【正文】 所有資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、廢舊處理工作；具體執(zhí)行公司本部的日常資產(chǎn)管 理工作； 收集各管理處日常運行資料，整理公司的運行情況資料； 負(fù)責(zé)公司與項目管理中心、各管理處、外單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作的收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合公司各職能部門及管理處的工作。 物管公司資源部對本手冊具有修改權(quán)和解釋權(quán)。 4）指導(dǎo)管理處各部門的文件資料管理。 編制管理處行政預(yù)算； 執(zhí)行公司批準(zhǔn)后的行政預(yù)算； 定期檢查匯報管理處行政預(yù)算的執(zhí)行情況。 進(jìn)行實施采購； 管理處資產(chǎn)的日常維護管理。技術(shù)信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶 /業(yè)主資料、合同資料、推廣計劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財務(wù)計劃、會計資料、規(guī)劃設(shè)計圖紙、方案及計劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司 /管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。 保密文件的使用 保密文件原則上不得借閱，如因特殊情況需內(nèi)部借閱，須獲管理處主任 /物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點方可查閱，不得超出指定參閱范圍及指定地點，更不允許擅自進(jìn)行復(fù)??；管理處/部門間的借閱，須經(jīng)被借部門主管 /管理處主任批準(zhǔn)，并指定主管或以上職級的人員方可參閱，被借部門 /管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?，有?quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。 員工應(yīng)當(dāng)遵守公司 /管理處的保密制度，不得違反公司 /管理處有關(guān)的保密規(guī)定；不得以盜竊、 8 利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司 /管理處的保密資料；不得披露、使用或幫助他人獲取公司 /管理處的保密資料。 2 廉潔守則 公司任何員工個人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位（施工單位、供應(yīng)商等）的紅包及禮物，若因節(jié)慶之故，難以推卻的，應(yīng)繳交公司資源部登記，由公司統(tǒng)一處理。 收發(fā)文管理 收文 收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內(nèi)部各部門 /管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記；另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。 管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。 文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點無誤后，予以簽名確認(rèn)。 3）檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。 表格格式 表頭 11 ：公司標(biāo)志，加“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”，下款是表格名稱。 表格的正文 字體版：華文楷體。 英文式 —— 年 /月 /日，例如： 2020/1/31。 使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請單》，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點和資產(chǎn)系統(tǒng)的登記等工作，并對資產(chǎn)安排適當(dāng)?shù)木S護，以保證公司資產(chǎn)的實物和資產(chǎn)的記錄統(tǒng)一一致。 。 資產(chǎn)的編號 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請的資產(chǎn)是從庫存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計劃及 采購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計劃，報總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實供應(yīng)商的評審管理工作。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。 采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。 詢價、比價、議價 行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請 購表》的緩急，參考市場行情及過去采購記錄進(jìn)行詢價作業(yè)，若因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應(yīng)于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方 /供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價，或經(jīng)分析后議價。 倉管員須及時做好貨品的入倉進(jìn)帳紀(jì)錄，對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。 19 《庫存物品盤點表》上。具體要求： 20 掌握委托方 /供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方 /供應(yīng)商產(chǎn)品價格的變化 社會信譽的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟 蹤評審結(jié)果將委托方 /供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 物料領(lǐng)用流程 報價分析 呈公司資源部核準(zhǔn) 依審批權(quán)限逐級報批 安排貨期 驗收通過否 登記入倉，填寫入庫登記表及入倉單 退貨跟進(jìn) 資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽 使用部門領(lǐng)用，出倉填寫出庫登記表及出倉單 財務(wù)報銷 建檔 否 是 領(lǐng)用人 憑工作任務(wù)單 /領(lǐng)料單領(lǐng)料 22 備注： 1物料領(lǐng)用審批時間需在當(dāng)天內(nèi)完成，遇審批人不在時，可通過電話請批，后補簽 名。 其他 員工在領(lǐng)取 CDMA 手機時，需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機管理協(xié)議； 員工在領(lǐng)取 CDMA 手機后，在使用過程中，如果出現(xiàn)手機損壞、遺失等情況，由員工負(fù)責(zé)賠償； 員工在離職后，需把手機交還公司，如果私自帶走手機者，當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費用，同時公司有權(quán)追究其法律責(zé)任； 如員工在領(lǐng)取手機后，在公司工作滿兩年（從領(lǐng)取手 機后開始算），公司把其使用的手機及號領(lǐng)用人部門主 管 批準(zhǔn)后簽名 領(lǐng)用物品總價值是否在 300元以內(nèi) 管理處主任 審核后簽名 否 是 否 是 行政助理 /倉管員 憑單發(fā)貨 行政助理 /倉管員憑單 進(jìn)行銷帳 領(lǐng)料人攜舊物料交行政助理 /倉管員辦理出倉手續(xù)，并對舊物品進(jìn)行處理 是否以舊換新物品 倉管 /行政助理 復(fù)核庫存數(shù) 23 碼送于該員工。為更好地進(jìn)行管理，現(xiàn)制定以下規(guī)定： 公司配發(fā)員工使用的手機及其配件、號碼，屬公司所有，員工僅享有使用權(quán)，未征得公司書面同意，使用者不能擅自更改號碼或轉(zhuǎn)讓手機及其配件。 使用者與公司提前解除或終止勞動關(guān)系時，需同時返還手機及其配件、 UIM 卡，結(jié)清話費，否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機的市場價款、話費及其他相關(guān)費用。行政助理需向使用人了解清楚情況，要求使用人提供書面報告，查明原因，屬于人為損壞的須負(fù)賠償責(zé)任。 對講機使用過程因接受信號不好，接收雙方聽不清楚時，呼叫三次無反應(yīng)，其他同事應(yīng)立即轉(zhuǎn)呼并及時代為轉(zhuǎn)告。簽名確認(rèn)后第二聯(lián)返還接單部門保管，第一聯(lián)由發(fā)單 部門存檔，第三聯(lián)由客服部門次日轉(zhuǎn)行政部存檔。如因謊報造成較大的負(fù)面影響或較嚴(yán)重后果的，由管理處對當(dāng)事人給予行政處罰并上報公司人事部。 圖書處理 指對原借閱人自己或因轉(zhuǎn)借他人而造成圖書的人 為損壞、或遺失的情況而作出處理； 借閱人書面說明損壞 /遺失圖書的原因，管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見。 工鞋之折舊 皮鞋類按一年時間折舊；布鞋類按半年時間折舊； 涉及個人衛(wèi)生問題，員工離職時一律采用工鞋折舊方法，工鞋不予回收 其他用品之折舊 如女門童使用的保暖長襪等，一般按半年時間折舊，離職時不予回收，其他如保安精神帶等配飾，一般按一年時間折舊，或根據(jù)具體情況作出決定。 ． 3 資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車。 ． 6 司機出車時應(yīng)向用車人收回“車輛使用申請表”，并在工作日志中及時登記起點至目的地區(qū)段名和行程公里數(shù)，由用車人簽名確認(rèn)。 29 17 宿舍管理制度 因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統(tǒng)一配備床鋪及必需生活用品，并制定員工住宿及管 理規(guī)定如下： 住宿員工需提供個人資料，到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)手續(xù)。 通話完畢，應(yīng)說：“謝謝，再見！”語氣平和，并在對方放下電話后再輕輕放下電話，任何時候不得用力擲聽筒。 公司及各管理處的電話，主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開展辦公業(yè)務(wù)之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話作私人用途。 總機人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為“您好， x x 客戶服務(wù)中心，請撥分機號碼，查號請撥 0。 由各管理處主任根據(jù)實際情況編制每年度辦公電話費用預(yù)算報公司審核，并負(fù)責(zé)對辦公電話的費用支出做出有效控制和監(jiān)督。各管理處可根據(jù)話費預(yù)算，統(tǒng)一購買 IP 電話卡，由行政人員保管，員工因公需要撥打長途的，必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因，由部門主管或管理處主任簽字確認(rèn)，行政助理才予以協(xié)助撥打，并記錄每次時長及消費額。 復(fù)印非對外的正式文件、或?qū)俟緝?nèi)部的往來文件，使用雙面的復(fù)印方式、或用二次用紙復(fù)印。位于公共通道上的文件柜面，不許放置任何物品；座位旁的文件柜面，只許放置整齊的文件夾；圖紙一律放到文件柜 內(nèi)。 22 其他行政管理規(guī)定 . 員工證 所有員工在入職時均由物管公司行政人事部簽發(fā)的員工證。領(lǐng)用人領(lǐng)用鑰匙后，需在領(lǐng)用單上注明確認(rèn)。 員工須注意愛護員工證，人為損壞或遺失，除按規(guī)定及時到行政人事部補辦手續(xù)外，將視實際情況可能給予一定的紀(jì)律處分。 垃圾簍只供臨時放置紙屑的雜物，食物殘渣、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請勿放進(jìn)垃圾簍。 保持辦公桌的整潔，上班時電話機、文件要擺放整齊，不放置與工作無關(guān)的東西。 行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)不全即幫他人撥打長途電話者，除當(dāng)次電話費由其全額支付外，每發(fā) 現(xiàn)一次罰款 50 元。對電話費用有疑問的，應(yīng)主動聯(lián)系電信部門查明原因，為費用結(jié)算提供合 理的數(shù)據(jù)資料。 ,或撥 0 由總機為您服務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)，將給予書面警告處分。 中途若遇急事需暫時中 斷與對方通話時，應(yīng)先征得對方的同意，并表示感謝，恢復(fù)與對方通話時，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮? 員工離職時，應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。 ． 8 公司人員下班后或周末確需用車的，應(yīng)提前向資源部提出申請，確有急事應(yīng)口頭申請獲得批準(zhǔn)后，方可用車。 ． 5 員工外出聯(lián)系業(yè)務(wù)盡可能考慮使用地鐵、公共汽車等交通工具。 各管理處行政人員負(fù)責(zé)工衣交收，檢查及費用核算工作，并于月底統(tǒng)一洗滌服務(wù)商結(jié)算 換洗周期：（根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營狀況，暫定以下標(biāo)準(zhǔn)） 適用范圍 夏季 冬季 備注 客服人員 4 次 /月 2 次 /月 保安人員 2 次 /月 1 次 /月 工程人員 1 次 /月 1 次 /月 后勤人員 2 次 /月 1 次 /月 制服的保管 各管理處行政人員 /倉管員負(fù)責(zé)制服的進(jìn)出倉，保 管工作 員工離職時，行政人員 /倉管員應(yīng)仔細(xì)檢查制服，將破損情況 3 決定回收或折舊報廢，并將具體情況在員工離職手續(xù)清單上標(biāo)明，如需要折舊或賠償?shù)模毤皶r通知財務(wù)部門計算費用。 每位員工當(dāng)值時 ,必須穿整齊制服 ,下班后應(yīng)將制服放回更衣柜 ,工作服要整潔 ,鈕扣要扣齊 ,不允許敞開外衣 ,非工作需 要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上； ,衣領(lǐng)不顯露個人衣物 ,制服外不顯露個人物品 ,有裝衣袋不裝過大或過厚的物品 ,袋內(nèi)物品不外露 。 申購、入倉、登記、借出 申請購書者，先向行政助理查詢管理處書籍明細(xì)，搜索所需購買的書籍或類似的書籍是否已 26 備有。 客服中班助理在當(dāng)天上班前致電相關(guān)業(yè)主回訪《任務(wù)單》完成情況，并將業(yè)主反饋的情況記錄在第一、三聯(lián)單上。 13． 3《工作任務(wù)單》管理制度 《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶服務(wù)部前臺接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時間，必須寫上預(yù)約好 的時間。 用對講機后必須保持對講機處于開機狀態(tài)，并注意及時更換電池，更換電池時，必須先關(guān)機后再更換電池，以保護和延長對講機使用壽命。 12 對講機使用管理規(guī)定 對講機的管理 對講機由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰領(lǐng)用，誰保管，誰損壞，誰負(fù)責(zé)”的原則，層層落實。 員工經(jīng)公司書面批準(zhǔn)，將獲得公司配發(fā)的手機及其配件和對應(yīng)的號碼，并可以享有定額手機話費報銷。加入后，手機號碼屬員工不變，超出話費標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。 手機使用管理 CDMA 手機由新世界公司配于主管級以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用 CDMA 手機時，同時享有公司手機補助。 物品采購流程 采購流程 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 是否為 ?？匚锲? 需臨時應(yīng)急采購物品 價值是否=1000 元 ? 管理處 主任審核書面同意 貨比三家 各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計劃 (附《請購單》 )。由財務(wù)部復(fù)核。 存檔跟蹤管理 ，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。