單證操作流程方案設(shè)計(jì)(編輯修改稿)
2024-12-09 13:29 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 時(shí)讓船公司盡快 拉出提單格式后給我方。接到船公司的提單格式件后，馬上發(fā)給客戶(hù)進(jìn)行核對(duì) 第 3 頁(yè) 共 6 頁(yè) 并且回傳，因?yàn)楝F(xiàn)在核對(duì)格式件的時(shí)候如果要進(jìn)行更改的可以改不要出改單費(fèi)，（但CSAV 除外，這個(gè)船公司是沒(méi)有格式件核對(duì)的， OK 件過(guò)去就直接出正本提單）?？蛻?hù)回傳格式件后，馬上就核對(duì) OK 件的格式回傳船公司，通知船公司盡快簽出正本提單。如果客戶(hù)對(duì)格式件有更改的也要馬上通知船 公司，進(jìn)行更改，船公司更改好后還是會(huì)給格式件核對(duì)，直到核對(duì) OK 為止。 核對(duì)費(fèi)用 船開(kāi) 2 天后要向船公司要費(fèi)用單進(jìn)行核對(duì)，因?yàn)樵诤灣鎏釂魏笠M快開(kāi)發(fā)票給客戶(hù)進(jìn)行付款。所以船開(kāi) 2 天后就要先向船公司要費(fèi)用單，然后再將費(fèi)用單給 操作員，讓操作員將應(yīng)收部分的費(fèi)用填好，接著就將單子上的應(yīng)收與應(yīng)付部分的費(fèi)用錄進(jìn)系統(tǒng)同時(shí)將應(yīng)收部分的費(fèi)用單從系統(tǒng)中拉出來(lái)給客戶(hù)讓客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)，直到客戶(hù)回傳 OK 件為止。 簽單 一般船公司在開(kāi)船 3 天后就可以簽單，所以提單格式件核對(duì) OK 后，就要像查一下這票單子的柜子的進(jìn)港日、進(jìn)的 港口、開(kāi)船日，在船開(kāi)后的第三個(gè)工作向船公司簽提單，但 HPL 是要在與船公司核對(duì)費(fèi)用單 OK 后才可以簽單的，所以 HPL 的單子要注意是先在船開(kāi)后馬上向船公司催費(fèi)用單，不然提單是不可以簽的。簽出提單后要仔細(xì)和 OK 件核對(duì)一下，保留好提單復(fù)印件，并將提單掃描件發(fā)給客戶(hù)。 做賬開(kāi)票 拿到提單以后，將之前與客戶(hù)核對(duì)好的費(fèi)用拉出來(lái)，并注明開(kāi)票抬頭， 將寫(xiě)好抬頭的費(fèi)用單給財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)開(kāi)出發(fā)票給客戶(hù)和做賬，讓客戶(hù)進(jìn)行付款?？蛻?hù)付款后將可以通知其來(lái)拿提單了。 歸檔 以上的工作都做好后，就要進(jìn)行最后一步歸檔了，每票單子操作完以后都要進(jìn)行歸檔，以便以后進(jìn)行資料的翻查。歸檔是要將每票單子的一些主要的信息錄入系統(tǒng)，如：客戶(hù)名稱(chēng)、提單號(hào)、船名航次、船公司、品名、發(fā)貨人、收貨人、箱封號(hào)、毛重、體積等一些重要的數(shù)據(jù)。 作為 箱運(yùn)部的單證 ，除了以上的工作，還有其他的一些工作，如：客戶(hù)要將提單進(jìn)行電放、異地放單、改單，那么就要讓客戶(hù)將蓋有發(fā)貨人公章的保函和已經(jīng)簽出來(lái)的提單寄過(guò)來(lái)，然后再由單證員安排人到船公司進(jìn)行電放、異地放單或者改單。 操作流程 接單 接到客戶(hù)托單后，與 客戶(hù)確認(rèn)所要定的船公司，船期等內(nèi)容。 輸單 輸單時(shí)要按照客戶(hù)的托單內(nèi)容仔細(xì)輸入，特別注意以下幾項(xiàng)：船期、目的港、運(yùn)輸條款、箱型、數(shù)量、毛重、體積、品名等。 訂艙 從系統(tǒng)中 導(dǎo)出一張托書(shū)，核對(duì)內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，在托單上寫(xiě)上要訂的船公司，船期等，同時(shí)致相關(guān)操作，傳真過(guò)去后，電話(huà)確認(rèn)對(duì)方是否有收到托單，叮囑對(duì)方
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