【文章內(nèi)容簡介】 、準(zhǔn)確 (三 )基層科技檔案的收集工作 根據(jù)上述科技檔案收集工作的內(nèi)容、方式和原則，基層檔案部門收集工作的方法主要有以下幾種。 （ 1）定向、定內(nèi)容接收歸檔。 （ 2）抓住關(guān)鍵階段或環(huán)節(jié)接收歸檔。 ①機(jī)械產(chǎn)品檔案。 ②基建檔案。 ③設(shè)備檔案。 ④科研檔案。 歸檔接收是基層檔案部門收集科技檔案的基本方法，為了保證庫藏科技檔案的完整性，還應(yīng)同時(shí)采取多種適合的方式進(jìn)行收集。 （ 1）檔案部門與計(jì)劃管理部門相結(jié)合。 （ 2）接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合。 （ 3）定期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合。 （ 4）無償收集與有償收集相結(jié)合。 （ 5）內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合。 （ 6）正常收集與特殊收集相結(jié)合。 （四）專業(yè)檔案館的收集工作 專業(yè)檔案館的設(shè)立是檔案工作管理體制的重要內(nèi)容，它在整個(gè)科技檔案工作中具有舉足輕重的作用，隨著檔案館館藏的豐富終將會(huì)顯示出其在歷史研究與現(xiàn)實(shí)利用中的主體地位。 （ 1）部門檔案館。 ①專業(yè)原則。 ②價(jià)值原則。 ③分級保存原則。 （ 2）城建檔案館。 ①堅(jiān)持滿足城市可持續(xù)發(fā)展的原則。 ②堅(jiān)持價(jià)值原則。 ③堅(jiān)持分級管理的原則。 ④堅(jiān)持綜合原則。 科技檔案館的收集工作方法有接收進(jìn)館、征集、征購進(jìn)館、代保管等，在接收進(jìn)館上主要有三項(xiàng)進(jìn)館制度。 （ 1）無償進(jìn)館制。 （ 2）相關(guān)單位主送制。 （ 3）有關(guān)單位補(bǔ)送制。 （五）產(chǎn)權(quán)重組與流動(dòng)中檔案的流向 、終止時(shí)檔案的流向 二、科技檔案的整理工作 整理工作是科技檔案管理工作的重要業(yè)務(wù)內(nèi)容。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理和科學(xué)編目，才能使收集起來的科技檔案處于有序狀態(tài)，便于保管和利用。 （一）科技檔案整理工作的概念 科技檔案整理工作的內(nèi)容就是由檔案部門對收集來的科技檔案，按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列及編目的工作。 從一個(gè)科技項(xiàng)目的文件材料形成和運(yùn)動(dòng)的全過程來說，它的整理工作是通過兩項(xiàng)工作過程來完成的： 第一個(gè)過程，在科技文件形成以后和歸檔以前，由科技業(yè)務(wù)部門， 即科技文件的形成者，在科技檔案部門的協(xié)助、指導(dǎo)下所進(jìn)行的整理工作。其主要內(nèi)容是對文件材料進(jìn)行鑒別，將文件材料組成案卷，并對案卷進(jìn)行基本的編目工作。 第二個(gè)過程，是在科技文件材料歸檔以后，由檔案部門獨(dú)立進(jìn)行的整理工作（已不同于第一個(gè)過程中的整理工作）。其主要內(nèi)容包括：對收進(jìn)的科技檔案案卷進(jìn)行科學(xué)分類、排列和編制科技檔案號等工作。 科技檔案的整理工作，包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目兩部分。 整理工作的原則是：遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持其間的有機(jī)聯(lián)系，便于科技檔案的保管、保密和利用。 客觀事物有機(jī)聯(lián)系主要表現(xiàn)在以下方面： （ 1）客體對象的聯(lián)系。 （ 2）工作程序的聯(lián)系。 （ 3）專業(yè)的聯(lián)系。表現(xiàn)為科技對象整體內(nèi)專業(yè)間的聯(lián)系。 （ 4）事物性質(zhì)的聯(lián)系。表現(xiàn)為按事物的屬性對其進(jìn)行歸類。 （ 5）時(shí)空的聯(lián)系。表現(xiàn)為事物發(fā)展過程中的時(shí)空聯(lián)系。 （ 6）來源的聯(lián)系。 （ 1）不同種類的科技檔案要分開整理。 （ 2）大類內(nèi)以套為整理分類的基本單元。 （ 3）套內(nèi)不同階段、專業(yè)或來源等形成的科技文件應(yīng)分開整理，以體現(xiàn)一套檔案內(nèi)科技文件間的有機(jī)聯(lián)系。 （ 4）卷內(nèi)文件與案卷的排列應(yīng)體現(xiàn)出客觀事物發(fā)展的過程與連貫性。 （ 5）不同載體、不同密級、不同保管期限的文件應(yīng)分別組卷。 （ 6）對整理對象按預(yù)先編制的分類方案進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號和排架。 （二）科技檔案的分類 科技檔案的分類就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)、特點(diǎn)和相互聯(lián)系，把一個(gè)立檔單位內(nèi)部科技檔案劃分成一定的類別，從而使全部科技檔案形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。 對科技檔案的分類與對其他事物的分類一樣，首先應(yīng)遵循形式邏輯分類的一般規(guī)則，其次應(yīng)從客觀事物的自身特點(diǎn)出發(fā)。 （ 1）科技檔案的分類應(yīng)符合本單位或本系統(tǒng)的科技生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際。 （ 2）對同一上位類的劃分，堅(jiān)持用同一分類標(biāo)準(zhǔn)。 （ 3）分類應(yīng)按邏輯規(guī)則從總體到局部，逐級進(jìn)行。 （ 4）在一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)，各單位應(yīng)按本專業(yè)系統(tǒng)的分類大綱進(jìn)行。 編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的科技檔案分類方案，是分類工作的重要內(nèi)容。 具體步驟如下： （ 1）根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)大類，有多少種科技檔案， 就可以設(shè)置多少個(gè)大類； （ 2）在每個(gè)大類中，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，按照已確定的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，進(jìn)行類系展開，設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構(gòu)成一個(gè)完整的類系； （ 3）給每一個(gè)類目以固定的代字或代號； （ 4）將形成的類目體系用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式表達(dá)出來； （ 5）撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)、分類標(biāo)準(zhǔn)、類目代字和代號的使用方法等。 基層檔案部門對科技檔案的分類，應(yīng)該在分類方案的指導(dǎo)下分兩步進(jìn)行。 第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分大類。 第二步，對每種科技檔案進(jìn)行分類。 （ 1）工程項(xiàng)目分類法。 （ 2）型號分類法。 （ 3）課題分類法。 （ 4）專業(yè)分類法。 （ 5）地域分類法。 （ 6）時(shí)間分類法。 上述六種基本分類方法的共性是，對科技檔案的分類遵循了科技生產(chǎn)活動(dòng)的規(guī)律。 （看書上 89頁） （三）科技檔案的編號 科技檔案號，是指保管單位的編號或代號。它是檔案部門用來反映科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號，是科技檔案分類號和保管單位順序號的組合體。 （ 1）科技檔案號，要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。 （ 2）科技檔案號，由代字和代號組成。代字使用漢語拼音字母，代號使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 （ 3）科技檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜煩瑣（最好設(shè)置三個(gè)層次）。 （看書 96頁） （四）科技檔案的案卷排列 科技檔案案卷排列是科技檔案實(shí)體整理工作的最后一道程序，科技檔案的分類、編號工作最終以案卷排列予以固定方告一段落。下面就排列要求與方法作一介紹。 科技檔案排列的基本要求是，排列方法應(yīng)與整理分類的順序相 一致?？萍紮n案實(shí)體分類與編號的直接目的是解決案卷的排列問題，因此科技檔案的排列順序理所當(dāng)然地應(yīng)按分類方案的順序進(jìn)行。科 技檔案的排列與排架方法有密切關(guān)系，按照科技檔案號的編制方法，相應(yīng)有兩種排架方法。 （五）科技檔案檢索工具的編制 科技檔案檢索工具，是指揭示科技檔案的內(nèi)容與外形特征，指引索取和組織科技檔案傳遞交流的工具。其基本功能是：存儲(chǔ)科技檔案信息指引索取科技檔案；組織傳遞交流科技檔案信息。 本節(jié)只介紹常用手工檢索工具的編制。 科技檔案總目錄，是以保管單位（案卷）為著錄對象，著錄項(xiàng)目組成的條目按照歸檔時(shí)間先后順序進(jìn)行排列的一種目錄。在用途上它主要起庫藏管理作用。 科技檔案分類目錄，是以保管單位為著錄對象，著錄項(xiàng)目組成的條目按科技檔案實(shí)體分類整理的順序進(jìn)行排列的一種目錄。在用途上它既是一種庫藏目錄，又是一種檢索工具。 科技檔案專題目錄，是根據(jù)專門的需要，按照一定專題揭示科技檔案內(nèi)容和外形特征的一種目錄，利用它可以索取某一專門問題的科技檔案。（看書上101頁） （六）引進(jìn)項(xiàng)目檔案資料的整理（大家看一下書 101頁） 三、科技檔案的保管工作 經(jīng)過整理的科技檔案從進(jìn)入庫房起，將進(jìn)入一個(gè)漫長的保管階段?？萍紮n案的收集、保管與利用是具有密切聯(lián)系的有機(jī)整體，保管工作所要解決的主要矛盾是科技檔案壽命的有限性與其作用時(shí)間長久性的矛盾，通過科學(xué)保管工作對收集的科技檔案做到保管有序、經(jīng)久耐用，為有效利用提供保障。 （一）科技檔案保管工作概述 科技檔案保管工作是指在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，維護(hù)科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。 主要包括： （ 1）庫位管理。 （ 2）庫房防護(hù)。 （ 3）制定管理制度。 在科技檔案的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程中，保管階段是歷時(shí)最長的一個(gè)階段，它對整個(gè)檔案工作的影響是非常深遠(yuǎn)的。 （ 1）落實(shí)科技檔案工作基本原則的體現(xiàn)。 （ 2）實(shí)現(xiàn)科技檔案長久利用的保證。 （ 3）保管科技檔案就是保存歷史。 （二）庫房管理 庫房管理的內(nèi)容較多，例如庫房規(guī)劃與庫房布局、柜架排列與排 架方法等。從整體上，可以把庫位管理工作看作是對保管科技檔案工 作的總體布局與規(guī)劃。 （三）檔案保管工作制度 為加強(qiáng)庫房的管理，保證檔案的安全，應(yīng)建立如下制度： （四）不同制作材料檔案的保管 科技檔案的制作材料不同，其保管要求也有所區(qū)別。在開展檔案保管工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同制作材料的特點(diǎn)，分別采用適當(dāng)?shù)谋９堋⒈Ｗo(hù)方法。 底圖和藍(lán)圖在企業(yè)事業(yè)單位檔案中占有一定的比例，它們的保管、保護(hù)有一定的特殊性。 （ 1）底圖。 （ 2）藍(lán)圖。 、錄像帶 保管這些磁性材料時(shí)應(yīng)當(dāng)做到以下三點(diǎn)。 （ 1）注意環(huán)境條件。 （ 2）選擇適當(dāng)?shù)难b具和放置方法。 （ 3）定期進(jìn)行檢查。 （ 1）底片。底片是照片的母片，所以保護(hù)好底片十分重要。底片的保管應(yīng)當(dāng)做好以下兩方面的工作 : ①提供較好的保管條件。 ②采用合理的收藏方法。 （ 2）照片。照片的保存方法與底片相似，除做好上述工作以外，還應(yīng)選擇質(zhì)量好、挺實(shí)、潔凈的相片檔案冊作為卷夾，其大小可自行選擇，但要注意幅面不宜過大，規(guī)格也不宜過多，否則不便于管理。每張照片均應(yīng)進(jìn)行編號，并要標(biāo)出拍攝時(shí)間、文字說明、攝影者等。照片應(yīng)保存在背光的暗處，避免光線直接輻射，尤其是彩色照片，更忌光照。 、磁盤、磁帶 隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子文件的數(shù)量日趨增長，計(jì)算機(jī)光盤、磁盤、磁帶逐漸成為企業(yè)事業(yè)單位檔案中一種重要的載體形式。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在性質(zhì)上有很大差別，多屬于磁性載體和光學(xué)載體，所以保管工作要求高，技術(shù)也較復(fù)雜。 （ 1）要有嚴(yán)格的保護(hù)環(huán)境。 （ 2）選擇適宜的裝具和存放方法。 四、科技檔案的鑒定工作 隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技活動(dòng)的發(fā)展 ， 科技檔案的數(shù)量與日俱增 ， 鑒定就越來越受到檔案界同行的關(guān)注 ， 因?yàn)殍b定工作關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量 ， 關(guān)系到檔案部門的形象 ， 關(guān)系到檔案工作的開展 。 高質(zhì)量的精品檔案 ， 是提供利用工作的基礎(chǔ) ， 是使科技檔案更好地發(fā)揮作用的一項(xiàng)重要的措施 。 （一）科技檔案鑒定工作的內(nèi)容 科技檔案鑒定工作是通過兩個(gè)過程實(shí)現(xiàn)的。 具體任務(wù)是： （ 1）對已經(jīng)超過保管期限的科技檔案重新進(jìn)行審查，把失去利用價(jià)值的科技檔案剔除銷毀。 （ 2）對原來劃定保管期限不妥當(dāng)?shù)目萍紮n案，重新進(jìn)行價(jià)值鑒定。 （ 3）鑒別、核對科技檔案的準(zhǔn)確性和完整性，做好相應(yīng)的更改。