 設(shè)定庫(kù)存限額 ? 如果審核不通過(guò)，則總公司單證管理員在系統(tǒng)中退回申請(qǐng)或在申請(qǐng)單上注明原因，將申請(qǐng)單返還分公司，由其修改申領(lǐng)數(shù)量 ? 總公司審核通過(guò)后，根據(jù)總公司的實(shí)際庫(kù)存情況，單證管理員通知分公司運(yùn)送單證的時(shí)間， 并負(fù)責(zé) 按時(shí)將分