【正文】 陶傳 》 ： “ 州郡忌諱，不欲聞之，但更相告語，莫肯公文。三國以后，多稱公文，指官府之間往來的公事文書。 “ 公文 ” 一詞，出現(xiàn)于東漢末年和三國時期。 ? 至于公文的概念，它的特指范圍是很清楚的，是 指各級機(jī)關(guān)單位為了辦理公務(wù)而產(chǎn)生的文書或者文件 。宣統(tǒng)三年五月，朝廷三年五月，朝廷頒布的 《 內(nèi)閣屬官官制 》 ，將 “ 掌本閣公牘文件 ” ，作為承宣布廳職責(zé)之一。就某一單份的文件來說，人們也習(xí)慣地稱之為一份文件，而不叫一份公文或一份文書。這里說的文件，即指會議形成的有規(guī)范格式的正式文件，如會議紀(jì)要、決議等，也包括會議進(jìn)行中的簡報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、會議紀(jì)錄，甚至還包括錄音、錄像、照片等有關(guān)資料。 ? 文件同文書一樣，有時也可以指 文件材料的總稱 。 ” 唐元稹 《 望喜驛 》 詩有 “ 滿眼文書堆案邊，眼錯偷得暫時眠 ” 的句子。 《 漢書 “ 文書 ” 的概念范圍要大些，一些有史料價值的文字材料都可稱之為文書。 ” 這些地方所說的“ 文書 ” ，是泛指古代的文籍圖冊。 ” 王充 《 論衡 “ 文書 ” 一詞，最早見于西漢賈誼 《 新書 它可以作為所有 文件材料的總稱 ，既可以指公務(wù)文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。 ? 但是，在實(shí)際工作中，由于歷史沿革和使用習(xí)慣，以及其他原因，在不同的場合往往強(qiáng)調(diào)不同的側(cè)面，有著不同的稱呼和用法。根據(jù)不同情況、不同場合，分別使用這三個概念。如文書處理也可稱為文件處理、公文處理；文件往來也可稱為文書往來、公文往來；公文格式也可稱為文件格式、文書格式等等。如文書、文書處理、文書工作；文件、文件擬寫、文件往來；公文、公文格式、公文立卷等。它的出現(xiàn)，使我國的文書工作進(jìn)入了一個嶄新的發(fā)展時期。新中國建立前，中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的文書工作，從它誕生的那天起，就是為實(shí)現(xiàn)黨的綱領(lǐng)，推翻三座大山，爭取中國人民的徹底解放的偉大事業(yè)服務(wù)的。 ? 可見，公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行政治權(quán)力中的重要性的認(rèn)識程度。在此，在北洋軍閥政府和國民黨政府統(tǒng)治時期，為了適應(yīng)其統(tǒng)治的需要，又多次對文書工作進(jìn)行改革，增加了一些文種。 ” 并規(guī)定行用公文分為“ 令 ” 、 “ 咨 ” 、 “ 呈 ” 、 “ 示 “ 狀 ” 五種，明確了這些文種的使用范圍。 ? 辛亥革命以后，南京臨時政府為了適應(yīng)其資產(chǎn)階級政權(quán)建設(shè)的需要，對沿習(xí)已久的封建王朝的文書工作進(jìn)行了全面改革，簡化文書種類，劃一公文程式。 ? 到了漢代，又出現(xiàn)了 “ 章 ” 、 “ 表 ” 、 “ 疏 ” 等上行文；兩漢時，官府之間，平級官員之間的平行文種 “ 移民 ” 的使用也逐漸多了起來；下行文則有 “ 令 ” 、 “ 諭 ” 、 “ 教 ” 等。如李斯的 《 諫逐客書 》 ，就是在秦王朝建立之前，秦國客卿李斯向秦王呈送的一份意見書。 ? 秦漢時期，是我國封建社會文書工作的確立時期。勸學(xué)篇 》 說：“ 《 書 》 者，政事之紀(jì)也。如 《 湯誥 》 、 《 大誥 》 、 《 康誥 》 等篇，就是當(dāng)時統(tǒng)治者商湯、周公、成王發(fā)布的告民眾書； 《 甘誓 》 、 《 湯誓 》 、《 牧誓 》 等篇就是當(dāng)時統(tǒng)治者夏啟、商湯、周武王在出征前向軍隊(duì)發(fā)布的誓師詞； “ 命 ” 就是統(tǒng)治者發(fā)布的命令，如 《 文侯之命 》 等。我國早在夏商和西周奴隸制社會，統(tǒng)治者就十分重視公文的作用。 ? 馬克思主義認(rèn)為，國家機(jī)構(gòu)是統(tǒng)治階級的工具，是一種暴力機(jī)關(guān)。 ” 漢鄭玄注： “ 治藏，藏文書及器物，贊治，若今起文書草也。天宮 到了西周，則設(shè)有專門管理文書與起草文書的官吏了。 ? 在三千多年前的商代后期，出現(xiàn)了一種體式較為完整的甲骨文書。有了文書，才能貫徹統(tǒng)治者的意圖，以實(shí)現(xiàn)社會的信息傳遞，才便函于 “ 治 ” 、 “ 察 ” 與 “ 夬 ” 。系辭 》 中說：“ 上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書契，百官以治，萬民以察，蓋取諸夬。 ” 在我國，文書的出現(xiàn)可以上溯到夏、商、周三代。 “ 人類有政治之組織，即有法令。隨著社會的不斷進(jìn)步和越來越復(fù)雜的生產(chǎn)與生活的需要，又漸漸產(chǎn)生了表意與表聲的原始刻寫符號與文字。 我國是世界文明古國，有悠久的歷史與古老的文化。 斯大林在 《 馬克思主義與語言學(xué)問題 》 一文中指出：“ 生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展，階級的出現(xiàn)，文字的出現(xiàn)，國家的產(chǎn)生，國家進(jìn)行管理工作需要比較有條理的文書，商業(yè)的發(fā)展，商業(yè)更需要有條理的書信來往 ……” 這段話，科學(xué)地闡明了文書產(chǎn)生的社會背景，以及文書在國家管理工作和社會經(jīng)濟(jì)效活動中的重要作用。恩格斯在 《 家庭、私有制和國家的起源 》一文中說： “ 從鐵礦的冶煉開始，并由于文字的發(fā)明衣其應(yīng)用于文獻(xiàn)記錄而過渡到文明時代。 千百年來，人們在社會的政治生活與經(jīng)濟(jì)活動中都要憑借文書這一工具來進(jìn)行彼此間的聯(lián)系。 二、公文的產(chǎn)生與發(fā)展 ? 公文，或稱文書、文件，是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。 任何一個機(jī)關(guān)、組織在日常的工作活動中都需要通過公文這一工具來表達(dá)意圖，處理公務(wù)，實(shí)施管理。公文的規(guī)范化格式 ，不僅增強(qiáng)了公文的權(quán)威性與有效性，也方便了公文的處理。 這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要之點(diǎn)。這是公文形成的必要條件。 公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。 這些機(jī)關(guān)或組織都是依據(jù)國家的法律和有關(guān)的章程、條例建立起來的，是具有法定地位的。是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)政令，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動的重要工具。秘書公文寫作與公文處理 ? 管理學(xué)科組 王 力 第一講 公文概述 ? [內(nèi)容提要 ] 公文的含義，公文的產(chǎn)生與發(fā)展，公文的特點(diǎn)及其在機(jī)關(guān)工作中的重要作用，公文的分類及文種名稱。 第一課 什么是公文 ? 一、公文的含義 公文，即公文文書，又稱文件。 ? 公文的這一基本含義，可以從以下幾個方面來理解： 公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織。這種法定的地位賦予了這些機(jī)關(guān)與組織在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制定和辦理公文的權(quán)力。 具有法定地位的機(jī)關(guān)、組織，都有自己的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍，有自己主管的事務(wù)與辦事意圖它們在行使法定職權(quán)和實(shí)施有效管理的公務(wù)活動中，必然會產(chǎn)生體現(xiàn)自身意志的文字材料。 公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文書。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所決定的。 公文是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織處理政務(wù)、辦理事務(wù)的重要工具。比如：向上級匯報(bào)工作，則使用 “ 報(bào)告 ” ；向下級布置工作，則使用 “ 指示 ” 或 “ 通知 ” ；向有關(guān)單位聯(lián)系公務(wù)，則使用 “ 函 ” ；記載會議議決事項(xiàng)，則使用“ 決議 ” 或 “ 會議紀(jì)要 ” 等。 它是伴隨著階級、國家、文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生，伴隨著生產(chǎn)的繼續(xù)發(fā)展而不斷發(fā)展的。這種聯(lián)系，是人類社會向前發(fā)展的必要條件。 ” 在這里，恩格斯把文字應(yīng)用于文獻(xiàn)記錄，即文書的出現(xiàn)當(dāng)作人類文明時代的重要標(biāo)志，評價是很高的。 就某種意義上說，人類社會的燦爛的歷史文明，就是憑借那些帙卷浩繁的、不同形式的文書記載而傳之于世的。在上古時期，我們的祖先就創(chuàng)造了 “ 結(jié)繩記事 ” 的辦法。這在我國古代的經(jīng)籍中是有記載的。有文字之法令即有公牘。 《 周易 ” 這里說的 “ 書契 ” ，就是指的是用文字作為物質(zhì)載體而形成的文書。文書也就成了治世的工具。它是書刻在甲骨上的商代后期王室占卜活動的記錄文字，是我國考古學(xué)家發(fā)現(xiàn)的最早的文書珍品。據(jù) 《 周禮 宰夫 》 云： “ 五曰府，掌官契以治藏，六曰史，掌官書以贊治。 ” 這說明， 在我國，作為國家管理工具的官文書的產(chǎn)生已經(jīng)有三四千年的歷史了。統(tǒng)治階級為了實(shí)現(xiàn)自己的統(tǒng)治，就要制定和施行政令?，F(xiàn)在保留下來的 《 尚書 》 ，即上古之書，儒家尊稱為 《 書經(jīng) 》 ，其中不少就是統(tǒng)治者對屬下和民眾發(fā)布的指令性下行文書，包括 “ 誥 ” 、 “ 誓 ” 、“ 命 ” 等文種。以上這些內(nèi)容都是有關(guān)國家政力大事的，故 《 荀子 ” 所以說， 《 尚書 》 是我國最早的一部政治文件匯編本。秦代出現(xiàn)的 “ 書 ” 、 “ 秦 ” ，是我國最早的上行公文。它用大量事實(shí)，反復(fù)論證，終于說服秦王收回了驅(qū)逐客卿的成命。 ? 秦漢以后，以至明清，兩千多年的封建社會里，下行、上行、平行的公文種類不斷演變增多，據(jù)徐望之 《 公牘通論 》 所計(jì)，不下六七十種，這說明了歷朝封建統(tǒng)治者對公文的重視，也反映了政權(quán)機(jī)構(gòu)工作的日趨細(xì)密。 1912年元月，臨時政府內(nèi)務(wù)部奉大總充令，頒發(fā)了 《 公文程式 》 五條，指出： “ 現(xiàn)今臨時政府業(yè)已成立，所有行用公文程式，亟待規(guī)定，以期劃一，而利推行。從而廢除了封建王朝幾千年來所使用的 “ 制 ” 、 “ 詔 ” 、 “ 誥 ” 、“ 敕 ” 、 “ 奏 ” 、 “ 表 ” 、 “ 箋 ” 等公文名稱，表現(xiàn)了革命黨人反對封建專制的思想，這也是公文名稱上的一次革命。語體也由文言文發(fā)展為半文半白，并規(guī)定公文必須使用標(biāo)點(diǎn)符號。如前所述，公文是統(tǒng)治階級實(shí)現(xiàn)自己統(tǒng)治的一種工具，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團(tuán)并為其服務(wù)。它和以前各個朝代，各個時期的文書工作在內(nèi)容、形式、工作方法上都有著本質(zhì)的區(qū)別。 三、文書、文件和公文 ? 在機(jī)關(guān)工作活動中，常常出現(xiàn) “ 文書 ” 、 “ 文件 ” 和 “ 公文 ” 這三種概念同時使用的情況。這些概念有時還可以互為通用。這就說明，在機(jī)關(guān)工作中，文書、文件和公文這三個概念的基本含義是一致的，都是指國家機(jī)關(guān)及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發(fā)出文件以及機(jī)關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料，即公務(wù)文書。從這個意義上說，文書、文件和公文三者之間是可以互為通用的。 ? 文書一詞，在人們?nèi)粘Ｉ詈凸珓?wù)活動中，使用的極為普遍和廣泛。文書還可以指 一種職業(yè) ，如某某人在做文書工作，也可以指 職務(wù)名稱 ，如文書、文書科長、文書處長等。過秦下 》 ：“ 禁文書而酷刑法，先詐力而后仁義。別通 》 也有關(guān)于 “ 文書 ” 的記載： “ 蕭何入秦，收拾文書，漢所以能制九州者，文書之力也。在我國先秦時期，“ 文 ” 與 “ 史 ” 是很難分開的。 漢代以后，文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來?？ㄖ?》 ： “ 文書盈于幾閣，典者不能遍睹。這些地方所說的 “ 文書 ” 就是指的公務(wù)文書。如一次大型會議，會議結(jié)束之后，要將會議文件立卷歸檔保存。 但是，對于一些重要的文件，如：中共中央文件、國務(wù)院文件等具有規(guī)范格式的正式文件，人們往往鄭重地稱之為 “ 文件 ” ，而不稱文書或公文。 “ 文件 ” 一詞，大約在清末才出現(xiàn)，當(dāng)時在外交文書中提到 “ 尋常往來文件 ” ， “ 交涉文件 ” 等。后人承襲歷史，文書、公文、文件這三種叫法一直沿用至今。從這個意義上說，它是公務(wù)文書或者公務(wù)文件的簡稱。漢代多稱文書，稱公文較少。如 《 后漢書 ” 是說東漢末年，黃巾起義的領(lǐng)袖張角等人勢力強(qiáng)大，可能聚眾起事，但州郡官員只是口頭相互轉(zhuǎn)告，不肯以公務(wù)文書的形式上奏朝廷。魏志 自此以后，公文就成為公務(wù)文書的統(tǒng)稱了。它的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個方面： ? 公文有法定的作者。這是公文同圖書、情報(bào)資料、通訊報(bào)道以及一般的文章作品的一個顯著區(qū)別，是公文的顯著特點(diǎn)之一。 在我國，各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，只要是依據(jù)法律、章程、條例等規(guī)定并履行法定的程序建立和存在的，它們都是法定的作者，它們都有獨(dú)立對外行文的資格。在 《 章程 》 、 《 憲法 》 和 《 組織法 》 中規(guī)定了這些機(jī)關(guān)的職能以及這些機(jī)關(guān)制定和發(fā)布公文的權(quán)限。 也就是說，文件主要是以機(jī)關(guān)的名義或機(jī)關(guān)的某一部門的名義制發(fā)的。這些能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。 如中華人民共和國主席令、國務(wù)院總理令以及機(jī)關(guān)首長對所屬工作人員的任免令（或任職通知）等。這是領(lǐng)導(dǎo)人行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。如中華人民共和國主席 ，某市中級人民法院院長 ，某大學(xué)校長 等。 ? 公文有法定的權(quán)威。這就必然要賦予文件以機(jī)關(guān)喉舌的地位。因此，文件也就成為各級機(jī)關(guān)組織開展工作的法定依據(jù)。通過黨中央文件的制發(fā)，傳達(dá)了黨的路線、方針和政策，作為全國各條戰(zhàn)線、各個地區(qū)、各個系統(tǒng)、各個部門工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。這種法定的權(quán)威性，也叫做法規(guī)的強(qiáng)制力，如國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的命令、法令、法規(guī)等。 ? 公文有特定的效用。從每一份具體的文件來說，都有它本身的特定的現(xiàn)實(shí)效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)所賦予的法定效力和作用。即使是一份通知，同樣要求地方收文機(jī)關(guān)閱知和辦理。文件所具有的特定效用是有一定的時間性的。雖然有的文件具有歷史文獻(xiàn)價值，但從總體上說，它還是著眼于現(xiàn)實(shí)效用的。一旦它們的現(xiàn)行使命完成，就轉(zhuǎn)化為檔案保存，對今后的工作還起著參考、憑證作用。 公文有規(guī)范的體式，這是公文不同于圖書、情況資料、通訊報(bào)道以及一般文章作品的又一顯著特點(diǎn)。所以，制發(fā)公文是一件極其嚴(yán)肅的，具有重要政治意義的工作。各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位制發(fā)文件都必須按照規(guī)定