【文章內(nèi)容簡介】 不相隸屬的沒有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國各院的各個部、委、局之間，省人民政府之間，各個縣委之間，各個縣人民政府之間都是平級平行機(jī)關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學(xué)校和工廠之間，沒有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，是一些不相隸屬的機(jī)關(guān)。上述這些機(jī)關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問題時，一般都適宜于使用公函作為平行文。 ? 需要說明的是，機(jī)關(guān)之間的上級與下級的關(guān)系并不等同于級別高與級別低的關(guān)系。 在行政和業(yè)務(wù)上均無隸屬關(guān)系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關(guān)系仍然是平行關(guān)系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學(xué)與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應(yīng)以平等關(guān)系行文。 ? （ 3）下行文。 下行文就是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對所屬的下級機(jī)關(guān)的一種行文。比如，中央給各個省委，國務(wù)院給各個部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復(fù)等。 下行文是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)責(zé)任的重要工具。對下級機(jī)關(guān)來說是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分 ? 從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國家的秘書，涉及到秘書的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書文件、普通文件和公布文件。 ? （ 1）秘密文件。 秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為 秘密、機(jī)密、絕密三種，通稱 “ 三密 ” 文件。 密級越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴(yán)。因此，確定和劃分文件的密級要十分慎重，力求準(zhǔn)確。否則，密級過高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級過低則擴(kuò)大了知密范圍，給黨和國家造成不應(yīng)有的損失。當(dāng)然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會發(fā)生變化。所以文件的保密要求應(yīng)當(dāng)有時間限制，經(jīng)過一定的時間，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對 “ 三密 ” 文件進(jìn)行清理，該降密的應(yīng)作降密處理，該解密的則應(yīng)予解密。 ? （ 2）普通文件。 普通文件是相對秘書文件而言的，從這個角度說，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無密可保，可以供任何人閱看。如機(jī)關(guān)、組織的決議、工作計劃、總結(jié)，對工作人員的處理決定、通報等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機(jī)關(guān)、組織內(nèi)，不對外頌，即不在社會上公布，不向國外傳播。 ? （ 3）公布文件。 公布文件就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報、法律、法令、中央領(lǐng)導(dǎo)同志的某些重要講話、報告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報刊登載，公開張貼或口頭傳達(dá)等方式進(jìn)行公布。 從公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分 ? 從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。 ? （ 1）法規(guī)文件。 法規(guī)文件是指由中央和地方各級權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種： ①法律文件。 法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強(qiáng)制力來保證其實施的行為規(guī)則，是實行階級專政的一種工具。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機(jī)關(guān) —— 全國人民代表大會按照立法程序制定的。如 《 憲法 》 、 《 刑法 》 、 《 刑事訴訟法 》 等。 ②法令文件。 法令文件是根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務(wù)院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時發(fā)布的命令等。 ③行政法規(guī)文件。 行政法規(guī)文件是由國家行政機(jī)關(guān)和地方行政機(jī)關(guān)，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對于行政措施、行政制度和活動規(guī)則所制定的條例、辦法、細(xì)則、規(guī)定等。 ? （ 2）行政文件。 行政文件主要是指國家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作和公務(wù)聯(lián)系的作用。例如政府機(jī)關(guān)、行政管理機(jī)關(guān)使用比較普遍的指示、通知、請示、報告等。 ? （ 3）黨的文件。 黨的文件是指由黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建設(shè)等活動。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達(dá)的文件，又叫黨內(nèi)文件。 從公文的內(nèi)容和特點來劃分 ? 按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。 ? （ 1）指揮性公文。 指揮性公文是指上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。它需要下級機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，是下級單位決策和進(jìn)行工作活動的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見、批復(fù)和政策性通知等。 ? （ 2）規(guī)范性公文。 規(guī)范性公文是指由機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體制定的，要求其成員在活動工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強(qiáng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、規(guī)則等。 ? （ 3）報請性公文。 報請性公文是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。這類公文主要是報告、請示等。 ? （ 4）知照性公文。 知照性公文是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、通知、通報、函等。 ? （ 5）記錄性公文。 記錄性公文是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如會議記錄、會議紀(jì)要、大事記、日志等。 ? 常見的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；從文件的發(fā)送目的來劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。 二、公文的名稱 ? 任何事物都有自己的名稱。名稱就是事物的概念，事物的稱號。公文作為國家管理的一種工具，也有自己的名稱。如命令、決定、通知、章程、條例、計劃、總結(jié)等都是公文的名稱。在通常情況下，人們把這些具體的公文名稱統(tǒng)稱為文種。 ? 1957年 10月，國務(wù)院秘書廳 《 關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見（稿） 》指出： “ 不同的公文名稱，反映著不同的目的和要求，也反映著行文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系和發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限范圍。劃清各種公文名稱的使用界限，正確地使用公文名稱，對于做好文書處理工作，具有重要意義。 ” 也就是說，一份文件的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文件名稱，可以概括地表明和反映各種文件的不同性能和不同作用，有利于機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行和實現(xiàn)文書處理的規(guī)范化、制度化。 ? 現(xiàn)行機(jī)關(guān)的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用文件名稱，不能濫用。否則，就會妨礙收文機(jī)關(guān)對文件意圖的準(zhǔn)確理解，影響文件的及時處理。例如，對于要向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請示的問題，如果不使用 “ 請示 ” ，而錯誤地使用了 “ 報告 ” 這一文件名稱，就可能造成上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)認(rèn)為是一般性的工作報告，不需要作答復(fù)，而沒有及時處理，以致耽誤了工作。再如，同不相隸屬的機(jī)關(guān)聯(lián)系工作問題，即使發(fā)文機(jī)關(guān)的級別比受文機(jī)關(guān)級別高一些，也不能使用 “ 命令 ” 、 “ 指示 ” ，因為這不符合本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍和所處的地位，而應(yīng)當(dāng)使用 “ 公函 ” 。又如，有的機(jī)關(guān)發(fā)文，不分什么內(nèi)容和性質(zhì)，總是使用 “ 通知 ” 這一名稱，這樣也就失去了以文件名稱來概括和提示文件意圖的作用。 ? 中華人民共和國成立以來，國家對統(tǒng)一公文的名稱非常重視。 1951年 9月，中央人民政府政務(wù)院班頒布了 《 公文處理暫行辦法 》 ，規(guī)定公文名稱為 7類12種，即①報告；②簽報；③命令；④批復(fù)；⑤通報，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，國務(wù)院辦公廳在 1957年、 1981年、 1987年、 1993年又先后四次對公文處理辦法進(jìn)行修改調(diào)整。在 1993年 11月 21日，國務(wù)院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布的 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 中，將現(xiàn)行國家行政機(jī)關(guān)的公文文種調(diào)整為 12類 13種，即：①命令（令）；②議案；③決定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示；⑩批復(fù)；⑾函；⑿會議紀(jì)要。 ? 以上黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用法規(guī)性文件的形式發(fā)布的主要的公文文種都具有法規(guī)的嚴(yán)肅性。其所屬的、有關(guān)的各級機(jī)關(guān)組織在行文時都必須嚴(yán)格遵守，不能違反，因而被稱作法定公文文種。這些法定的公文文種都具有獨立對外行文的資格，可以使用套紅的 “ 文件版頭 ” 德文，通常稱之為 “ 紅頭文件 ” ；機(jī)關(guān)中還有一些其他常用的應(yīng)用文種，如計劃、總結(jié)、方案、細(xì)則等。此外，在企業(yè)單位和涉外機(jī)構(gòu)，根據(jù)其業(yè)務(wù)工作范圍的特殊需要而專門形成和使用的專業(yè)文種。這些文種的使用范圍和寫作要求將在以下有關(guān)章節(jié)中分別敘述。 思考題 ? 什么是公文？怎樣理解公文的含義？ ? 簡述公文的產(chǎn)生與發(fā)展。 ? 簡析文書、文件、公文三個概念的異同。 ? 公文的特點與作用表現(xiàn)在哪些方面？ ? 為什么要給公文分類？常見的分類方法有哪些？ ? 公文的名稱是怎樣確定的？我國現(xiàn)行的黨政機(jī)關(guān)公文的常用種類有哪些？ ? 解釋以下詞語： ? 甲骨文書 《 尚書 》 公務(wù)文書 法定作者 行文單位 對外文件 收來文件 上行文 平行文 下行文 秘密文件 法規(guī)文件 行政文件 指揮性公文 規(guī)范性公文 報請性公文 知照性公文 記錄性公文 報告 ? — 、概述 “ 報告 ” 是下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)、部門向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復(fù)詢問所使用的陳述性上行公文。 “ 報告 ” 是陳述性文體。寫作時要以事實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要表達(dá)方式。 “ 報告 ” 是行政公文中的上行文種，撰寫 “ 報告 ” 的目的就是為了讓上級機(jī)關(guān)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機(jī)關(guān)處理問題，布置工作，或作出某一決策提供依據(jù)。 “ 下情上達(dá) ” 是制發(fā) “ 報告 ” 的目的 。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀地向上級反映具體情況，不要過多地采用議論和說明，表達(dá)方式以概括敘述為主。語氣要求委婉、謙和，不宜用指令性的語言。 報告 ? 報告的主要特點，概括有四： 一是報告的行文目的是向上級匯報本機(jī)關(guān)的工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機(jī)關(guān)正面回答報告中的問題，所以 不帶請示事項 ，這也是它與請示區(qū)別的重要區(qū)別之一。 二是報告中 一般不提出建議或意見 。如果確需在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)。 三是報告在內(nèi)容上不象請示那樣有 “ 一文一事 ” 的要求，它 可以在一件公文中綜合報告幾件事情 ，層次結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜。 四是報告廣泛使用于下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)反饋信息， 是溝通上下級機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式 。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機(jī)關(guān)必須履行的一項工作制度。 ? 報告的種類從內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告和例行工作報告。 報告 ? 二、寫法 報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和成文時間組成，下面分別介紹幾種報告寫法。 ? （一）匯報性報告 匯報性報告主要是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)、執(zhí)行機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況的報告。這種報告一般可分為兩種類型： 1．綜合報告。這種報告是本單位、本部門或本地區(qū)、本系統(tǒng)工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性的報告。其內(nèi)容大體包括工作的進(jìn)展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見。這種報告的特點是全面、概括、精煉。所謂 “ 全面 ” ，是指報告的內(nèi)容要體現(xiàn)一個地區(qū)、一個部門在某一段期間內(nèi)的全面工作情況；所謂 “ 概括精煉 ” ，是指表述內(nèi)容的時候，少寫或不寫繁瑣的工作過程，要用結(jié)論性、要求性的語言，表達(dá)出某項工作的結(jié)果、希望或要求。 報告 ? 2．專題報告。這種報告是本單位、本部門或本地區(qū)、本系統(tǒng)就某項工作或某個問題，向上級領(lǐng)導(dǎo)部門所寫的匯報性報告。其內(nèi)容與綜合性報告差不多，但也有自身的特點： ? 一是內(nèi)容專一。也就是說，一份專題報告只反映某一方面的情況和問題。除了寫出事件的結(jié)果以外，常常把重點放在情況的闡述、事情的原委、性質(zhì)的分析和自己的看法上。如果是反映成績的報告，則應(yīng)把重點放在作法、成績、經(jīng)驗和總結(jié)上。也可就某一問題專門提出建議。 ? 二是針對性強(qiáng)。主要包括兩個方面的意思。一種是日常工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，向上級匯報以后可以及時得到支持或指示；一種是上級部門在安排部署某項工作任務(wù)時，就要求下級單位在一定期間把工作進(jìn)展情況按期向領(lǐng)導(dǎo)匯報。領(lǐng)導(dǎo)要求什么，匯報什么，所以針對性較強(qiáng)。 匯報性報告主要便