【文章內容簡介】 、“檔案（一、二、三級）目錄表”、“檔案借閱登記表”。14． 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、行政主管、總經(jīng)理秘書、庫房管理員、文員）、工作程序、管理制度。15． 聯(lián)系印刷廠，對需要印刷的各種表格、信封，經(jīng)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一印刷。16． 制訂《開辦費使用方案》，統(tǒng)計、制訂前期開辦物資的配置內容、標準，并負責前期采購工作；建立“固定資產(chǎn)臺帳”、“個人辦公用品臺帳”。17． 制訂《合同、協(xié)議審批制度》、《合同、協(xié)議管理辦法》，建立“合同、協(xié)議審批單”、“合同、協(xié)議付款內簽單”。18． 制訂《計劃性工作管理辦法》，建立“年度（月度、周）工作計劃、總結報表”、“計劃、總結考核統(tǒng)計表”。 △ 財務部1． 制訂《財務報銷管理制度》，建立“付款申請及報銷單”。2． 建立二次裝修“付款內簽單”、“裝修押金登記表”、“裝修管理費統(tǒng)計表”3． 制訂《現(xiàn)金支出管理規(guī)定》。4． 編制《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、會計、出納）、工作程序、管理制度、。5． 制訂《預算管理制度》，建立“年度預算報表”。6． 編制《固定資產(chǎn)購置方案》。7． 制訂《庫存盤點制度》。8． 制訂《內部收支報表制度》，建立“月度收支報表”。9． 制訂《發(fā)票、收據(jù)有價票據(jù)的管理制度》。 △ 管業(yè)部1． 制訂《物業(yè)管理收費標準明細》：物業(yè)管理費（押金）、車位費（押金）、租線費（押金）、裝修管理費（押金）。2． 制訂《業(yè)主（使用人）收樓流程》，建立“繳款通知單”、“工程返修單”、“返修工程驗收單”、“鑰匙交接表”、“備用鑰匙封存表”、“業(yè)主簽到表”、“業(yè)主檔案”，并告知此流程中涉及的部門。3． 制定《業(yè)主（使用人）二次裝修管理流程》，建立“業(yè)主（使用人）裝修施工申請表”、“裝修審批單”、“裝修施工許可證”、“驗收申請表”、“施工變更單”、“業(yè)主裝修區(qū)域巡檢表（管業(yè)部）”、“施工人員出入證”。4． 制訂《有償服務價格表》：維修費、車位費、電話費、裝修管理費、能源費、特約服務費。5． 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、客務主管、內務主管、客務代表、前臺接待）、工作程序、管理制度。6． 編寫《車位租賃（購買）協(xié)議書》、《電話租線（購買）協(xié)議書》。7． 落實垃圾房的位置，業(yè)主垃圾放置地（樓層垃圾間）。 △ 保衛(wèi)部1． 制訂《停車場管理規(guī)定》、《自行車場管理制度》。2． 制訂《巡視管理規(guī)定》，建立“治安巡視記錄表（公共區(qū)域）”。3． 制訂《物品出門管理規(guī)定》，建立“出門條”。4． 制訂《鑰匙使用管理規(guī)定》，建立“鑰匙發(fā)放記錄表”、“鑰匙使用登記表”。5． 制訂《備用鑰匙啟用管理規(guī)定》，建立“備用鑰匙啟封審批表”。6． 制訂《一裝、二裝交叉施工管理方案》，建立“施工、裝修期間巡視表”、“夜間情況檢查表”、“消防設備、設施日檢記錄表（業(yè)主裝修區(qū)域）”、“二次裝修施工現(xiàn)場檢查表”。7． 制訂《滅火器租用管理辦法》，確定租金費用（押金），建立“滅火器材配置記錄表”。8． 制訂《施工違規(guī)級別明細》，建立“違章通知單”。9． 制訂《成保人員崗位職責》，建立“成保人員月度工作考核表”10． 制訂《中控室（監(jiān)控室）管理規(guī)定》，建立“錄像磁帶臺帳”、“消防中控系統(tǒng)記錄表”、“治安監(jiān)控系統(tǒng)記錄表”。11． 制訂《警具使用、管理辦法》，建立“警具臺帳”、“警具啟用、報廢登記表”、“特殊警具使用審批表”。12． 制訂《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、主管治安、消防、領班保安、消防、保安員、消防執(zhí)機員）。13． 制訂《明火使用管理規(guī)定》，建立“動火許可證”。 △ 工程部1． 制訂《物業(yè)接管前巡檢辦法、計劃》，建立“工程遺留問題跟進記錄”，并隨時將工程遺留問題通知開發(fā)商。2． 制訂《專業(yè)機房管理規(guī)定》：強電專業(yè)（變配電室、柴油發(fā)電機房）、弱電專業(yè)（電話機房、電梯機房、衛(wèi)星電視機房、電腦機房）、空調生活水專業(yè)（空調機房、新風機房、生活水箱間、中水處理機房、消防泵房、污水泵房、隔油池）。3． 聯(lián)系物業(yè)辦公用房，確定裝修方案，并負責跟進裝修施工進度。4． 制訂《項目接管驗收細則》，建立“驗收單元交接書”，按專業(yè)、具體內容劃分。5． 建立業(yè)主（使用人）二次裝修“裝修質量驗收表”。6． 從項目工地施工隊中選拔對該項目工程了解全面的專業(yè)技術人員，聘用至工程部。7． 經(jīng)理帶領部門主管、員工學習、熟悉物業(yè)內全部工程、設備內容。8． 編制《部門運作手冊》：人員編制、崗位職責（經(jīng)理、主管強電、弱電、空調水、土建、領班強電、弱電、空調水、土建、技工強電、弱電、空調水、土建、工作程序、管理制度）9． 制訂《設備運行保養(yǎng)檢修計劃》（各專業(yè)設備），建立“設備保養(yǎng)卡”、“設備保養(yǎng)計劃表”216。 聯(lián)系政府部門、相關單位，辦理相關手續(xù)1． 聯(lián)系工商所，辦理企業(yè)營業(yè)執(zhí)照2． 聯(lián)系稅務所，辦理稅務登記3． 聯(lián)系銀行，開通公司帳號4． 聯(lián)系勞動局，電梯審檢，領取合格證、特殊工種報檢（開發(fā)商）5． 聯(lián)系北京市居住小區(qū)辦公室，核準《公約》6． 聯(lián)系供電局，確定供電方案及價格（開發(fā)商）7． 聯(lián)系自來水公司，確定供水方案及價格（開發(fā)商）8． 聯(lián)系節(jié)水辦，確定節(jié)水方案（開發(fā)商）9． 聯(lián)系煤氣公司，確定通氣方案及價格（開發(fā)商）10． 聯(lián)系熱力公司，確定供熱方案及價格（開發(fā)商）11． 聯(lián)系電話局，電話報裝開通及產(chǎn)權分界12． 聯(lián)系交通大隊，報車場管理方案13． 聯(lián)系郵電局，為物業(yè)通郵14． 聯(lián)系環(huán)衛(wèi)局，落實垃圾清運價格、方式15． 聯(lián)系綠化隊，確定綠化維護方案及總體費用（開發(fā)商）16． 聯(lián)系物價局，報物業(yè)管理收費標準（開發(fā)商）17． 聯(lián)系當?shù)嘏沙鏊?，報社區(qū)門牌號碼（開發(fā)商）18． 聯(lián)系外管局，報涉外關系（開發(fā)商）19． 聯(lián)系廣電局，報光纜信號傳輸相關手續(xù)（開發(fā)商）20． 聯(lián)系公安局，報內保關系21． 聯(lián)系安全局，報衛(wèi)星電視的涉外節(jié)目（開發(fā)商）22． 聯(lián)系防疫站，報檢生活水箱，取合格證（開發(fā)商）216。 與開發(fā)商協(xié)調入住前相關事宜，對重要資料進行交接1． 確定收樓時間2． 確定物管費的起計日期3． 前期工程遺留問題的解決4． 辦理大廈前期工作資料、重要文件、產(chǎn)品說明、各類證書的移交與交接工作：△．產(chǎn)權資料房地產(chǎn)的產(chǎn)權資料是國家房地產(chǎn)部門依法對各類房地產(chǎn)進行管理的依據(jù)；是房地產(chǎn)管理部門確認產(chǎn)權，稅務部門依法征稅，司法部門處理產(chǎn)權糾紛的必要憑證；也是產(chǎn)權人參與產(chǎn)權租賃、交易、抵押的必要憑據(jù)；物業(yè)公司將以產(chǎn)權資料為依據(jù)，收取或分攤有關費用，行使管理職能，防止發(fā)生私拆、亂改、違章搭建，損壞房屋結構和公共設施等行為，維護公有設施，共有部位和綠地不受侵犯，維護廣大業(yè)主的權益。接管驗收時檢索提交的產(chǎn)權資料主要有：1． 項目批準文件2． 用地批準文件3． 建筑執(zhí)照4． 拆遷安置資料5． 房地產(chǎn)平面圖6． 面積測繪報告7． 小業(yè)主姓名、產(chǎn)權、單元號、建筑面積清單△．市府驗收合格資料1． 建設工程竣工驗收證書2． 市建筑消防驗收合格證3． 市小區(qū)辦綜合驗收合格證4． 用電許可證5． 供用電協(xié)議書6． 衛(wèi)星地面接收設施許可證7． 電視共用天線合格證8． 電梯使用合格證△．工程技術資料技術資料是物業(yè)接管驗收時對物業(yè)進行質量檢驗的依據(jù)。物業(yè)公司在接管驗收時，必須根據(jù)有關技術資料來進行檢驗。接管驗收時提交的工程技術資料主要有：1． 竣工圖－包括總平面圖、建筑、結構、設備、給排水、通風空調、強電、弱電、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙2． 地質勘察報告3． 工程合同及開工、竣工報告4． 工程預決算清單5． 圖紙會審記錄6． 工程設計變更通知（包括質量事故處理記錄）7． 隱蔽工程驗收簽證8． 沉降觀察記錄9． 竣工驗收證明書10． 鋼材、水泥等主要材料的質量保證書11． 新材料、構配件的鑒定合格證書12． 水、電、采暖、衛(wèi)生器具等設備的檢驗合格證書13． 砂漿、混凝土試塊試壓報告14． 供水、供暖的試壓報告15． 園林綠化的圖紙和清單16． 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單17． 有關政府部門對分類項目的批文18． 有關工程項目的其他重要技術決定和文件△．須移交物業(yè)公司管理的資料1． 用水申請審批表及月供水計劃執(zhí)行表2． 機電設備單臺說明書、調試、訂購合同3． 分攤面積、建筑面積的測繪報告216。 對外委單位進行調研，簽訂外委合同1． 從開發(fā)商處接管《成品保護協(xié)議》，對外現(xiàn)有成品保護人員進行管理。2． 調研保險公司，對物業(yè)投保“財產(chǎn)一切險”、“機器損壞險”、“公眾責任險”，簽訂《保險合同》3． 調研外委保潔公司（三家以上），簽訂《保潔合同》4． 調研外委綠植租擺公司（三家以上），簽訂《綠植租擺協(xié)議》5． 調研滅蟲、滅鼠公司（三家以上），簽訂《消殺協(xié)議》6． 調研保安公司（三家以上），簽訂《外保合同》7． 調研電梯公司，簽訂《電梯維保合同》8． 視物業(yè)具體情況，聯(lián)系配電室對外承包單位，簽訂《配電室承包協(xié)議》9． 視物業(yè)具體情況，聯(lián)系水處理對外承包單位，簽訂《水處理合同》10． 視物業(yè)具體情況，聯(lián)系化糞池清掏單位，簽訂《化糞池清掏協(xié)議》11． 視物業(yè)具體情況，聯(lián)系干、濕垃圾清運單位，簽訂《垃圾清運協(xié)議》12． 視物業(yè)具體情況，聯(lián)系汽車清洗、保養(yǎng)單位，簽訂《洗車臺租賃協(xié)議》13． 視物業(yè)具體情況，聯(lián)系樓宇系統(tǒng)維保單位，簽訂《樓宇自控維保協(xié)議》216。 物業(yè)交竣驗收，正式接管根據(jù)各項目的施工進度和小業(yè)主（或租戶）入住的情況不同，開發(fā)商（或大業(yè)主）可視需要要求物業(yè)公司對其物業(yè)的部分樓層建筑裝修、設備和系統(tǒng)進行驗收接管，但項目的最終移交是在通過政府有關職能部門和開發(fā)商驗收基礎上以物業(yè)公司驗收通過為準。△.物業(yè)驗收條件物業(yè)驗收移交，必須滿足以下條件：1． 提供被驗收物業(yè)的竣工圖（若尚未完成竣工圖，必須提供最終的施工圖，并附詳細的設計修改說明）2． 提供被驗收的設備、系統(tǒng)的操作說明、保養(yǎng)手冊及其他有關資料3． 提供與承包商（或供應商）簽署承包（供應）合同中有關技術條款4． 出示政府有關職能部門驗收證明5． 提供承包商、廠商及供應商的地址、聯(lián)系電話及聯(lián)系人資料6． 提供必要的專業(yè)技術介紹和培訓7． 提供所有測試、檢驗和分析報告8． 清潔被驗收的場地、設備和機房△.拒絕驗收對以下情況，物業(yè)公司有權拒絕驗收接管物業(yè)：1． 嚴重違反國家有關法規(guī)2． 未能通過有關政府職能部門的驗收3． 工地與交付物業(yè)不能有效隔離4． 機房不能完全獨立封閉5． 其他可能危及設備正常運行和入住人身安全的物業(yè)△.缺陷整改對在驗收中發(fā)現(xiàn)的各種問題，包括工程未完事項、工程缺陷及由于成品未能有效保養(yǎng)引起的受損等情況，物業(yè)公司將會做詳細的缺陷記錄，以供開發(fā)商（或大業(yè)主）督促承包商（或供應商）進行整改，對不能進行整改的缺陷進行賠償交涉。對問題比較嚴重的，則向開發(fā)商（或大業(yè)主）建議暫緩驗收，待整改完成后重新驗收?！?試運行若部分設備或整個系統(tǒng)尚未通過最終的驗收，但由于小業(yè)主（或租戶）入住需要必須開啟運行某些設備或系統(tǒng)，物業(yè)公司一般僅做實物驗收，并嚴格按開發(fā)商（或大業(yè)主）的書面指令進行管理和操作，在此期間，技術上仍由承包商（或供應商）把關。若發(fā)生任何問題或意外，除物業(yè)公司人為原因外，責任由開發(fā)商（或大業(yè)主）及其承包商（或供應商）負責，對于重要設備或機房有必要簽訂臨時試運行協(xié)議，清楚的列明有關各方責任?！?驗收通過被驗收物業(yè)完好，設備及系統(tǒng)運行情況正常，所有指標均達到合同約定的要求，場地、設備和機房均清潔干凈，經(jīng)有關各方書面確認驗收通過，開發(fā)商（或大業(yè)主）應督促承包商（或供應商）移交所有的鑰匙、備品備件和專用工具，物業(yè)正式交由物業(yè)公司接收管理。△.保修期按正常情況，物業(yè)整體驗收結束，正式進入保修期，但物業(yè)驗收往往是一段相當長的過程，在此期間，有些設備可能會因先期投入運行或其他原因已經(jīng)進入保修期，故需要開發(fā)商（或大業(yè)主）與其承包商、供應商協(xié)議約定整個項目的保修期起始日期，書面通知物業(yè)公司，而在此之前進入保修期的部分設備和系統(tǒng)，若需要簽續(xù)保合同，開發(fā)商（或大業(yè)主）應酌情予以補償?！?一般操作和維修保養(yǎng)手冊遞交要求承包單位在物業(yè)移交前，須遞交設備／系統(tǒng)的操作和維修保養(yǎng)手冊（以下簡稱“手冊”），以確保物業(yè)公司操作人員能盡快掌握驗收設備／系統(tǒng)的操作和管理，一般有以下要求：1． 承包單位須在設備／系統(tǒng)驗收前一個月遞交手冊，以便物業(yè)公司的操作人員有時間了解該驗收設備／系統(tǒng)的基本情況。2． 手冊內所有內容應以中文編印，文字、插圖和表格等效果清晰。3． 每一系統(tǒng)應獨立成冊，以減少每冊的厚度，不同內容或章節(jié)應以塑料索引標簽分隔，并附有清楚的目錄指示，以便操作人員翻查參考。4． 為使手冊便于使用，并經(jīng)得起日常維修的工作環(huán)境下多次反復翻閱而不易破損，手冊應采用優(yōu)質的A4標準紙張編印，配上堅硬的封面和書背，并以膠質塑料或其它耐磨損的材料作保護。5． 手冊須同時附有本項目的“竣工圖”目錄，按所屬系統(tǒng)分列在有關系統(tǒng)的章節(jié)內。如某一圖紙同時適用于多個系統(tǒng)時，則需在每個有關系統(tǒng)章節(jié)內同時列出。若遞交手冊時尚未完成竣工圖，必須提供最終的施工圖，并附詳細的設計修改說明，竣工圖最遲必須在免費保修期開始后的六個星期內呈交。6． 系統(tǒng)操作需提供的技術資料（至少包括以下內容）：1． 系統(tǒng)正常運作程序和在不正常情況時的應變程序。2． 詳盡介紹每個獨立系統(tǒng)如何調節(jié)、控制、監(jiān)察和調校說明。3． 系統(tǒng)內所有管道和接線圖，并說明主要設備和部件的規(guī)格和功能。4． 提出每個系統(tǒng)的可調節(jié)部件和保護裝置的最初調校參數(shù)，并預留一定的空位以便加插最后調定的參數(shù)。5． 系統(tǒng)中有關供電，配電屏和控制屏的詳細說明。7．設備操作需提供的技術資料（至少包括以下內容）：1．