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文件編排與檔案管理(編輯修改稿)

2024-11-03 21:42 本頁面
 

【文章內容簡介】 與資格有關:永久保存 ?學籍卡、歷年成績單、人事資料 ? 與存在有關:不存在為止 ?財產卡、財產移轉文件、選課記錄 ? 法有規(guī)定:依法定期限 ? 功能性文件:功能結束為止 文件編排與檔案管理 2020/2/11 9 其他檔案管理注意事項 ? 所有紙本文件儘可能保存原始電子檔案或掃瞄檔 ? 掃瞄檔可利用文字辨識軟體 (OCR) 將文字檔重建 ? OFFICE軟體有版本的問題,太舊的版本會讀不出來或無法開啟 ? 善用檔案總管的搜尋功能 ? 適當建立索引 — 資料庫的觀念 文件編排與檔案管理 2020/2/11 10 文件編排注意事項 ? 一般的文件都是 A4規(guī)格較好整理 ? 天大於地 ? 留下適當的邊界 (2公分至 3公分較為合適 ) ? 留意裝訂邊 ?裝訂邊通常要大於對邊 ?單面雙頁或兩面列印的裝訂邊奇偶頁不同 ? 橫書的文件一般裝訂於左側或上方 直書的文件一般裝訂於右側 文件編排與檔案管理 2020/2/11 11 ? 一般段落首行要空兩個字 ? 留意中文標點符號的避頭尾問題 ? 右括弧、右引號
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