【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 分公司單證管理員核對(duì)重要空白單證領(lǐng)庫(kù)單上審核人員的簽名樣本，若通過(guò)系統(tǒng)申領(lǐng)的，須核對(duì)電子簽名，確認(rèn)一致無(wú)誤167。 審核通過(guò)后，分公司單證管理員在單證系統(tǒng)中對(duì)中心支/支公司或本級(jí)業(yè)務(wù)部門的申領(lǐng)請(qǐng)求作確認(rèn)處理 現(xiàn)階段由單證管理員將領(lǐng)庫(kù)單一聯(lián)返還支公司作其實(shí)物入庫(kù)依據(jù)，另一聯(lián)留存167。 若中心支/支公司或本級(jí)業(yè)務(wù)部門的申請(qǐng)數(shù)量超過(guò)最高庫(kù)存限額的，則由分公司單證管理員和分管經(jīng)理審核是否調(diào)整庫(kù)存上限或者允許臨時(shí)超過(guò)限額領(lǐng)用，167。 如果申請(qǐng)部門不符合領(lǐng)庫(kù)條件，分公司單證管理員審核未通過(guò)，則注明原因，在系統(tǒng)中退回申請(qǐng)或?qū)⑸暾?qǐng)單退回申請(qǐng)部門高分公司單證管理員出庫(kù)5167。 分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)審核通過(guò)的領(lǐng)庫(kù)單，發(fā)放單證實(shí)物，與申領(lǐng)人交接單證，辦理領(lǐng)發(fā)手續(xù)167。 分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)實(shí)際的領(lǐng)庫(kù)情況登記實(shí)物保管卡，同時(shí)盤點(diǎn)該品種單證實(shí)物庫(kù)存，確保與實(shí)物保管卡上庫(kù)存余額一致167。 單證管理員根據(jù)單證的實(shí)際領(lǐng)庫(kù)情況更新單證管理系統(tǒng)，作出庫(kù)記錄，同時(shí)由單證倉(cāng)庫(kù)管理員進(jìn)行復(fù)核，確保單據(jù)、記錄與實(shí)物一致高分公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員入庫(kù)6167。 中中心支/支單證管理員、單證倉(cāng)庫(kù)管理員 單證領(lǐng)用主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能領(lǐng)用申請(qǐng)1167。 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票 領(lǐng)用人填寫保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單，注明種類、申領(lǐng)數(shù)量，并簽章 申領(lǐng)部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用單 保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單一式三份，領(lǐng)用人、單證管理員、財(cái)務(wù)各執(zhí)一份167。 其它重要空白單證 申領(lǐng)人填制重要空白單證領(lǐng)用單，注明部門、單證編碼、單證名稱、申領(lǐng)數(shù)量，并簽章 所在部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用單，同意領(lǐng)用，并簽字高重要空白單證領(lǐng)用單保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票領(lǐng)用單使用人員審核2167。 分公司、中心支/支公司單證管理員按險(xiǎn)種規(guī)定各單證使用部門（財(cái)務(wù)、出單部門、代理機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)人員）領(lǐng)用重要空白單證的最高限額167。 各單證使用部門重要空白單證的領(lǐng)用最高限額在單證管理系統(tǒng)中均作相應(yīng)設(shè)定 []167。 分公司、中心支/支公司單證管理員嚴(yán)格按照“差額領(lǐng)用”原則，根據(jù)申領(lǐng)人領(lǐng)用單證的最高限額，其業(yè)務(wù)開(kāi)展情況和單證領(lǐng)用未核銷等情況，審查領(lǐng)用單證的種類、數(shù)量167。 如通過(guò)審核，單證管理員在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)，如不符合領(lǐng)用要求則將領(lǐng)用單退回申領(lǐng)人167。 若申領(lǐng)人確因?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要，超額領(lǐng)用重要空白單證的，須由其所在部門負(fù)責(zé)人出具書(shū)面意見(jiàn)，必要時(shí)附相關(guān)證明材料，方可例外領(lǐng)用高分公司、中心支/支公司單證管理員辦理領(lǐng)發(fā)3167。 分公司、中心支/支公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)通過(guò)審核的單證領(lǐng)用單，發(fā)放空白單證，保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票必須按順序核發(fā)167。 領(lǐng)用人、單證倉(cāng)庫(kù)管理員雙方當(dāng)面清點(diǎn)單證領(lǐng)用數(shù)量和號(hào)碼，核對(duì)無(wú)誤后作正式領(lǐng)用記錄中分公司、中心支/支公司單證倉(cāng)庫(kù)管理員系統(tǒng)記錄4167。 分公司、中心支/支公司單證管理員更新單證管理系統(tǒng)，記錄領(lǐng)用日期，以及重要空白單證品種、數(shù)量、單證號(hào)碼、領(lǐng)用人或代理機(jī)構(gòu)名稱高分公司、中心支/支公司單證管理員3 單證核銷 流程圖中心支/ 支公司分公司總公司使用部門單證管理檔案管理使用部門單證管理檔案管理單證管理財(cái)務(wù)出單員業(yè)務(wù)人員管理員檔案員財(cái)務(wù)出單員業(yè)務(wù)人員管理員檔案員管理員實(shí)物核銷系統(tǒng)實(shí)時(shí)核銷1編制核銷清單4實(shí)物核對(duì)3匯總留存聯(lián)2實(shí)物核對(duì)3編制核銷清單4匯總留存聯(lián)2系統(tǒng)實(shí)時(shí)核銷1裝訂歸檔保管調(diào)閱6裝訂成冊(cè)5歸檔7歸檔7保管調(diào)閱6裝訂成冊(cè)5報(bào)表核算A編制核銷報(bào)表9領(lǐng)用核銷匯總8領(lǐng)用核銷匯總8編制核銷報(bào)表9報(bào)表核算10A催銷A未核銷賬齡分析11通知催收12總結(jié)上報(bào)13通知催收12A未核銷賬齡分析11 管理方法管理原則167。 建立健全單證核銷制度，落實(shí)職責(zé)167。 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，進(jìn)行實(shí)時(shí)核銷167。 代理機(jī)構(gòu)出單或手工單，通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)補(bǔ)單后，單證系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)核銷167。 分支公司單證管理部門負(fù)責(zé)本級(jí)單證實(shí)物核銷，越級(jí)的采用報(bào)表核銷手段167。 按照分級(jí)管理原則，加強(qiáng)各分支機(jī)構(gòu)對(duì)轄屬單位的監(jiān)督管理，建立定期檢查制度管理職能單證管理、檔案管理管理文件單證核銷流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號(hào)代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單匯總留存聯(lián)代理人單證管理員現(xiàn)有格式531保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單匯總留存聯(lián)使用人員分管領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)有格式532發(fā)票掛失申明申請(qǐng)審批表實(shí)物核對(duì)財(cái)務(wù)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)現(xiàn)有格式533重要保險(xiǎn)單證核銷清單編制核銷清單中心支/支公司單證管理員分公司單證管理員現(xiàn)有格式534保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票核銷明細(xì)表編制核銷清單財(cái)務(wù)分公司單證管理員現(xiàn)有格式535重要保險(xiǎn)憑證移交清單歸檔支公司單證管理員、業(yè)務(wù)管理內(nèi)勤檔案管理員現(xiàn)有格式536重要空白單證核銷報(bào)表編制核銷報(bào)表分公司單證管理員總公司單證管理員附件31重要空白單證領(lǐng)用核銷情況匯總報(bào)表核算總公司單證管理員部門負(fù)責(zé)人附件32重要空白單證使用情況分析報(bào)表核算總公司單證管理員部門負(fù)責(zé)人附件33重要空白單證領(lǐng)用未核銷賬齡分析表未核銷賬齡分析分公司單證管理員分管經(jīng)理附件34 流程描述 實(shí)物核銷主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能系統(tǒng)實(shí)時(shí)核銷1167。 單證管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，針對(duì)由電腦出單的業(yè)務(wù)，首先由系統(tǒng)作實(shí)時(shí)核銷 []167。 業(yè)務(wù)系統(tǒng)或財(cái)務(wù)系統(tǒng)在出單的同時(shí)，記錄重要空白單證流水號(hào)，保單（或批單）流水號(hào)、保單（或批單）號(hào)、發(fā)票流水號(hào)一一匹配，在單證管理系統(tǒng)中作勾對(duì)核銷記錄167。 此步驟僅適用于由電腦出單的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)核銷后，仍需要由分公司、中心支/支公司單證管理員查對(duì)實(shí)物，確認(rèn)核銷高單證管理系統(tǒng)匯總留存聯(lián)2 167。 使用人員根據(jù)本級(jí)公司對(duì)單證管理的具體要求，在規(guī)定的期限內(nèi)到分公司、中心支/支公司單證管理員處核銷單證167。 具有出單權(quán)的兼業(yè)代理人在結(jié)轉(zhuǎn)保險(xiǎn)單副本時(shí)，不具有出單權(quán)的保險(xiǎn)兼業(yè)代理人在按月清理代理保費(fèi)的同時(shí)，業(yè)務(wù)管理部門人員負(fù)責(zé)補(bǔ)錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)，然后通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口導(dǎo)入單證管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)核銷：173。 目前業(yè)務(wù)人員定期（不長(zhǎng)于一個(gè)月）收取所管轄的代理機(jī)構(gòu)已使用的保險(xiǎn)單證留存聯(lián)，督促代理點(diǎn)按時(shí)填報(bào)代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單，上劃保費(fèi)并核銷單證，核銷的過(guò)程同其他使用人核銷167。 使用人員將已使用的單證留存聯(lián)匯總交由分公司、中心支/支公司單證管理員：173。 對(duì)于打印出錯(cuò)的，應(yīng)在出錯(cuò)單證的所有聯(lián)次上加蓋作廢章，收回全部單證；不能收回的，須取得對(duì)方的有效證明173。 對(duì)于遺失的，當(dāng)事人當(dāng)天出具遺失說(shuō)明并上交部門負(fù)責(zé)人，對(duì)于發(fā)票遺失、被盜的，直接責(zé)任人立即填寫保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單，說(shuō)明核銷原因，此核銷單須報(bào)分公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批才能作為核銷的支持性文件高保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票非正常核銷單代理業(yè)務(wù)結(jié)算清單使用人員實(shí)物核對(duì)3167。 分公司、中心支/支公司單證管理員每日匯總使用人員上交的重要保險(xiǎn)單證（包括業(yè)務(wù)人員上交的代理點(diǎn)使用的單證），檢查單證的完整性，對(duì)作廢、遺失的單證及時(shí)采取適當(dāng)處理措施：173。 核查作廢的有效單證各聯(lián)是否全部收回，是否全部加蓋“作廢”章173。 遺失重要空白單證的，由部門負(fù)責(zé)人審核當(dāng)事人的遺失說(shuō)明，認(rèn)為遺失說(shuō)明屬實(shí)的簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交分公司單證管理負(fù)責(zé)人審核，并由單證管理員負(fù)責(zé)公告聲明此遺失單證作廢173。 涉及保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票遺失、被盜的，分公司、中心支/支公司單證管理員將非正常核銷單交本級(jí)財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)根據(jù)經(jīng)集團(tuán)/區(qū)域共享服務(wù)—財(cái)務(wù)中心審批的非正常核銷單填寫發(fā)票掛失聲明申請(qǐng)審批表，并于24小時(shí)之內(nèi)報(bào)告當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)167。 分公司、中心支/支公司單證管理員按流水號(hào)順序在單證管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷確認(rèn)：173。 對(duì)于由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)核銷的單證，檢查核對(duì)實(shí)物，在單證管理系統(tǒng)中作核銷確認(rèn)173。 部分手工出具的定額保單，以及未能進(jìn)行遠(yuǎn)程出單的營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)和代理機(jī)構(gòu)的代理業(yè)務(wù)，由分公司、中心支/支公司單證管理員查對(duì)實(shí)物，核對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入單證管理系統(tǒng)的記錄，核銷日期、核銷的重要空白單證號(hào)碼，與領(lǐng)用記錄作勾對(duì)，相應(yīng)的保單（或批單）流水號(hào)、保單（或批單）號(hào)、發(fā)票流水號(hào)一一匹配167。 對(duì)于非正常核銷的單證應(yīng)在單證系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，包括各個(gè)級(jí)別的審核責(zé)任人高分公司發(fā)票掛失聲明申請(qǐng)審批表、中心支/支公司單證管理員編制核銷清單4167。 單證管理系統(tǒng)每日按照單證品名和流水號(hào)順序，打印重要保險(xiǎn)單證核銷清單、保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票核銷明細(xì)表167。 分公司、中心支/支公司單證管理員將打印出的核銷清單與系統(tǒng)記錄和核銷的重要單證實(shí)物進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在核銷清單上簽字確認(rèn)167。 審查已核銷的單證實(shí)物173。 是否按照流水號(hào)順序排列，有無(wú)跳號(hào)現(xiàn)象173。 逐筆核對(duì)非正常核銷的重要單證，其所附的證明材料完整性167。 核銷清單一式兩份，一份交各級(jí)公司管理層復(fù)核，一份留存中分公司保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票核銷明細(xì)表重要保險(xiǎn)單證核銷清單、中心支/支公司單證管理員 裝訂歸檔主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能裝訂成冊(cè)5167。 分公司、中心支/支公司單證管理員在收到使用人員匯總上交的一定數(shù)量的留存聯(lián)后，按照單證類別和順序號(hào)裝訂成冊(cè)：173。 已開(kāi)具的保險(xiǎn)單副本（作廢保單的正、副本）、批單、各種重要空白單證的留存聯(lián)等由單證管理員按險(xiǎn)種、順序號(hào)裝訂成冊(cè)173。 單證遺失的，將遺失證明夾在遺失單證的位置，并按登報(bào)日期存放單證遺失登報(bào)報(bào)紙173。 已開(kāi)具的保險(xiǎn)費(fèi)專用發(fā)票留存聯(lián)與收據(jù)的全部聯(lián)次（作廢發(fā)票的全部聯(lián)次）由單證管理員按順序號(hào)裝訂成冊(cè)并加具封面中分公司、中心支/支公司單證管理員保管調(diào)閱6167。 為方便業(yè)務(wù)查詢和地方稅務(wù)檢查，已核銷的重要保險(xiǎn)單證經(jīng)裝訂成冊(cè)后，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)單證留存聯(lián)由分公司、中心支/支公司單證管理員保管，保險(xiǎn)業(yè)專用發(fā)票存根聯(lián)由各分支公司財(cái)務(wù)保管167。 保管期限依照各品種單證的使用要求而定，一般為1至2年167。 各級(jí)重要單證使用部門必須設(shè)置專柜對(duì)保險(xiǎn)單證進(jìn)行保存，由單證管理員負(fù)責(zé)管理167。 使用人員若需查詢保險(xiǎn)單證留存聯(lián)的，須經(jīng)業(yè)務(wù)管理負(fù)責(zé)人審批，辦理調(diào)閱手續(xù)，單證管理員記錄單證調(diào)閱登記簿低分公司、中心支/支公司單證管理員歸檔7167。 保管期限到期后，由分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)裝訂成冊(cè)的單證存根編寫重要保險(xiǎn)憑證移交清單167。 單證管理員將所有實(shí)物核銷的單證留存聯(lián)和憑證移交清單交本級(jí)檔案管理部門167。 交接雙方核對(duì)清單和實(shí)物，清點(diǎn)一致后，在交接清單上簽字確認(rèn)，實(shí)物轉(zhuǎn)移給檔案部門進(jìn)行保管中重要保險(xiǎn)憑證移交清單檔案管理員 報(bào)表核算主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能領(lǐng)用核銷匯總8167。 由于業(yè)務(wù)部門查詢和地方稅務(wù)檢查的需要，無(wú)法將實(shí)物上交到最高一層的公司，故在中心支/支公司以報(bào)表核銷的方式，通過(guò)單證管理系統(tǒng)與分公司單證管理員進(jìn)行核算167。 分公司、中心支/支公司單證管理員每月匯總本單位各種實(shí)物單證領(lǐng)用核銷情況，提供核銷報(bào)表的編制信息高分公司、中心支/支公司單證管理員編制核銷報(bào)表9167。 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)轄屬各級(jí)單位每月上報(bào)的重要空白單證領(lǐng)用核銷匯總表，按正常核銷、非正常核銷、領(lǐng)用未核銷三種情況，編制重要空白單證核銷報(bào)表，上交本級(jí)管理層審核，并留存?zhèn)浒?67。 總公司單證管理員根據(jù)各個(gè)分公司上報(bào)的單證核銷報(bào)表，核對(duì)單證管理系統(tǒng)中的領(lǐng)庫(kù)記錄，審查非正常核銷的單證是否有相關(guān)的合理的情況說(shuō)明或證明文件167。 重要空白單證核銷報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映當(dāng)月分公司全轄各類重要空白單證使用管理情況，包括單證入庫(kù)數(shù)、發(fā)出數(shù)、有效使用數(shù)、注銷作廢數(shù)和庫(kù)存結(jié)余數(shù)中重要空白單證核銷報(bào)表分公司、中心支/支公司單證管理員報(bào)表核算10167。 總公司單證管理員通過(guò)系統(tǒng)查詢匯總各分公司的報(bào)表清單，進(jìn)行全司的重要空白單證的核算，編制重要空白單證領(lǐng)用核銷情況匯總，全面掌握各分支公司的重要空白單證的領(lǐng)用發(fā)放、使用核銷情況167。 根據(jù)業(yè)務(wù)管理的需求，進(jìn)行各類重要保險(xiǎn)單證使用情況分析，如各類單證使用量、周轉(zhuǎn)量匯總、某個(gè)單證的使用量趨勢(shì)分析、各地區(qū)各類單證使用情況比較等，為業(yè)務(wù)管理提供統(tǒng)計(jì)依據(jù)高重要保險(xiǎn)單證使用情況分析重要空白單證領(lǐng)用核銷情況匯總總公司單證管理員 催銷主要步驟描述風(fēng)險(xiǎn)初步評(píng)級(jí)職能未核銷賬齡分析11167。 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)每月的重要空白單證核銷報(bào)表及單證管理系統(tǒng)中的領(lǐng)用記錄，每月編制重要空白單證領(lǐng)用未核銷賬齡分析表167。 按照各個(gè)單證使用部門劃分，匯總各單位的重要空白單證領(lǐng)用未核銷明細(xì)清單，并查詢領(lǐng)用未核銷單證的具體信息，形成按具體領(lǐng)用人員劃分的清單 高重要空白單證領(lǐng)用未核銷賬齡分析表分公司、中心支/支公司單證管理員通知催收12167。 根據(jù)未核銷賬齡分析，對(duì)于領(lǐng)用超過(guò)一個(gè)月未核銷的單證，分公司、中心支/支公司單證管理員負(fù)責(zé)逐筆查明原因，并及時(shí)將清單信息通知相關(guān)單證使用部門或人員167。 分公司、中心支/支公司單證管理員根據(jù)領(lǐng)用未核銷明細(xì)清單負(fù)責(zé)督促單證使用部門負(fù)責(zé)人向領(lǐng)用人進(jìn)行催收167。