【正文】 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來；不得用于發(fā)往外部單 位、政府部門及個人等的對外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔保、證明等事項。 資產(chǎn)的分類 所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財務(wù)賬相一致的標準進行分類的，具體為： 辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機、復印機、打印機、空調(diào)、碎紙機、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）； 電腦網(wǎng)絡(luò)類（包括服務(wù)器、 PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 、電腦軟件等）； ..3 交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）； . 4 房屋類； 資產(chǎn)管理和主管部門 管理處行政部為管理處的資產(chǎn)管理部門。 資產(chǎn)使用部門責任 資產(chǎn)作用部門應清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點變更、或損壞、或遺失等，應及時通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應的處理； 資產(chǎn)管理部門已對管理處所有資產(chǎn)及其使用人進行了編號并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對應使用，并妥善保管、愛惜使用。 注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門 /管理處責任人必須通知資源部，并作有關(guān) 的協(xié)調(diào)，保證對資產(chǎn)情況的及時了解。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時必須附有遺失（或被盜）報告。 各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。 采購行為分類 指單位價值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。 其他采購要求 : 盡量要求按時送貨，如需外出采購，行政助理應安排集中物品采購。 （ 1000元以上）采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。 驗收 驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收，驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨，如不合格，由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量，取消供貨資格，另換其它供貨商。 《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。 物品供應商評審管理 評審范圍 /委托方； /委托方 行政助理應當對合格供應商及時建檔，包括以下內(nèi)容： 供應商 /委托方的名稱、注冊地址 營業(yè)執(zhí)照 復印件 資質(zhì)等級證書 評審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀況全面組織跟蹤、評審一次，并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。 10． 4 每月 25 日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用料。 CDMA 手機話費每月由使用者自行到營業(yè)廳繳費，索取話費發(fā)票交行政核準，在限額標準內(nèi)實報實銷，超過報銷限額的話費由持機人自行承擔。 內(nèi)部手機管 理協(xié)議 為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對主管級以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機及對應的號碼。 如手機存在質(zhì)量問題或者通訊故障時，可向公司資源部報告，或直接致電中國聯(lián)通廣州分公司服務(wù)經(jīng)理，以盡快解決。 收對講機發(fā)現(xiàn)有損壞或故障，必須立即通知行政助理處理。嚴禁用對講機講粗言爛語。 前臺在接到回單后，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯(lián)《工作任務(wù)單》一同簽名。 如客服部在回訪業(yè)主及在檢查時發(fā)現(xiàn)已完成《工作任務(wù)單》有謊報的情況，客服前臺書面將單號給予工程部主管核查情況后，由工程部主管書面回復前臺處理結(jié)果，并抄送管理處主任和行政部。 圖書歸還 借閱人歸還圖書時，須經(jīng)圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認。 15. 3 折舊標準 27 男、女西裝之折舊 按兩年時間折舊，即每年的折舊率為 50%； 男、女襯衫、西褲、西裙之折舊 按兩年時間折舊，即每年的折舊率為 50%； 保安服、帽之折舊 按兩年時間折舊，即 每年的折舊率為 50%； 工程服之折舊 由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套服裝，所以按一年時間折舊。 ． 2 需用車人員根據(jù)行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫“公司車輛使用申請表”，由部門經(jīng)理批準后交資源部。 ． 5 車輛加油統(tǒng)一由司機經(jīng)辦，司機在每個工作日結(jié)束前檢查油箱油量，保證緊急任務(wù)和特殊情況用車時的需求。 ． 12 用車人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責任和費用由當事人承擔。 拿起電 話，應清晰報到：“您好， XX 管理處，有什么可以幫到您？” 認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍候，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；如對方有公事相告或相求時，應將對方要求逐條記錄在《工作日記》內(nèi)，并盡量詳細回答。 19 電話管理制度 為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理， 特制定本制度。不設(shè)分機或分機號碼不能使用三位數(shù)的管理處，由公司根據(jù)實際情況另行審核批示。謝謝！”接聽內(nèi)線電話的用語為“您好，前臺！”其他內(nèi)容視情況回答，要求規(guī)范、簡潔、禮貌。 32 管理處電話一律取消長話功能。 使用二次用紙 傳真用紙，一律使用二次用紙，此項工作主要由行政人員負責。 文件柜面不許放置非經(jīng)同意的任何物品。 未經(jīng)特別允許，非本公司的工作人員，原則上不得進入辦公區(qū)域；特別 情況，需經(jīng)批準并由管理處人員陪同下，方可進入辦公區(qū)域，不能操作辦公設(shè)備。 物管公司內(nèi)部鑰匙由資源部統(tǒng)籌管理、復制。 離職員工必須將員工證交回，否則扣罰工本費 30 元。 會議室內(nèi)不許放置未經(jīng)同意的物品。 下班前整理桌面，關(guān)閉電腦、顯示器、打印機等設(shè)備的電源和所屬區(qū)域內(nèi)的門窗，將桌面上 的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。 員工未經(jīng)同意私自撥打國內(nèi)長途電話，或以公事為由掛國內(nèi)長途電話者，經(jīng)查明屬實后，除全額支付當次電話費用外，每次罰款 50 元；私自撥打香港或澳門電話者，每次罰款 100 元。對電話費用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào)，適時向物管公司提出檢討方案?！?、“您撥的分機無人接聽，請改撥其他分機號碼。 任何情況下，嚴禁接駁信息臺，一旦出現(xiàn)信息費，將由使用人自行負擔此項費用。 接聽電話時，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對方聽不太清楚。 單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監(jiān)，其工作任務(wù)如下： 總管一切內(nèi)務(wù)，保持整潔、維持秩序； 備置員工資料（ 如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等）； 監(jiān)督舍員的行為規(guī)范，宿舍制度的執(zhí)行，定期向行政人事部匯報各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。自行開車者需在“公共用車登記薄”上登記起始終點及行程公里數(shù)， 并簽名確認。 車輛的管理 ． 1 車輛調(diào)配權(quán)歸屬資源部。 制服繳倉后，行政人員 /倉管員須及時送廠商洗滌，做好保潔工作 行政人員 /倉管員于每次集中換洗時，要仔細檢查制服的使用情況，對破損情況要做好相應記錄，除向洗滌廠商跟進修補外，對造成制服破損的員工及時給予警告，情節(jié)嚴重時應及時向管理處主任匯報。 員工應保管及愛護好制服 ,除集中換洗外 ,員工應勤洗勤慰熨 ,時刻保持制服清潔 。若無，再提表申購，由管理處行政人員復核后交管理處主任審批。 每周一由客服部前臺匯總未完成工作任務(wù)單交工程部主管核對后，書面反饋客服部跟進完成情況。新發(fā)出的任務(wù)單由客服部前臺統(tǒng)一編號并登記臺帳。 24 須嚴格按對講機的操作規(guī)范使用，發(fā)話時，按住發(fā)話按鈕，發(fā)話完畢后松開發(fā)話按鈕接聽，嚴禁長時間按住發(fā)話按鈕，影響正常通話。 對講機由各管理處行政助理統(tǒng)一編號管理，定期對使用情況進行檢查。 公司每月提供給使用者的定額話費報銷費用，是為滿足公司通信需求及日常工作需要，使用者不能因個人原因而導致關(guān)機甚至停機，影響公司工作效率；違者將按公司管理制度追究相關(guān)責任。不享有報銷補助的員工，如想把自己使用的 CDMA 手機加入集團網(wǎng)，亦可把號碼及身份證交于資源部代為辦理。 MA 手機統(tǒng)一由資源部管理，由資源部統(tǒng)一調(diào)配，員工不能干涉。 公司資源部匯總審核 報公司總經(jīng)理審批 管理處擬寫書面申請報告 提交管理處主任通過 行政助理跟進往后采購流程 否 直接與特約供應商進行詢價 填報《特約供應商審批表》 由申購部門填寫詳細《請購單》或提供相關(guān)樣品 是 21 備注：每月 22 日前各管理處提交下月采購物品計劃（注明到貨時間），并填寫好物品采購單。 根據(jù)清點結(jié)果，填寫《庫存物品盤點表》。 、使用說明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。 于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷罚姓響凇墩堎弳巍飞献⒚鞑⒏缴显敿氋Y料，一同呈報使用部門核準后，再依權(quán)限逐級報批。 請購 倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表，以便審核各部門提交的請購計劃，并于每月 25 日前匯總本管理處下月的資金使用計劃（附請購清單），依權(quán)限逐級報批。 17 采購方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 倉管員負責物品的驗收、領(lǐng)用，庫存物品的管理。 周期性的盤點 周期性的盤點為每 年的 3 月和 9 月。 資產(chǎn)資料的存檔 資產(chǎn)管理的公司責任人，將該資產(chǎn)的申請表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書 、發(fā)票復印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 資產(chǎn)購入后的驗收 資產(chǎn)管理的公司責任人應負責資產(chǎn)到達后的質(zhì)量確認，保證其今后的正常使用。 資產(chǎn)使用部門 資產(chǎn)使用部門是指具體貫徹執(zhí)行公司資產(chǎn)管理和使用的有關(guān)規(guī)定，負責部門資產(chǎn)日常維護工 作的執(zhí)行部門。 行政助理要嚴格遵守印章管理規(guī)定，嚴格核對《印章使用申請單》上注明的文件內(nèi)容、份數(shù)，對不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。 7 管理處印章使用管理規(guī)定 目的： 規(guī)范管理處印章使用管理，確保公司利益不受損害。 表格的管理 資源部負責表格編號分類、登記及檢查、督促等管理工作。 表尾 內(nèi)容：表格編號和頁號數(shù) ： 1） 表格編號由：制表部門 \表格編號（以用途分類） \版次 \生效日期 組成 例如：資源 \人事 08\版 1\20202018 2） 編號的字體：宋體， 9 號。 檔案原件的處理 由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。 檔案信息的使用 公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進行復印檔案，但必須填寫《檔案復印記錄表》。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則，每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。 申請蓋章 由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章，按項目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行，文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。無總經(jīng)理 /管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。 公司任何員工嚴禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。 員工不得在公眾場合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司 /管理處保密信息或資料的內(nèi)容。 通過網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件，在接收后須立即進行保密存放，并確保存放安全后，馬上進行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。 保密文件派發(fā)時，須在文件上注明“密件，不得復印”字樣。 負責本管理處各類辦公設(shè)備、設(shè)施維護、調(diào)配等工作； 按公司的要求與有關(guān)供應商合作，并及時反饋對供應商的贊許 /意見 /建議； 優(yōu)化本管理處日常行政工作，提高工作效率。 文檔管理 制定公司文檔管理標準文件，并統(tǒng)籌實施，包括統(tǒng)一發(fā)文格式、統(tǒng)一表格格式等； 草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。 完成其他日常行政事務(wù)性工作； 物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責 一、 資源部與管理處行政的定位和角色： 資源部 管理處行政 規(guī)章制度的草擬者 業(yè)務(wù)的支持者 業(yè)務(wù)的監(jiān)督者 業(yè)務(wù)咨詢顧問 規(guī)章制度的執(zhí)行者 業(yè)務(wù)的優(yōu)化者 業(yè)務(wù)的實踐者 基層信息的提供者 二、資源部與管理處行政職責描述： 4 資源部 管理處行政 組 織制定公司及管理處的行政工作發(fā)展規(guī)劃及管理制度，編制實施計劃與預算，審核各管理處的實施計劃及預算； 修訂、執(zhí)行、監(jiān)督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，確保行政后勤管理的順利進行；監(jiān)督管理處行政的運作，為管理處行政協(xié)調(diào)解決疑難問題； 組織、協(xié)調(diào)公司各類活動； 制定公司及管理處的檔案管理規(guī)定，按照《檔案管理規(guī)定》歸口管理公司檔案工作；監(jiān)督、指導管理處的檔案管理； 各項日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌，公司本部日常行政事務(wù)的具體實施； 統(tǒng)籌公司所有資產(chǎn)管理，具體實施