【文章內(nèi)容簡介】 分公司單證管理員核對重要空白單證領(lǐng)庫單上審核人員的簽名樣本，若通過系統(tǒng)申領(lǐng)的，須核對電子簽名，確認一致無誤167。 審核通過后，分公司單證管理員在單證系統(tǒng)中對中心支/支公司或本級業(yè)務(wù)部門的申領(lǐng)請求作確認處理 現(xiàn)階段由單證管理員將領(lǐng)庫單一聯(lián)返還支公司作其實物入庫依據(jù)，另一聯(lián)留存167。 若中心支/支公司或本級業(yè)務(wù)部門的申請數(shù)量超過最高庫存限額的，則由分公司單證管理員和分管經(jīng)理審核是否調(diào)整庫存上限或者允許臨時超過限額領(lǐng)用，167。 如果申請部門不符合領(lǐng)庫條件，分公司單證管理員審核未通過，則注明原因，在系統(tǒng)中退回申請或?qū)⑸暾垎瓮嘶厣暾埐块T高分公司單證管理員出庫5167。 分公司單證倉庫管理員根據(jù)審核通過的領(lǐng)庫單，發(fā)放單證實物，與申領(lǐng)人交接單證，辦理領(lǐng)發(fā)手續(xù)167。 分公司單證倉庫管理員根據(jù)實際的領(lǐng)庫情況登記實物保管卡，同時盤點該品種單證實物庫存，確保與實物保管卡上庫存余額一致167。 單證管理員根據(jù)單證的實際領(lǐng)庫情況更新單證管理系統(tǒng)，作出庫記錄，同時由單證倉庫管理員進行復(fù)核，確保單據(jù)、記錄與實物一致高分公司單證倉庫管理員入庫6167。 中中心支/支單證管理員、單證倉庫管理員 單證領(lǐng)用主要步驟描述風(fēng)險初步評級職能領(lǐng)用申請1167。 保險業(yè)專用發(fā)票 領(lǐng)用人填寫保險業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單，注明種類、申領(lǐng)數(shù)量，并簽章 申領(lǐng)部門負責(zé)人審核領(lǐng)用單 保險業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單一式三份，領(lǐng)用人、單證管理員、財務(wù)各執(zhí)一份167。 其它重要空白單證 申領(lǐng)人填制重要空白單證領(lǐng)用單，注明部門、單證編碼、單證名稱、申領(lǐng)數(shù)量，并簽章 所在部門負責(zé)人審核領(lǐng)用單，同意領(lǐng)用，并簽字高重要空白單證領(lǐng)用單保險業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單使用人員審核2167。 分公司、中心支/支公司單證管理員按險種規(guī)定各單證使用部門（財務(wù)、出單部門、代理機構(gòu)、業(yè)務(wù)人員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額167。 各單證使用部門重要空白單證的領(lǐng)用最高限額在單證管理系統(tǒng)中均作相應(yīng)設(shè)定 []167。 分公司、中心支/支公司單證管理員嚴格按照“差額領(lǐng)用”原則，根據(jù)申領(lǐng)人領(lǐng)用單證的最高限額，其業(yè)務(wù)開展情況和單證領(lǐng)用未核銷等情況，審查領(lǐng)用單證的種類、數(shù)量167。 如通過審核，單證管理員在領(lǐng)用單上簽字確認，如不符合領(lǐng)用要求則將領(lǐng)用單退回申領(lǐng)人167。 若申領(lǐng)人確因?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要，超額領(lǐng)用重要空白單證的，須由其所在部門負責(zé)人出具書面意見，必要時附相關(guān)證明材料，方可例外領(lǐng)用高分公司、中心支/支公司單證管理員辦理領(lǐng)發(fā)3167。 分公司、中心支/支公司單證倉庫管理員根據(jù)通過審核的單證領(lǐng)用單，發(fā)放空白單證，保險業(yè)專用發(fā)票必須按順序核發(fā)167。 領(lǐng)用人、單證倉庫管理員雙方當面清點單證領(lǐng)用數(shù)量和號碼，核對無誤后作正式領(lǐng)用記錄中分公司、中心支/支公司單證倉庫管理員系統(tǒng)記錄4167。 分公司、中心支/支公司單證管理員更新單證管理系統(tǒng)，記錄領(lǐng)用日期，以及重要空白單證品種、數(shù)量、單證號碼、領(lǐng)用人或代理機構(gòu)名稱高分公司、中心支/支公司單證管理員3 單證核銷 流程圖中心支/ 支公司分公司總公司使用部門單證管理檔案管理使用部門單證管理檔案管理單證管理財務(wù)出單員業(yè)務(wù)人員管理員檔案員財務(wù)出單員業(yè)務(wù)人員管理員檔案員管理員實物核銷系統(tǒng)實時核銷1編制核銷清單4實物核對3匯總留存聯(lián)2實物核對3編制核銷清單4匯總留存聯(lián)2系統(tǒng)實時核銷1裝訂歸檔保管調(diào)閱6裝訂成冊5歸檔7歸檔7保管調(diào)閱6裝訂成冊5報表核算A編制核銷報表9領(lǐng)用核銷匯總8領(lǐng)用核銷匯總8編制核銷報表9報表核算10A催銷A未核銷賬齡分析11通知催收12總結(jié)上報13通知催收12A未核銷賬齡分析11 管理方法管理原則167。 建立健全單證核銷制度，落實職責(zé)167。 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，進行實時核銷167。 代理機構(gòu)出單或手工單，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)補單后，單證系統(tǒng)進行系統(tǒng)核銷167。 分支公司單證管理部門負責(zé)本級單證實物核銷，越級的采用報表核銷手段167。 按照分級管理原則，加強各分支機構(gòu)對轄屬單位的監(jiān)督管理，建立定期檢查制度管理職能單證管理、檔案管理管理文件單證核銷流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單匯總留存聯(lián)代理人單證管理員現(xiàn)有格式531保險業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單匯總留存聯(lián)使用人員分管領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)有格式532發(fā)票掛失申明申請審批表實物核對財務(wù)主管稅務(wù)機關(guān)現(xiàn)有格式533重要保險單證核銷清單編制核銷清單中心支/支公司單證管理員分公司單證管理員現(xiàn)有格式534保險費專用發(fā)票核銷明細表編制核銷清單財務(wù)分公司單證管理員現(xiàn)有格式535重要保險憑證移交清單歸檔支公司單證管理員、業(yè)務(wù)管理內(nèi)勤檔案管理員現(xiàn)有格式536重要空白單證核銷報表編制核銷報表分公司單證管理員總公司單證管理員附件31重要空白單證領(lǐng)用核銷情況匯總報表核算總公司單證管理員部門負責(zé)人附件32重要空白單證使用情況分析報表核算總公司單證管理員部門負責(zé)人附件33重要空白單證領(lǐng)用未核銷賬齡分析表未核銷賬齡分析分公司單證管理員分管經(jīng)理附件34 流程描述 實物核銷主要步驟描述風(fēng)險初步評級職能系統(tǒng)實時核銷1167。 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，針對由電腦出單的業(yè)務(wù)，首先由系統(tǒng)作實時核銷 []167。 業(yè)務(wù)系統(tǒng)或財務(wù)系統(tǒng)在出單的同時，記錄重要空白單證流水號，保單（或批單）流水號、保單（或批單）號、發(fā)票流水號一一匹配，在單證管理系統(tǒng)中作勾對核銷記錄167。 此步驟僅適用于由電腦出單的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動進行實時核銷后，仍需要由分公司、中心支/支公司單證管理員查對實物，確認核銷高單證管理系統(tǒng)匯總留存聯(lián)2 167。 使用人員根據(jù)本級公司對單證管理的具體要求，在規(guī)定的期限內(nèi)到分公司、中心支/支公司單證管理員處核銷單證167。 具有出單權(quán)的兼業(yè)代理人在結(jié)轉(zhuǎn)保險單副本時，不具有出單權(quán)的保險兼業(yè)代理人在按月清理代理保費的同時，業(yè)務(wù)管理部門人員負責(zé)補錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)，然后通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的接口導(dǎo)入單證管理系統(tǒng)進行系統(tǒng)核銷：173。 目前業(yè)務(wù)人員定期（不長于一個月）收取所管轄的代理機構(gòu)已使用的保險單證留存聯(lián)，督促代理點按時填報代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單，上劃保費并核銷單證，核銷的過程同其他使用人核銷167。 使用人員將已使用的單證留存聯(lián)匯總交由分公司、中心支/支公司單證管理員：173。 對于打印出錯的，應(yīng)在出錯單證的所有聯(lián)次上加蓋作廢章，收回全部單證；不能收回的，須取得對方的有效證明173。 對于遺失的，當事人當天出具遺失說明并上交部門負責(zé)人，對于發(fā)票遺失、被盜的，直接責(zé)任人立即填寫保險業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單，說明核銷原因，此核銷單須報分公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批才能作為核銷的支持性文件高保險業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單使用人員實物核對3167。 分公司、中心支/支公司單證管理員每日匯總使用人員上交的重要保險單證（包括業(yè)務(wù)人員上交的代理點使用的單證），檢查單證的完整性，對作廢、遺失的單證及時采取適當處理措施：173。 核查作廢的有效單證各聯(lián)是否全部收回，是否全部加蓋“作廢”章173。 遺失重要空白單證的，由部門負責(zé)人審核當事人的遺失說明，認為遺失說明屬實的簽字確認，轉(zhuǎn)交分公司單證管理負責(zé)人審核，并由單證管理員負責(zé)公告聲明此遺失單證作廢173。 涉及保險業(yè)專用發(fā)票遺失、被盜的，分公司、中心支/支公司單證管理員將非正常核銷單交本級財務(wù)，由財務(wù)根據(jù)經(jīng)集團/區(qū)域共享服務(wù)—財務(wù)中心審批的非正常核銷單填寫發(fā)票掛失聲明申請審批表，并于24小時之內(nèi)報告當?shù)刂鞴芏悇?wù)機關(guān)167。 分公司、中心支/支公司單證管理員按流水號順序在單證管理系統(tǒng)中進行核銷確認：173。 對于由系統(tǒng)自動實時核銷的單證，檢查核對實物，在單證管理系統(tǒng)中作核銷確認173。 部分手工出具的定額保單，以及未能進行遠程出單的營銷網(wǎng)點業(yè)務(wù)和代理機構(gòu)的代理業(yè)務(wù)，由分公司、中心支/支公司單證管理員查對實物，核對業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入單證管理系統(tǒng)的記錄，核銷日期、核銷的重要空白單證號碼，與領(lǐng)用記錄作勾對，相應(yīng)的保單（或批單）流水號、保單（或批單）號、發(fā)票流水號一一匹配167。 對于非正常核銷的單證應(yīng)在單證系統(tǒng)中進行詳細的說明，包括各個級別的審核責(zé)任人高分公司發(fā)票掛失聲明申請審批表、中心支/支公司單證管理員編制核銷清單4167。 單證管理系統(tǒng)每日按照單證品名和流水號順序，打印重要保險單證核銷清單、保險費專用發(fā)票核銷明細表167。 分公司、中心支/支公司單證管理員將打印出的核銷清單與系統(tǒng)記錄和核銷的重要單證實物進行再次核對，確認無誤后在核銷清單上簽字確認167。 審查已核銷的單證實物173。 是否按照流水號順序排列，有無跳號現(xiàn)象173。 逐筆核對非正常核銷的重要單證，其所附的證明材料完整性167。 核銷清單一式兩份，一份交各級公司管理層復(fù)核，一份留存中分公司保險費專用發(fā)票核銷明細表重要保險單證核銷清單、中心支/支公司單證管理員 裝訂歸檔主要步驟描述風(fēng)險初步評級職能裝訂成冊5167。 分公司、中心支/支公司單證管理員在收到使用人員匯總上交的一定數(shù)量的留存聯(lián)后，按照單證類別和順序號裝訂成冊：173。 已開具的保險單副本（作廢保單的正、副本）、批單、各種重要空白單證的留存聯(lián)等由單證管理員按險種、順序號裝訂成冊173。 單證遺失的，將遺失證明夾在遺失單證的位置，并按登報日期存放單證遺失登報報紙173。 已開具的保險費專用發(fā)票留存聯(lián)與收據(jù)的全部聯(lián)次（作廢發(fā)票的全部聯(lián)次）由單證管理員按順序號裝訂成冊并加具封面中分公司、中心支/支公司單證管理員保管調(diào)閱6167。 為方便業(yè)務(wù)查詢和地方稅務(wù)檢查，已核銷的重要保險單證經(jīng)裝訂成冊后，保險業(yè)務(wù)單證留存聯(lián)由分公司、中心支/支公司單證管理員保管，保險業(yè)專用發(fā)票存根聯(lián)由各分支公司財務(wù)保管167。 保管期限依照各品種單證的使用要求而定，一般為1至2年167。 各級重要單證使用部門必須設(shè)置專柜對保險單證進行保存，由單證管理員負責(zé)管理167。 使用人員若需查詢保險單證留存聯(lián)的，須經(jīng)業(yè)務(wù)管理負責(zé)人審批，辦理調(diào)閱手續(xù)，單證管理員記錄單證調(diào)閱登記簿低分公司、中心支/支公司單證管理員歸檔7167。 保管期限到期后，由分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)裝訂成冊的單證存根編寫重要保險憑證移交清單167。 單證管理員將所有實物核銷的單證留存聯(lián)和憑證移交清單交本級檔案管理部門167。 交接雙方核對清單和實物，清點一致后，在交接清單上簽字確認，實物轉(zhuǎn)移給檔案部門進行保管中重要保險憑證移交清單檔案管理員 報表核算主要步驟描述風(fēng)險初步評級職能領(lǐng)用核銷匯總8167。 由于業(yè)務(wù)部門查詢和地方稅務(wù)檢查的需要，無法將實物上交到最高一層的公司，故在中心支/支公司以報表核銷的方式，通過單證管理系統(tǒng)與分公司單證管理員進行核算167。 分公司、中心支/支公司單證管理員每月匯總本單位各種實物單證領(lǐng)用核銷情況，提供核銷報表的編制信息高分公司、中心支/支公司單證管理員編制核銷報表9167。 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)轄屬各級單位每月上報的重要空白單證領(lǐng)用核銷匯總表，按正常核銷、非正常核銷、領(lǐng)用未核銷三種情況，編制重要空白單證核銷報表，上交本級管理層審核，并留存?zhèn)浒?67。 總公司單證管理員根據(jù)各個分公司上報的單證核銷報表，核對單證管理系統(tǒng)中的領(lǐng)庫記錄，審查非正常核銷的單證是否有相關(guān)的合理的情況說明或證明文件167。 重要空白單證核銷報表應(yīng)準確反映當月分公司全轄各類重要空白單證使用管理情況，包括單證入庫數(shù)、發(fā)出數(shù)、有效使用數(shù)、注銷作廢數(shù)和庫存結(jié)余數(shù)中重要空白單證核銷報表分公司、中心支/支公司單證管理員報表核算10167。 總公司單證管理員通過系統(tǒng)查詢匯總各分公司的報表清單，進行全司的重要空白單證的核算，編制重要空白單證領(lǐng)用核銷情況匯總，全面掌握各分支公司的重要空白單證的領(lǐng)用發(fā)放、使用核銷情況167。 根據(jù)業(yè)務(wù)管理的需求，進行各類重要保險單證使用情況分析，如各類單證使用量、周轉(zhuǎn)量匯總、某個單證的使用量趨勢分析、各地區(qū)各類單證使用情況比較等，為業(yè)務(wù)管理提供統(tǒng)計依據(jù)高重要保險單證使用情況分析重要空白單證領(lǐng)用核銷情況匯總總公司單證管理員 催銷主要步驟描述風(fēng)險初步評級職能未核銷賬齡分析11167。 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)每月的重要空白單證核銷報表及單證管理系統(tǒng)中的領(lǐng)用記錄，每月編制重要空白單證領(lǐng)用未核銷賬齡分析表167。 按照各個單證使用部門劃分，匯總各單位的重要空白單證領(lǐng)用未核銷明細清單，并查詢領(lǐng)用未核銷單證的具體信息，形成按具體領(lǐng)用人員劃分的清單 高重要空白單證領(lǐng)用未核銷賬齡分析表分公司、中心支/支公司單證管理員通知催收12167。 根據(jù)未核銷賬齡分析，對于領(lǐng)用超過一個月未核銷的單證，分公司、中心支/支公司單證管理員負責(zé)逐筆查明原因，并及時將清單信息通知相關(guān)單證使用部門或人員167。 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)領(lǐng)用未核銷明細清單負責(zé)督促單證使用部門負責(zé)人向領(lǐng)用人進行催收167。