【文章內(nèi)容簡介】 則： 1） 文件編號由：物管公司 /項目物管處 /發(fā)文部門 /文件種類 /檔號 組成 例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 檔號 文件種類 發(fā)文部門 項目物管處 物管公司 詮釋： 物管公司 G80 文件類型 內(nèi)部工作聯(lián)系單 W 項目物管處 時代 RMA 備忘錄 M 嶺南 RMS 會議紀要 MU 逸彩 RMY 電子郵件 E 發(fā)文部門 資源部 ZY 傳真 F 財務(wù)部 CW 物管公司 0 工程部 GC 項目管理中心 1 客服部 KF 合作公司 2 保安部 BA 往來公司 3 檔號 `0001 始 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十 家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 13 日期的格式統(tǒng)一有以下兩種 中文式 XXX年 X月 X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡稱為中文 文字日期）、或 2020 年 1月 31 日（簡稱為中文式數(shù)字日期）。 英文式 —— 年 /月 /日，例如： 2020/1/31。 使用規(guī)定 6． 對外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。 其他種類文件（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。 7 管理處印章使用管理規(guī)定 目的： 規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。 使用范圍： 新世界物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。 職責： 管理處主任為印章的第一責任人，負責印章日常保管、使用審批，并在休息時以面授權(quán)形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。 管理處行政人員按《印章申請使用流程》辦理蓋章手續(xù)。 工作程序：見《印章申請使用流程》 申請使用印章部門 填寫《印章使用申請表》 將《印章使用申請表》及文件一并交人事行政助理 人事行政助理審核 管理處主任 人事行政助理向管理處主任口頭匯報（文件內(nèi)容） 審查 不同意 不同意 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十 家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 14 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單 位、政府部門及個人等的對外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔保、證明等事項。 使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請單》，經(jīng)管理處主任批準后再加蓋公章。 加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月”。 不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。 行政助理要嚴格遵守印章管理規(guī)定，嚴格核對《印章使用申請單》上注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。 8 資產(chǎn)管理規(guī)定 本文件的適用范圍 適用于對公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。 資產(chǎn)的定 義 泛指使用期為 1 年以上（含 1 年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。其中，單位價值在 RMB2020以上（含 RMB2020 元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類，財務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為 A 類資產(chǎn)；單位價值在 RMB2020元以下的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類，財務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為 H 類資產(chǎn)。 資產(chǎn)的分類 所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財務(wù)賬相一致的標準進行分類的，具體為： 辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機、復(fù)印機、打印機、空調(diào)、碎紙機、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）； 電腦網(wǎng)絡(luò)類（包括服務(wù)器、 PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 、電腦軟件等）； ..3 交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）； 人事 行政助理代簽（管理處主任上班后一天內(nèi)補辦有關(guān)手續(xù)） 在申請表上簽字 使用部門在《印章使用登記表》登記 蓋章 文件復(fù)印存檔 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十 家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 15 . 4 房屋類； 資產(chǎn)管理和主管部門 管理處行政部為管理處的資產(chǎn)管理部門。負責按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等工作，并對資產(chǎn)安排適當?shù)木S護，以保證公司資產(chǎn)的實物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一一致。 資源部為公司所有資產(chǎn)主管部門。負責監(jiān)督和指導(dǎo)管理處的資產(chǎn)管理工作。 資產(chǎn)使用部門 資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負責部門資產(chǎn)日常維護工 作的執(zhí)行部門。 資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責任 資產(chǎn)所有權(quán) 資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負擔其成本費用的物管公司或管理處。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 資產(chǎn)管理部門責任 負責按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續(xù)，并對資產(chǎn)進行必要的維護安排。 資產(chǎn)使用部門責任 資產(chǎn)作用部門應(yīng)清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理； 資產(chǎn)管理部門已對管理處所有資產(chǎn)及其使用人進行了編號并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對應(yīng)使用，并妥善保管、愛惜使用。 。 固定資產(chǎn)的折舊 固定資產(chǎn)每月折舊費用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門 /管理處承擔。 資產(chǎn)的取得 申請購買資產(chǎn) 作購買前的準備，填寫“固定資產(chǎn)申請表”（所申購的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時適用）、或填寫“非固定資產(chǎn) /費用申請表”（所申購的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時適用），然后將 申請表匯總到資源部審核，由資源部進行調(diào)配，無庫存則再由資源部組織購買。 資產(chǎn)購入后的驗收 資產(chǎn)管理的公司責任人應(yīng)負責資產(chǎn)到達后的質(zhì)量確認，保證其今后的正常使用。 當物品送到時，申請人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點： 。 。 。 注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門 /管理處責任人必須通知資源部， 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十 家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 16 并作有關(guān) 的協(xié)調(diào)，保證對資產(chǎn)情況的及時了解。 資產(chǎn)的編號 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請的資產(chǎn)是從庫存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 當一項物品被認定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個新的資產(chǎn)編號，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號的標簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)的簽收 資源部將該資產(chǎn)編號填寫在申請表的“取得登記欄”中，再由申請人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)資料的存檔 資產(chǎn)管理的公司責任人，將該資產(chǎn)的申請表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書 、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 資產(chǎn)購買款的支付 由資源部負責辦理資產(chǎn)購買款的支付手續(xù)，并將已填寫“取得登記欄”的申請表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財務(wù)部。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實物資產(chǎn)處理申請表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準后交由財務(wù)部操作。 由于使用中損壞而處理的，在歸檔時必須附有損壞報告。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時必須附有遺失（或被盜）報告。 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。 其它 定期資產(chǎn)檢查 兩種周期性的維護來保持記錄的精確、真實： 資產(chǎn)的年報（由資源部負責） 周期性盤點（由資源部主持各部門配合） 資產(chǎn)的年報 資源部于每年 12月 31 日前，根據(jù)當年二次資產(chǎn)盤點的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司 /管理處資產(chǎn)的年報，交檔案室歸檔；同時將各部門 /管理處的資產(chǎn)年報發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責任人。 周期性的盤點 周期性的盤點為每 年的 3 月和 9 月。 9 采購管理規(guī)定 目的 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十 家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 17 規(guī)范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采購物品符合規(guī)定要求。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。 職責 各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單，并負責倉庫管理 作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。 各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。 公司資源部負責收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負責審核各管理處的月資金使用計劃及 采購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計劃，報總經(jīng)理審批，負責落實供應(yīng)商的評審管理工作。 財務(wù)部負責資金審核及調(diào)撥。 總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。 倉管員負責物品的驗收、領(lǐng)用，庫存物品的管理。 采購制度要點 維修物料的采購原則：實行補倉制，由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在 10,000 元內(nèi)，零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含） 三次。 采購行為分類 指單位價值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。 /費用類 指單位價值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公室綠化費、公務(wù)交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。 采購方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 ： 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十 家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 18 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。 經(jīng)市場調(diào)查，固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價格高時，臨時尋找的供應(yīng)商，采購品單價在 300 元（含）以上，或總價值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應(yīng)商來進行比較、核價。 采購審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。 其他采購要求 : 盡量要求按時送貨，如需外出采購，行政助理應(yīng)安排集中物品采購。 采購物品均要求供應(yīng)商提供正