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物業(yè)接管前期工作流程管理(編輯修改稿)

2025-01-17 03:33 本頁面
 

【文章內容簡介】 、“檔案(一、二、三級)目錄表”、“檔案借閱登記表”。14. 制訂《部門運作手冊》:人員編制、崗位職責(經(jīng)理、行政主管、總經(jīng)理秘書、庫房管理員、文員)、工作程序、管理制度。15. 聯(lián)系印刷廠,對需要印刷的各種表格、信封,經(jīng)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一印刷。16. 制訂《開辦費使用方案》,統(tǒng)計、制訂前期開辦物資的配置內容、標準,并負責前期采購工作;建立“固定資產(chǎn)臺帳”、“個人辦公用品臺帳”。17. 制訂《合同、協(xié)議審批制度》、《合同、協(xié)議管理辦法》,建立“合同、協(xié)議審批單”、“合同、協(xié)議付款內簽單”。18. 制訂《計劃性工作管理辦法》,建立“年度(月度、周)工作計劃、總結報表”、“計劃、總結考核統(tǒng)計表”。 △ 財務部1. 制訂《財務報銷管理制度》,建立“付款申請及報銷單”。2. 建立二次裝修“付款內簽單”、“裝修押金登記表”、“裝修管理費統(tǒng)計表”3. 制訂《現(xiàn)金支出管理規(guī)定》。4. 編制《部門運作手冊》:人員編制、崗位職責(經(jīng)理、會計、出納)、工作程序、管理制度、。5. 制訂《預算管理制度》,建立“年度預算報表”。6. 編制《固定資產(chǎn)購置方案》。7. 制訂《庫存盤點制度》。8. 制訂《內部收支報表制度》,建立“月度收支報表”。9. 制訂《發(fā)票、收據(jù)有價票據(jù)的管理制度》。 △ 管業(yè)部1. 制訂《物業(yè)管理收費標準明細》:物業(yè)管理費(押金)、車位費(押金)、租線費(押金)、裝修管理費(押金)。2. 制訂《業(yè)主(使用人)收樓流程》,建立“繳款通知單”、“工程返修單”、“返修工程驗收單”、“鑰匙交接表”、“備用鑰匙封存表”、“業(yè)主簽到表”、“業(yè)主檔案”,并告知此流程中涉及的部門。3. 制定《業(yè)主(使用人)二次裝修管理流程》,建立“業(yè)主(使用人)裝修施工申請表”、“裝修審批單”、“裝修施工許可證”、“驗收申請表”、“施工變更單”、“業(yè)主裝修區(qū)域巡檢表(管業(yè)部)”、“施工人員出入證”。4. 制訂《有償服務價格表》:維修費、車位費、電話費、裝修管理費、能源費、特約服務費。5. 制訂《部門運作手冊》:人員編制、崗位職責(經(jīng)理、客務主管、內務主管、客務代表、前臺接待)、工作程序、管理制度。6. 編寫《車位租賃(購買)協(xié)議書》、《電話租線(購買)協(xié)議書》。7. 落實垃圾房的位置,業(yè)主垃圾放置地(樓層垃圾間)。 △ 保衛(wèi)部1. 制訂《停車場管理規(guī)定》、《自行車場管理制度》。2. 制訂《巡視管理規(guī)定》,建立“治安巡視記錄表(公共區(qū)域)”。3. 制訂《物品出門管理規(guī)定》,建立“出門條”。4. 制訂《鑰匙使用管理規(guī)定》,建立“鑰匙發(fā)放記錄表”、“鑰匙使用登記表”。5. 制訂《備用鑰匙啟用管理規(guī)定》,建立“備用鑰匙啟封審批表”。6. 制訂《一裝、二裝交叉施工管理方案》,建立“施工、裝修期間巡視表”、“夜間情況檢查表”、“消防設備、設施日檢記錄表(業(yè)主裝修區(qū)域)”、“二次裝修施工現(xiàn)場檢查表”。7. 制訂《滅火器租用管理辦法》,確定租金費用(押金),建立“滅火器材配置記錄表”。8. 制訂《施工違規(guī)級別明細》,建立“違章通知單”。9. 制訂《成保人員崗位職責》,建立“成保人員月度工作考核表”10. 制訂《中控室(監(jiān)控室)管理規(guī)定》,建立“錄像磁帶臺帳”、“消防中控系統(tǒng)記錄表”、“治安監(jiān)控系統(tǒng)記錄表”。11. 制訂《警具使用、管理辦法》,建立“警具臺帳”、“警具啟用、報廢登記表”、“特殊警具使用審批表”。12. 制訂《部門運作手冊》:人員編制、崗位職責(經(jīng)理、主管治安、消防、領班保安、消防、保安員、消防執(zhí)機員)。13. 制訂《明火使用管理規(guī)定》,建立“動火許可證”。 △ 工程部1. 制訂《物業(yè)接管前巡檢辦法、計劃》,建立“工程遺留問題跟進記錄”,并隨時將工程遺留問題通知開發(fā)商。2. 制訂《專業(yè)機房管理規(guī)定》:強電專業(yè)(變配電室、柴油發(fā)電機房)、弱電專業(yè)(電話機房、電梯機房、衛(wèi)星電視機房、電腦機房)、空調生活水專業(yè)(空調機房、新風機房、生活水箱間、中水處理機房、消防泵房、污水泵房、隔油池)。3. 聯(lián)系物業(yè)辦公用房,確定裝修方案,并負責跟進裝修施工進度。4. 制訂《項目接管驗收細則》,建立“驗收單元交接書”,按專業(yè)、具體內容劃分。5. 建立業(yè)主(使用人)二次裝修“裝修質量驗收表”。6. 從項目工地施工隊中選拔對該項目工程了解全面的專業(yè)技術人員,聘用至工程部。7. 經(jīng)理帶領部門主管、員工學習、熟悉物業(yè)內全部工程、設備內容。8. 編制《部門運作手冊》:人員編制、崗位職責(經(jīng)理、主管強電、弱電、空調水、土建、領班強電、弱電、空調水、土建、技工強電、弱電、空調水、土建、工作程序、管理制度)9. 制訂《設備運行保養(yǎng)檢修計劃》(各專業(yè)設備),建立“設備保養(yǎng)卡”、“設備保養(yǎng)計劃表”216。 聯(lián)系政府部門、相關單位,辦理相關手續(xù)1. 聯(lián)系工商所,辦理企業(yè)營業(yè)執(zhí)照2. 聯(lián)系稅務所,辦理稅務登記3. 聯(lián)系銀行,開通公司帳號4. 聯(lián)系勞動局,電梯審檢,領取合格證、特殊工種報檢(開發(fā)商)5. 聯(lián)系北京市居住小區(qū)辦公室,核準《公約》6. 聯(lián)系供電局,確定供電方案及價格(開發(fā)商)7. 聯(lián)系自來水公司,確定供水方案及價格(開發(fā)商)8. 聯(lián)系節(jié)水辦,確定節(jié)水方案(開發(fā)商)9. 聯(lián)系煤氣公司,確定通氣方案及價格(開發(fā)商)10. 聯(lián)系熱力公司,確定供熱方案及價格(開發(fā)商)11. 聯(lián)系電話局,電話報裝開通及產(chǎn)權分界12. 聯(lián)系交通大隊,報車場管理方案13. 聯(lián)系郵電局,為物業(yè)通郵14. 聯(lián)系環(huán)衛(wèi)局,落實垃圾清運價格、方式15. 聯(lián)系綠化隊,確定綠化維護方案及總體費用(開發(fā)商)16. 聯(lián)系物價局,報物業(yè)管理收費標準(開發(fā)商)17. 聯(lián)系當?shù)嘏沙鏊?,報社區(qū)門牌號碼(開發(fā)商)18. 聯(lián)系外管局,報涉外關系(開發(fā)商)19. 聯(lián)系廣電局,報光纜信號傳輸相關手續(xù)(開發(fā)商)20. 聯(lián)系公安局,報內保關系21. 聯(lián)系安全局,報衛(wèi)星電視的涉外節(jié)目(開發(fā)商)22. 聯(lián)系防疫站,報檢生活水箱,取合格證(開發(fā)商)216。 與開發(fā)商協(xié)調入住前相關事宜,對重要資料進行交接1. 確定收樓時間2. 確定物管費的起計日期3. 前期工程遺留問題的解決4. 辦理大廈前期工作資料、重要文件、產(chǎn)品說明、各類證書的移交與交接工作:△.產(chǎn)權資料房地產(chǎn)的產(chǎn)權資料是國家房地產(chǎn)部門依法對各類房地產(chǎn)進行管理的依據(jù);是房地產(chǎn)管理部門確認產(chǎn)權,稅務部門依法征稅,司法部門處理產(chǎn)權糾紛的必要憑證;也是產(chǎn)權人參與產(chǎn)權租賃、交易、抵押的必要憑據(jù);物業(yè)公司將以產(chǎn)權資料為依據(jù),收取或分攤有關費用,行使管理職能,防止發(fā)生私拆、亂改、違章搭建,損壞房屋結構和公共設施等行為,維護公有設施,共有部位和綠地不受侵犯,維護廣大業(yè)主的權益。接管驗收時檢索提交的產(chǎn)權資料主要有:1. 項目批準文件2. 用地批準文件3. 建筑執(zhí)照4. 拆遷安置資料5. 房地產(chǎn)平面圖6. 面積測繪報告7. 小業(yè)主姓名、產(chǎn)權、單元號、建筑面積清單△.市府驗收合格資料1. 建設工程竣工驗收證書2. 市建筑消防驗收合格證3. 市小區(qū)辦綜合驗收合格證4. 用電許可證5. 供用電協(xié)議書6. 衛(wèi)星地面接收設施許可證7. 電視共用天線合格證8. 電梯使用合格證△.工程技術資料技術資料是物業(yè)接管驗收時對物業(yè)進行質量檢驗的依據(jù)。物業(yè)公司在接管驗收時,必須根據(jù)有關技術資料來進行檢驗。接管驗收時提交的工程技術資料主要有:1. 竣工圖-包括總平面圖、建筑、結構、設備、給排水、通風空調、強電、弱電、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙2. 地質勘察報告3. 工程合同及開工、竣工報告4. 工程預決算清單5. 圖紙會審記錄6. 工程設計變更通知(包括質量事故處理記錄)7. 隱蔽工程驗收簽證8. 沉降觀察記錄9. 竣工驗收證明書10. 鋼材、水泥等主要材料的質量保證書11. 新材料、構配件的鑒定合格證書12. 水、電、采暖、衛(wèi)生器具等設備的檢驗合格證書13. 砂漿、混凝土試塊試壓報告14. 供水、供暖的試壓報告15. 園林綠化的圖紙和清單16. 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單17. 有關政府部門對分類項目的批文18. 有關工程項目的其他重要技術決定和文件△.須移交物業(yè)公司管理的資料1. 用水申請審批表及月供水計劃執(zhí)行表2. 機電設備單臺說明書、調試、訂購合同3. 分攤面積、建筑面積的測繪報告216。 對外委單位進行調研,簽訂外委合同1. 從開發(fā)商處接管《成品保護協(xié)議》,對外現(xiàn)有成品保護人員進行管理。2. 調研保險公司,對物業(yè)投保“財產(chǎn)一切險”、“機器損壞險”、“公眾責任險”,簽訂《保險合同》3. 調研外委保潔公司(三家以上),簽訂《保潔合同》4. 調研外委綠植租擺公司(三家以上),簽訂《綠植租擺協(xié)議》5. 調研滅蟲、滅鼠公司(三家以上),簽訂《消殺協(xié)議》6. 調研保安公司(三家以上),簽訂《外保合同》7. 調研電梯公司,簽訂《電梯維保合同》8. 視物業(yè)具體情況,聯(lián)系配電室對外承包單位,簽訂《配電室承包協(xié)議》9. 視物業(yè)具體情況,聯(lián)系水處理對外承包單位,簽訂《水處理合同》10. 視物業(yè)具體情況,聯(lián)系化糞池清掏單位,簽訂《化糞池清掏協(xié)議》11. 視物業(yè)具體情況,聯(lián)系干、濕垃圾清運單位,簽訂《垃圾清運協(xié)議》12. 視物業(yè)具體情況,聯(lián)系汽車清洗、保養(yǎng)單位,簽訂《洗車臺租賃協(xié)議》13. 視物業(yè)具體情況,聯(lián)系樓宇系統(tǒng)維保單位,簽訂《樓宇自控維保協(xié)議》216。 物業(yè)交竣驗收,正式接管根據(jù)各項目的施工進度和小業(yè)主(或租戶)入住的情況不同,開發(fā)商(或大業(yè)主)可視需要要求物業(yè)公司對其物業(yè)的部分樓層建筑裝修、設備和系統(tǒng)進行驗收接管,但項目的最終移交是在通過政府有關職能部門和開發(fā)商驗收基礎上以物業(yè)公司驗收通過為準。△.物業(yè)驗收條件物業(yè)驗收移交,必須滿足以下條件:1. 提供被驗收物業(yè)的竣工圖(若尚未完成竣工圖,必須提供最終的施工圖,并附詳細的設計修改說明)2. 提供被驗收的設備、系統(tǒng)的操作說明、保養(yǎng)手冊及其他有關資料3. 提供與承包商(或供應商)簽署承包(供應)合同中有關技術條款4. 出示政府有關職能部門驗收證明5. 提供承包商、廠商及供應商的地址、聯(lián)系電話及聯(lián)系人資料6. 提供必要的專業(yè)技術介紹和培訓7. 提供所有測試、檢驗和分析報告8. 清潔被驗收的場地、設備和機房△.拒絕驗收對以下情況,物業(yè)公司有權拒絕驗收接管物業(yè):1. 嚴重違反國家有關法規(guī)2. 未能通過有關政府職能部門的驗收3. 工地與交付物業(yè)不能有效隔離4. 機房不能完全獨立封閉5. 其他可能危及設備正常運行和入住人身安全的物業(yè)△.缺陷整改對在驗收中發(fā)現(xiàn)的各種問題,包括工程未完事項、工程缺陷及由于成品未能有效保養(yǎng)引起的受損等情況,物業(yè)公司將會做詳細的缺陷記錄,以供開發(fā)商(或大業(yè)主)督促承包商(或供應商)進行整改,對不能進行整改的缺陷進行賠償交涉。對問題比較嚴重的,則向開發(fā)商(或大業(yè)主)建議暫緩驗收,待整改完成后重新驗收?!?試運行若部分設備或整個系統(tǒng)尚未通過最終的驗收,但由于小業(yè)主(或租戶)入住需要必須開啟運行某些設備或系統(tǒng),物業(yè)公司一般僅做實物驗收,并嚴格按開發(fā)商(或大業(yè)主)的書面指令進行管理和操作,在此期間,技術上仍由承包商(或供應商)把關。若發(fā)生任何問題或意外,除物業(yè)公司人為原因外,責任由開發(fā)商(或大業(yè)主)及其承包商(或供應商)負責,對于重要設備或機房有必要簽訂臨時試運行協(xié)議,清楚的列明有關各方責任?!?驗收通過被驗收物業(yè)完好,設備及系統(tǒng)運行情況正常,所有指標均達到合同約定的要求,場地、設備和機房均清潔干凈,經(jīng)有關各方書面確認驗收通過,開發(fā)商(或大業(yè)主)應督促承包商(或供應商)移交所有的鑰匙、備品備件和專用工具,物業(yè)正式交由物業(yè)公司接收管理。△.保修期按正常情況,物業(yè)整體驗收結束,正式進入保修期,但物業(yè)驗收往往是一段相當長的過程,在此期間,有些設備可能會因先期投入運行或其他原因已經(jīng)進入保修期,故需要開發(fā)商(或大業(yè)主)與其承包商、供應商協(xié)議約定整個項目的保修期起始日期,書面通知物業(yè)公司,而在此之前進入保修期的部分設備和系統(tǒng),若需要簽續(xù)保合同,開發(fā)商(或大業(yè)主)應酌情予以補償?!?一般操作和維修保養(yǎng)手冊遞交要求承包單位在物業(yè)移交前,須遞交設備/系統(tǒng)的操作和維修保養(yǎng)手冊(以下簡稱“手冊”),以確保物業(yè)公司操作人員能盡快掌握驗收設備/系統(tǒng)的操作和管理,一般有以下要求:1. 承包單位須在設備/系統(tǒng)驗收前一個月遞交手冊,以便物業(yè)公司的操作人員有時間了解該驗收設備/系統(tǒng)的基本情況。2. 手冊內所有內容應以中文編印,文字、插圖和表格等效果清晰。3. 每一系統(tǒng)應獨立成冊,以減少每冊的厚度,不同內容或章節(jié)應以塑料索引標簽分隔,并附有清楚的目錄指示,以便操作人員翻查參考。4. 為使手冊便于使用,并經(jīng)得起日常維修的工作環(huán)境下多次反復翻閱而不易破損,手冊應采用優(yōu)質的A4標準紙張編印,配上堅硬的封面和書背,并以膠質塑料或其它耐磨損的材料作保護。5. 手冊須同時附有本項目的“竣工圖”目錄,按所屬系統(tǒng)分列在有關系統(tǒng)的章節(jié)內。如某一圖紙同時適用于多個系統(tǒng)時,則需在每個有關系統(tǒng)章節(jié)內同時列出。若遞交手冊時尚未完成竣工圖,必須提供最終的施工圖,并附詳細的設計修改說明,竣工圖最遲必須在免費保修期開始后的六個星期內呈交。6. 系統(tǒng)操作需提供的技術資料(至少包括以下內容):1. 系統(tǒng)正常運作程序和在不正常情況時的應變程序。2. 詳盡介紹每個獨立系統(tǒng)如何調節(jié)、控制、監(jiān)察和調校說明。3. 系統(tǒng)內所有管道和接線圖,并說明主要設備和部件的規(guī)格和功能。4. 提出每個系統(tǒng)的可調節(jié)部件和保護裝置的最初調校參數(shù),并預留一定的空位以便加插最后調定的參數(shù)。5. 系統(tǒng)中有關供電,配電屏和控制屏的詳細說明。7.設備操作需提供的技術資料(至少包括以下內容):1.
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