檔案管理之歸檔文件整理規(guī)則(doc)-經(jīng)營管理(編輯修改稿)
2024-09-20 04:35 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 歸 檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目 (見圖 A2)。 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。 日期：文件的形成時(shí)間，以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 備注：注釋文件需說明的情況。 A 4型 (長寬 297mm 210mm)。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) (問題 )等項(xiàng)目 (見圖 A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目 。 檔案盒 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mm220mm(長寬 )，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm、 30mm、 40mm 等 (見圖A4a)。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu) (問題 )等選擇項(xiàng) (見圖 A4b、圖 A4c)其中，起止件號(hào)填寫
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